垂直指挥系统.docx

第三部份 垂直指挥系统

为了使人们达到预期的目的而有效地工作，必须按任务或职位制订好一套适宜的职位结构。

——[美] 孔茨

l 必须准确自如。
l 一个上级的原则。（指挥行为）
l 服从的原则。
l 逐级的原则。

一、 垂直指挥系统的依据
垂直指挥系统以组织系统表（机构图）为序列，以岗位描述为依据。

二、 垂直指挥的原则
（一） 服从指挥的原则
l 没有服从，就没有管理。
在一般情况下，下级无权判断上级的对错，上级的对错由上级的上级来裁定。
（二） 一个上级的原则（指挥行为）
每个岗位、每个人只有一个上级，只服从一个上级的指挥，只向一个上级报告。
（三） 逐级的原则
l 上级对下级可以越级检查不能越级指挥。
下列情况，可以越级指挥：
1） 紧急情况
上级领导没有找到他的直线下级，不能眼看着损失发生，即可越级指挥。
2） 直接下属表示或实际上不服从指挥
直接下属用种种理由不贯彻执行上级的指示，任何领导都有权越级直接指挥。这种情况发生后，直接下级应该表示自己错了或辞职。
3） 下级无力完成上级安排的任务
4） 必要的情况下，进行整体指挥
l 下级对上级可以越级申诉，不能越级报告。
申诉和报告的界定是：
报告是在正常情况下，向直接上级请示工作取得指示。
申诉是告状。
申诉只有在以下三种情况下是被认为合法的。
1） 上级有贪污、盗窃、违法乱纪的行为。
2） 上级有重大出卖和危害公司的行为。
3） 上级滥用职权，对申诉者有重大不公正的行为。
以上三种情况，如果属实，即可成立。如属诬告，申诉者必须对此负责。

三、 垂直指挥的类型
1、 单向指挥
只与单个的直接下级有关。
2、 多项指挥
与两个或两个以上直接下级有关。
3、 整体指挥
命令同时发给下属各级人员。也就是说，命令内容与各级下属都有关联。
例：总经理宣布调整工资方案。
4、 在紧急情况下的现场指挥

四、 垂直指挥的常用形式
1、 命令
命令一般分为口头命令和书面命令两种。
口头命令主要是指面对面的谈、小组讨论、电话或其他情况下以讲话形式出
现的命令方式。
书面命令主要是指通过下任务单和命令书的形式的命令，往往显得比较严肃
和正式，而且可以避免口头命令带来的问题。
l 命令人
即接受命令的执行人，也就是让谁去完成任务。
l 命令内容
即让某个人去干什么工作，包括时间、地点、人员、行动、行动的对象。
l 完成的标准
也就是说该项任务要完成到什么程度，即做成什么样，一般分常规标准和特定标准。
常规标准即公司已做好的规定或工作标准——下令时不用讲明，可以强调。
特定标准指没有先例或未做规定的工作标准——下令时必须讲明。
l 完成的标志
验收合格，交回令签。
l 复命的时限和方式
在什么时间以前，用书面、电讯或口头的形式向谁报告。

四小时复命制
对任何命令不管完成与否，都要在规定时间内复命，如执行人在执行开始后发现有
困难或阻力，应努力去克服；如确实有不可克服的困难，执行人无法按时、按标准完成，要立即向下命令者复命，讲明不能完成任务的困难或原因。如已完成任务，也要复命。“立即”：我们规定为不得超过四小时，这就叫“四小时复命制”。
这条规定特别重要。不能完成任务的人，可以取得下命令人的新指示，保证任务的完成或取得下命令人的帮助，及时克服困难完成任务。无论出于什么原因，在发现不能执行命令以后，没有向下命令人复命，延误了工作，要由受命令人负责。

l 命令时的语言要求
A． 简炼、准确、不需要形容和描绘。
B． 使用专业术语，概念清楚，尽可能排除误解。
C． 有可操作性。
D． 保证传达渠道畅通无误。
2、 会议
会议经常用来决定多项指挥和总体指挥。会议要求开得简短，并能解决实际问题。

xxx房地产开发有限公司会议种类

序号
会议名称
主持人
召开时间
会议内容
参加人员
基本要求
1
公司月度
工作例会
总经理或
副总经理
每月1日下午
2:00~4:00
1. 上个月工作中存在问题及解决方案。
2. 下个月工作计、重要方案研讨。
总经理
副总经理
各部门经理
总经理秘书
行政秘书（记录）

每月28日前将书面材料交到人事行政部以便会议中使用。
2
公司周度
工作例会
每周五下午
4:00~5:00
1. 上周工作中存在问题及解决方案。
2. 下周重点工作方案研讨。
3. 对公司建议。

3
公司经济活动分析会议
总经理
每月15日下午
2:00~4:00
1. 对上个月财务管理、资金使用、经济效益情况给予汇报分析。
2. 下个月资金计划
及调配使用。
总经理
副总经理
财务部经理
总经理秘书(记录)

4
各部门月度工作例会
各部门经理
每月28日下午
2:00~4:00
1. 上个月工作中存在问题及解决方案。
2. 下个月重要工作,方案研讨。
3. 对公司建议。
各部门员工
每月29日交会议纪要到人事行政部
5
各部门周度工作例会
各部门经理
每周五下午
2:00~4:00
1. 上周工作中存在问题及解决方案。
2. 下周重点工作方案研讨。
3. 对公司建议。

每周一交会议纪要到人事行政部
（1） 会前准备：
包括议题、主持人、记录人、将要下发的文件、有准备发言，对会议进程
的预测和对策。
l 议题：不要多于三个。
l 主持人：主管级以上管理人员（不同层级会议）
l 记录人由主持人委派，即各部门文员，总经理会议有总经理秘书，行政例会有行政秘书。
l 将下发的文件要做到准确，有错误在会前要经过修改。
l 文件要按照与会人数复印，不要造成开会中途文件准备不全。
l 要预先考虑到保密程序。
（2） 会议通知：
根据会前准备拟定会议通知。
会议通知包括：会议的名称、议题、时间、地点、参加人需带资料，以及
通知发放方法和途径。
3、 会议纪要
l 由记录人整理会议纪要。会议纪要只记决议，不记讨论过程，个别重要语句可记。
l 会议纪要一定要有执行人和完成时间。
l 会议纪要整理后要由会议主持人签发。
l 如果是连续性会议（如例会），会议上要总结上次会议决议的执行情况。
“会议的成果，凝固在会议纪要的决议中。”

会议纪要格式如下：
会 议 纪 要
XXXM字[年份]第 号
会议名称：
地 点：
时 间：
主 持 人：
记 录 人：
参 加 人：
缺 席：
序号
决议
执行人
协作人
完成时间

签发人：

3、 公文
l 批阅文件
批阅文件，下达书面指示是重要的指挥方法之一。
l 呈报文件
按文件呈报程序向有关负责人呈报，呈报时间和批复时间要做记录。
只能有一个人呈报，可以抄送其他人。
l 批阅文件的处理形式
三种处理形式：发回、批转、留中。
A． 发回即发回给呈报人执行（或否）。
B． 批转即被呈送人不能做出决定则批转给有关负责人。
C． 留中有两种情况：
① 做为资料收存。
② 暂不处理（文件暂不处理的决定要及时通知呈报人）。
l 公司中常用的文件
公司内部日常事务文件，是一种信息决策、执行配合、审批手续、立此存
照、公务联系、宣传教育、工作依据、规范指导等等一系列重要手段的媒介体裁。
常使用的公文种类有：
计划、通知、总结、报告、简报、章程、办法、规则、准则、守则、备忘录、
函等等。
l 公文格式
1） 标题：应当准确简要概括公文的主要内容，一般应标明发文部门和公文种类。
2） 签发人：发到哪一级的公文，应注明签发人。
3） 主送部门：即负责承办的受文单位。
4） 正文：由开头、主题、结尾三部分组成，或由依据、说明、决策三部分组成。要条理层次清楚，文字简练确切，标点符号精确无误，篇幅短小，一目了然。
5）发文部门落款：俗称“下款”。发文部门应写部门全称或规范化简称，几个
部门联合发文，将主办部门排在前面。
6）发文时间：用公元，小写汉字数码，不能省略“年”、“月”、“日”，也不能
省略数字。一个部门单独成文的，按签发人签发的日期；几个部门联合制发
的，按最后一个部门的签发人的签发日期。
为了便于本公司的文件管理，现将各部门的文件统一编制文件头，请各部门
按以下的文件头参照本文的打印格式发出文件：
总经办 XXX总 字[年份]第 号
策划部 XXX策 字[年份]第 号
销售部 XXX售 字[年份]第 号
设计部 XXX设 字[年份]第 号
开发部 XXX开 字[年份]第 号
人事行政部 XXX人 字[年份]第 号
财务部 XXX财 字[年份]第 号
工程部 XXX工 字[年份]第 号
装修部 XXX装 字[年份]第 号
总工室 XXX总工 字[年份]第 号
预决算部 XXX预 字[年份]第 号
物业管理部 XXX物 字[年份]第 号
R—报告 P—计划 N—通知 M—会议纪要 O—其它
因企业经营管理中心和工程管理中心隶属总经办，其发文落款需注明相应名称。
例如：总经办发出一份通知，那么其文件的编号为“XXX总N字[2003]第001
号”。[ ]中填写的是年份，“第”和“号”之间填写的是第几号文件。
5） 附件：补充说明主题内容的附件，与正文构成一份完整的文件。
6） 印章：公文一律加盖印章。这是正式成文的标志。印章盖在部门名称和日期上。落款部门应与印章一致，否则失去法定存在权。
l 公文的撰写程序
撰写公文时所要遵守的一定的程序，专指公文的制作流程，基本程序有：
1） 交拟
2） 拟稿
3） 核稿
4） 缮校
5） 签发
6） 用印
7） 封发
l 公文的发文程序
1）审核 公司各部门发文必须经人事行政部审核后才可签发
2）签发
3）用印
4） 分发
5） 立卷
6） 归档
7） 销毁
l 公文的收文程序
1） 传递
2） 签收
3） 登记
4） 分发
5） 催办
6） 查办
7） 立卷
8） 归档
9） 销毁
签收的方法是在原件上由收件人背签，背签后直接放入文件夹存档备查。

五、垂直指挥系统的重要法则
1、 不间断
公司的管理要做到指挥不间断，包括休假、下班、夜间。
l 时间不间断。
l 最高决策不间断。
l 指挥渠道不间断。
2、 及时
决策就是要不失时机。该决定时不决定是最大的失败。
领导做出决定要有时限，任何指挥上的延误都会造成混乱和损失。
3、 前后一致
领导人在进行指挥的时候：
l 要考虑到同类事情的连续性。
l 要考虑到领导者本人的连续性。
l 要考虑到换届负责人之间的连续性，在这一条上，基本原则是人换法不换。
公司不同部门之间的一致性：
凡出现不一致的情况，要有以下三点：
A． 原则
B． 内容
C． 转换时间
4、 确保执行
确保能执行，确保已执行。
凡不能执行的命令不要下，这就是可行性的问题。
5、 可监督
命令下达后要有有效的监察手段。