代建制档案及其管理工作研究.pdf

现代商贸工业2023 年第 18 期Modern Business Trade Industry No.18.2023作者简介:夏益玺(1989-),女,汉族,江苏南通人,研究方向:代建制政府投资项目的推进流程、代建制项目的档案管理、合同签订及资金支付。代建制档案及其管理工作研究夏益玺(上海青浦发展(集团)有限公司,上海 201700)摘 要:在项目的整个建设与实施过程中,代建制档案的管理工作具有至关重要的作用。在这个过程中需要对项目代建档案的各种资料进行全面的收集和汇总,从而对代建的项目工作提供坚实的基础和保障。同时也可以帮助代建单位做好风险控制和管理工作。本文主要从如何做好代建制档案的管理工作进行研究,分析和讨论了代建制档案管理工作的重要性和相关问题,并提出针对性的解决措施,希望能够对代建项目档案管理工作提供参考和借鉴。关键词:代建制;档案管理;问题研究中图分类号:F27 文献标识码:A doi:10.19311/ki.1672-3198.2023.18.0341 代建制档案管理工作概述1.1“代建制”内涵我国一直在大力支持市政建设,这些年来市政建设的规模和类型逐步变得丰富起来,尤其是基础设施改变了传统的政府单一投资,顺应了当今时代的发展潮流,变为多渠道的投资,并且产生了项目管理模式的深化与变革。在发展的过程中产生了“代建制”的新项目管理模式。具体指的是由不同专业和类型的专业型项目管理组织,来代替工程的投资方或者业主来实施相应的项目管理。近几年“代建制”的管理模式得到了逐步的发展与进步,大概有以下几种管理模式。1.1.1 全职委托由政府所属的投资公司、金融机构或者私营企业这些纯资本运行的企业来担任项目的业主,主要负责项目的投资,项目建设则全职委托给专业的代建制机构。这种模式的代建制单位主要是由原先的建设单位发展而来,具备全职委托的专业水平和能力。代建单位在项目的管理方面具有很大的决定权,主要是根据相关的代建合同对项目的所有环节进行全权的管理,从而利用自己丰富的实践经验完成代建目标,提高委托方的效益。1.1.2 三方共同合作此模式的项目建设管理工作是由工程建设的指挥部、相关项目公司、代建制单位三方共同合作的,比如浦西段的中环线工程就采用的这种模式,完全顺应了新的市场经济发展。工程建设的指挥部是政府部门的临时机构,主要从大局观的角度上发挥其作用,并注重社会效益的提高和增强。而相关的项目投资公司则更注重于经济效益的提高,主要负责项目前期的重要投资。在项目的具体实施过程中项目公司和代建制单位基本是共同协作的,增加了工作的效率和层次。1.1.3 两方联合协作两方联合协作主要是由项目公司和代建制单位两方联合协作参与项目的建设和管理,比如共和新路高架工程系就采用的这种模式,与三方共同合作的模式相比,缺少了工程建设的指挥部这一层次。政府部门直接对项目公司进行监督和管理,而所有的协调工作都落到项目公司和代建制单位身上,由于代建制单位和项目公司之间的委托关系。所以导致二者联合协作的工作环节中易出现脱节的问题。1.2 代建制档案管理模式的内容档案管理工作是工程建设中的一个重要的环节,那么档案管理模式自然也要跟着工程建设的模式改变而改变。但是无论采取哪种代建制模式,最终代建单位都要负责竣工相关档案的整理和编制工作。代建制档案相关工作人员除了要收集规划设计前期资料,施工过程中的相关档案,还需要在工程竣工之后档案中可能遇到的问题对业主实施及时的提醒,以免影响到工程建设的最终竣工。代建制档案管理模式由于代建制模式的不同,共分为以下几类。1.2.1 全职委托模式代建制单位按照业主的全权委托,负责工程竣工档案的整理和编制。其中涉及的所有表格处理方式都是按照代建制单位的常规做法来操作,最终要保证竣工档案能够通过相关主管部门的审核和验收。同时,业主的竣工档案由代建制公司所保管,保证业主在需要查阅时做到随用随取,不仅能够帮助业主节约管理耗费成本,同时也实现了代建制单位的资源节约。1.2.2 部分委托模式为了协调不同专业之间的矛盾,代建制单位需要和相关部门的档案人员共同沟通和讨论,最终确定适合该项目工程建设的编制规则,最终要确保工程竣工相关档案编制及管理工作的规范化和科学化,使其最终通过相关部门的验收。99现代商贸工业2023 年第 18 期Modern Business Trade Industry No.18.20232 做好代建制档案管理工作的重要性2.1 可以保证工程档案的真实性档案主要是针对各项社会活动进行真实的记录。档案的所有记录数据都是原始且真实的,但是通过近几年的调查和研究发现,目前很多工程的档案管理工作不够完善和真实。很多施工单位把注意力都放在提供经济效益方面,对于档案管理工作缺乏专门的档案管理人员。即便有些配备了档案管理人员,但是经常一个管理员兼职几个工程、几个工地的项目,无法及时收集到真实的项目资料,但是为了完成档案管理的工作,经常会出现资料造假的情况,最后形成的工程档案真实性大打折扣。为了做好代建制档案管理工作,代建单位出台了一系列代建管理制度。比如广州市政府在项目建设管理中提出以下管理机制:明确要求工程的施工单位和监督单位都要配备项目经理、造价工作人员、资料管理人员、安检员,并且对这几个工作岗位明确了其具体工作内容和工作职责,并对其工作情况进行定时的监督和检查。其中的资料员岗位主要职责是收集和整理原始的工程资料,避免完工后为了突击检查而假造资料的问题。除此之外,代建单位的专业性比较强,工程的签证、工程设计调整以及工程的进度款项等文件的审批方面能够有效避免代签和审批造假的情况出现,在最大程度上保证了档案资料的真实性和原始性,保护了工程建设的真实性。2.2 可以保证工程档案的准确性要想保证档案管理的有效开展,首先要保证档案的准确性,确保档案能够真实地记录工程主要建设情况,这些真实的记录资料可以在工程的质量管理、项目的验收、工程的使用及后续维护、危险情况的抢险以及城市的科学化管理方面都有着重大的作用和价值。目前很多施工单位在前期的资料整理时经常会敷衍了事,而且建筑单位后续缺乏专业的检查监督,一旦日后在运营的过程中发现前期的竣工图纸和建筑实物不符合时,会造成无法估计的损失。而代建制档案管理更加专业,可以通过专业的监督检查队伍,确保实际的施工和竣工图相符,从而保证工程档案的准确性。2.3 有利于保证工程档案的完整性建设工程的项目是一个由方案的认证、项目的地址选择、项目实施到项目结束这些环节有机结合起来的完整整体。这之间无论任何一个环节都是不可单独存在的,是相互联系、相辅相成的,无论哪一个环节出现问题都会影响整个工程项目的进展。而代建制档案管理是采用全程跟踪的方法来进行的,很大程度上保证了工程项目的完整性。代建制管理主要包括几个部分,分别是:工程前期的文件审批管理、工程的设计优化管理、项目招标合同管理、工程的相关投资资金管理、工程施工的现场管理和项目有关的档案信息资料管理、与政府和业主以及政府监管监督有关单位之间的沟通和协调。3 代建制档案管理工作现状及存在的问题3.1 代建制档案管理工作现状目前,我国很多企业都意识到了代建制档案管理工作,对于工程项目的重要性。但是我国代建制档案管理工作发展不够成熟和完善还处于一个初级的阶段,涌现出各种各样的矛盾。比如关于声像档案的拍摄和制作水平参差不齐,缺乏科学的安排,最终造成资源的浪费,档案管理效果大打折扣。除此之外,由于竣工的审结是由业主委托审价的,审价时间不确定最终会导致档案编制时间的延长,从而影响到档案原件的质量。同时,工期工程前期文件的收集也存在很多问题。档案人员专人负责的执行程度达不到保障,档案管理并未真正的发挥起作用,最终导致代建制档案管理工作问题较多。3.2 代建制档案管理工作存在的问题3.2.1 管理单位资质不够,覆盖范围过于狭窄我国的代建制档案管理工作仍然处于一个初级的发展阶段,覆盖范围不够广泛,无法涉及施工时所需要的各个领域,因此会造成代建制档案管理工作中出现各种各样的问题。我国的政府部门在基础性设施方面投入的力度比较大,这些基建项目会涉及城市建设的方方面面,建设工程的资料数目比较庞大和复杂,因此会对代建制的档案管理工作提出更高标准的要求。但是在实际的代建项目管理中,由于我国的代建制档案管理工作处于初级发展阶段,所以缺乏较高水平的专业管理人员和技术人才,我国目前大部分企业能够满足此需求的非常少。3.2.2 代建制档案管理工作容易受到干扰代建制档案管理工作虽然能够在合同中明确双方的各种约定,并且在实际的工作流程中通过各种强有力的监督和协助方案规范工作流程。但是在实际的代建制档案管理工作中会遇到各种问题,比如相关的管理工作的实行必须要经过各级领导部门的审批和确认才能够继续进行。但是由于各种审批流程比较复杂,在层层审批过后会大大降低代建制档案管理工作的工作效率。除此之外,代建制档案管理工作在施工时需要考虑项目以后的经营情况和客户的满意度,因此会受到建设单位意见的干扰。在实际的档案管理工作中,建设单位对代建企业具有相应的领导权。而代建单位却丧失了大部分的决定,仅仅是为建设单位提供专业的技术和管理方面的参谋。同时大大降低了代建管理在其余相关单位中的权威,在后续的施工工作中容易受到业主的主观方面的影响。所以代建企业的相关管理建议有时候也没有办法做到完全的贯彻与落实,很难按照方案中设定的合理的建议去实施工作,从而给代建制档案管理工作带来极大的困难。4 做好代建制档案管理工作策略4.1 工程决策因为业主委托的相关审价机构要和代建制发生直001现代商贸工业2023 年第 18 期Modern Business Trade Industry No.18.2023接的联系,而且最后的决策也是交到代建制手中的。审价工作的流程和周期时间长短不确定,工程的决策工作可以由代建制来完成。承包商可以在工程竣工之后将相关的文件及竣工图纸交到代建制或者业主的手中,从而确保档案原件的真实性和安全性。4.2 声像档案管理建筑工程应该做好声像档案的管理,要记录建筑工程中的重要过程和工程的现状,将各种声像资料收集齐全,并且进行及时归档。在归档的过程中,除了做好照片的拍摄,还应该做好其他的录像磁带、专题的录像档案等,并且在排列文件时,应该按照所拍摄事情的重要程度进行排列和分类。在拍摄过程中,代建制可以建议业主委托一些专业的单位进行航拍,拍摄时相关的工程进度可以由代建制来提供,并且可以由代建制和制作单位制定相关的拍摄计划,业主再根据航拍拍摄计划进行随时的调整。同时保证对有资质的专业拍摄单位,代建制要做到随叫随到。同时必须要将声像档案进行规范的装订,以便于保管和利用。4.3做好工程档案全程跟踪、同步管理与业务指导工作在工程建设的前期设计阶段会产生一系列的相关设计文件,主要内容都是政府相关部门关于进行建设工程的具体投资规模以及使用的专业技术手段的一系列规范要求。其中规范要求以及规模大小等都是实际工程开展中的重要依据。在设计的过程中,不仅要对项目的相关建设方式进行确定,而且还要确定好相关的设计图纸。同时,对施工的进度进行精确的控制。此外,还包括施工的成本预算控制和一系列的信息数据收集汇总。在施工前期涉及的文件信息量庞大,且涉及的范围比较广,充斥着很多不确定的因素。因此信息的收集工作具有很大的难度和挑战性,对于前期文件的相关收集者既要求有设计的相关专业经验和管理能力,还需要有较高的信息处理技术水平,才能够顺利地完成该阶段的文件收集工作。因此,面对如此多的信息,必须要保证与档案管理相关人员保持密切的联系。除此之外,代建制单位要在业主的委托下和前期文件的经办人员产生联系,并且要全程追踪手续的办理情况,仔细检查资料的收集是否全面准确,按照相应的档案管理要求对出现的问题进行及时的检查和指导解决,从而提高工程资料的整体水平。4.4 档案人员专人负责要想做好代建制档案管理工作,首先必须要做的就是提高档案管理人员的个人素质和专业素质。要加强对档案管理团队的建设,全面提高档案管理人员的综合素质,代建制档案的管理工作必须由专人负责,保证将档案管理过程中的每一个流程都落实到相应的法律法规政策上。同时采用针对性的奖惩制度,激发工作人员的积极性和主动性。要加强对档案管理人员的专业技能培训,提供员工多种培训和学习机会,并对员工实际的档案管理工作开展情况进行监督和调查,不断提高工作人员的管理经验和管理水平。除此之外,应该加强档案人员的道德素养,增强其法律意识,从国家相应法律法规的角度来约束档案人员的工作行为。4.5 计算书代保管证明在代建制档案管理的工作过程中,对于计算书代保管证明的保存是十分重要的。需要开一式两份,一份交给建设单位保管,一份交给设计单位保管。等到代保管期满以后,建设单位需要提供计算书代保管证明向设计单位办理接收手续,而设计单位无偿提供计算书。计算书代保管证明主要内容如下:包括项目的名称、设计的合同号、设计的单位和建设单位名称,同时,要明确规定代为保管的起止时间。除此之外,还要明确表示各单项单位的名称、计算者、载体形式、单位数量以及设计单位的归档号、计算书的归档日期,最后要在此代保管证明中附上设计单位负责人、设计单位经办人和建设单位经办人集体签名,最后加盖设计单位公章。只有这样才算是一份合规的计算书代保管证明。与此同时,设计院要在工程建设项目完全完成,档案也进行相关汇总整理之后,才能够提供计算书代保管证明。比如中环线浦西段工程中,承建形式是由设计施工来全权承包的,在投标的过程中也是由设计单位和施工单位双方共同投标的。由于利益的分配原则,施工单位没有完全的自主决定权,但是二者的档案产生的阶段和环节并不相同,所以在项目设计结束之后如何转移相关的档案资料,需要业主和设计单位、施工单位共同协商,最后代建制单位代为执行。5 结语在代建制档案的管理工作期间必须采用严格的管理手段和方法,才能够实现管理工作效果的最大化,从而推动整个工程项目的进展和质量。针对代建制档案管理工作中出现的问题,可以从工程的决策、工程录像、工程前期文件方面来保证工程档案的完整性和合法性,并且要加强档案专业人员的培养,做好计算书代保管证明,只有这样才能有效地做好代建档案的管理工作。参考文献1 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