新时代党政机关档案工作探究_吴凌艳.pdf

892023 年第 2 期LANTAI BBS兰台论坛新时代党政机关档案工作探究吴凌艳（山东省滨州经济技术开发区党政办公室，山东 滨州 256600）摘要：新时代，随着科学技术的不断发展，党政机关应当强化档案管理工作，在此过程中需要加强系统思维的渗透，只有利用系统思维才能够从整体出发抓住关键，原则性地采用有效灵活的方式，推进新时代党政机关档案工作更好地发展。关键词：新时代；系统思维；党政机关；档案管理党和国家一直以来都十分重视档案工作。档案工作作为一项重要的工作，需要不断总结经验教训，正确认识发展规律。近些年，尽管党政机关的档案工作成绩有所提高，然而尚存在一些不合理性，需要机关单位探究分析，追根溯源，促使党政机关档案工作可持续发展。一、系统思维简要概述系统思维即“一种逻辑抽象能力”，也被称作全局观和整体观等，是灵活性和原则性相统一的基本思维方式。通过运用系统思维，能够抓住整体，梳理重点，积极有效地处理事务。世界上存在的物质具有客观性，而客观事物是多方面相互关联、变化发展的有机整体。具体而言，系统思维主要是人们利用系统观点、方法，将事物相互关联的各个要素、功能以及结构进行系统认识的一种思维方式。系统思维方式的核心是整体性原则。这一原则指导人们无论做什么都必须着眼于整体，由整体逐步上升局部，再对局部的一些细枝末节进行仔细的分析，并利用整体和环境相互影响的过程正确了解与掌握整体。在企业领导者或管理者思考与处理问题期间，也应当注重系统思维的重要性，重视整体收益与整体成果，只要有利于整体和全局的发展，就必须合理运用灵活的方法。另外，还需明白什么是系统。早在生物学当中就出现了“生态系统”这一系统学说，生态系统即可以依托自然的力量进行自我完善、不断达到动态平衡的生物链。比如，一个湖泊、一个池塘等。系统思维要求考虑事情要全面，不仅仅是单纯的就事论事，而取决于想要达到什么样的效果、实现目的阶段性过程、优化过程和对未来发展的影响等，这些都需要具备统筹兼顾的思维模式。二、新时代党政机关档案工作的意义党和国家事业的发展离不开档案工作的强力支撑，党政机关档案在社会中发挥着重要的作用，其中包括治国理政等方面的伟大构想，是国家最为宝贵的资源。此外，党政机关档案作为机关内部处理公务的重要历史依据，是档案事业的重要组成部分，围绕机关档案能够使党政机关的实践活动与历史教训更具真实性。新时代背景下，机关单位的档案工作越来越受到重视，各个行业都急切需要完善档案工作体系，档案事业迎来了更好的发展机遇。党政机关档案工作能否符合党中央提出的要求，是否适应社会主义现代化发展的档案工作需要，是党政机关档案人员所面临的重大考验。新时代必将迎来新发展，也必将担当新责任。党政机关档案人员应树立新目标，听从时代的召唤，坚持党中央提出的“学党史、悟思想、办实事、开新局”，并将其充分应用于实践。近几年来，党政机关始终坚持文化自信的思想，寻找自身的职责方向，使其行业特色优势得到充分的发挥，进一步加强了“为党管档、为民服务、为国守史”的历史使命感，并增强了党政机关人员的责任感，有利于促进小康社会的全面建成，积极地为社会贡献力量。三、新时代党政机关档案工作存在的问题（一）党政机关对档案工作缺乏足够重视部分党政机关对于档案工作认识并不彻底，有的只是表面略懂，在进行档案工作时一笔带过，思想方向存在偏离的迹象。过于注重工作的布置和安排却轻视工作的执行，改进措施和工作制度只处于文件、书面、口头阶段，缺少良好的态度。出现问题时对问题的理解和研究并不深入，从而造成问题不断积累，无法有效解决矛盾和问题。部分党政机902023 年第 2 期兰台论坛LANTAI BBS关对于档案工作的开展并没有做好相关准备，导致档案工作无法顺利开展。甚至有的党政机关还出现档案人员不会做、不愿做档案工作的情况，难以保证档案工作的效率和实效性。部分党政机关没有将档案工作纳入季度与年度的工作考核制度中，仅仅把它看作是扣分标准，缺乏硬性管理考核的体系。由于党政机关对档案工作思想认识普遍不足，资金投入有限，导致档案设备设施落后，档案工作流程过于繁琐，管理模式落后。由于缺乏重视，部分党政机关没有设置档案管理这一专业性的岗位，导致档案管理人员难以参与职称的评定，严重影响档案管理人员工作的积极性和主动性，甚至引发档案管理人员的大量流失。（二）党政机关档案管理人员专业素质较低首先，党政机关中最重要且具有管理特色的部门是人力资源管理部门，最早由人力资源部门管理档案。但人力资源部门人员毕竟有限，且并非档案管理专业人员。近些年，尽管在档案管理人才队伍中高学历的人才逐步增加，但是实际具备档案管理工作能力的却少有人在。大多数毕业生缺乏工作经验，专业知识不扎实，同时还缺少一定程度的职业素养和职业精神。此外，部分机关档案人员其工作能力和业务水平较低，缺乏专业的档案知识，知识结构过于单一，不懂得在实际档案工作中灵活变通。其次，党政机关部分档案人员缺乏责任心，常常出现遇事就怕的现象，难以将档案工作细致化，只关注档案的保存、收发、查找、整理等基础环节，缺少档案利用和服务意识。再次，党政机关缺少有效的档案培训机会，即使存在培训的机会，档案人员也缺乏参加培训的意愿，更多的档案人员仍然采用传统的档案管理的工作方式，不愿学习更多的知识来丰富自己，整个档案工作毫无活力可言。最后，党政机关内部员工流动性较大，并且员工的变化速度较快，管理档案工作的领导者也在不断变化，机关内部的档案人员岗位得不到及时的补充，就算在短时间内有人员顶岗，也会出现档案工作断层情况。比如，原来的档案人员或档案领导者与现在的承接人双方没有做好交接工作，并且在交接时突发的工作失误或冲突，导致交接的不充分，就有可能产生“真空地带”，使得档案工作处于被动局面，阻碍了党政机关单位完整的档案体系建设。四、推进新时代党政机关档案工作的系统思维新时代，强化党政机关的档案工作，有利于促进单位的文化、历史资料的保管，同时有利于强化党政机关内部人员对档案工作的认识，使档案工作范围进一步扩大，有效提高档案的利用效率。为确保党政机关档案工作的顺利开展，各级机关部门，尤其是档案部门包括各个科室以及档案人员应不断加强自身的系统思维，联合各部门的各个力量相互配合、相互协调，共同打好合力拳，合力创建良性互动的档案工作氛围，致力于沿着现代化、依法管理、开放创新的道路方向发展，推动党政机关档案工作的发展步伐。（一）将系统思维作为导向，抓好思想认识工作先进、正确的思想能够为人们的行动指引前进的方向。首先，党政机关必须坚持做好档案工作，档案工作的质量高低与机关部门人员的担当是分不开的。党政机关改革后，各级部门的档案工作统一交由党委办公室管理，由党委全面领导机关的档案工作，高度重视档案工作，同时还表现出档案工作的政治特点与政治性质。党政机关各部门人员应当加强思想教育，对档案工作的现实性与历史性深入了解，使机关各部门人员形成强烈的历史使命感与责任感，坚决守护党的历史，学习党的先进思想，开创党政机关发展的新局面。比如，党政机关可以研究加强机关党员干部思想教育意见，突出问题导向，通过“缺什么、抓什么”来采取相关的措施，将理论思想全副武装，改进党政机关的作风。其次，党政机关的档案工作关系到各个部门，涉及到较多领域，机关内部各部门的档案相互影响、相互作用、相互联系，它们构成了有机的整体。党政机关必须在档案工作开始前，就做好相关的准备，为后续的档案整理奠定良好基。比如，机关部门在档案工作开始前应收集相关信息、档案分类标号、梳理档案顺序、归纳整理等，做好必要准备，为后期设备扫描、系统上传等减少不必要的麻烦。另外，党政机关还应当充分利用好档案资源，引入先进的档案设施，并将档案工作纳入年度工作考核中，这样可以极大地调动档案人员的积极性，使其更好地展望未来，实现与党政机关事业的共同发展。（二）抓好党政机关人员综合素养不断推进党政机关档案工作的发展步伐，在这其中发挥着要衔接作用的是机关干部，核心力量则是档案工作队伍的建设。党政机关的档案工作一般业务性较强，而且其管理服务的特性突出。因此，必须抓好党政机关档案人员的综合素养，提高其专业素质水平，创建一支工作能力强、勇于担当、专业水平高的档案队伍。同时，党政机关还需要把档912023 年第 2 期LANTAI BBS兰台论坛案管理模式进行优化，借鉴其他党政机关的档案管理模式，将机关原本守旧的档案管理模式予以剔除。一方面，可以邀请国内档案行业的教授到机关开展知识讲座、座谈会；另一方面，机关可以派遣档案专业人员外出参加培训，开阔眼界、拓展自身的知识面，以此使档案专业人员的现代化操作能力有所提高。除此之外，机关部门还需加强档案人员的自身建设，不仅要学习档案专业技能知识，而且还应对历史学、计算机等方面进行学习，不断提升自身的业务能力和创新能力。比如，党政机关可以周期性组织档案人员开展业务辅导、技术研讨、专题培训及继续教育等活动，利用网络课程形式进行授课。其中，可以增加多种元素以吸引各部门人员积极参与。同时，还应涉及机关档案管理规定档案法等的培训，通过相关的法律条例使档案人员有法可依。（三）抓好党政机关的工作职责首先，党政机关必须利用系统思维，从整体出发进一步完善档案工作的责任制度，确立各部门分层管理的目标，将各部门的职责进行细化，保证每一位员工都包岗到位。其次，党政机关档案工作必须设立一位主要领导者或管理者，且其具有工作稳定性、经验性，由其进行统筹协调、分级建档。此外，还需建立点面结合、逐级职责的档案管理体系，优化档案管理机构的网络结构，形成机关各级部门齐抓共管的档案新局面，并持续强化档案工作的领导。最后，党政机关要想维持机关人员的稳定性，还必须制定档案人才养成方案，实行人才梯队发展战略，保证人员的不断档、不断岗，提升机关档案人员的整体工作水平，努力构建新时代档案事业的新格局。（四）抓好党政机关的工作实效党政机关应充分运用系统思维，充分发挥主观能动性，转变思维方式，从而发挥党政机关的实效性。首先，党政机关必须对档案质量严格把控，仔细对档案文件进行整理，避免档案资料缺失，保证档案的规范性、科学性和完整性。同时党政机关还应当控制好档案保密管理，保证档案的安全与真实，杜绝出现泄露机密的情况。其次，档案工作本身就是细致工作，需要机关档案人员反复核对，认真检查，在档案文件入馆前，坚决杜绝重复文件立卷和重复进馆等情况的发生。对此，党政机关必须及时集中检查自身档案，对毫无利用意义和存档价值的档案进行去除。最后，党政机关应强化自身的档案资源的挖掘和再利用，对某些具有保存价值的档案进行编研，不断提升整体档案质量。此外，针对一些入馆的档案，要根据国家规定的档案移交方面的准则，有计划地将档案移交入馆。在进行档案移交的过程中，需要同步移交相应的编研结果和检索工具，将档案移交工作做到尽善尽美，严防错项与漏项等问题。（五）抓好党政机关的合力性不断强化系统思维，并将系统思维贯穿于党政机关档案工作的始终，进行一系列的分类指导，合力共进，系统延伸。首先，统一由党委办公室领导，在条件允许的情况下，召开党政机关档案工作的联合会议，使机关人员清楚档案工作的具体工作内容以及推动进度，共同探讨机关内部档案工作中存在的问题，逐层实行到位。其次，党政机关部门档案人员应变革监督方式，并创建档案监管平台，建立健全线上监管工作体制机制，强化党政机关数字档案评估工作环节，更好地推进党政机关档案工作的发展进程。比如，党政机关可以建立评估小组，或者设立档案监督部门，针对档案工作整个工作流程举办与之相关的专题活动。还可以进行市场问卷调查，利用线上线下相结合的模式收集档案评价方面的信息，而后对收集到的信息进行评价。机关内部各成员需进行开会讨论分析，集思广益，并做好调查后的反馈工作。针对调查过程中发现的问题，档案工作人员要及时做出改进措施，在改进的过程中如果遇到阻碍可以与评估小组进行协商共同解决问题。系统思维的应用，有利于强化机关内部人员对档案工作的认识，有利于新时代推进党政机关档案工作的发展。党政机关可以将系统思维作为导向，以此指明档案工作的前进方向，切实抓好思想认识工作，明确党政机关档案人员的工作职责，共同打好合力拳，构成档案人员与机关发展的命运共同体。参考文献 1 李刚.强化系统思维推进新时代党政机关档案工作 J.陕西档案,2020(05).2 徐琳,朱婵玲.系统视角下党政领导干部结构性管理探究 J.河海大学学报(哲学社会科学版),2019(06).3 张慧敏.加强新时代档案工作“三个体系”建设的思考 J.兰台内外,2021(30).4 刘珂,戴柏清,严春梅.需求、原则与趋向：民国档案整理工作研究 J.北京档案,2021(11).责编：蒋立民