试论建筑工程档案验收工作_牟俭.pdf

1192023 年第 2 期LANTAI BBS兰台论坛试论建筑工程档案验收工作牟俭（辽宁省阜新市清河门区城乡建设服务中心，辽宁 阜新 123006）摘要：本文从建筑工程档案验收环节入手，指出在建筑工程档案验收工作新规颁布后各项工作在开展中出现的问题，并结合建筑工程档案管理基本流程要求给出优化对策，以期为建筑行业的规范化管理奠定基础。关键词：建筑工程；档案验收；优化对策目前，国务院办公厅已经就建筑工程档案验收工作作出新规定，发布了关于全面开展工程建设项目审批制度改革的实施意见，这对于规范建筑工程档案验收流程和标准都起到了积极的促进作用。因此，为确保建筑工程档案竣工验收阶段工作的效率，要在深刻解读文件内容的基础上，针对所面临的问题细致制定优化对策，从而达成质量控制和效益提升的目标。一、建筑工程档案验收工作的基本流程在改革意见下发之前，建筑工程档案验收需要在申请预验收得到通过的答复进入专项验收后方可完成。而在改革后，验收流程有所变化，不再设置前置条件，将竣工验收备案取消，采取联合验收的方式向住建部门提交申请，并递交有关材料，住建部门人员采用并联办理的方式对档案进行验收，从而就其中不满足质量规范的条目出具整改意见。建筑单位要在时限内将错误和不当之处整改，再次交由住建部门审查，只有在通过验收后才能将意见表发放，以此完成整个验收工作。通过对当前档案验收工作流程来看，整个过程更为简化，省去了多次出具意见书的环节，住建部门和城建档案馆人员的工作量大幅下降，体现了高效工作的理念。在精简化的审批要求下，建筑单位区别于改革前需在取得档案认可后才能开展验收工作的模式，可直接验收，这就为各单位准备材料和回归本职工作奠定了基础，提升了同步作业的水平。但由于改革文件颁布的时间较短，企业和住建部门在熟悉其中的内容方面仍有可提升的空间，并且在其他因素的影响下，档案验收仍旧存在诸多问题需要予以解决。二、建筑工程档案验收工作存在的问题（一）制度保障有待加强随着改革的不断深化，在发布相关文件后，部分企业积极响应，改变了验收的准备工作，但因文件中部分规定与已经施行的地方性法律法规中的条款相悖，这就使得企业和住建部门在确定标准方面十分犹豫，无法保证各项工作的顺利开展。例如，在城市建设档案管理规定中删除了第九条的内容，并将第八条中关于城建档案馆的要求变更为依据联合验收办法施行，部分企业并未及时更新验收信息，导致没能在竣工验收备案办理环节递交有关文件，如此将无法核查档案真实性。国家政策在落实的过程中，要经过完善和协调后才能全面作用于所规定的行业中，因此在尚未完全发挥作用前会因地方性法律法规未作规定亦或是规定不一致等带来政策冲突的问题，住建部门处理依据难以确定，如此将会导致验收过程的繁琐和不便。由此可见，政策颁布并非改革的终点，建筑行业能够准确应用并提升验收效率才能真正有效落实此项政策。（二）办结时限难以保证经过改革后，取消了原档案预验收的环节，档案文件的质量难以管控，文件不合规、材料不完整的情况屡见不鲜，多次退回整改耗费的时间过长，业主单位将审批的跨度拉长。具体而言，在联合验收过程中，容易出现整体性缺失的问题，业主单位和住建部门间并未形成良好的沟通机制，所形成的档案不具备完整性，造成多个单位递交一份档案的不良影响。施工单位和建设单位所递交的材料不同，分别提供施工图和工程竣工文件，但因沟通不畅在同一进馆文件中出现档号不同的情况，这会使得住建部门无法系统管理建筑工程档案。除此以外，有些建筑单位分工不明确，在联合递送前并未对文件的数量和种类进行详细的筛查，并且在单位间沟通时会遗失部分文件，阻碍资料入库，带来不必要的麻烦。建筑工程档案所包含的文1202023 年第 2 期兰台论坛LANTAI BBS件资料众多，数量十分庞大，建筑项目从准备阶段到最终的验收过程会产生大量的信息和数据，以上内容都需要对其进行组卷整理，对比其他专项验收的事项，开展此类验收工作会使得工作量激增，如若没能在初次递交材料时将文件整理完全，将会带来更为繁重的资料整合任务。一些单位在准备环节，对归档文件的规范性要求认知不清，所提供的资料和文件不符合归档标准，因此会出现联合验收单位多次向住建部门提交材料的情况，整个审批所耗费的时间过长，难以保证效率，同时也不利于住建部门的阶段性考核。（三）内容真实性无法保证内容真实无法保证主要是因为以下几点：1.环节多，数据量大。在建设环节要经过设计、勘探、施工、监理等步骤，每个步骤的责任主体不同，其所负责的范围也难以作细致的划分，这就导致在记录和整理文件时，因自身对文件标准和格式等认识不清提供不合规的文件的问题产生，无法保证内容的真实性。2.档案管理人员素质有待提升。在改革前部分单位对档案验收存在依赖心理，认为在整个过程中都能按部就班的依照审批部门的意见将文件多次优化，最终均能验收合格，由此产生惰性心理。而单位领导人员对于改革后的变化了解不深，不重视档案管理工作，没能将其纳入到日常工作系统中，监管失位。以上原因都会制约档案内容的真实性，并且部分档案管理人员的专业素养不高，对于细节的把控仍有进步空间，加重了档案内容真实性不高问题的影响程度。3.档案馆介入时间短。在联合单位将相关材料递交后城建档案馆才开始发挥作用，因此缺少对前期准备环节的动态监督，没能形成全过程指导的机制，这就使得一些单位在自身理解不当的基础上难以形成规范化的文件形式，如此便无法提供更具备真实性和规范性档案。（四）信息化水平较低我国信息时代的到来为各行业指明了发展方向，建筑行业顺应形势开展线上审批工作，有助于精简验收流程，实施闭环管理。但由于各单位人员素质参差不齐，对于档案管理的信息化转变尚未适应，这就使得工程项目无法实现全过程管理，部门间仍然使用不同的图纸。电子信息化作为一种区别于传统验收的模式，需要部门间将成果共享。但实际收效甚微，有些部门缺乏实时归集和安全隐患控制的意识，没能将成果应用，导致信息化的普及仍旧有一段长路要走。我国在对信息化档案进行管理时，出台的法律条文暂时无法规范电子档案。基于档案本身的特质，要想发挥出价值应当出具法律凭证，将其作为原始记录，才能在后续的验收中凸显实效。但缺乏法律保护的电子档案会在交由档案馆后难以及时归档，档案馆工作人员对电子文件的可信度存疑，因此档案信息化转变并非一蹴而就，仍需要在法律作细致规定后才能快速推进。除此以外，信息化档案的安全问题也值得关注。电子档案在计算机或者硬盘中存储，其中涉及到企业机密，一旦泄漏将对企业甚至是整个建筑市场带来不可挽回的损失，这在一定程度上抑制了各企业将电子档案作为验收主要材料的进程，为避免在传输中信息被篡改或者泄漏，企业放弃了信息化模式。大量的纸质文件在存放和运输中都会耗费大量的资源，这并不符合资源利用最大化的理念。三、建筑工程档案验收工作的优化对策（一）细化验收法律法规细化验收法律法规要按照废除、出台和完善三步走的战略，为建筑工程档案验收提供法律保障。首先，要废除与当前验收规定相悖的落后标准，定位过去的法律中与现行法律间矛盾的部分，剔除矛盾条款，缓解法规间的冲突，依据目前的革新形式，将各单位在验收中所起到的作用和应负责任予以细致规定，保证权利和义务双向制约，明确主体责任。如此，各单位要从人员结构和基本制度出发，衡量是否需要破除与现行法律相违背的规定，及时调整人员结构和制度，设计配套的管理机制，以此为验收机制的生成做好铺垫。其次，要针对企业和住建部门所反映的问题出台适配的法律法规，根据联合验收的内涵，细化实施标准和流程，从而为各部门协调工作提供法律保障。为解决时限过长的问题，要向全社会说明档案提交和更改的次数和时限，要求参加验收的各单位要在时限内提交具备真实反应项目建设情况的文件，同时说明造假和篡改记录应负的法律责任，警醒建筑行业人员要规范自身行为，提升档案资料的真实性。目前，厦门等城市已经就关于全面开展工程建设项目审批制度改革的实施意见出台了对应的补充说明和实施方案，其中明确了在资料审批环节的节点时间、申请提交的方式和材料的基本格式等，便于企业有关人员结合细则调整内容，节约了审批的时间。最后，要契合信息化社会构建的理念，在现有法律中加入与电子档案相关的内容，规定电子档案与纸质文件具备同样的法律效力，各单位不得以任何理由拒绝接收。如此将为企业和住建部门节省大量的资料整理和储存的时间，档案管理机构也可顺利接收电子文件，消除顾虑，确保各项工作开展的更为顺利。1212023 年第 2 期LANTAI BBS兰台论坛（二）划定验收基本职责经过革新后的验收工作在流程上省去了预验收的环节，这并不意味着各单位只需等待最终检验即可，而是要在明确自身权责的基础上扮演好相应的角色，为建筑档案项目审批服务。在建筑档案验收的全过程，监理、施工和建设单位都发挥着相应的作用，只有部门间和单位间相互配合，及时沟通才能真正意义上对质量负责。在处理原始文件中，要根据法律规定的责任归属确定每个部门应当提供的资料。由于建筑工程项目工期较长、任务繁重，因此可能会出现互相推诿的情况。因此，在文件记录前期应当制定签字制度，对于负责某个部分的责任人要在细致检查文件内容后签字，签字后如若后续出现问题可及时溯源。档案资料保存时也要连同委托书一并保管，并且在发现有误后，标注修改的时间，责任人亲自盖章后进行存储。在归档环节，要将原件、复印件、补充文件等一并存储，保证在移交给其他单位时文件的完整性。建筑单位要将责任细化到个人，形成系统的人员管理机制，精简每个部门的工作内容，根据每个部门人员的特点和所负责的项目说明应负的责任，确保部门人员提高责任意识，发挥本职工作的效能。（三）强化动态监管动态监管要求各单位主动在事中对档案信息进行管理，追踪文件的来源和去向，对文件信息的产生有精准的把控。因此，在实际开展动态监管的工作中，要尽量靠前服务立项用地许可，借助小组机制针对在前期准备环节遇到困难的单位及时予以指导，凸显靠前服务对档案验收的价值。为确保信息的完整和真实性，城建档案馆要形成跟踪机制，监管文件的生成环节，对于存在问题的部分要及时与有关部门取得联系，说明其中不合规的内容，真正做到在事中消除影响真实性的要素。为保证事中监管有据可依，有关部门要就文件的格式、内容和合格证等做出明确的规定，发布档案编写标准，以此提醒各单位在制作竣工表格时衡量是否与规范相符。由于不同的项目所处的环境和建设目的不同，所使用的表格也存在着差异，行政部门对此要予以规范，尽量使用统一的表格，如此在企业间互通信息的过程中避免因差异化带来不必要的工作，便于文件的编辑。施工材料的记录作为验收中的必要项目，所包含的信息也较为重要，加强动态监管要对材料的进场、使用和测试等提出相应的记录标准，要求记录人员按照所给出的标准将合格证、实验报告、测试结果整理成册，在后续的报验环节提供详尽的原始资料。相关人员的素质对动态监管效果所起到的作用非常关键，实际工作中要加强对人员意识和专业素养的培训。要开展定期的培训与考核活动，要求技术人员、管理人员就现行的法律有深入的认识，能够依据法律法规界定资料和文件的合规性，并能够在日常工作中就档案资料内容快速给出优化意见，保证归档的完整性。在专业素养提升方面，可以聘请高精尖人才，通过引入专业化的人才为现有的人员展开培训，传授当下创新信息，并指导其他人员准确使用信息化设备，使其紧跟行业发展步伐，提升专业能力。（四）提升信息化水平要想在建筑档案验收中融入信息化的要素，应当从保证信息安全出发。立足于此，技术人员要设计核心数据保护软件或系统，防止信息泄露和被篡改，必要时加入水印技术，当文件在打开后即加好水印，提升传输通道的安全水平。采用加密处理技术，降低风险，提升电子档案的抗风险能力。要设计开发可信电子文件库，在库中对文库和电子证照的应用范围予以拓展，归集电子档案和资料。登录平台后要经过认证才可对文件进行修改和利用，充分借助共享复用的手段支持项目电子文件和数据。在设计中要涵盖可信服务、统一集成服务、共享应用服务、电子文件目标管理、电子文件管理、文档归档管理、文件主题库，通过子系统的共同作用，确保数据收集和存储的安全等级。可信服务是整个系统的核心，其遵从“一人一档、一企一档”的要求，采集文件、管理版本和格式、登记和移交文件，实现文件转版和鉴定处置的目标。随着技术的不断进步与发展，建筑领域的信息化水平逐渐提高，各企业应当走信息化道路，转换建筑工程档案验收工作的模式，设计制作内部共享信息库，定期更新数据库内容，对内部员工开放。负责人在审批文件时，要求员工将批量上传，而后批量审阅，就检测报告等存在的问题一一给出批复，保证工作的高效性。参考文献 1 葛松琰,朱毅.建筑工程档案管理浅析 J.城建档案,2021(08).2 龚伟卫.新时期建设工程档案验收移交工作的要义 J.城建档案,2021(09).3 刘鸿健,汪琦钦.建设工程档案验收问题及对策研究基于工程建设项目审批制度改革背景 J.福建建筑,2021(10).4 宋莎.老旧小区改造提升对建筑工程档案管理提出的挑战及对策分析 J.住宅与房地产,2021(19).责编：蒋立民