高校生物实验室安全档案管理工作探析.pdf

ISSN1672-4305CN12-1352/N实 验 室 科 学LABORATORY SCIENCE第 26 卷 第 3 期 2023 年 6 月Vol.26 No.3 Jun.2023 高校生物实验室安全档案管理工作探析周 韬,王冬梅(福建师范大学 生命科学学院,福建 福州 350117)摘 要:高校实验室安全档案是实验室重要的历史资料和有形财富。生物实验室安全管理难度大,对档案的管理要求高。当前高校实验室安全档案管理工作存在归档薄弱、管理制度缺失、管理能力不强、管理手段落后、档案利用率低等问题,不利于安全工作的开展。为进一步规范高校生物实验室安全档案管理,从加强组织领导、健全规章制度、加强业务指导、提高信息化水平以及提高档案利用率等四个方面,为高校生物实验室安全档案管理工作提出了措施。关键词:高校生物实验室;安全档案;安全管理中图分类号:X921;G642.0 文献标识码:A doi:10.3969/j.issn.1672-4305.2023.03.050Analysis on the file management of the safety work in the university biological laboratoriesZHOU Tao,WANG Dongmei(College of Life Sciences,Fujian Normal University,Fuzhou 350117,China)Abstract:Safety files are important historical data and tangible wealth of the laboratory.The safety man-agement of biological laboratories is difficult,which also need high management requirements.At present,there are some problems in the management of university laboratory safety archives,such as weak archiv-ing,lack of management system,weak management capabilities,backward management methods,and low file utilization,which is not conducive to safety work.In order to further standardize the file management on the safety work of university biological laboratories,it provides an effective way for the safety file manage-ment of university laboratories from the aspects of organizational leadership,establishment of regulations,strengthen business guidance,improve the level of informatization and the file utilization rate.Key words:university biology laboratory;security file;security management 收稿日期:2021-11-20 修改日期:2022-12-11作者简介:周韬,硕士,助理研究员,主要从事实验室安全管理、科研项目管理工作。E-mail:zhoutao0794 通讯作者:王冬梅,博士,副教授,主要研究方向为神经科学。E-mail:dmwang 基金项目:国家自然科学基金(项目编号:81400922);福建省教育厅项目(项目编号:JAT200088)。实验室是大学内涵建设的重要载体,同时也是开展教学和科研实验的重要场所,为青年学生成长成才的培养、关键核心技术的突破和经济社会发展提供了重要平台。生物实验室安全档案是在生物实验室开展教学和科研实验、实验室建设和管理,以及社会服务等活动中产生的安全相关的文件、记录资料等1。在生物实验室安全管理中,档案管理在其中发挥着重要作用,对教学、科研和管理工作提供了重要的参考。加强生物实验室安全档案的收集、整理、保管、开发,可为生物实验室安全组织建设、制度规范、安全宣传与教育、检查与评估提供有力支撑。1 高校生物实验室安全档案管理存在的问题1.1 实验室安全档案归档意识薄弱当前生物实验室的实验课程等教学档案规范化程度较高,而安全档案建设意识不强。师生更注重实验内容研究本身,涉及实验室安全档案建设方面则明显不足。实验室有安全工作实际,多数是落实整改意见,往往忽略了安全档案资料的收集、分类和整理,总体归档意识薄弱。在项目验收评审、实验室周韬,等:高校生物实验室安全档案管理工作探析安全检查、仪器设备办证、新进人员培训等情况下,就会暴露安全档案资料不全的问题,从而需花费大量时间进行查漏和补齐工作。1.2 实验室安全档案管理制度缺失近年来,国家对高校生物实验室安全管理越来越重视,科研实验室良好规范(GB/T 27425-2020)、病原微生物实验室生物安全管理条例(中华人民共和国国务院令第 424 号)、实验室生物安全通用要求(GB19489-2008)、病原微生物实验室生物安全环境管理办法(国家环境保护总局令第 32 号)以及实验动物管理条例(中华人民共和国国家科学技术委员会令第 2 号)等部分条例也有档案归集的规定,但往往监督不够,缺乏有效的落地制度。各高校也出台(修订)了校级的宏观管理制度,对实验室安全管理体系与主要职责、实验室安全教育与主要管理内容、安全检查与整改、安全事故处置与奖惩等做了系统规定,而对实验室安全档案的规定,仅有少数院校做了规定,且多数是以通知的形式发布,集约化程度不高、权威性和持续性不够2-3。1.3 实验室安全档案管理能力不强实验数据要可追溯,安全责任也要可追溯,这就对实验室档案管理人员素质提出很大挑战。实验室在编制少、人手不足的情况下,往往仅配有兼职安全管理员,兼职安全管理员精于“技术”却疏于“管理”,普遍管理能力不强。一方面,负责档案归档的人员没有经过专门培训,缺乏档案管理专业知识,管理方法不科学。另一方面,涉及实验室安全行业法律法规较多,兼职安全管理员并非“全能选手”,难以掌握全部知识。同时对其培训的实施难度也大,导致该方面的人员管理能力较弱。1.4 实验室安全档案管理手段落后实验室信息管理系统、大型仪器共享系统、实验动物信息管理系统等已经在很多科研平台上得到应用,但多数独立实验室并没有接入系统。以福建师范大学为例,实验室与设备管理处自 2019 年成立以来,密集上线了国有资产管理系统(设备)、大型科研仪器设备开放共享管理系统、实验室安全教育管理平台、实验室化学品全周期管理平台、实验室安全巡检平台等 5 个管理信息系统,但没有与档案管理相关的系统或模块。档案归档仍然停留在靠人工、留纸质材料的阶段,档案管理信息化、数字化、智能化程度不高,亟待提升。1.5 实验室安全档案开发利用率低归档意识不强、人员流动率高致使档案利用率低。一方面归档意识不强,由于档案资料来源面广,收集不够及时造成大量流失。或者资料杂乱无章,立卷分类不准确、不科学,难以保证阅读的有效性。另一方面,相对于实验安全责任人的固定,学生作为兼职安全员流动性高,安全档案少有交接的,或者交接后又没有及时培训,造成档案管理的脱节。很多档案被遗弃,并没有得到充分的利用。2 规范高校生物实验室安全档案管理工作的措施2.1 加强组织领导,落实管理员责任学校层面加强顶层设计,规范全校各类实验室安全档案管理工作,出台具体实施制度,并做到监督指导工作;学院层面,应当设立组织和领导,明确分管实验室安全档案管理工作,遵循“谁主管、谁负责;谁建档、谁管理”的基本原则,建立学院-实验室负责人-兼职管理员三级管理体系,管理到位,责任到人。强化相关人员的归档意识,倡导业务工作与档案工作两手抓、两不误,在开展科研工作的同时,时刻牢记保存有价值的材料。具体来说,各实验室负责人加强对本实验室档案工作的领导,将档案工作切实纳入安全管理工作之中,做好基础性管理工作,更好地为学院教学、科研服务。各实验室负责人指派一名人员,具体落实档案的材料收集、整理、编辑和归档保存工作。每年有新进实验室人员时,要及时对其进行档案管理服务的宣传教育。学院对实验室的档案管理工作的监督、检查要常态化,落实到位。督促实验室按规定时间向学院档案管理部门移交相关材料,保障本实验室档案工作的及时、准确和完整。实现档案的形成与收集、整理与归档、统计与移交的闭环管理。2.2 健全规章制度,规范档案管理内容健全和完善实验室安全档案制度,做到有章可循,有据可依。对于高校实验室安全档案制度的建立,档案方面可参考中国人民共和国档案法、安全生产档案管理制度、高等学校档案管理办法等;实验室安全方面如高等学校实验室工作规程、高等学校实验室安全检查项目表,根据教育部下发的2020 年版的高等学校实验室安全检查项目表4,逐条对照,并结合相关的常规或阶段性工作实际,将高校生物实验室安全档案资料分为 8 大类、19 小类,见表 1 所示。需要说明的是,不同生物实验室的研究方向、规模、编制等不尽相同,明确分类有一定难度。归档范围不宜完全统一,需根据实际情况加以确定。同时,生物实验室实验手段种类302多,实验仪器品类繁多,学生流动性大,导致仪器说明书借阅频繁易丢失,建议单独设立“仪器设备说明书”的分类 5,从而避免上述问题的出现。表 1 高校生物实验室安全档案归类一览表档案资料分类大类小类档案资料内容责任体系责任书1.实验室安全管理责任书:实验房间安全责任人,及每一位使用实验室的教师均需签订2.每一位进入实验室的学生/外来人员要签订安全责任书或承诺书经费保障实验室自筹经费投入实验室安全建设与管理的经费,归集证明材料队伍建设实验室安全负责人学院建立的本单位安全责任体系的正式文件,有明确安全责任人兼职安全员有明确安全管理人/安全员,协助安全责任人落实相关工作,工作记录归档安全制度实验安全管理制度具有本学科(实验室)特色的安全管理制度。如发育生物学实验室安全管理制度设备安全操作规程涉及安全隐患的设备(如大型仪器、高温、高压、低温等设备)有安全操作规程,并在张贴在醒目位置危险实验指导书危险性实验室有实验指导书或操作规程(含安全注意事项),且在设备旁醒目位置明示奖惩如学院授予的“安全管理工作先进个人”荣誉称号证书教育培训安全教育活动新教工、本科生和研究生新生均需参加学习与考试,通过者发放合格证书安全文化学校、学院实验室安全手册发放到每一位师生,材料归档安全检查危险源辨识进行实验室安全危险源辨识并建立清单。由实验室建立,报院系备案。建立针对重要危险源的风险评估和应急管控方案实验室房间自我检查须建立值日台账,每天最后离开的人检查水电气门窗等,并签字;实验期间人员必须在岗,并有值日情况记录隐患整改及报告检查中发现的问题以书面形式通知到相关负责人,材料应归档。落实上级安全隐患整改的整改报告及时归档事故调查与处理调查与处理过程中形成的材料及时归档专业安全生物实验室“化学安全”1.危险品:采购过程形成的文件(审批手续、购买凭证、企业资质证明、危化品验收记录、使用台账等)2.实验气体:供应商的资质文件、使用台账。3.化学废弃物:处理交接记录生物实验室“生物安全”1.生物安全实验室资质:依据实验室分级不同,保存相应的材料2.生物安全实验室场所与设施:准入制度、出入记录与使用记录、安装验收检测报告、年度检测报告。压力蒸汽灭菌锅定期检测报告、使用记录及操作者上岗证3.病原微生物的采购与管理:申请和审批记录、供应商的资质证书、病原微生物出入库台账、开展此类实验人员岗前培训材料4.生物安全操作手册:本实验生物安全手册或相关文件5.实验动物管理:实验动物许可制度文件、购买记录、出入库记录6.生物废物处理:处理交接记录仪器设备生物实验室常用仪器设备台账、操作规程。如压力容器:按需办理特种设备登记证和压力容器登记卡、定期检测合格证;操作人员上岗证、年审记录仪器设备说明书仪器设备说明书仪器设备说明书单独归档其他其他安全管理材料上述分类以外的需要归档材料402 周韬,等:高校生物实验室安全档案管理工作探析2.3 加强业务指导,提升人员能力素质档案管理员的素质关系到工作的顺利开展,一支高素质的队伍才能更好的完成工作。学院指导实验室建立健全规章制度,建立符合本研究方向特点的规章制度。利用学院集中大会,组织相关人员重点学习高等学校实验室安全检查项目表、科研实验室良好规范、实验室生物安全认可准则以及本单位规章制度等 6。实验室负责人要指导档案管理员做好交接工作,及时对新任兼职档案管理员进行点对点培训。学院对实验室负责人、兼职档案管理员制定相应的考核措施,赏罚分明。以此培养一支业务素质和政治素质过硬的经办人员,最大程度保证兼职人员队伍的稳定性。人员的稳定才能沉淀优秀的能力素质。2.4 顺应时代潮流,提高信息化水平信息技术逐渐应运于管理领域,档案管理也应顺应信息化时代潮流 7。档案管理的信息化水平直接影响到档案管理的效率和效度。在档案资料越来越多的背景下,相比于纸质档案,数字档案在收集、储存、利用等方面的效率更高。除必须是纸质文件形式外,多数资料的存储方式由纸质文件向电子文件转移。增加对信息化平台的物质投入,学院建立实验室信息化管理平台,平台集成门禁系统、视频监控、危化品采购与存放、试剂耗材的采购和库存、仪器预约和使用等,覆盖实验室生态全流程,以此提升安全档案信息化水平 8。2.5 规范保管使用,提高档案利用率做好实验室安全档案,最终目的就是为了利用档案9。因此,在做好档案收集工作的同时,也要做好档案的利用工作,提高其利用率,使档案资料真正成为实验室的有形财富。档案在追本溯源、数据印证、查询应用等方面发挥了独特的积极作用。安全档案资料归档中有一项重要内容是实验记录,科学实验往往需要重复实现,以往留下的实验数据,具有重要参考作用。一方面,提倡实验室根据实际利用需求,对档案进行二次加工、提炼,供实验室师生查阅应用,以提高实验工作效率、及时提示实验设备出现问题影响实验进展、及时提示实验事故隐患等;另一方面,在事故发生的倒查中,档案又是重要的凭证、依据。教育部关于加强高校实验室安全工作的意见,明确要求要对发生的实验室安全事故,开展责任倒查,严肃追究相关单位及个人的事故责任。实验室档案内容,为相关单位和人员的责任划分提供参考依据。3 结语实验室安全档案是实验室安全运行真实性、合规性和有效性的反映和记载。生物实验室具有仪器类型多、危化品种类多、实验不确定性多、个别实验持续时间长等特点,因此,档案的规范化管理是保证实验有序进行的重要保障,同时为实验室安全检查提供真实、全面的原始材料。规范高校生物实验室安全档案管理,加强组织领导、业务指导、创新管理手段、提高档案利用率,有利于实验室有序运转,为实验室安全保驾护航。参考文献(References):1 任小侠,王楠,马苏,等.实验室认可条件下动物生物安全实验室档案的规范化管理J.中国动物保健,2020,22(12):73-75.2 华南理工大学实验室与设备管理处.关于提交实验室安全工作计划与规范实验室安全管理档案的通知EB/OL.(2016-05-20).http:/ 哈尔滨工业大学实验室管理与教学条件保障处.哈尔滨工业大学实验室工作档案管理制度EB/OL.(2017-12-22):ht-tp:/ 冯建跃.高校实验室安全工作参考手册M.北京:中国轻工业出版社,2020.5 李钰,王一昊.第三方实验室档案管理的建立及优化J.实验室研究与探索,2019,38(2):263-264,277.6 王娜,张勤,田晓苇.实验室认可制度下体系文件档案的管理J.中国检验检测,2019,27(1):43-46.7 陈建锐,何增颖.高校实验室档案建设与管理探讨J.实验技术与管理,2013,30(8):224-227.8 梁国华,武晓峰.高校实验室档案工作的实践与思考J.实验技术与管理,2012,29(6):206-208,211.9沈思嗣,杨怡姝,王小利,等.浅谈实验室档案的建立与管理J.实验室研究与探索,2012,31(2):164-166.(上接第 201 页)7 秦锋,黄强,袁久洪.浅析高校实验室生物安全事件的原因与管理对策J.实验室研究与探索,2017,36(8):302-306.8 吴家文.生物医学实验室安全教育及管理策略J.生物学杂志,2017,34(2):120-123.9 何兰英,马丽云,王亚平.“实验室安全学”课程在线教育的设计与探索J.实验技术与管理,2017,34(2):151-153.10 叶元兴,马静,赵玉泽,等.基于 150 起实验室事故的统计分析及安全管理对策研究J.实验技术与管理,2020,37(12):317-322.11 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