提高会议效率-文档资料.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,提高会议效率的诀窍,湖南敬业达装饰工程有限公司,项目二部,LOGO,1,一、会议概述,二、会议为什么低效,三、如何提高会议效能,2,第一部分,会议概述,3,会议,习,学,议,会,讨论、商议,聚会、见面、集会,会议的意思就是人们聚集在一起，围绕特定主题进行讨论、交流的活动。,会议是一种群体沟通的方式。,4,人类开会的历史可谓是源远流长。公元前约,2,00,年，大禹在浙江绍兴的会稽山召集了全国的部落首领，庆功封爵并商讨全国的财政问题。据说，会稽山原名茅山，因召开此会而更名。,公元前,681,年，齐桓公召集宋、陈、蔡、邾四国，在北杏会盟，首开国际会议的先河。随着齐国国力和国际地位的逐渐升高，齐国召开的国际会议的频率和规模也越来越高。因此，齐桓公也被誉为是“文山会海”的祖师爷。,会议起源,5,中国的会有多少,整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。,中国的会有多少？从中央到地方一年要开多少会？这是一个无法统计的数字。,现代快报,2005,年,7,月,9,日报道了来自会议市场上的信息：,1999,年，北京只有一二百家服务于会展的专业公司，而,2005,年竟达到,4000,家以上。会议养活了如此之多的服务公司，形成了滋生腐败的温床。,2011,年，中国首个,中国会议蓝皮书,在京发布，蓝皮书指出，目前我国每年举办的各种会议多达几千万个，年均增长,20%,。,6,在白领中，会议恐惧症已经不是个新词儿了。对于现在很多商政人士而言，在会议室里度过一天已经是一件司空见惯的事，似乎每天都有开不完的会。,2011,年，中国青年报社会调查中心通过民意中国网和网易新闻中心，对,2223,人进行的一项调查显示，,53.6,的人表示自己在日常工作中参加的会议过多。,具体而言，,57.4,的人每星期平均开会,2,次以上。受访者中，只有不到三成的白领认为自己参加的会议有意义，而剩余的大多数白领均表示厌烦开会，甚至有人为此变成职场“恐会族”。,7,先请各位管理者思考一下，会议有哪些作用？,您答对了吗？,8,啥时该开会？啥时不需要开会？,问题需涉及不同岗位员工或多部门协调解决；,有重要事情需要把参与人集中到一起传达；,领导者需要公开表彰先进以激励士气等。,发起人想从参会者那里获取信息或建议；,发起人想让参会者参与解决问题或制定决策；,领导者需要听取下属的工作汇报并监督进度；,适于开会的情况,1,2,3,4,5,6,9,已经形成惯例的每周例会，却没有什么事情要讨论；,会议成本太大，或还有比开会更好的办法；,问题用电话、备忘录或个别谈话等方式解决更好；,所谈事务密级较高，不宜扩大知情范围；,发起人对要解决的问题已经作出决定；,相关者之间怨气大、敌对情绪浓，需要时间平静。,1,2,3,4,5,6,不适于开会的情况,10,先请各位管理者思考一下？,会议有哪些成本？,11,一家公司会不会开会，决定了该公司的竞争优势。,一家公司开会的效率与执行，决定了该公司全面管理的效率与执行。,会议是公司管理的必备工具,。而会议的成本则常常被忽略。请看，“文山会海”的成本是：,12,时间成本,参加会议的人数,（与会者的,准备时间,与会者的,在途时间,正式会议时间会议,休息及耽搁时间,）,而实际上我们用到会议上的时间远远大于实际计算的比例。,大多数的会议并没有按照承诺的时间准时结束。,而且，,会议将我们整块的工作时间搞得支离破碎，从而降低了我们非开会时间的工作效率。,13,金钱成本,开会的时间成本,与会人员,平均每小时的工资,场地费、设施费、资料费、交通费、茶水费、食宿费,等的成本,14,效益成本,参会人员,若不用参加会议,，那么在这段时间可以为公司带来的效益,15,机会成本,开会过程中，因未及时接听重要客户的电话而,损失生意,不能及时处理客户的投诉而,得罪客户,不能及时解决自己管辖范围内的突发事件,带来的问题及持续影响等,16,警惕会议成本,日本太阳工业公司每次开会时总是把一个醒目的,会议成本分配表,贴在黑板上。成本的算法是：会议成本每小时平均工资的,3,倍,2,开会人数,会议时间（小时）。,公式中平均工资所以乘,3,，是因为劳动产值高于平均工资,；,乘,2,是因为参加会议要中断经常性工作，损失要以,2,倍来计算。,因此，参加会议的人越多，成本越高。有了成本分析，大家开会态度就会慎重，会议效果也十分明显。,日本的会议管理,17,第二部分,会议为什么,低效,18,哈佛商业评论,05,年第,7,期中有这样的一句话：“任何会议都是要么富有成效，要么纯粹浪费时间，二者必居其一。”,无效的会议不仅是一种管理成本的浪费，而且也会引起与会者对会议和公司管理现状的不满，使大家心生倦怠感，从而降低团队的凝聚力。,会议为什么低效？,19,没有核心主题，或主题不明确，或议题繁多。这是导致会议低效的根本原因。,没有明确的会议议程及时间分配规则，导致会议的进展和时间很难把控。,参加人数众多，无多大关系的“陪绑”的现象严重，或该到的人未到。,未指定,主持人或主持人未能严格按照议程来控制会议，被参会者牵着鼻子跑。,思想火花及最终决策未做记录，白开或记录发放不及时，精神未能及时传达。,时间选择不恰当，比如安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。,地点选择不合适，比如设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。,主题,议程,参会人,主持人,记录,时间,地点,20,1,会议前缺乏准备,1,2,3,没有提前准备好会议议题、议程、会议材料、参与人、主持人、记录人等,开会前没有提前通知与会者相关事宜及会议主题；,没有提前准备好会场、开会设施（比如电脑、投影仪、麦克风、白板、白板笔）、会议讨论材料、会议签到表等。,21,2,会议中缺乏控制,气氛紧张、压抑，未能很好地鼓励大家积极发言；或领导者一言堂，没有发掘出全体与会人员的智慧。,未能很好地围绕主题进行讨论或发言，出现,闲谈或跑题,现象。,未能很好地控制时间，如未能及时开始或,拖沓、冗长,，未能及时结束。,与会者相互间争吵的厉害，未能很好地尊重相互的意见，甚至出现人身攻击的现象。,议而不决,，没有形成有效的决策。,2,3,4,5,6,没有,严格,按照会议的议程进行,1,22,3,会议后缺乏跟踪,会议结束后，未对形成的决策或待完成的工作指定,责任人、时限,并进行追踪,，,这样的会议也几乎是无任何意义的！,23,第三部分,如何提高会议效能,24,日本的大小企业都在热烈地展开“会议革命”，强化自身竞争力，以期由此带来利润。,在丰田汽车的办公室里，处处可看到这样的标题：“,只开有实际效果的会议,!”,、“准时开始，最好一小时内结束”、“重点在实际行动”,日本的会议革命,25,该如何提高会议效能呢,26,1,一次会议，最好只有一个主题。,可以集中时间和精力，集中有关人员，高效解决问题。综合性会议，最多也,不要超过三个议题为好,。议题越多，参加人员越多，陪绑的也越多，效率也就越低下，成本也就越高。,议题明确,27,2,议程清晰,要有明确的议程及时间分配规则，,方好有效控制会议的进程和时间使用，确保会议高效。,注意：,议程安排上，不要领导先讲话，先表态，避免有的人“话里听音”拍马屁，从而失去民主按领导意见办，或不能集思广益，积极发掘更多创意。,28,3,精选参与人,会议的召开，并不是人越多越好。人多不仅会增加会议成本，延长会议时间，也会增加扯皮的可能性，不容易形成一致的会议结论，也不利于会议控制。因此，要,本着“相关性”和“少而精”的原则,，精选参加会议的人员，不要让不相关的人参加，,避免“陪绑”的现象。,29,4,指定主持人,无论是何种形式的会议，必须要明确指定会议主持人。,会议主持人要严格按照会议的议程、时间安排等做好会议的主持和控制。,30,5,做好会议记录,参加会议的人大部分是只记录或记住自己所关心的内容，而不相关的内容则不怎么关心。因此，为了能够将参会者的发言、宝贵的思想火花及最终决策、待完成事项能够清晰地保留下来，,必须要做好会议记录。,会议记录的主要内容包括会议的全部要素,（议题、议程、时间、地点、参与人、主持人、记录人、发言情况、决策情况、待追踪事项、会议附件）,等。同时，为了及时贯彻会议的精神，增强会议时效性，趁热打铁追踪会后的待完成事项，会议记录要在会议结束后,24,小时内,完成并发送至与会人员。,31,6,合适的时间,上午,10-12,点和下午,1-3,点,是比较适合开会的时段。时代光华的研究如下：,心绪尚且混乱，还需一段时间才能进入工作状态。不太合适开会。,最适合调动员工集思广益、头脑风暴，不断想出新点子、新方法。,员工进入工作状态。最适合进行一对一的会谈，也是进行工作会谈的最佳时机。,员工进入一天当中的倦怠期，希望马上回家，这时会议往往会事倍功半。,上午,8-9,点之间,上午,9-10,点之间,上午,10-12,点或下午,1-3,点之间,下午,3-5,点之间,32,7,合适的地点,1,2,3,会议室大小要适当。会议室过大，人相对较少，气氛容易变僵，会议难以活跃。相反，如果会议室过于狭小，就会令人烦闷、不舒服，无法营造良好的气氛。,桌椅摆放要符合会议讨论的要求。比如采用,U,型、圆形的会议桌摆放方式。,要选择安静的会议场所，同时，要选择隔音好的房间，避免影响他人或泄密。,33,会前做好准备,1,会议是否能够成功，有,80%,的原因在于是否做好会前的准备。,不要开没有准备的会议，即便是细小的事情也要毫无遗漏地做好准备。,01,提前准备好会议议题、议程、会议材料并确定参与人、主持人和记录人等；,02,会议议题、议程、时间、地点确定后，要提前告知参会人员，并准备、发放相关会议资料。,03,提前准备好会场、开会设施（比如电脑、投影仪、麦克风、白板、白板笔）、会议讨论材料、会议签到表等。,注意，会议不能仅仅邮件、短信的方式通知，为了表示对会议的重视并确保参会人员及时收到会议通知，,必须要辅以电话的方式或当面再次通知,，并提醒与会人员应做好哪些准备。,34,会中做好控制,2,会议主持人应对会议过程进行良好的引导和控制，如主持人工作未到位，那么会议中的领导者应及时提醒，以防会议脱离控制。,1,）确保会议,按时开始,，并严格按照会议,议程进行；,2,）严格,把控会议时间和进度，,避免会议的拖沓和冗长，并要,按时结束；,3,）营造活跃的讨论气氛，维持,开放平等,的会议环境，给予参与者均等的发言机会并引导大家积极发言或献计献策。,4,）保障与会者相互,尊重,彼此所发表的意见，并保护与会人员,不受人身攻击,。,5,）控制会议秩序，避免过度争吵或题外话，,如发现跑题，应立即予以制止。,6,）对讨论的结果及时进行,汇总，并形成会议结论。,35,会后做好跟踪,3,衡量一个会议是否有成效，,一是要看会议是否能够形成有效的决策，二是要会后的决策是否能在规定的时间内实现。,因此，会后的追踪非常重要，会后,有追踪，才能把会议的决议形成生产力。,1,）会议记录要明确记录待追踪事项。以下为,会议追踪事项表,，可参考：,36,2,）会议发起人要指定专人（会议主持人、记录人或其他人员）来追踪待完成工作的进度，并明确指出,追踪的频率,（多久追踪一次）和,汇报的频率,（多久汇报一次），直至所有事项彻底完成。,3,）如是例行会议，可以在下一次会议前，整理出待完成事项表的追踪情况（可在上述表格中，再增加一列,“至,月,日实际完成情况”,），在例会上公开晒进度，以督促相关人员保质保量地完成任务。同时，此份表格中的已完成事项可标注其它颜色区分，,未完成事项集中整理后，可作为此次会议的附件再发送给全体与会人员。,37,谢谢参与,38,