新时代事业单位档案信息化建设探究_陈昱轩冉.pdf

562023 年第 2 期兰台论坛LANTAI BBS新时代事业单位档案信息化建设探究陈昱轩冉（山东省滨州市惠民县总工会，山东 滨州 251700）摘要：本文论述了新时代事业单位档案管理面临着深化改革的重任，需要在原来信息化档案管理的基础上进一步创新，采取建立档案管理信息化系统等措施，提高档案管理水平和利用效率，如此才能保证事业单位档案管理信息化建设得到全面推进。关键词：事业单位；档案管理；信息化建设 档案管理对于任何一个组织机构来说都是十分重要的，因为它牵扯到了组织机构的技术、人力资源、制度、业务等方面，对后续工作具有可借鉴性。而且一些重要资料如合同、协议等还可以保障单位的合法权益，一些技术或者会议总结类资料可以让组织机构少走弯路，避免损失。事业单位面临着深化改革的重任，需要提高档案管理信息化建设水平，将档案精细化管理、档案高效利用作为目标，抓住信息系统建设、人力资源建设、制度建设等具体抓手，全面构建出具有高抗风险能力的档案信息化管理系统。一、新时代事业单位档案信息化建设的必要性（一）满足社会群众以及其他组织对档案产生的需求事业单位具有公益性质，是以教育、卫生、科技、文化为主要工作内容的机构。这些工作领域和广大群众的利益紧密相关。例如，子女教育、家庭成员的健康、个人工作层面对各类科技技术的需求、社会群众文化活动对文化政策的依赖等。而且随着时代发展，群众对这些领域的信息的需求越来越迫切，需要一个开放的档案信息化管理系统能够提供相应的法规、技术、政策等有关资料。（二）提高事业单位档案工作效率以往的事业单位档案管理工作具有粗放型特点，很多资料、文件滞留在一些环节当中，导致相应的档案不够完整和系统。这也让事业单位相应的工作受到了影响，工作效率不足，在面对社会大众提供服务时存在服务效率低的问题。新时代事业单位因为工作领域不断扩展、服务内容不断增加，产生的各类资料也越来越多，需要有信息化管理系统能够动态收集各类资料，并按照预先设计的标准来筛选资料，最终实现动态立卷和归档。所以建立档案管理信息化系统能够提高事业单位档案管理工作效率，提高事业单位服务对象的使用体验。（三）提高事业单位档案管理工作的安全水平事业单位所从事的教育、文化、科技、卫生等服务内容关乎国计民生，而且一些档案资料中存在大量的用户资料。若是这些资料被不法分子获得，不仅对事业单位业务造成危害，还会给更多用户的信息安全带来很大的威胁。而建设档案管理信息化系统能够有效解决这一问题。二、新时代事业单位档案管理信息化建设面临的机遇（一）信息技术更加成熟进入新世纪之后信息技术不断更新，事业单位档案管理信息化建设迎来很大的机遇。例如，文档一体化管理系统、档案 ERP 系统等，这些都让档案管理模式从传统粗放型向精细化管理转变。而且信息技术水平的改善让档案资料的利用效率得到了提升。另外，档案管理信息化建设提高了档案管理系统稳定性，有效地降低了信息泄露风险。（二）专业人才在不断增加我国档案专业出现较晚，最初于上世纪五十年代中国人民大学建立了档案专修班。历经七十多年发展，档案管理专业在各地大学纷纷出现。而且从毕业后走向来看，主要以国家机关、事业单位、社会企业三者为主，其中前往国家机关的毕业生占比3%，事业单位去向占比 15%，社会企业去向的超过了 50%。随着事业单位改革，档案管理工作要求提升，档案专业应届毕业生在档案管理人员当中的比例在提升。这也充分说明了事业单位人力资源管理在一定程度上对档案管理信息化建设有着积极影响。572023 年第 2 期LANTAI BBS兰台论坛（三）重视度逐步增加中办国办印发了“十四五”全国档案事业发展规划（以下称规划），其中“更新理念、更新方法、更新模式，加快档案管理转型以及智能升级”成为了关键内容，这也给事业单位的档案管理信息化建设提出了新的要求，即事业单位必须要突破人才、制度、技术、观念、资源等约束，去实现信息化建设的质的提升，做到应归尽归，应收尽收。按照规划提出的“档案资源实现共享”这一要求，事业单位要尽所能让档案资源得到最大程度利用，同时需要建立风险评估机制，既能让档案得到高水平利用，还需要拥有高水平保护机制。并且为了保证档案事业的可持续发展，从中央到地方都形成了经费支持政策。三、事业单位档案信息化建设存在的问题（一）档案信息化管理意识有待加强目前，大部分事业单位在信息技术加持下，档案管理工作基本拥有了内部局域网。尤其是在放管服政策下，能够实现不同事业单位之间档案的协调管理。但即便如此信息化管理意识还需加强，这是因为上下级单位或者横向单位之间档案共享水平仍然有限。首先，管理系统不够稳定，一些档案传输存在速度慢的问题。其次，受传统条块化管理思想影响，一些有必要共享的档案并没有共享，这导致了横向单位彼此间业务关联差，面对社会大众不能提供高水平档案服务。（二）档案信息化管理制度有待完善在“互联网+”的大背景下，很多事业单位档案部门虽然安装了一些信息化软硬件，但档案管理效果与国家档案局等上级单位的要求还有很大差距。实际上，实现信息化管理需要匹配相应的管理制度。例如，人力资源制度（招聘、培训、考核、激励）、信息化管理责任制、档案分类制度、档案安全制度等都是必须要考虑在内的。目前，事业单位虽然基本上形成了档案信息化管理架构，但档案管理制度却没有完善，导致了信息化建设的责任无法追溯，不能实现精准考核，全员信息化管理意识差，档案管理信息化建设步伐缓慢。（三）档案信息化平台建设稍显滞后档案管理信息化平台必须具有内外关联的能力。对内可以实现本单位重要档案的共享，保证各类业务能够在充分总结既往数据、经验基础上得到突破；对外则需要和地方档案局等档案部门实现对接，能够及时汇总并移交重要档案，实现事业单位和档案管理部门的动态沟通。除此之外，为了扩大档案利用效率还需要构建共享平台，方便社会大众、社会机构等在平台上注册账号并获取相应的档案。目前，一些事业单位的档案管理信息化平台建设主要功能集中在了内部档案共享上，和档案部门、社会大众的联络差，导致档案汇总、移交、共享工作效率低下。（四）档案信息化管理人才匮乏随着时代发展人才成为了各领域积极争夺的宝贵资源，在这种背景下事业单位也必须要充分重视信息化管理人才的培养工作，需要打破传统人力资源管理模式，能够不拘一格引入专业人才，保证事业单位档案安全管理、共享管理、利用管理的高效性。从分析数据来看，档案专业毕业生前往事业单位从事档案管理的比例较低，大部分人都趋向于前往社会企业任职。这是源于事业单位档案管理并没有受到足够的重视，档案部门人数少而且工作内容单一。这些影响到了事业单位档案部门信息化建设。况且从待遇来看，事业单位档案部门工作人员的待遇不及企业相应岗位。如何破解事业单位人力资源管理困局，引入专业档案管理人才成为提升事业单位档案管理信息化建设水平的关键。（五）人力资源管理比较薄弱事业单位人力资源管理部门在档案管理信息化建设当中具有重要作用。然而因为传统条块化管理思维影响，事业单位人力资源管理缺乏对外的沟通能力，无法了解信息化建设之下档案部门工作内容以及标准，故而无法给出具体的考核指标。况且受一些政策影响，事业单位的对内激励不足，难以调动档案部门工作积极性。在事业单位之间竞争不断加剧的背景下，事业单位人力资源部门如何提高管理水平，有效激励档案管理部门工作积极性，已经成为档案管理信息化建设工作当中不可忽视的一环。四、提升事业单位档案信息化建设的相关建议（一）转变意识，化被动为主动任何工作都需要意识来支配，意识决定行动，并且能够影响到行动结果。所以想要提高事业单位档案管理信息化建设水平，事业单位管理者必须要远离“信息化软硬件=信息化建设”这样的错误思想，需要将信息化软硬件、人力资源管理、制度建设、技术更新、内外部共享等纳入进来，形成一个真正的信息化管理系统。如此才能积极有效地收集单位内外档案资料，并且能够主动收集、分类、立卷、归档以及提高档案利用效率。需要积极地对内贯彻国家的规划，要进一步明确档案管理工作细则，要认识到合理考核、实时激励能够改变档案管理人员的工作态度、行为，提高工作效率。也能够意识到引进专业人才的重要性。地方档案馆要发挥监督指导作用，能够随机抽582023 年第 2 期兰台论坛LANTAI BBS查事业单位档案管理工作，并实时提供相应的培训，要让监督、监管压力向下传导，提升事业单位管理者对档案管理工作的重视程度。关于这点国家档案局早在 2007 年便发过相应的文件，要求地方档案行政管理部门发挥相应的作用。（二）进一步建立和完善档案管理制度 管理制度具有规范性、程序性、指导性，在其作用下可以让有关主体发挥出主观作用。对于事业单位档案管理信息化建设而言，其制度主要有人力资源的招聘、培训、考核、激励；档案安全责任制；档案信息化管理责任制、档案归类管理制度等。为了进一步建立和完善信息化管理制度，需要事业单位领导率领档案管理部门深入研究规划，对其中的信息化管理制度建设形成广泛讨论，明确制度内容、内涵，保证制度的可执行性。例如，需要围绕档案管理信息化建设来调整人力资源当中的招聘标准、培训流程、考核内容以及激励机制，保证人力资源在信息化建设过程中的引导、督促作用；需要围绕信息化建设形成具体的档案收集、筛选、分类、立卷、归档的具体程序；要有档案更新办法以及废旧档案处理办法，保证事业单位档案能够推陈出新；需要联合地方档案馆形成合作机制，确保定期汇总移交档案；要对系统稳定以及安全漏洞等开展定期监测，要对安全管理人员开展必要的考核和激励。只有通过这些详细制度的建设，才能保证信息化建设意识扎根于事业单位内部所有部门以及所有岗位当中。（三）积极建设内外关联的信息化平台目前，适用于事业单位档案管理工作的信息化管理工具有“文档一体化管理系统”“档案 ERP 系统”，这两个工具都具有多种模块，能够连接单位内外，既能保证内部各部门访问档案管理平台，让每一位主体获得相应的档案资料，保证各类业务的有序开展。同时，也能够不断对内收集各部门形成的各类文件资料，并形成筛选机制，保证一些重要数据信息、文件资料分别归纳到相应的类别当中。例如，会议资料、业务数据、行业信息、国家政策等，这些都会有专门的板块对其进行收集、筛选、归类、立卷、归档。而且系统管理员掌握着重要档案管理权限，单位所有部门在未授权情况下，无法获取重要档案资料，保证了档案的安全性。对外该系统又能与档案馆等部门建立合作，能够保证形成的档案资料定期汇总并移交到档案馆，由其来专门管理。另外，分布式档案管理模式也是目前较为高效的信息化管理模式，其将具体的档案保留在档案产生单位，无需档案馆等主体来集中保存。这样的管理方式避免了档案集中管理具有的安全管理风险。而且能够由不同部门来建立窗口来负责输出档案，满足各类主体的档案需求。（四）提高档案信息化管理人才比例在新时代背景下，事业单位必须要提高档案管理的重视程度，需要面对地区内外各大高校的档案管理专业形成人才吸引机制。例如，提供较高薪酬、福利、激励，并提供较好的工作环境。以这样的方式吸引信息化管理人才、信息平台维护人才、现代人力资源管理人才进入到事业单位，提高事业单位档案管理信息化水平。在吸引外来人才的同时，事业单位档案管理部门需要对内加强培训，要让现有档案管理人员具有较高的信息素养、计算机技术，能够保证这些人员正确利用系统功能，提高档案管理的工作效率。（五）提高人力资源管理水平事业单位人力资源管理必须要向战略型人力资源管理模式转变，能够以单位中长期发展规划为依据，不断地分解规划目标，并最终将目标有效地与档案管理工作建立联系，确保档案管理工作具有目标性、计划性、动态性。为了让档案管理部门获得足够的驱动，人力资源部门须认真分析档案管理部门工作内容、工作机制，并形成严密的绩效考核体系和科学的绩效考核指标，让指标发挥出压力，保证压力有效传导，从而提升每一位档案管理人员的工作积极性。值得一提的是，人力资源部门需要了解档案管理部门的心理需求，能够做到人性化管理。事业单位档案管理信息化建设水平的提升，需要管理者在管理意识上发生转变，需要从传统被动收集、分类、立卷、归档等向动态收集、分类、立卷、归档转变，化被动为主动提高档案利用效率。在此基础上要建立起详细的信息化建设制度、建设功能强大的信息化管理平台，以培养信息化管理专业人才，确保各部门联合协作，最终构建起一个动态、科学、严谨、高效的档案管理信息化系统。参考文献 1 侯苏珊.新时代事业单位档案管理信息化建设创新探讨 J.兰台世界,2020(S1).2 邵健峰.新时代事业单位档案管理信息化建设创新探讨 J.新丝路:上旬,2020(08).3 刘新明.事业单位档案管理工作中的创新探究 J.企业文化(中旬刊),2020(03).4 任东.新时代事业单位档案管理信息化建设创新探讨J.中国周刊,2020(04).责编：蒋立民