业务流程再造理论在高校人事管理中的应用_刘丽萍.pdf

64 国际公关研 究作者简介：刘丽萍，女，汉族，山东临沂人，硕士，人事科科长，研究方向：教育领导与管理。业务流程再造理论 在高校人事管理中的应用文刘丽萍 临沂大学人事处 山东临沂 276000摘要：人事管理工作在高等学校内涵式发展过程中起着至关重要的作用。随着信息技术的发展，高校人事管理工作不断变革与改进。业务流程再造（BusinessProcessReengineering，BPR）是管理学中一个非常重要的理论，自诞生之初就广受关注。然而，国内外将业务流程再造理论应用于人事管理的研究与实践甚少。鉴于人事工作的烦琐与复杂性，借助信息技术手段，本文从业务流程再造理论出发，介绍其定义、特点、原则以及应用于我国高校人事管理的必要性与可能性，并提出具体的实现路径，旨在将其应用于高校人事管理，优化人事业务流程，规范人事信息管理，使人事管理工作增质提效，促进学校内涵式发展。关键词：业务流程再造（BPR）；高等学校；人事管理；科层制；流程；人事管理信息系统一、业务流程再造（BPR）业务流程再造（BPR）是管理学中一个非常重要的理论。业务流程再造是通过对现有业务流程的根本性重构，实现管理成效的显著提升。其中关键词是：根本性（fundamental）、彻底性（radical）、显著性（dramatic）与流程（process）。根本性是指要实现再造。有关企业机构及其运行过程中的根本性问题不容忽视，例如，管理者应该思考企业开展的业务目的何在？企业为什么如此运行？彻底性是指再造是对现有流程的完全性重建。管理者需要思考如何优化每个业务过程。如果特定过程没有实现优化，将会产生什么后果或造成什么影响？显著性强调流程优化再造所取得的改进程度。流程是整个 BPR中最重要的部分，是企业一系列活动的总和。作为管理者，不应该仅仅局限于流程的再造，而是要从整体出发，统筹综合考虑企业机构内外部各种因素，借助信息技术手段，实现业务流程的根本性重建，以此取得改革成效。二、BPR与高校人事管理（一）应用研究现状尽管 BPR 理论在国内外广受关注，但是通过检索国内外数据库，发现 BPR 在高校人事管理中的应用研究甚少。具体结果如下：DOI:10.16645/11-5281/c.2023.12.059PR Magazine 65在中国知网，以 SU=“高校人事管理”AND“业务流程”OR“流程再造”OR“业务过程”OR“业务流程重组”为检索式进行检索，时间截止到 2023 年1月，共得到 31条文献记录。按照发表时间，研究结果统计如下（详见图1）：图1 国内 BPR 在高校人事管理中的应用研究可见，BPR 在高校人事管理中的应用研究仍有欠缺。结合我国高校人事管理现状与问题，BPR 应用于我国高校人事管理极具必要性及可能性。（二）我国高校人事管理现状与问题我国高校实行的是党委领导下的校长负责制，在此体制下，我国高校人事管理制度建立并不断改革发展。2000 年中共中央组织部、人事部、教育部三部门联合下发了 关于深化高等学校人事制度改革的实施意见，以理顺人事管理体制，适应我国高等教育改革和发展的要求。2014 年 2月国务院常务会议审议通过的 事业单位人事管理条例 更是我国运用法治手段推进人事管理制度改革、提高人事管理能力的重要举措。当前，我国大部分高等学校的人事管理模式是传统的层级制，1即学校内设机构一般划分为党政管理职能部门、学院教学单位以及教辅科研单位。党政管理职能部门通常包括党委办公室、校长办公室、组织部、人事处、教务处、科技处、社科处、财务处、资产处、保卫处、信息处等；学院是组织开展教学活动的二级单位，一般是校院两级或校院系三级；教辅科研单位一般指图书馆、档案馆、实验中心以及学校内设研究所等。这种管理模式的特点是：以任务和职能进行分工，职责明确。各部门在职责范围内有序开展工作，可以有效保障高校的正常运行。2例如，人事处负责教师队伍建设与师资管理、校内人事关系调整、工资、社保关系办理等；社科处或科技处负责科研成果的评定；财务处负责学校预决算、工资发放、账单报销等。但是，这种模式在有利的同时也存在一定的弊端，主要体现在各部门各自开展工作，部门间易缺乏及时沟通，从而影响流程的协调性与连贯性。例如，新进教师入职报到后，工资发放、社保缴纳及校内财务系统、教务系统、资产系统、个人图书馆等信息需要及时维护跟进。在当前管理模式下，有些新入职教师会抱怨入职报到完成后后续业务流程进展缓慢，这在一定程度上会影响新入职教师对学校的印象。尤其是当前面临日益激烈的人才竞争，各高校争相以不同形式吸引人才，人才引进手续完成后，后续服务更应该得到保障。（三）BPR应用于人事管理的必要性BPR 是对业务流程的根本性设计与重构，以取得重大改进，且适用范围较广。BPR 不仅可以应用于企业，也可以用于高校管理改革。高校已经开始借助信息技术手段在财务、人力资源、教学与服务等方面开展业务流程再造。在这个改造过程中，管理者应该从整体出发，统筹考虑内外部影响因素，借助信息技术手段，完成流程的根本性重建，达到改革成效。概括来说，内外部因素主要包括组织结构、信息技术、人力资源、业务流程。组织结构是业务流程再造的基础。组织结构指单位内部各部门的组织形式。传统高校人事管理是层级制，一般分为党政管理职能部门、学院为主的教学单位及教辅科研单位，各单位内部又细分为不同的部门。比如人事处一般下设人事科、师资科、档案科、工资科、社保科等。各部门分工明确，从上至下形成了按职责分工的金字塔式结构。3而这种传统人事管理模式的弊端是各部门间缺乏及时有效沟通，影响流程的协调性与连贯性。信息技术是业务流程再造的手段。它的迅猛发展为人事管理改革提供了有利契机。信息技术的发展可以解决部门间信息沟通不畅的问题。借助信息技术，各部门、各单位可以有效协同、高效办公。人力资源是业务流程再造的核心。高校是人才聚集的高地。招好人、用好人、发展好人是高校在复杂的竞争环境中得以发展的关键。当前各高校争相以不同形式吸纳海内外人才，完善人才培育机制，为人才发展提供有利平台，以更好推动学校发展。因此，人事管理改革要以人为本，关注教职工的切身利益与需求，解决教职工最关心、最关注的大小问题，真正维护广大教职工的根本利益，从而促进学校发展。业务流程是整个业务流程再造的关键。4业务流程再造需要优化各项业务流程，思考如何提升管理成效，促进学校发展。以教师入职报到、离校手续流程为例，教师入职报到或离校这两个业务流程涉及的部门单位比较广，包括教师所在单位、人事处、财务处、组织部、工会、资产处、保卫处、教务处、信息处、图书馆等。要实现整个流程的最优化，使参与流程的各部门、各单位间有效联动，缩短时效，提升工作效率。BPR中需要综合考虑的四个内外因素（组织结构、信息技术、人力资源、业务流程）与高校人事管理现状是紧密契合的，符合高校的内涵式发展需求。若在人事管理改革中应用 BPR 理论，实现人事业务流程的最优化，不仅可以规范人事信息管理，更能使人事管理工作增质提效，促进学校内涵式发展。因此，BPR 应用于高校人事管理是非常必要的。三、高校人事管理流程再造的路径BPR 应用于高校人事管理的实现路径是建立在业务流程基础上的人事管理信息系统。5人事管理信息系统以信息技术为手段，以数据为支撑，建立业务模型，优化业务流程，并通过流程不断更新采集数据，建立业务一体化平台，真正实现业务流程的跨科室、跨部门、跨层级的协同办公，提升管理服务效率。人事管理信息系统中常见的业务模块主要有人事管理、师资管理、薪资福利、绩效考核等。人事管理包括报到入职、合同管理、转正定级、校内调动、离校管理、退休办理等；师资管理包括进修访66 国际公关研 究学、学历提升、职称评审、岗位聘任等；薪资福利包括工资发放、社会保险、公积金等；绩效考核分为年度考核、聘期考核、师德师风考核。本文以一名教师从入职到试用期满转正发展过程为例，根据预先设定好的逻辑关系，介绍业务流程图（详见图 2），体现人事管理信息系统在业务规范性、数据准确性以及跨层级协同办公方面的优越性。图 2 新进教师报到入职业务流程图新进人员报到入职的起始环节是个人填报基本资料，主要包括上传个人照片、姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、家庭住址、联系方式、来校时间等基本人事信息以及学习经历、工作经历、培训经历、奖惩信息等子集信息。在每个子集信息填写环节设置上传佐证材料附件按钮，便于审核及后续业务办理。例如，一名教师若有工作经历，则需要上传原工作单位聘用与解除合同证明以及社保缴费记录凭证，工作人员在为其办理后续业务如确定试用期、社保时可直接参照这些附件材料。个人填报基本资料完成后，提交所在单位审核，有问题退回修改，无误后提交人事科审核。审核无误后，录入岗位、试用期基本信息，签订事业单位聘用合同，生成人事通知发送到各职能部门、工资社保科、师资科。各职能部门责任人员可凭此人事通知进行相应业务信息维护。如教务处工作人员可进行相应教务信息维护更新。工资社保科办理起薪及社保业务。师资科收到人事通知后，可掌握最新师资信息。因前期系统内已维护岗位与试用期信息，试用期满后可聘用到相应岗位等级，自动增加相应岗位子集信息，并推送岗位变动通知至工资社保科，进行相应工资调整。由此可见，新进教师报到入职可全部在人事管理信息系统内完成，实现让数据多跑路、教师少跑腿，流程环环相扣，不仅可以为教师提供便利，更能提升管理服务工作效率。四、结束语当前，我国高校普遍采用的是科层制行政组织形式。不可否认，科层制在高校管理中发挥着重要作用，然而，随着信息技术的发展，传统人事管理模式的弊端也日渐显露。最主要的问题在于传统人事管理模式造成部门间缺乏及时有效沟通，从而影响流程的协调性与连贯性。本文从业务流程再造理论出发，论证了其应用于高校人事管理的必要性与可行性，并以新进教师报到入职及试用期转正为例，设计业务流程图，体现人事管理信息系统在业务规范性、数据准确性以及跨层级协同办公方面的优越性，以期将其更广泛应用于人事管理，使人事管理工作增质提效，促进学校内涵式发展。参考文献：1 吕中楠.基于业务流程的高校人事管理信息系统建设J.教育教学论坛,2019(31):45-46.2 吴姗姗.基于信息化建设的高校人事管理业务流程再造与优化J.教育教学论坛,2017(17):10-11.3 葛少卫.高校学科科层制组织管理模式研究J.南京航空航天大学学报(社会科学版),2014,16(4):84-88.4 夏超.双一流背景下的高校人事管理信息化智慧体系研究J.电子技术与软件工程,2018(15):168-169.5 郝媛,王维,高学东.高校人力资源管理信息系统分析与设计J.中国教育信息化,2008(11):50-52.