银行出纳机具管理实施细则.doc

xx银行出纳机具管理实施细则

第一章 总则
第一条 为规范全行出纳机具的管理和使用，防范柜台业务操作风险，根据《xx银行固定资产管理办法》及银行会计、出纳管理相关制度规定，制定本实施细则。
第二条 本实施细则所称出纳机具是指银行会计人员在办理支付结算、现金出纳等业务中直接使用的辅助性专门机具或设备。
第三条 全行出纳机具的购置、使用、维护、保管和处置适用本实施细则。出纳机具的价值管理按总行有关财务管理制度执行。

第二章 职责分工
第四条 出纳机具管理主要涉及总行会计结算部、办公室、计划财务部以及各分支机构，各部门及机构根据职责分工做好各自相关工作。
第五条 总行会计结算部作为全行出纳机具的归口管理部门，包括但不限于以下主要职责：
（一）负责制定全行出纳机具的管理制度。
（二）配合总行办公室开展出纳机具供应商入围招标工作。
（三）统筹编制、调整全行出纳机具年度预算草案。
（四）审批全行出纳机具的采购申请。
（五）协助总行计划财务部审核出纳机具的报废申请。
（六）协调、监督出纳机具供应商的供货和售后服务工作。
（七）组织出纳机具的技术培训和统计调查。
第六条 总行办公室作为全行出纳机具的采购管理部门，包括但不限于以下主要职责：
（一）牵头负责出纳机具供应商入围招标工作。
（二）协助总行会计结算部审核全行出纳机具的采购申请。
第七条 总行计划财务部作为全行出纳机具的价值管理部门，包括但不限于以下主要职责：
（一）审批全行出纳机具的报废申请。
（二）协助总行会计结算部审核全行出纳机具的采购申请。
（三）审核出纳机具年度预算，分析、控制、监督预算执行情况。
（四）负责出纳机具的价值核算与计量。
第八条 各分行包括但不限于以下主要职责：
（一）负责编制辖内出纳机具年度预算草案，并统筹执行。
（二）负责辖内出纳机具购置和处置的申请和落实。
（三）定期开展辖内出纳机具的盘点、检查工作。
（四）配合总行归口管理部门开展出纳机具管理的其他工作。
第九条 各支行作为出纳机具的使用部门，包括但不限于以下主要职责：
（一）负责编制本单位出纳机具预算草案，报分行初审。
（二）负责本单位出纳机具购置和处置的申请、落实以及实物管理。
（三）及时更新出纳机具管理系统中本单位的出纳机具信息。
（四）指导出纳机具使用人正确使用、维护和保管出纳机具。
（五）配合总行和分行开展出纳机具管理的其它工作。
第十条 各单位应设置出纳机具管理岗，配备兼职出纳机具专管员，负责在部门负责人的指导下履行本单位出纳机具管理职责。

第三章 出纳机具预算管理
第十一条 出纳机具实行年度预算管理。编制依据包括：
（一）业务发展规划和运营需要；
（二）现有出纳机具配置情况，包括机具数量、结构、使用年限、性能状况等；
（三）总行出纳机具配置指引；
（四）外部最新监管政策。
第十二条 总行会计结算部根据分行上报，审定全行出纳机具年度预算。对不符合预算编制要求的，反馈至原编制机构重新编制。审核通过后汇总形成全行出纳机具年度预算草案，报总行计划财务部审批。
第十三条 出纳机具预算经总行批准后，作为年度内出纳机具管理的依据之一。预算当年有效，不得跨年使用。
第十四条 分行应监控辖内出纳机具预算执行情况，每季初15日前向总行会计结算部报送上季预算执行情况。

第四章 出纳机具的购置
第十五条 分行应在年度预算范围内，合理安排出纳机具购置进度。
第十六条 购置申请。分行根据辖内使用单位的需要，向总行提出购置申请，说明申请购置出纳机具的种类、型号和数量，该使用单位现有同类机具的使用情况以及增加配置的原因等。
第十七条 审核批复。总行依据机具年度预算和相关规定审核购置申请，审核同意的予以批复。
第十八条 订购。使用单位根据总行批复向总行指定供应商发出订单。未按批复采购的，机具支出不得在营运费用中列支。
第十九条 登记入库。使用单位应按照固定资产实物管理要求对验收合格的出纳机具办理入库手续，填写《xx银行出纳机具基本信息表》（附1）交分行汇总后报送至总行会计结算部。
第二十条 分行因特殊情况需预算外申请购置出纳机具的，应按预算外财务审批流程逐级报批。

第五章 出纳机具的使用与维护保养
第二十一条 使用单位部门负责人根据岗位职责指定出纳机具使用人。
第二十二条 出纳机具的购入、领取、使用、交接、调拨、报损、报废和对外处置应登记出纳机具管理系统和实物卡片，日常交接由部门负责人监交。
第二十三条 出纳机具由使用人负责日常维护保养。多人轮班共用的出纳机具由使用人共同维护保养，公用的出纳机具由使用单位指定人员维护保养。
第二十四条 出纳机具如不能实现任一单项基本功能，应暂停使用。不能正常使用的出纳机具应及时联系供应商咨询或维修。使用单位应配合供应商开展出纳机具例行巡检、维护和保养；依据售后服务标准对其售后服务进行监督和记录；填写《xx银行出纳机具维护情况登记簿》（附2）。供应商如有违约行为的，应及时向分行直至总行报告。
第二十五条 正常操作的情况下，如供应商供应的产品、提供的服务不符合协议规定，使用单位应及时联系供应商确认并按协议要求赔付。与供应商发生任何纠纷的，使用单位应及时向分行直至总行报告。
第二十六条 使用单位应按年编制后评价报告，对各出纳机具的质量、性能和供应商售后服务作出客观评价，于每年1月15日前交分行汇总。分行汇总、分析后，于1月25日前将上年机具使用后评价报告报送至总行会计结算部。
第二十七条 未经总行批准，使用单位不得擅自采购、试用、调拨出纳机具，不得对外出借、出租、捐赠、出售出纳机具。

第六章 出纳机具的停用、报废与销毁
第二十八条 因机构撤并、歇业、业务停办等原因停用的出纳机具，可用的应转移至新机构继续使用，富余的经总行批准后由分行调拨使用。调拨时须填写《固定资产调拨单》（附3），办理调拨手续。
第二十九条 分行和使用单位应每年至少开展一次出纳机具的清理工作，对不能继续使用且符合报废规定的出纳机具进行报废。
第三十条 出纳机具的报废是出纳机具全周期管理的最后一个环节。出纳机具报废应具备下列条件之一：
（一）因折旧年限已满或使用年限超过5年，不能正常使用的。
（二）因损坏严重已无法修复或修理费已接近或超过新购同类出纳机具价格而废弃的。
（三）因业务发展，有文件明确不再使用的。
第三十一条 出纳机具的报废按《xx银行固定资产管理办法》和《xx银行固定资产处置操作规定》执行，按规定权限报批。
第三十二条 安全涉密类出纳机具（如验印平台及其加密狗、身份证阅读终端、磁码机）获批报废后，使用单位应与机具供应商签署《报废出纳机具回收协议》（附4），交由供应商回收报废。
非安全涉密类出纳机具（如点钞机、捆钞机），使用单位应通过竞卖方式最大限度的提高残值回收率。残值回收的资金按我行相关财务制度报账。
第三十三条 《xx银行出纳机具维护情况登记簿》、《报废出纳机具回收协议》、《固定资产调拨单》等资料须专夹保管、按年装订、次年归档。保管期限为5年。保管期限到期，机具尚未提足折旧、报废、清理的，保管期限延长至提足折旧、报废、清理后5年。

第七章 出纳机具的检查与监督
第三十四条 使用单位应加强对本单位出纳机具的核查工作，每季度至少核查一次。
第三十五条 分行在编制下一年度预算前应组织一次辖内出纳机具全面的检查工作。检查核对的主要内容包括：实物与登记簿、出纳机具管理系统、财务管理系统核对是否相符，实物运行情况是否良好，岗位分工与实际保管人是否相符，是否已到报废期限等。
第三十六条 各级行有以下违规情形的，总行将通报批评，扣减分行月度考核得分。
（一）未按批复采购出纳机具的；
（二）未按要求支付款项的；
（三）出纳机具管理系统信息填报有误，影响总行统计分析的；
（四）未及时上报供应商违约行为的；
（五）私自泄露我行采购价格等重要信息的；
（六）其他有碍维护我行正常权益的行为。
第三十七条 对违反本实施细则的行为，按照《xx银行员工违规行为处理办法》对有关责任人进行问责和处罚。

第八章 附则
第三十八条 本实施细则由总行负责解释、修订。
第三十九条 本实施细则自印发之日起执行。

附：1、xx银行出纳机具基本信息表
2、xx银行出纳机具维护情况登记簿
3、固定资产调拨单
4、报废出纳机具回收协议

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