大数据时代高校档案资源体系建设的思考分析.pdf

102023年 第22期 兰台内外数字档案创新研究高校档案是高校在教学、科研以及管理等活动中产生的具有保存价值的各种形式的原始记录，其中包含文字信息、视频和音频等资料。高校档案资源体系建设是大数据时代对高校档案工作提出的重大挑战，特别是对海量数据的非结构化转变，需要依靠大数据技术将学校现有档案资源有机整合起来，构建高效化、多样化的档案资源体系，以此来为教育教学及管理活动提供必要的支撑。一、大数据时代高校档案管理面临的挑战大数据作为一个相对概念，当前并未形成统一的定义，对于数据集合的规模标准限定暂未设定严格要求。“大数据”并不是单一地将数据堆积起来，而是快速提取出数据中蕴含的价值，并对数据开展集成、实施动态化处理。可以将大数据理解为数据、技术和应用三者的有机统一，其在实际应用中呈现出数据类型繁多、价值密度低、时效性强的特点。1.档案收集的挑战过去，受到技术水平、储存成本等因素的影响，无法做到将历史数据全部保存起来，仅能按照特定归档范围、保管期限，由人工对档案保存价值实行鉴定，再决定该档案是否归档。此种传统档案管理模式能够在保证档案之间关联的同时，实现对档案价值的区分，在档案收集、鉴定以及整理等工作中发挥显著作用。然而，随着大数据时代到来，高校档案数量呈持续增长趋势，且档案类型越来越多，如果依旧沿用传统档案管理模式，势必难以满足海量档案的高效管理需求，极其容易出现档案收集不齐全、分类不系统的现象。而海量档案的归档范围确定、档案类别确定、档案保存价值鉴定，都是现阶段高校档案管理工作亟待解决的问题。2.档案保管的挑战传统档案管理模式下，高校的档案载体多为纸质，电子档案数量屈指可数，且多为党政管理文件、视频音频材料等。大数据时代背景下，高校开始倾向于储存电子档案，使得电子档案数量激增，常用的光盘已经难以满足当下的档案储存需求。高校现有档案种类包括影像、多媒体链接和数据库等，结构化、半结构化以及非结构化的数据随着时间推移数量持续增加，特别是半结构化数据以及非结构化数据的数量已经远多于结构化数据。为此，高校必须采取适宜方式将异构数据储存起来，为数据挖掘、分析提供便利，并加大档案数据的保护力度，避免发生被泄漏、篡改、损毁的现象。3.档案利用的挑战大数据时代使高校档案利用需求发生了极大改变。一是用户多元化。高校档案服务对象并非局限于全体教职工，社会中组织、机构、企业和个人均有可能成为高校服务对象；二是载体与需求多样化。为方便检索查阅，高校已经不再单一以纸质作为档案载体，开始倾向于数字、电子化档案；三是内容集成化。用户在使用档案的过程中，对档案的使用需求已经不再停留于特定事项，而是呈现出多元化趋势，期望能够在海量档案中快速提取到所需的、有价值的信息；四是手段自动化。伴随互联网技术的不断更新，越来越多的用户期望在获取信息时可以不再受到时空限制，而是根据自身需求随时随地查阅。根据上述档案利用需求，显然高校固有的档案管理及服务模式已经不再适用，服务方式相对单一、档案资源未公开、无法提供异地查询服务，这些都严重影响到高校档案服务的整体质量，无法将档案的使用效益最大程度地发挥出来。二、大数据时代高校档案资源体系建设的实践路径高校传统的档案管理工作主要有三个环节，即收集、保管和利用。其中，收集主要是将各个部门工作过程中产生的纸质文件、电子文件整理起来，并鉴定其保大数据时代高校档案资源体系建设的思考分析文/赵彦摘要：大数据、云计算以及人工智能都属于数字化技术的范畴，社会在这些技术手段的加持下，逐步实现了人机协同、跨界融合的新局面，这正是大数据时代带来的共创共享优势。高校在推进档案资源体系建设阶段，若合理应用大数据技术，势必能够达到简化档案管理流程、提高档案管理服务质量的效果。本文分析了大数据时代高校档案管理面临的挑战，从扩大档案收集范围、制定档案收集标准、加强档案数据集成、维护档案数据安全、扩大服务对象、创新服务方式、优化服务质量和提高档案管理人员专业水平等方面，深入说明并探讨高校档案资源体系建设的实践路径，以供参考。关键词：大数据；高校；档案资源体系建设作者简介：赵彦（1988），女，汉族，山西晋中人，硕士研究生，馆员，研究方向：档案管理与档案信息化。112023年 第22期 兰台内外数字档案创新研究存价值；保管环节则是将确定保存的档案资源，按照类别储存到特定系统或者空间中，并做好登记；利用环节主要是通过检索、利用以及编研的方式来实现。大数据时代背景下，使得高校传统的档案管理模式受到挑战，亟待构建全新的档案资源体系。1.构建大档案体系大档案即国家机构、社会组织和个人在社会活动中产生的原始记录。档案工作是一项服务性工作，为最大限度地满足校内人员的档案使用需求，高校档案管理部门需要树立大档案观念，积极构建大档案体系，将学校各项业务、活动以及人员的档案展开科学收集，做到应收尽收。（1）扩大档案收集范围。随着时间推移，数字储存成本逐渐削减，但储存密度却在持续增长，这也充分说明当前数据价值要明显高于储存介质的价值。在大数据时代背景下，为档案储存提供了广阔的空间，依靠大数据技术加持，在一定程度上削弱了归档范围、保管期限等对档案收集整理工作的限制，不论是招生活动、教学科研，或是人员管理，这一过程中生成的文件、视频和邮件等均可以直接归档。对此，高校需要高度重视收集活动中生成的原生档案数据、档案数字化过程中的电子档案、门户网站的信息资源等，并将这些档案按照时间顺序排列，设置永久保存期限，逐步形成档案资源大数据集。需要强调的是，高校在收集档案时，需要加强流动控制，特别是前端控制，建议在办公系统、项目管理等系统中增设档案管理模块，加强文件归档流程、数据归档流程管理，真正实现档案归档自动化。考虑到各部门生成的档案材料均有所不同，高校在开展档案收集工作之前，需要全面了解各部门的职责范畴，以此为依据科学确定档案内容、预测档案数量，在此基础上划分出具体的档案收集范围，保证文件材料齐全完整归档，防止出现重复归档或漏收档案的现象。（2）制定档案收集标准。尽管国家在档案信息化建设方面制定了落实指导文件，但部分高校的档案资源体系建设意识不强，信息化建设流于形式。现阶段，我国高校的数字化资源收集存在标准不统一的现象，异构数据非常多，导致高校各部门陷入信息孤岛，大大增加了档案数据整合的难度，档案资源难以做到无障碍共享，档案资源价值无法最大程度地发挥出来。为切实解决此问题，高校需要统一数据的收集标准，从电子文件归档、元数据采集以及数据交换格式等方面入手，精心设计适配的管理规章制度，用于规范电子档案建设，确保其高效有序推进，通过有机整合大型数据资源，达到破除信息壁垒的作用，推进数据分级分类开放，为档案大数据实时共享奠定基础。与此同时，高校档案管理部门不能“自我封闭”，应积极同兄弟学校、地方档案馆、图书馆和互联网运营商展开交流，从中借鉴优秀的资源建设、技术应用等经验，与之建立深度合作关系，彻底改变档案库以往各自孤立、互不联通的状态，使有限的数据资源得到充分共享，实现数据价值最大化。2.构建大资源体系大资源，即以大档案体系为基础，通过对异构数据归档与整合的方式，形成的大数据集。高校在开展档案管理工作、建立档案资源体系的过程中，需要以大资源观念为导向，精准落实好数据的集成、整合以及加工等一系列工作，努力打造完整、统一的数据集成库，以此来支撑档案资源的高效利用。（1）加强档案数据集成。高校档案数据具有数量大、种类多的特点，档案管理部门在储存档案的过程中，建议引入数据集成法，依托统一的集成标准，以云平台为载体将来源、种类、形式各不相同的数据实现集成。同时，加强数据清洗，通过这一过程将重复数据过滤掉，对残缺不完整的数据予以补充、更正错误。在完成数据集成之后，采取分布式策略继续整合结构化、半结构化、非结构化的档案数据，具体到实践中，档案管理人员先将档案分类储存到适宜的系统中，然后建立“连接器”，将各个存储系统紧密连接起来，以实现档案数据的互联互通及交换共享。（2）维护档案数据安全。在大数据时代，高校在建设档案资源体系的同时，也应重视维护档案数据安全，确保数字档案的真实性、完整性和可用性。对此，高校需要引导全员数据安全意识、保密意识，定期组织安全保密培训，使其能够娴熟地掌握档案保护的有效方法，保障数字档案载体的安全。在日常严格遵守档案归档、利用程序，避免因操作失误造成档案损毁、丢失。不仅如此，高校还应引入标准化的档案管理设备设施以及安全系统，依靠技术加持加大档案安全保护力度，隔离数字档案传输网络，确保档案仅能在内网和专用网中传输，这样就从根源掐断了档案信息外泄的路径。对数字档案实施分级管理，依托档案管理系统按照部门与级别将用户划分为若干个类别，为各类别用户设置对应的访问权限，赋予其特定范围内查阅档案的权利。在档案管理系统中安装预警装置、异质异地备份装置，为档案的安全保驾护航。3.构建大服务体系构建大服务体系的终极目的在于实现档案利用服务体系的开放性、社会性和多元性。为切实解决好高校档案在利用过程中存在的供需矛盾，有必要树立大服务理念，立足于用户需求，对现有档案的价值展开深入挖掘，构建网络化、智能化的档案服务模式。122023年 第22期 兰台内外数字档案创新研究（1）开放数据，扩大服务对象。高校在教学、科研和管理等活动中均会有档案的产生，可以说档案是记录高校发展、学生成长、教学科研成果的重要载体，而档案介质丰富多样，有光盘、照片、纸质和录音等，为学校规划发展、科学决策以及教学科研提供了有价值的参考依据，也是学生学历审核的凭证，发挥着辐射校外团体、组织以及个人的作用。对此，高校应针对公开档案以及解密文件等，加强现场查阅和互联网公开，将高校现有档案转化为社会资源，在为本校教职工以及校友提供优质档案服务的基础上，广泛接触社会、积极服务公众，促使档案服务领域逐步扩大，服务触角延伸到本地区、行业企业和全社会。（2）运用新技术，创新服务方式。大数据时代令高校档案工作发生了巨大变化，开始倾向于数据分析、数据挖掘、数据处理。为进一步提高档案工作实效，高校需要积极应用先进技术，如移动互联网、云计算和大数据等，用于支持平台搭建、数据挖掘、统计分析以及在线互动，以此构建多维档案服务模式，有效改善档案利用的供需矛盾。依靠云计算与数据挖掘技术，高校能够从海量档案提炼出核心价值，找出潜藏在数据间的内在关系或者规律，以此为依据预测事物发展趋势。具体到实践中，可将学生录取档案、学籍档案、成绩单和毕业派遣档案等关联起来，借此分析生源地、专业、家庭情况以及个人成绩等要素对就业的影响程度，为制定就业指导方案提供参考，尽最大可能提高就业率。或者将近五年基层统计报表、科研统计报表以及资产统计报表等结构化数据关联起来，以此找出学校的发展变化，进而针对性规划后续的发展战略。不仅如此，高校还可以依托物联网和互联网技术建立用户互动平台，使该平台成为档案管理部门同用户之间共同的桥梁，以便于更好地采集用户信息，分析其对档案的使用需求、判断其行为习惯，通过对用户行动轨迹的推测，为用户制定个性化服务。此外，高校还应利用微信平台创建公众号，定期推送档案知识，在线为用户提供咨询服务，开展“馆藏数字资源”推介活动，提升文化传播力。（3）加强管控，优化服务质量。用户需求程度是衡量高校档案服务效果和服务质量的重要指标，高校在建设档案资源体系的同时，还需要坚持立足于用户需求，针对档案服务质量制定全过程监管体系、考核体系。首先，应从事前预防入手，精准、全面地把握全体教职工以及校外用户的档案使用需求，在此基础上精心设计档案服务制度、提炼服务考核指标。其次，做好事中监控，该环节主要是动态监管档案管理人员对用户提供服务的实际情况。最后，为事后评估，通过广泛收集用户反馈信息，及时识别出档案管理及服务存在的不足，针对性调整管理及服务细节，促使高校档案服务水平得到稳步提升。（4）组建队伍，提高专业水平。高校在构建档案资源体系的过程中，档案管理人员是其中的主要力量，其自身的专业化水平将直接影响到档案资源体系建设及管理的整体质量。为确保各项规章制度、技术标准体系能够有效落实到位，切实做好档案日常维护工作，高校有必要加大对档案管理人员的培训力度，确保其具备档案数字化处理能力。具体到实践中，学校方面应高度重视档案资源体系建设工作，设立独立权利行使部门，加大经费投入力度，为档案资源体系建设工作提供物质层面保障，确保各项制度能够落实落细。接下来，对现有档案管理人才队伍结构展开优化，以此得到增强内生动力的目的，高校可采取竞争上岗、职称评审等手段，最大程度激发出档案管理人员的工作热情，定期组织现有档案管理人员参与教育培训活动，着重为其讲解先进理论、专业知识、信息技术和管理理念等。同时，加强职业道德教育，在培训结束后及时组织考核，检验其培训成效，促使档案管理队伍的整体素质有所提升，档案管理人员在实际工作中自觉规范言行举止，为档案管理工作贡献自己的专业智慧，为促进档案管理的现代化，为学校可持续发展提供助力。三、结束语综上所述，在大数据时代，传统的档案资源体系已经难以适应时代发展的现实需求，高校需要深刻意识到大数据时代对档案收集、保管和利用所带来的挑战，在此基础上紧紧把握这一机遇，积极应用大数据技术构建完善的档案资源体系，将高校现有档案资源有机地整合起来，以此为学校规划发展、科学决策以及教学科研提供有价值的参考依据。具体到实践中，高校需要分别从扩大档案收集范围、制定档案收集标准、加强档案数据集成、维护档案数据安全、扩大服务对象、创新服务方式、优化服务质量和提高档案管理人员专业水平等方面入手，逐步构建新型的、完善的档案资源体系，使档案资源的使用效益实现最大化。参考文献：1郭成斌，陈永楠，李珒，杜贞.社会治理视域下高校科技创新档案资源体系构建J.浙江档案，2021，No.481（05）：57-59.2秦敏.档案信息化背景下高校档案资源体系建设J.办公自动化，2021，26（02）：53-54+47.3欧阳琳，龙丽旭.探讨高校档案资源建设体系中档案文化传承与创新的新思路J.黑龙江档案，2020，No.238（01）：32.（作者单位：太原师范学院档案馆）