企业常用公文写作知识.ppt

,单击此处编辑母版标题样式,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,公文写作,培训中心 史蒙蒙,2012-3,项目名称,主要内容,公文分类,上行文、平行文、下行文,公文的基本格式,眉首、主体、版,记,、例文,公文的表达方式,叙述、说明,通知,作用、指示性、知照性通知、写作,要领,、例文,请示,定义、特点、分类、组成要素、写作注意事项,报告,定义、特点、种类,函,作用、种类、体例格式、写作要领,通讯稿,定义、特点、写作要领,会议纪要,定义、写作要领,公告,定义、写法,电子公文,写作要素、文本格式、注意事项,总结,写法,、注意事项,2024/12/10 周二,2,公务文书简称公文。,一般来说，,在各类企业中，所指的公文一般为商务公文，主要分,为通知,、请示、报告,、函、通讯稿,、会议纪要,、公告 、电子公文、总结等,前言,公文分类,上行文：,请示、报告,、意见等。,平行文：主要是,函,。,下行文：命令（令）、决定、,公告、通告,、通报、批复、意见、,会议纪要,等。下行文占公文种类的,80%,。,2024/12/10 周二,4,公文基本格式,按照行政公文的格式，公文包括眉首、主体、版记三部分：,5,眉首,发文机关、文号、签发人、份号、,密级、急度,主体,公文标题、主送机关、正文、附件、,成文日期、附注,版记,主题词、抄送单位、印发单位、印发日期,印刷份数,2024/12/10 周二,6,一、表达方式,表达方式指的是文章使用语言表达思想的不同方式，具体可以划分为,叙述,、描写、,说明,和议论。,其中，叙述是最基本、最常见的方法。,a,、叙述,要求,：,1,、人称明确：叙述的人称就是指作者在叙述中的立足点和角度。（第一人称、第三人称）,2,、头绪清楚。,3,、交代明白（时间、地点、人物、事件、原因、结果）,4,、详略得当：切忌平铺直叙、记流水帐，要突出重点。,b,、说明,要求：,1,、分清角度，讲究条理,2,、置身局外，态度客观,3,、抓住特征，解说明白,4,、言简意明，通俗易懂,二、常用公文的写作技巧,一、通知,二、请示,三、报告,四、函,五、通讯稿,六、会议纪要,七、公告 八、电子公文,九、总结,1,、通知,通知的作用：,批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项、任免人员，用通知。,包括转发性、指示性、,知照性,通知三类,11,“,轻骑兵,”,类别,项目,内容,指示性通知,通知缘由,“,特通知如下”、“特作如下通知”,通知事项,正文主项,执行要求,即,正文结尾,：常以,“以上通知，请认真研究执行”、“以上通知，希望遵照办理”,收束全文,知照性通知,定义,常用于发布规章、设立或撤销机构、任免和聘用干部、迁移办公地址、启用或更换印章、召开会议等其行文简洁明快，内容单一集中，篇幅较短。,写作要领,通知缘由,+,通知事项,，重在知照，不提出执行要求，常以,“特此通知”,的尾语收束全文。,2024/12/10 周二,12,通知的写作要领：,着重点是一个“知”字：要简短明了、通俗易懂。,13,14,2,、请示,请示是下级向上级请求决断、指示或批准事项所使用的呈批性公文。,请示的特点：,针对性，呈批性，,单一性,，时效性,15,根据内容、性质的不同，请示分为以下三种：,一、,请求指示性请示；,二、,请求批准性请示；,三、,请求批转性请示；,请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式、内容和写法如下：,一、,首部。主要包括标题和主送机关两个项目内容。,17,标题书写方式,举例,发文机关名称,+,事由,+,文种,*,关于,*,的请示,事由,+,文种,关于,*,的请示,二、,正文，一般由开头、主体、结语构成。,结语的习惯用语有,“,当否，请批示,”,、,“,妥否、请批复,”,、,“,以上请示，请予审批,”,、,“,以上请示，呈请核准,”,或,“,以上请示如无不妥，请批转各部门予以执行,”,。,三、,尾部，主要为落款与成文时间两部分。,18,卒章显志式：,（先述缘由、后写事项）,开门见山式：,（先写事项、后述,缘由,）,2024/12/10 周二,19,写请示，最重缘由。要把握三点：合情合理合法；具体充分；清楚明白。,应注意的问题,：,一、,一文一事,的原则。,二、,材料真实，不要为得到领导批准而虚构情况。,三、,理由充分，请示事项明确。,四、,语气平实、恳切，以引起上级的重视。,20,3,、报告,下级向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复询问的陈述性上行公文。,“,下情上达,”,是制发报告的目的。,21,报告的特点：,一、报告的目的为了向上级汇报工作、情况、建议、答复等，它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题，所以,不带请示事项,，这是它与请示的重要区别之一。,二、报告中一般不提建议或意见。,22,三、报告在内容上可在一件公文中综合报告几件事情，层次结构比较复杂。,四、报告广泛使用于下级向上级反馈信息，是沟通上下级机关纵向联系的一种重要形式。,报告的种类,从种类与内容上分主要有：,汇报性报告、答复性报告、呈报性报告、例行工作报告。,呈报性报告,呈报性报告主要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报的一种报告。一般是一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件、物件相关的事宜。,例行工作报告,例行工作报告是下级向上级，因工作需要定期向上级所写的报告。如，财务报告、费用,支出报告等。,25,报告正文常用结束语,工作报告、情况报告：特此报告,答复性报告：专此报告,忌用：,“以上报告当否，请指示”,“以上报告如有不当，请指正”,26,4,、函,作用：,不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项，用函。,函属于知照性公文。,27,函的分类：,从内容上分：商洽性函、询问性函、答复性函、请求性函,从行文方向的不同分：发函和复函。,28,函的体例格式：,函的正文结构，由函请（复）缘由、函请（复）事项与尾语组成。,1,、函请（复）缘由：即正文开头，要写明发函的原由和目的。,（,复函,一般为“,X,年,X,月,X,日来函（文号）收悉”）,29,2,、函请（复）事项：即正文主项。,3,、尾语：即正文结尾。,发函用,“即请函复”、“专项函达”,等；,复函用,“特此函复”、“此复”,等。,30,函的写作要领：,函的行文要求简洁明快，语言质朴，直述直陈；此外还要注意：,1,、用语讲究分寸,2,、简明扼要,31,5,、通讯稿,通讯，是运用叙述、描写、抒情、议论等多种手法，具体、生动、形象地反映新闻事件或典型人物的一种新闻报道形式，属记叙文的一种。,2024/12/10 周二,32,通讯稿的特点,（,1,）严格的真实性；,（,2,）报道的客观性；,（,3,）较强的时间性；,（,4,）描写的形象性。,2024/12/10 周二,33,通讯的写作方法：,第一，主题要明确；,第二，材料要精当；,第三，写人离不开事，写事为了写人；,第四，角度要新颖。,2024/12/10 周二,34,6,、会议纪要,会议纪要是一种记载、传达会议情况及议定事项的纪实性公文。它用于各机关、企事业单位召开的工作会议、座谈会、研讨会等重要会议。,35,类别,项目,内容,首部,标题,会议名称和文种，如,*,公司,*,会议纪要,正文,前言,概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果。过渡语：“现将这次会议研究的几个问题纪要如下：”或“现将会议主要精神纪要如下：”,主体,核心内容，主要记载会议情况和会议结果,尾部,署名和成文时间,2024/12/10 周二,36,会议纪要一般由,首部、正文、尾部,三部分组成。,各部分的写作要求如下：,注意事项,撰写会议纪要应当注意的两个问题：,一是概括要全面，要如实反映会议精神。,不得随意取舍，不得以偏概全，不能是自己赞同的就多写，不赞同的就略写或不写。,二是要具备一定的分析、综合能力和表达能力。,只有这样，表述上才能做到重点突击，条理清晰，文字简练。,2024/12/10 周二,37,7,、公告,用于对企业内、外宣布重要事项的公文。,写法：,公告是一种严肃、庄重的公文，它内容较为单一，篇幅较短，表达直截了当，语言简洁明快。,38,标题分类,内容,完全标题,发文机关,+,事由,+,文种,不完全标题,发文机关,+,文种,文种；如,公告,39,标题之下，有时可依公告单独编号,二、,正文,（主旨,+,说明）,主旨单独成段，用简短的一句话概括出此公告的主题内容。,说明写出公告依据、公告事项。结尾一般用,特此公告,作为结语。,2024/12/10 周二,40,三、,落款及日期,公告日期有的标注在标题下方，也可以注在公告结尾处。,重要的公告落款处除注明发文单位外，还应标明发文地点。,2024/12/10 周二,41,8,、电子公文,电子公文的写法,主要由主题、事项或附件落款组成。,一、,收件单位,/,人,二、,抄送单位,/,人,三、,主题：相当与公文的标题，如,关于,*,请示,、,关于,*,报告,。,2024/12/10 周二,42,四、,事项：公文的主要内容，包括发文目的，事项等（与日常公文写作方法一致），若提供相关文件或报告等，可以附件方式发送（注明）。,五、,落款：署名及成文时间,。,2024/12/10 周二,43,文本格式：,1,、邮件开头的称谓顶格写；,2,、问候语段首缩进两个字体；,3,、主题必须简洁、全面、准确；,4,、正文部分另起一行，段首缩进两个字体，全文行间距统一为,1.5,倍行距；,5,、字体统一使用宋体，小四号，黑色，如需着重标记的内容请使用红色字体，加粗；,2024/12/10 周二,44,名称,相关规定,敬语,请,多使用贵部门,门店、您好、请、谢谢等敬语,邮件用语,用语,要求严谨、正式，切忌随意、俚语或者晦涩难懂等易引起误会的表达,重要性等级,重要,或紧急的邮件前加“重要性高,-,！,”，以便于对方识别和引起重视,2024/12/10 周二,45,9,、总结,(1),标题：分为单标题和双标题两种。单标题又可分为,公文式标题,和,文章式标题,公文式标题：单位名称,+,时限,+,总结内容。如标题下或文末有单位署名，标题可省略单位名称等。,文章式标题：一般是直接标明总结的基本观点，常用于专题总结。,2024/12/10 周二,46,(2),基本情况。应以简明扼要的文字写明在本总结所包括的期限内的工作根据、指导思想以及对工作成绩的评价等内容。,(3),工作回顾。要详细地叙述工作任务、完成的步骤、采取的措施和取得的成效、存在的问题。特别是对步骤和措施，要写得详细、具体，对取得的成效要表达得形象、生动。,2024/12/10 周二,47,(4),经验教训。应从工作回顾中很自然地归纳提炼出来。,(5),结语部分。主要写明今后的打算，也只需写很短的一段话。写得长了，反而冲淡了主题。,(6),总结正文写完以后，应该在正文的右下方，写上总结单位的名称和总结的年月日,48,感谢您的倾听！,49,