商住小区业主委员会工作制度.doc

商住小区业主委员会工作制度

一、接待制度

（一）、为保障业主的意见、建议和投诉及时得到回复或处理，业委会设立业主接待制度。

 （二）、业委会接待业主，采取值班定时接待、业主联系箱、电话接待、网上电子邮件或特别约见等各种方式。必要时，可以就反映集中的问题专门召开业主座谈会。业主可以根据自身情况采用上述合适的接待方式向业委会提出意见、建议或者投诉。

（三）、业委会回复或处理业主意见、建议或投诉，应当以国家法律、法规、政策和小区《业主大会议事规则》、《业主公约》为依据。

（四）、业委会应及时针对业主意见、建议或投诉依照下列原则分别进行处理：

1、涉及受聘的物管公司履行合同不到位的问题，由业委会转交物管公司处理，要求物管公司限期整改并回复处理意见；

2、涉及其他业主违反业主公约的问题，依照业主公约的规定进行处理；

3、涉及业主共同利益的重大事项，经业委会研究决定后，召开业主大会表决决定；

4、涉及业委会自身存在的问题，由业委会开会研究解决；

5、不属于业主大会、业委会职责范围内管辖的问题，告知通过其他渠道，由有关部门解决。

（五）、业委会专门设置业主意见登记簿，由接待人员进行书面记录和登记。除可以当即回复的以外，应在有相应处理方案时予以答复。

 附：

值班定时接待：每月第一周周六9：00——12：00，地点二楼业委会办公室

业主联系箱：小区

联系电话：

主任

副主任
副主任

邮箱：

二、工作制度

（一）、业主（代表）大会会议采用集体讨论形式：会前15日就会议内容、时间、地点在小区公示栏内公告，书面通知街道房办和居委会。会中认真核实业主身份且双过半，现场投票，当场开票宣布结果。会后3日内公告决定并拍照存档。

（二）、业主（代表）大会会议采用书面征求意见形式：会前15日就会议形式、内容、时间、地点及工作人员名单在小区公示栏内公告，书面通知街道房办和居委会，前7日表决票送达业主。会中表决票回收、统计、公开验票、当场公布结果、封存。会后3日内公告决定并拍照存档。

（三）、做好业主大会会议、业主委员会会议、物管服务合同等签订活动，以及物业管理中各项重要事项的记录，并妥善保管。

三、 信息公开制度

（一）、业主委员会应当建立信息公开制度。

（二）、按照规定3日内公布业主大会和业主委员会作出的决定、物业服务企业选聘、物业服务合同等物业管理中的各项决定和重大事项。

（三）、每半年公布专项维修资金和公共收益收支；接受业主查询所保管的物业管理信息。

四、档案管理制度

（一）、档案由专人管理，档案管理人员要忠于职守，自觉遵守档案制度。

（二）、档案管理人员应做好档案收集，整理，归档等工作。

（三）、按照“档案保管期限”和“档案监管、销毁制度”保管好档案。

（四）、档案管理人员应做好借阅、登记手续，对于借阅时间较长的档案，及时催要，使用者查阅保密档案，必须经业委会领导同意后方可查阅。

（五）、档案库房必须有防盗，防火，防潮，防鼠等措施，库房内的档案应排列有序，按照保管期限或类别，项目进行保管。

五、印章管理制度

（一）、印章的保管：
1、印章（业主委员会公章、）由业主委员会委员专人保管，确保印章安全
2、印章保管人应妥善保管，不得丢失；如不慎丢失，保管人员应及时向业主委员会报告，经业主委员研究决定，到主管部门按照规定程序重新刻制。印章管理人员如有变动，应及时上缴印章，由业主委员会研究重新确定印章管理人员。
（二）、印章的使用程序
1、用印单位和个人必须经业主委员会主任审批。留复印件存档，以便备查，绝对禁止在空白纸上加盖公章。

2、用印单位和个人都要认真填写《公章使用登记表》和有关规定。
3、未经业委会主任同意，擅自使用印章追究管理人员的责任，并承担责任后果。

（三）、印章的使用范围
1、印章使用必须符合《管理规约》、《业主大会议事规则》、有关选聘和解聘物业管理企业方案与合《业主委员会章程》、专项维修资金使用和筹集方案以及业主大会通过的决议、决定、公告、协议、规章制度等。
2、业主委员会主任、副主任应该每月核对印章使用登记本登记情况，确保印章使用登记本与印章实际使用情况相符。。
本工作制度由业主委员会负责解释，接受业主监 北湖盛景业主委员会成员工作职责分工
六、委员职责
   结合本小区实际，为充分发挥业委会成员才智，尽心尽力全心全意为小区业主服务。经业委会研究决定：
   （一）、主任：
   主持业主委员会全面工作。
1、协调小区物业服务企业、街道社区、业委会事务；
2、代表业主委员会对外签约及签署文书；
3、负责对业委会公共收益的支配的审核；
4、督查各委员履行工作职责，促进各项工作任务完成；会与业委会委员会议。
   （二）、副主任:
协助主任工作，分管工程、分管安防，环境、绿化工作（手机：）
1、负责财务审计工作，监督物业管理企业管理费收支、公共收益收支合理合法状况；
2、负责业委会文书、会议资料及内部管理规章制度的修订实施；
3、负责对业主委员会决定及工作动态的发布。
   （三）、副主任：
协助主任工作，主管业主委员会综合工作。
1、对重大事项提出的意见、建议的收集、反馈、通报；
2、接受业主反映问题，并及时备案、整理、回复。
3、负责未列入委员职责范围以外之一切事务。
（四）、委员：
负责办公室的资料整理、环境与绿化监督工作。
1、对业委会的上报资料撰写工作。
2、监督物业服务企业对本小区共享、共有部分、公共设施及园区周围之清洁、保养；
3、监督物业服务企业对本小区垃圾处理与资源回收之作业规划；
4、监督物业服务企业对本小区景观维护与绿化工作；
5、监督物业服务企业对本小区其它环境污染防治工作。
   （五）委员：
负责工程监督委员及会计审计工作以及共有资产的监督管理工作。
1、对物业管理企业的财务进行审计
2、监督共用物权如场所、设施设备的安全运行和维修维护；
3、监督物业服务企业对业主房屋设施等维护修缮、公共场所设施再建改建工程质量；
4、督促电梯、水泵等公共设备及监控系统设备的定期安检年审工作。
（六）、委员：
负责依法维护业主公共权益、文化活动以及宣传工作。
1、维护共有财产的占有、使用、收益、处置权不受侵害；
2、负责与业主物权相关的道德行为规范宣教工作，宣传国家有关物权及物业管理条例的相关法规，提高业主的维权意识；
3、负责小区宣传橱窗、标语及网上业主论坛及QQ群管理工作；
4、负责对业主在物业管理活动中的不同意见及看法进行解释、沟通；
5、负责小区文体活动的召集、组织与其他有益群体活动的开展；
6、推动业主各项联谊活动以及家庭活动。
   职责分工特别强调，业委会全体成员务必真抓实干，各司其职，各负其责，做到分工不分家，相互尊重、理解、支持，密切配合，精诚团结，弘扬无私奉献精神，同心同德把维护广大业主权益的各项事务落到实处。为创建和谐美好的家园贡献力量。
  （七）、委员：徐杨（手机：）
负责安防协调及出纳物业服务、保卫监督工作以及宣传工作
1、对小区的好人好事做好宣传
2、监督物业服务企业对本小区及其周围之安全维护事项；
3、监督物业服务企业对本小区停车车管理、公共秩序维护； 
4、监督物业服务企业对本小区防火、防灾、防盗等各项安全防范规章制度的制定和实施；
5、监督物业服务企业对本小区所有管理规章、装修管理以及其他事务；
7、其它可能危害业主生命财产及公共利益事件防治与处理； 
8、调解小区业主之间、业主（使用人）与物业服务企业之间、业主与小区公共权益等争议； 
9、协调其他对外公共权益相关争议的问题。

    说明：以上职责业委会全体成员认真履行，各负其职，做到分工不分家，相互尊重，互相理解、支持，密切配合，精诚团结，弘扬无私奉献精神，齐心协力把维护全体业主权益以及监督等各项工作落到实处。为创建和谐美好的家园贡献力量。

（注：相关事务可直接与分管委员联系，可在其QQ上留言 业主QQ群上每天都有在的）                  

                                北湖盛景花园业主委员会
                                    2011年9月18日