财务软件使用手册样本.doc

第二章 通用财务管理系统通用财务管理系统软件是一套集成了帐务、报表、工资、固定资产等系统于一体财务管理系统。系统含有操作简单、功效实用强大、界面清新易懂、所见即所得特点。现有世纪七版、世纪八版、世纪九版、MP4版、会计宝贝共五个版本。会计宝贝首创自编数据库，不需安装。程序精悍灵巧，除了能够装在U盘移动使用外，还能支持局域网、远程网共享，功效齐全结构严谨，集十余年财务软件开发经验之大成，是革命性新产品。以下是各个版本功效比较：功 能世纪七版世纪八版/MP4版世纪九版会计宝贝凭证种类一个（记帐凭证）四种（记帐凭证、收款凭证、付款凭证、转帐凭证）四种四种总帐有有有有现金日志帐有有有有银行存款日志帐有有有有数量金额明细帐有有有有外币金额明细帐有有有有三栏式明细帐有有有有多栏式明细帐有有有有项目、部门、职员多栏帐无无无有科目余额表无有有有试算平衡表有有有有资产负债表有有有有损益表有有有有现金流量表（代码法）无有有有出纳无无有有工资有有有有固定资产有有有有三栏帐按科目连续打印无有有有功 能世纪七版世纪八版/MP4版世纪九版会计宝贝三栏帐连续打印指定到几级科目无无无有套打支票、设计打印多种票据无无无有帐套模板无有有有修改帐套名称、单位名称无有有有修改开帐期间、凭证种类无有有有套打凭证无有有有凭证模板无无有有自动外币凭证无无无有凭证输入时，快查科目数据无无有有快查科目代码无无无有凭证导入和导出无无有有凭证、帐薄自由设计无无无有帐簿输出至Excel无无有有一键导出帐薄、报表无无无有定义会计期间包含月份数无无无有装在U盘无有（MP4）无有局域网络共享无无有有远程网络共享无无无有一系统初始化1.1 帐套管理开启本系统后，第一个出现为“帐套管理”对话框。利用该对话框上功效按钮，实现打开帐套、新建帐套、备份帐套和删除帐套等管理操作。1.1.1 打开帐套打开一个已经存在帐套。首先，在左边列表框中，用鼠标选择一个帐套名称，再按右边“打开帐套”功效按钮，系统出现操作员身份确定对话框，输入用户名和密码，然后按“确定”按钮。帐套打开后，系统初始化相关内容，然后出现系统主界面，界面左边显示八个主模块：期初、凭证、帐薄、报表、工资、固定资产、期末、系统维护及其它，单击其中某一模块，在窗口右边显示其相关功效（简称功效窗口）。1.1.2 新建帐套建立一个新帐套，新建帐套数量本系统没有限制。第一步：输入帐套名称、用户单位名称，选择开帐日期。凭证种类选择（世纪八版以上版本）：一个（记帐凭证）或三种（收款、付款、转帐凭证）。假如要从其它帐套导入，选择“导入帐套”按钮。第二步：输入记帐本位币符号和名称，选择各级科目标长度)。会计科目标级数最多可达6级，但代码总长度不超出15个字符。第三步：输入系统管理员名称和密码（提醒：记住密码），假如在“会计科目按新财务制度（实施）预设”处打勾，新帐套会计科目将自动按新会计制度设置。假如以上三步均完成，选择“创建帐套”按钮。导入帐套：选择一个已存在帐套，输入该帐套管理员名称和密码，然后选择“创建帐套”按钮。1.1.3 帐套备份和恢复帐套数据要立即备份，避免因为病毒、硬盘损坏等原因造成数据丢失。备份有两种方法：点击备份帐套按扭，系统弹出帐套备份和恢复窗口（图2-1所表示）。在左边选择一个帐套，在右边选择驱动器和目录，然后按“数据备份”按钮即可。帐套恢复：在右边选择存在备份文件驱动器和目录，然后按“数据恢复”按钮。启用系统自动备份：在左边选择一个帐套，然后点击“启用系统自动备份”按扭，弹出自动备份窗口，您依据自己需要选择一个日期备份，点击启用备份即可。注意：系统自动产生该帐套最近5个不一样日期有效操作备份，假如该帐套被删除，则自动备份也一并被删除。所以，删除帐套前一定要留多个有效备份，不然后果不堪设想。图2-1 帐套备份和恢复MP4版安装在U盘或MP4里后会自动生成“FinData”文件夹，内装有帐套数据文件“帐套名.wxh”和自动备份文件夹“backup”，用户做备份时可直接复制“FinData”文件夹，帐套数据文件必需存放在“FinData”文件夹里，不能够随意更改文件夹名称。1.1.4 删除帐套删除已经存在帐套。在左边帐套列表框中，用鼠标选择一个帐套名，按右边“删除帐套”按钮（注：只有该帐套系统管理员才能删除该帐套）。删除帐套后，和该帐套相关日志、自动备份等，也一并被删除。所以，在确定删除帐套前，一定要慎重，为了保险起见，最好留几套手工备份。1.2 会计科目系统科目在旧会计制度基础上加入了1月1日开始实施新会计制度，用户在新建帐套时候能够自行选择。会计科目是对会计具体核实内容分类，它是帐务处理关键基础。第一次使用本系统时，一定要设置好会计科目。通常情况下，系统在使用前，应将科目设置完成，使用过程中最好少作修改。在单击期初“会计科目”后，系统出现图2-2所表示科目设置对话框。该对话框左边，列出了已经存在科目，经过右边功效按钮，能够进行增加科目、修改科目、删除科目、导出科目等工作。图2-2 会计科目设置对话框1.2.1增加同级科目单击会计科目对话框右边“增加同级科目”按钮，系统出现科目定义对话框，图2-3所表示。在该对话框内，输入科目代码、名称，选择余额方向，选择辅助核实项目，选择帐簿格式。 图2-3 科目定义对话框在辅助核实项目选择中，有结算、商品、往来单位、外币、项目、部门、职员、现金流量（世纪八版以上版本）八个复选框。假如是银行存款等科目，需要录入结算方法和结算号，选择“结算”；假如是原材料、产成品等需要核实数量科目，选择“商品”（商品汇总表和明细表要表现出来必需选择该项）；假如是需要核实外币科目，选择“外币”（外币金额明细帐要表现出来必需选择该项）；对于应收、应付等需要对往来单位进行核实，选择“往来单位”（往来帐汇总表和明细表要表现出来必需选择该项）；需要对项目进行核实，选择“项目”（项目汇总表和明细表要表现出来必需选择该项）；需要对部门进行核实，选择“部门”（ 部门汇总表和明细表要表现出来必需选择该项）；需要对职员进行核实，选择“职员”（ 职员汇总表和明细表要表现出来必需选择该项）；需要对现金流量进行核实，选择“现金流量”（现金流量表要表现出来必需选择该项）。这些辅助核实项目标具体内容在凭证录入时输入。对于帐簿格式，系统默认有多个，如总帐、现金日志帐、银行存款日志帐、数量金额明细帐、外币金额明细帐等，这些格式不需要指定。只有多栏式明细帐，需要在科目定义中设置。对多栏帐约定为：该科目下须设有多个明细科目，每一个明细科目作为多栏帐某一栏（具体内容参看帐簿章节）。1.2.2 增加下级科目单击会计科目对话框右边“增加下级科目”按钮，系统出现科目定义对话框，输入科目代码、名称，选择余额方向，选择辅助核实项目，选择帐簿格式，确定后，所定义科目作为选定科目标下级科目加入科目表中。1.2.3 修改在会计科目对话框中，用鼠标选择某一科目，单击右边“修改”按钮，系统出现科目定义对话框，修改相关内容。1.2.4 删除在会计科目对话框中，用鼠标选择某一科目，单击右边“删除”按钮，系统出现提醒信息，确定是否删除，假如确定，系统将删除该科目。假如要删除一个多级科目，删除必需从最下级科目开始。对于系统已经使用科目，不许可删除。要想删除已经使用会计科目，首先必需删除使用过该科目标凭证，然后清空垃圾箱即可。1.2.5 导出导出会计科目。该项功效是专门供通用进销存获取通用财务会计科目用。具体方法为：将会计科目以一个文件形式导出至硬盘或软盘上，再打开通用进销存软件，导入这个会计科目文件。1.3 辅助核实项目设置1.3.1 外币用来定义外币代码、名称、汇率。外币设置窗口中，左上角有三个功效按钮：增加、删除、关闭。假如要增加外币，单击左上角“增加”按钮，输入外币代码、外币名称、汇率，然后点击“确定”。注：外币汇率只能正确到小数点后面一位。假如要删除外币，单击左上角“删除”按钮。假如外币在某一会计科目标辅助核实项目中被具体选定，而且该会计科目在凭证中使用过，则该外币不能被删除。要想删除已经使用过外币，首先必需删除使用过该外币凭证，然后清空垃圾箱即可。1.3.2 结算方法是指在和往来单位进行经济业务时发生现金收付、支票收付等方法。定义这些方法后，在录入凭证时，直接选择使用，无须反复录入。1.3.3 部门设置用来设置部门。它左上角有三个功效按钮：增加、删除、关闭。1.3.4 职员设置用来设置职员。左上角有一排功效按钮，依次为：增加、修改、删除、筛选、排序、预览职员卡、打印职员卡、预览职员表、打印职员表、关闭等。筛选：为了查找一些符合条件内容，需要设置一定条件，将符合条件内容过滤出来。点击筛选按钮后，出现图2-4所表示筛选条件输入对话框。设置条件时，先在左边字段列表中选择一个字段，选择一个条件关系，选择条件值，再按“和”或“或”按钮，所选条件即加入右边条件列表中。图1-5中条件为：职员编号是“001”或姓名是“李白石”。在按确定按钮后，职员编号是001职员和姓名是李白石职员就被筛选出来了（祥看系统条件设置帮助说明）。排序：为了查询方便，往往要对职员按一定要求进行排序。单击左上角“排序”按钮，左上角出现排序选择方法，本系统提供了职员编号、姓名、性别、部门、职务和学历共六种排序条件，选择其中一个。假如按降序排列，选择“降序”复选框，然后按“确定”按钮。假如不选择“降序”复选框，则默认为升序。图2-4 条件设置对话框1.3.5 往来单位设置用来设置往来单位。左上角有一排功效按钮，依次为：增加、修改、删除、过滤、排序、预览、打印、关闭。1.3.6 商品设置用来设置库存商品。左上角有一排功效按钮，依次为：增加、修改、删除、筛选、排序、预览、打印、关闭。1.3.7 项目设置用来设置项目。有些情况下，需要对项目进行核实，以反应单位收支情况，假如没有要求对项目进行核实，能够不进行该项设置。1.3.8 选择打印模式在系统主界面上，经过文件菜单能够选择打印输出模式：彩色输出或黑白输出。若“彩色打印”菜单前面打“”，输出为彩色模式，不然为黑白模式。注意：黑白打印机假如选彩色打印模式，输出表格将没有内容。1.4 期初数1.4.1 科目期初数据用来设置科目标期初数据。录入窗口图2-5所表示，左上角有一排功效按钮，依次为：数据平衡性检验、存盘、预览、打印、剪切、复制、粘贴和关闭。图2-5 科目期初数据在录入数据前，要将科目定义完成，借贷方向要正确。只有明细科目才许可录入数据，借方累计为本年借方累计额，贷方累计为本年贷方累计额。对于有外币或数量核实要求科目，要录入外币和数量辅助帐。数据录入完成后，首先要检验一下数据平衡性，按左上角“数据平衡性检验”按钮，若平衡，出现“期初数据平衡”提醒。不然，出现“期初数据不平衡”提醒。假如确保数据录入完成，且已平衡后，按左上角“存盘”按钮，系统再一次对数据平衡性进行检验，若发觉不平衡，重新检验输入数据，直到平衡后再存盘。1.4.2 期初未达帐用来设置单位和银行期初未达帐。单位期初未达帐窗口左上角有一排功效按钮，依次为：单位和银行未达帐切换、增加、修改、删除、筛选、打印设置、打印、第一页、上一页、转到第几页、下一页、最终一页和关闭。要录入单位期初未达帐，点击左上角增加按钮，系统出现录入对话框，在该对话框内，录入银行已达、单位未达帐，然后按“确定”按钮。要修改单位期初未达帐，单击左上角“修改”功效按钮，或在“单位期初未达帐”表中双击某一项，系统出现修改对话框，显示所选中未达帐内容，修改后，按“确定”按钮。要删除未达帐，首先用鼠标选择要删除未达帐，单击左上角“删除”按钮。要设置打印机、选择打印页等，单击左上角“打印设置”按钮。要打印未达帐，单击左上角“打印”按钮。要切换到银行期初未达帐录入状态，单击左上角第一个按钮，该按钮功效为：进行单位和银行未达帐切换。切换后，窗口显示银行未达帐。1.4.3 期间选择在进行帐处理时，往往要对期间进行切换，以查看或对比不一样期间数据。有时，也要对以往期间数据进行修改或调整。本系统为期间选择提供了很方便切换方法，使用户能随时操作不一样期间。选择期间时，用鼠标在期间选择窗口选择某一期，按“确定”按钮即可。每次期末结转后，期间自动增加。1.4.4 基础信息设置设置对应会计科目标默认科目代码。本系统共提供了五个常见会计科目，她们分别是：现金、银行存款、累计折旧、应付工资、本年利润，她们后面科目代码为其默认科目代码，用户能够依据自己需要变动默认科目代码。二凭 证2.1 凭证录入新建帐套时，世纪八版以上版本可选择一个凭证种类（记帐凭证）或三种凭证种类（收付转凭证）。现以收付转凭证为例，介绍凭证录入方法。图2-6所表示，该窗口显示了一张收款凭证和一排功效按钮，在显示凭证上能够进行数据录入，功效按钮依次为：新录入、存盘、预览、打印、保留为凭证模板、读取凭证模板、打开语音、插入分录、删除分录、关闭，凭证右上角有四个功效按扭，她们依次为：第一张凭证、上一张凭证、下一张凭证、最终一张凭证。经过这四个功效按扭能够浏览全部凭证。收款凭证旁边按钮能够切换到付款凭证、转帐凭证。图2-6 凭证录入窗口(世纪九版)日期：凭证日期是指在本期内，经济业务发生日期，它范围不能超出本期日期范围。摘要：摘要是对经济业务简单描述，在一张凭证中，最少应有一条摘要。摘要内容能够直接在摘要栏中输入，也能够在摘要库中选择。在录入摘要栏内，其右边有一个“”按钮，点击该按钮，会出现一个摘要选择框。在该对话框内，能够选择某一条摘要，按“确定”按钮后，所选择内容即填入摘要栏内。可在窗口内对摘要进行添加、修改、删除。凭证号：凭证号是自动累加，它依据录入凭证前后次序自动生成，用户不能够更改。附单据：录入所附原始凭证（或称单据）张数。会计科目：在会计科目栏内，能够直接输入科目代码，也能够点击右边“”按钮进行选择输入。当点击“”按钮后，出现会计科目对话框，该对话框内，列出了全部会计科目和名称，选择一个科目，按“确定”按钮后，所选科目即填入“会计科目”栏内。借方金额和贷方金额录入：用鼠标选择借方金额或贷方金额栏，二者只能选择其一，不能同时录入二者。输入对应数字。红字：假如要录入红字金额，即负数金额，按“-”号（即键盘上减号），该键为一个切换键，即按一下变为负数，再按一下又变为正数（按空格键将清除所录入数字）。假如所选择科目需要录入部分辅助核实项目标内容，如结算方法、结算号、数量、部门、项目和职员、现金流量等，那么，在凭证最终一行中，会出现一个许可辅助录入按钮，图2-7所表示。图2-7 辅助核实项目录入按钮点击“”按钮后，会出现一个辅助录入对话框，图2-8所表示，在该窗口内，录入相关内容。 图2-8 辅助录入窗口 图2-9 外币录入假如所选择科目需要核实外币，那么在进行借方金额和贷方金额录入时，录入窗口会自动发生改变，图2-9所表示，它要求用户同时输入汇率和外币金额，依据外币金额和汇率自动计算出借方或贷方金额，填入对应栏内。插入分录：当要插入一行时，单击窗口上面 “插入分录” 功效按钮，系统在目前位置插入一行。删除分录：当要删除某一行时，单击窗口上面“删除分录”功效按钮，系统删除目前行。存盘：录入完成后，单击左上角“存盘”按钮，系统对录入内容进行检验，若发觉借贷不平衡，或录入内容为0，或没有录入摘要等，会给出提醒信息，并不许可存盘。若没有发觉问题，则存入盘中。假如要进行下一张凭证录入，点击左上角新录入按钮即可。打印和预览：要预览或打印所录入凭证，点击窗口上面功效按钮“打印”或“预览”，出现打印设置框，有以下选项（世纪七版无此功效）：a、会计科目分为总帐科目和明细科目两栏。b、科目代码附在科目名称前面。c、金额采取栅格样式。d、套打。e、自动识别纸张大小，合并打印。以上功效选项用户可依据自已需要选择；点“预览”按钮还可进行凭证格式设计；假如要打印彩色帐页，请在主界面“文件”菜单“彩色打印”处打勾，假如打印机墨盒是黑白两色，则不要选彩色打印，不然将不能正常打印。尤其注意：凭证录入完成并存盘后，一定要正常退出财务软件，不然，任何不正常关机全部可能造成目前输入数据丢失甚至于整个帐套被破坏。所以，在使用本财务软件时，一定要坚持三个标准：（1）任何数据录入完成后一定要存盘并正常退出财务软件;（2）一定要正常关机;（3）一定要立即进行数据备份。2.2 凭证修改、插入、删除、审核、记帐凭证列表列出了凭证摘要、制单、审核等信息，单击凭证功效窗口“凭证列表”，出现凭证列表窗口。其左上角有一排功效按扭：改变行数、筛选、打开凭证、插入凭证、删除凭证、打印设置、打印列表、凭证批量打印、第一页、上一页、转到第几页、下一页、最终一页、关闭。其中经过凭证批量打印功效能够实现凭证连续打印，点击凭证批量打印按扭，用户能够依据自己需要进行以下操作：选择凭证打印范围、调整凭证打印边距、调整凭证和凭证之间距离、打印机属性设置等多项操作。经过凭证列表窗口上审核和记帐菜单，对记帐凭证能实现以下操作：审核、记帐、全部审核、全部记帐、清除审核、清除记帐、清除全部审核、清除全部记帐（详情请看审核和记帐）。会计分录序时簿按凭证号前后次序列表显示凭证内容。单击凭证功效窗口“会计分录序时簿”，在窗口左上角有一排功效按扭，她们分别是：改变行数、筛选、打开凭证、插入凭证、删除凭证、打印设置、打印、第一页、上一页、转到第几页、下一页、最终一页、关闭等，经过这些功效按钮，能够调整会计分录序时薄每页行数、打开凭证、修改凭证、插入凭证、删除凭证、打印会计分录序时薄等多项操作。2.2.1 修改凭证用鼠标选择某一要修改凭证，双击或点击“打开凭证”功效按钮，系统出现该凭证内容，供用户更改。（注意：只有凭证制单人才能对凭证进行修改）2.2.2 插入凭证有时候，免不了出现漏输入凭证情况，需要插入一张新凭证。在本系统中，能够直接实现在中间插入。（注意：插入凭证日期必需在它上一张凭证日期和下一张凭证日期之间或和其日期相同，不然拒绝插入。）点击“插入凭证”功效按钮，系统出现一个新凭证，并将目前凭证号作为新插入凭证号，在输入内容后，按“存盘”按钮，系统将该凭证插入凭证库中，同时将插入处以后凭证号依次递增。2.2.3 删除凭证用鼠标选择某一要删除凭证，点击“删除凭证”功效按钮，系统出现是否要删除提醒信息，假如确定要删除后，系统将该凭证从库中删除，同时，比该凭证号大凭证号依次递减。审核过凭证不能删除，要删除必需首先清除审核。（注意：凭证删除后不可恢复，删除前一定要慎重。）2.2.4 凭证审核、记帐在本系统中，只要录入了凭证，其它工作均可自动完成，这么，降低了操作步骤，充足利用了电脑自动化处理能力。不过，为了保持和传统会计操作规范统一，保留了审核和记帐功效。单一凭证审核：用鼠标选择某一个凭证，在菜单上选择“审核”项（或按鼠标右键，选择弹出菜单），该凭证即打上审核标识。注意：假如审核和制单是同一个操作员，系统不予审核。全部审核：选择菜单上“全部审核”项，系统将全部未审核凭证（制单是其它操作员）打上审核标识。单一凭证记帐：用鼠标选择某一个已审核凭证，在菜单上选择“记帐”项，该凭证即打上记帐标识。全部记帐：选择菜单上“全部记帐”项，系统将全部已经审核但未记帐凭证打上记帐标识。清除审核：将操作员自己审核标识清除。全部清除：将全部凭证（本操作员审核）审核标识清除。清除记帐：将操作员自己记帐标识清除。全部清除：将全部凭证（本操作员记帐）记帐标识清除。审核和记帐次序为：先审核后记帐。清除审核和记帐次序为：先清除记帐后清除审核。通常审核过记帐凭证全部不能被删除。要想删除必需首先清除审核。注：本系统中审核和记帐功效不是必需，用户能够不用。2.3 银行对帐单单位银行存款收付业务往往比较频繁，但因为单位和银行记帐时间不一致，会产生部分未达帐项。为了正确掌握银行存款实际余额，单位须定时将银行存款日志帐和银行出具对帐单进行查对，并编制余额调整表。点击凭证功效窗口“银行对帐单”，出现窗口由三部分组成，最上面部分显示功效按钮条。她们分别是：改变行数、增加、修改、删除、对帐、筛选、打印设置、打印、第一页、上一页、转到第几页、下一页、最终一页、关闭。 中间部分显示银行对帐单。下面部分显示银行帐户信息。2.3.1 帐户设置要录入银行对帐单，首先要设置帐户，选择窗口下部“新增帐户”按钮，系统会出现一个对话框，在该对话框内，输入帐户基础信息，如开户行、帐号、科目代码和备注，然后按“确定”按钮，新帐户即告生成。在该帐户下，用户能够进行对帐单录入、删除等操作。假如要删除某帐户，在窗口下面帐户列表中，用鼠标选择该帐户，再按其左边“删除帐户”按钮，系统出现提醒对话框。假如确定要删除，系统会将该帐户删除，并将该帐户内全部对帐单也一并删除。2.3.2 录入对帐单要利用该系统自动进行银行对帐，在每个月末结帐前，将银行开具对帐单输入。点击功效条上“增加”按钮，系统出现对帐单录入对话框，在该对话框内，录入对应内容。摘要能够直接录入，也能够选择输入，和记帐凭证摘要录入方法一致。在对帐时，系统取最终一张对帐单余额作为银行存款实际余额，所以，在录入银行对帐单时，要根据时间前后次序录入。在录入完成后，按“确定”按钮。假如发觉结算方法和结算号完全相同对帐单已经录入，则不能存入系统。2.3.3 修改对帐单在银行对帐单列表中，用鼠标选择要修改对帐单，双击或点击功效条上“修改”按钮，出现该对帐单内容对话框，修改对应内容后，按“确定”按钮。2.3.4 删除对帐单在银行对帐单列表中，用鼠标选择要删除对帐单，点击功效条上“删除”按钮，出现提醒信息，提醒用户是否一定要删除，在得到确定后，该对帐单即被删除。2.3.5 对帐和余额调整表点击功效条上“对帐”按钮，系统会自动将银行存款日志帐和对帐单进行比对，若发觉结算方法和结算号完全一致帐，则视为已经对上，不然，表示未对上。在进行对帐后，系统自动生成四张表格：已达帐明细表、单位未达帐明细表、银行未达帐明细表和银行存款余额调整表。这四张表格，由左上角功效条上四个按钮进行切换，这四个按钮从左至右依次为：已达帐明细表、银行未达帐明细表、单位未达帐明细表和银行存款余额调整表。三帐 薄本系统中全部帐簿均自动产生，关键帐簿有：记帐凭证汇总表、总帐、现金日志帐、银行存款日志帐、数量金额明细帐、外币金额明细帐、三栏式明细帐和多栏式明细帐。假如选择彩色打印机，还能够将帐簿以彩色形式打印出来；假如要按月份打印整年报表，能够由最末一个期间打开帐本，在左上角日期里选择初始月份，帐薄就会按月份显示出来；假如要按科目打印帐本（世纪七、八版无此功效），点打印按钮，出现打印设置框，点“确定”，会出现“要按科目分页打印吗”提醒，选择“是”分页打印，“否”则不分页打印。3.1 记帐凭证汇总表记帐凭证汇总表用来反应该前期间各个会计科目借贷方向使用金额汇总情况，同时将全部科目借贷金额进行汇总。打开记帐凭证汇总表，点击左上角第三个功效按扭，能够改变汇总表格式。点击左上角第二个功效按扭，能够定义记帐凭证汇总表封面。经过左边窗口一系列操作，能够实现以下功效：预览记帐凭证封面、打印记帐凭证封面、记帐凭证汇总表装订范围选择、重新生成汇总表、汇总表封面附统计入等。点击左上角第一个功效按扭，能够改变汇总表行数。3.2 总帐以科目汇总形式列出全部一级科目标期初余额、本期借方发生额、本期贷方发生额、本期余额、本年借方累计、本年贷方累计。总帐窗口左上角有一排功效按扭，从左致右她们分别是：选择开始期间、改变行数、筛选、打印设置、打印、第一页、上一页、转到第几页、下一页、最终一页、退出。经过选择开始期间，能够确定从某一期到本期总帐，即多个期间总帐。总帐窗口左上角有一个筛选功效按钮，它进行有条件筛选。当点击该按钮后，出现一个条件对话框，输入条件后，满足条件内容即被显示出来。如要查看本期有发生额科目，条件为：假如借方发生额不等于零或贷方发生额不等于零，确定后，满足该条件科目即被显示出来。在总帐上，用鼠标选择某一科目，双击，能够查看该科目标明细帐。假如选择科目为“101”或“102”，系统自动调出现金日志帐或银行存款日志帐。对于其它代码科目，以三栏帐形式调出该科目标明细帐。3.3 现金日志帐现金日志帐是单位统计和反应经济业务中直接利用现金收、付贷币日志帐，它目标是为了连续而又全方面地统计现金收入和支出情况，便于立即地掌握资金动态，确保现金合理使用。在本系统中，只要正确、实际、连续地录入了记帐凭证，现金日志帐便能自动显示出来。在本系统中，采取代码“101”作为现金一级科目，通常不许可再采取其它代码。在现金日志帐上，用鼠标选择某一笔帐，双击，能够直接调出它记帐凭证，假如发觉数据录入有误，用户能够在记帐凭证上直接进行修改。经过选择左上角某个开始期间，系统能够显示现金科目多个期间现金日志帐。3.4 银行存款日志帐银行存款日志帐是用来统计和反应银行存款收、付业务情况，它是非现金贷币资金日志帐。为了便于同银行进行对帐，对于银行存款科目，在科目定义中，辅助核实项目应定义为“结算”。在录入凭证时，应将结算方法和结算号一并录入。结算方法应在期初中加以定义，如电汇、邮汇、委付、委收、汇兑等。结算号能够是票据上全部号码，也能够只写尾部几位（通常三位即可）。在本系统中，采取代码“102”作为银行存款一级科目，通常不许可再采取其它代码。3.5 数量金额明细帐数量金额明细帐用于反应和监督既需实物计量又需用贷币计量业务记帐。其实它是在三栏式明细帐基础上增设了数量栏，该类帐簿格式关键用于如原材料、产成品、固定资产等财物核实。该类明细帐窗口左边列出了全部进行数量核实科目代码，用鼠标点击左边科目代码，在右边就会显示出该科目标明细帐。经过选择左上角某个开始期间，系统能够显示某个会计科目多个期间数量金额式明细帐。3.6 外币金额明细帐外币金额明细帐用于反应和监督外币业务记帐，和数量金额明细帐类似。3.7 三栏式明细帐三栏式明细帐是最普遍一个帐簿格式，应用于只需货币计量经济业务。经过点击左上角一系列功效按扭，能够实现以下功效：获取多个期间明细帐、改变明细帐行数、筛选出满足自己条件帐目、打印设置、打印明细帐、灵活查看页码等多项操作。3.8 多栏式明细帐多栏式明细帐用于反应有多个子科目标会计科目标经济业务帐，关键适适用于材料采购、生产成本、制造费用、管理费用、产品销售费用、产品销售收入等科目标核实。多栏式明细帐科目，其下须有多个明细科目，每一个明细科目作为多栏帐某一栏。四报 表会计报表是依据会计核实资料，按一定经济指标整理后，汇报期内经济活动情况和财务情况汇报文件。本系统为用户提供了丰富报表，同时也提供了自定义报表功效，用户能够依据自己需求设计出符合本单位实际报表。4.1 自定义报表运行自定义报表后，出现报表设计窗口，在该窗口内，用户能够任意设计文字、表格等组合形式报表。4.1.1 文字、表格设计报表设计器和常见电子表格软件（如Excel）有很多相同之处，会使用其它电子表格软件用户会相当熟悉这种环境。要输入文字或画表格线，首先用鼠标在表格内定位，选定某行某列，然后直接输入文字或画表格线。在报表设计中，鼠标是比较灵活，能够利用它在设计窗口内任意拖动，随意定义表格位置和块大小。窗口上部，是二排工具，利用它们，能够进行报表多种组合设计。表2-1列出了文字和表格线相关工具及功效。表2-1 文字和表格线工具说明工 具说 明工 具说 明字体选择框清除选择框边框字号输入框画选择框上边框使选择框内字符加粗画选择框下边框使选择框内字符变为斜体画选择框左边框使选择框内字符有下划线画选择框右边框用工具条上选定字体、字号、颜色等改变选择框字符画选择框外围边框选择框内字符居左画选择框内表格线选择框内字符居中选择框内全部表格画线选择框内字符居右用所选择颜色填充已选择表格选择颜色在进行文字或表格编辑过程中，往往需要进行部分插入和删除操作，除了字符插入、删除、修改等编辑功效外，还能进行行和列插入和删除。插入一行：选择菜单“格式插入和删除插入一行”，在目前行处插一空行。插入一列：选择菜单“格式插入和删除插入一列”，在目前列处插一空列。删除一行：选择菜单“格式插入和删除删除一行”，删除目前行。删除一列：选择菜单“格式插入和删除删除一列”，删除目前列。对于表格行高和列宽，能够经过鼠标拖动修改，也能够选择菜单“格式定义行高”、 “格式定义列宽”将行高和列宽统一改变。4.1.2 数据格式数据格式能够有很多个显示形式，在没有定义情况下，数据采取一般格式显示，即不带任何修饰形式显示，如1234.56，显示时，也是1234.56，假如用货币格式显示，就变成了￥1,234.56。选择菜单“格式其它格式”，系统出现格式选择对话框，列出了全部表示格式字符串，其意义及说明如表2-2所表示。假如要阻止数值为零数据在表格内显示，选择菜单“格式隐藏零数据”，这么，为零数据就不会再在表格内显示出来。表2-2 数据显示格式字符串及说明格式字符串说 明0整数显示，小数点后数四舍五入0.00两位小数显示#,#0整数显示，“，”号隔开千位#,#0.00两位小数显示，“，”号隔开千位￥#,#0;￥-#,#0货币格式整数显示，货币前面有货币符号￥#,#0.00;￥-#,#0.00货币格式两位小数显示，货币前面有货币符号￥0%整数百分数0.00%两位小数百分数0.00E+00科学记数法0;0RED整数显示，负数为红字0.00;0.00RED两位小数显示，负数为红字#,#0;#,#0RED整数显示，“，”号隔开千位，负数为红字#,#0.00;#,#0.00RED两位小数显示，“，”号隔开千位，负数为红字￥#,#0;￥#,#0RED货币格式整数显示，负数为红字￥#,#0.00;￥#,#0.00RED货币格式两位小数显示，负数为红字4.1.3 取数公式公式输入：要在某一格进行公式输入，首先要输入一个“=”号，然后再进行公式内容输入。如在A5格内输入公式：“=A1+A2+A3+A4”。其中A1、A2等是用来指示表格所处位置，即单元格位置，在进行公式编辑时，假如认为这些符号极难记，能够用鼠标辅助输入，方法是：先输入“=”号，进入公式编辑状态，然后，用鼠标点击某一单元格（如A6），该单元格自动出现在公式栏内（=A6），再按运算符号“+”、“-”等（=A6+），再点击单元格（如A9），公式栏内又出现该单元格（=A6+A9），如此反复，至到公式输入完成，最终按回车键退出公式编辑状态。在公式定义中，假如要获取帐务数据，选择“数据起源”按钮（或选择菜单、或按鼠标右键），出现“选择数据起源”对话框，图2-10所表示。对话框右边，列出了全部科目标代码和名称，左边列出了取数方法，选择后，按确定按钮。在公式中，用部分特殊字符串代表帐务数据起源，格式为：“科目代码.起源”。其中，科目代码为所定义会计科目标代码，如101、102、103等，起源关键有以下多个：图2-10 数据起源对话框期初余额：期初余额。期初借方：期初借方累计。期初贷方：期初贷方累计。本期发生：本期发生额，借贷额之差。本期借方：本期借方累计。本期贷方：本期贷方累计。期末余额：期末余额。期末借方：期末借方累计，即本年借方累计。期末贷方：期末贷方累计，即本年贷方累计。如在资产负债表中，贷币资金起源应该是：现金期末数+银行存款期末数+其它贷币资金期末数，那么取数公式表示为：=”101.期末余额”+”102.期末余额”+”109.期末余额”有多个特殊系统数据，其表示方法和上面不一样，它们是：“”：取出单位名称“”：取出操作员名称“”：取出目前日期这些系统数据，能够和其它字符串加在一起，组成表格所需要数据，如：=”编制单位：”+”+” 日 期：”+”。同时，公式中也可使用部分函数，如ABS(求绝对值)、SIN（正弦）、COS（余弦）、TAN（正切）、ATAN（余切）、AVERAGE（平均）、PI（圆周率）。4.1.4 运行报表报表设计完后，点击“”按钮，系统依据所定义公式，自动取得帐务数据进行运算，得出报表。依据报表数据，检验一下数据是否正确，假如不正确，再点击“”按钮回到设计状态。能够数次反复设计，至到满意为止。4.1.5 报表预览和打印报表设计或运行后，要查看一下打印效果，点击左上角“”按钮，将出现预览窗口，能够经过点击鼠标键进行放大和缩小，检验打印效果是否理想，若不理想，能够重新设计后再进行预览。在打印纸上，系统自动在报表底部加上页码，如“第1页 共2页”等，假如不需要页码，能够去掉。去掉方法是：在预览窗口按鼠标右键，出现一个弹出菜单，选择“不打印页码”菜单项。假如要进行选页打印，点击预览窗口“打印设置”按钮。点击报表设计窗口“”按钮，直接将报表内容输出至打印机。4.1.6 文件操作当自定义报表设计完后，要存盘，方便下一次能够方便地调出来使用。存盘：选择菜单“文件存盘”，假如是新报表，则出现文件输入对话框，选择存盘目录，输入文件名后确定即可。另存为：以另外文件名存盘。新建：建立一张新报表。打开：打开已经有报表文件，系统出现文件打开对话框，选择一