XX集团OA招标文件(模版).doc

关于构建协同管理应用平台
与办公自动化系统的

招
标
文
件

某某集团有限公司
2023年12月
目 录

1. 概述 1
2. 建设目标 1
2.1. 建设范围 1
3. 总体技术需求 1
4. 功能需求 4
4.1. 应用支撑平台 4
4.1.1. 工作流系统 4
4.1.2. 表单定制工具 4
4.1.3. 信息发布平台 5
4.1.4. 门户平台 5
4.1.5. 报表平台 5
4.1.6. 系统管理组件 5
4.2. 综合应用需求 6
4.2.1. 信息门户 6
4.2.2. 办公自动化 6
4.2.3. 辅助办公 7
4.2.4. 知识管理 8
4.2.5. 邮件系统 8
4.2.6. 升级需求 8
5. 商务要求 8
5.1. 资格要求 8
5.2. 投标要求 9
6. 产品评判标准 11

1. 概述
随着信息技术的不断进步，信息资源的开发和利用已成为企业发展和参与市场竞争的重要战略因素。在这个竞争异常激烈、客户需求变换不定的信息时代，企业不仅需要依靠降低产品成本的体系，也需要可以不断地获取知识、提高响应速度的协同工作平台。
当前，某某集团办公自动化系统（Office Automation，简称OA）是2003年初基于Lotus Domino/Notes R5平台(C/S架构) 建设的，系统具有待办事宜、工作流、电子邮件、信息发布、综合信息、资料管理、网上培训、系统管理等功能模块。随着时间推移和技术进步，如今协同作业、实时通讯、知识管理、移动办公、数据集成等成为了系统发展主流。如果不借鉴或熔入最新OA技术，系统将难于满足某某集团业务不断拓展的新需要。
因此，某某集团拟对原OA系统进行更新换代，构建集团基于B/S结构的协同管理应用平台（下称管理平台），并在此平台上建设OA系统。
2. 建设目标
构建开放性好、兼容性强的协同管理应用支撑平台，并在此统一平台之上部署办公自动化信息门户、初级商业智能之数据集成等扩展系统，这是本项目建设总体目标。
总体上，充分考虑未来发展需要，统一规划、分步实施、逐步扩展，保证系统完整性，做到统一标准、统一交换、统一管理、统一认证、互联互通和资源共享。具体上，要求该平台不仅能支撑目前的应用软件，还要能支持日后各种可能的应用软件，包括如知识管理、合同管理、项目管理、任务管理、物品采购申领等各种业务系统。
系统应方便协同工作，保障办公管理向规范化、信息化、和谐化发展，注重知识管理的实际应用，融协同作业、实时通信、信息发布、资源管理、行政办公、业务流程、信息集成于一体，为管理决策层提供各种决策参考数据，为员工提供良好的办公手段和沟通协作平台，提高办公效率。
2.1. 建设范围
某某集团有限公司

通讯事业部：
某某电子有限公司
某某永辉纸品有限公司

视听事业部：
某某视听科技有限公司

电池事业部：
某某电池有限公司
3. 总体技术需求
在技术实现上，要求采用开放式的技术架构，客户端和服务端程序必须支持多种操作系统（至少包括Windows系列和Linux系列），支持主流的数据库（ORACLE、SQL-SERVER、DB2等）。
系统采用B/S架构，在中心机房部署服务器和应用系统，客户端通过浏览器即可方便使用，尽可能降低系统的维护和使用成本，便于系统今后的推广应用。
在系统的配置方面，应能根据实际的需要组合出任意的业务处理流程，用这些可自定义的流程来解决所有的审批和办公业务。
在系统程序架构方面，应能够根据实际的需要很方便地为各公司定制其自身的协同办公系统，要求既能确保其数据独立性，又不需要在每增加一个分公司的时候都要单独再部署一套系统。
提供灵活的门户定制功能，根据使用者的角色（身份和权限）的不同系统呈现不同的菜单或功能。系统操作应该采用简单、直观的图形化界面，支持多种语言，最大程度地方便非计算机专业人员的使用，并提供统一的图形化的维护界面，维护人员通过简单的鼠标操作即可完成对整个系统的配置和管理。具体要求如下：
n 三层结构：要求采用开放架构及标准的 “表现层－逻辑层－数据层”三层次结构。
n 采用B/S架构：系统必须采用B/S架构，完全浏览器界面，客户端零安装。以便系统的维护和版本更新只限于在服务器上进行。
n 易于二次开发扩展：系统提供二次开发的接口，可以方便用户将办公系统或其他需求扩展到该系统平台上。要求提供详细开发指导文档，并可为客户提供二次开发服务。
n 关系型数据库的集成能力：支持对关系型数据库的集成，可以与其他系统互换信息，可以提供决策数据参考，保证系统的外拓或兼容。
n  跨多平台：支持当前业界绝大多数操作系统平台如：Windows(Windows 9x，2k，xp)、Unix(Linux、Aix)等。
n  多级安全机制：系统可以采用多级安全机制如服务器安全、数据库安全，每级安全要有严格的权限控制保障，必要时，可提供CA认证方式。
n 底层平台应该包含工作流平台、门户平台、信息发布平台、数据集成平台等，这些平台将作为日后信息化建设的基础，应保证其可扩展性、安全性、性能稳定性。
n 要求采用开放平台的软件技术，保证核心的平台软件能够与具体的业务无关，避免定制开发带来的周期长、系统不稳定、维护难等问题。核心平台软件包括工作流、门户、报表工具、信息发布等，
n 工作流平台必须提供图形化设计流程的功能，要求做到所见即所得，同时为了满足日后信息化建设的发展，必须提供标准接口可以无缝内嵌相应的程序页面从而达到最少编码化和最大灵活性的要求。
n 　要求支持LDAP，以方便日后对资源的统一管理。系统必须提供目录结构式的组织架构管理功能，同时，为了满足扁平化管理的需求，必须支持在单位组织架构的基础上构建虚拟团队（以项目为基础的团队组织架构）的功能，以便实现矩阵式管理。并且工作流平台必须提供对这种组织架构模式的支持，能够按照这种结构模式进行流转处理。
n 应具有统一的用户及权限管理机制，能够很方便地对系统进行全面的权限管理，避免信息的冗余，以及由于个别系统的设计不当导致的安全隐患。
4. 功能需求
4.1. 管理平台
管理平台建设是应用系统的基础，应该直接使用成熟的软件平台，为了加快建设的进程，降低建设的风险。作为应用软件系统的底层支撑，应具备高度的可靠性和可扩展性。
管理平台是信息化建设的底层平台，基于分布式多层构架和组件技术构建，具有跨领域和通用性的特质。该平台应兼顾稳定性、伸缩性、安全性、可扩展性、平台兼容性以及效率等方面的要求。
在功能组件方面，应用支撑平台应提供强大的流程、用户、角色、业务表单等定制工具，实现图形化的审批流程自定义和表单自定义功能。
管理平台应具有良好的灵活性：不限制信息使用节点的性质（人、部门、岗位、角色都可），丰富多样化的文档模板定制功能（浏览、审核、批复、修改等，所见即所得），灵活的信息流转顺序等，应能根据用户实际的需要，组合出任意的业务处理流程，利用这些可自定义的流程来处理审批业务。
应用支撑平台应具有以下的基本功能和组件：
4.1.1. 工作流系统
工作流系统必须采用可拖拽的图形化设计器，实现流程定制功能，同时要求流程的定制与组织架构绑定；工作流系统能够具备对复杂流程模式的支持，如并行、回退、条件分支等，同时支持子流程嵌套以及流程脚本语言编写；工作流系统还必须支持对各流程环节的编辑和控制功能；
工作流系统还必须具有联动性，即可以将诸多关联时间与数据，可以通过流程之间的数据关联而连带的显示给审批者，这样有利于审批者全面的掌握该事件（请求）的所有相关联的情况，便于准确的做出审批意见和决定。
4.1.2. 表单定制工具
电子表单是在流程中使用的信息载体。在实际工作中，审批工作流是针对相应流程使用的处理信息表单。
表单定制工具要求是一个图形化的应用软件，可以开发出动态页面应用，其结果可保存为XML并具有数据库访问能力，只要经过简单培训的工作人员都可以自己动手制作表单。
表单定制工具要求以可拖拽的图形化界面方式实现表单的定制和编辑，支持多种业务文档类型，能够对各种表单元素进行处理，同时要求表单的定制与组织架构无缝结合，在表单定制操作上要求具有较强的可用性和便利性。
考虑到现阶段，集团有多套业务系统的应用，并且也有涉及到审批的数据，要求电子表单内的数据不仅能来源于OA系统也能获取到其他业务系统内的数据，使得一张表单可以涵盖多套系统的数据，并可以作为审批依据，其次，OA的表单也可以被其他异构系统调用，完成OA与业务系统之间数据的相互交互。
4.1.3. 信息发布平台
信息发布平台主要是对于公告通知、签约新闻、人事变动等公共信息的及时发布与推送体系。
4.1.4. 门户平台
门户子系统为用户提供的基于WEB的信息服务门户平台，应基于多层体系结构，具有高度可扩充性、个性化、成员管理、聚合和安全等服务的能力；具有良好的跨平台支持特性，按照用户的身份、角色、所属群组等提供合适的关键内容、应用和服务；可扩展性和可移植性强，提供完整的二次开发工具，具有开放的、功能强大的、无须编写代码、贴近应用的开发维护软件平台。
信息发布平台主要应用有以下3个层面：新闻公告、制度规范等广而告之的信息的统一的发布与获取平台；待办工作、邮件短信、计划安排、项目会议等工作事宜的及时提醒与快速处理的个人办公桌面；经验知识、专家地图、FAQ、知识历程图这类可快速复制的知识的指引性共享平台。

4.1.5. 报表平台
要求报表子系统不依赖于某个系统而存在，它作为一个通用的工具，能为各个系统提供报表服务，能够平滑的嵌入本次系统建设的各个业务系统中。要求基于三层次结构开发，用户端只要有浏览器就能够浏览报表、图表等信息。
１、提供可视化的报表设计功能，操作方法和 Excel 等电子表格程序类似，可以方便的设计业务报表和统计报表。
２、要求支持各种常见的格式，包括表格，直方图、饼图等多种格式的图表；支持多种统计方式；提供序列号、当前用户、当前日期等多种计算字段；支持常见的 Excel 计算函数；
３、报表的结果可以另存为 Excel 电子表格或 HTML 格式的文件。
4、独立的报表工具，能够不依赖某个系统的历史数据生成直观报表，可快速人工根据现实数据制作各种表现方式的显示报表。
4.1.6. 系统管理组件
系统管理组件应该包括：用户组织机构建模子系统、资源权限管理、数据和日志管理等。
用户组织机构建模子系统：要采用图形化的工具定义组织机构图，能以图形化的方式为各个机关部门及单位建立树状组织机构图及横向的虚拟组织架构图，组织机构图要能显示使用者的职责、职称及从属关系等。管理者根据工作流使用者在不同工作流程中需要完成的任务，为其赋予角色。
资源权限管理：与组织机构相结合，建立权限控制和管理体系，确保系统用户对系统资源的访问受到保护和控制。
日志管理：包括日志监控、日志审计和日志统计，系统中发生的所有对数据产生变更的操作和系统本身的运行检测情况都要被记录在平台日志中，平台日志要能被具体应用系统来直接使用，例如在公文交换系统应利用平台日志中属于公文管理部分的日志记录。
4.2. 综合应用需求
4.2.1. 信息门户
v 通过B/S方式登陆信息门户。
v 能够实现信息的发布功能，包括新闻、通知公告、项目信息等的信息发布和查看。
v 能够通过简易的图表等方式实时为各层管理人员提供企业的关键信息，包括经营数据、项目进度、人力资源情况等，为领导决策及时提供支持。
v 通过信息门户实现不同业务间的协同。
v 提供个性化页面设置，如：可按个人意愿或工作要求设置页面风格。
v 模块自由组合，用户可以进行个人需要，进行模块的自由组合。
v 支持多级多层门户，解决多种信息分层发布，满足对信息传播的对象确定性要求。
v 门户支持权限分层，能将不同的信息准确的推送给相应的人员或者组织，不会做到信息发布面过大或者过小。
v 门户的信息来源可以完全覆盖OA系统内的全部模块，实现使用后台的操作数据都能在第一层的信息门户内展现，无需员工深入到具体模块的功能页面进行读取或者相应的操作。
v 门户还需要支持展示其他系统的数据信息，可以节省其他系统的帐号以及服务器使用压力，二来，通过门户将其他信息直接展现，也有助于领导层查看到全面的系统信息，而不是将信息分散在各自系统内。给用户“多套后台，一个门户”的便利使用体验。
4.2.2. 办公自动化
n 流程管理
v 可视化流程自定义：支持灵活的可视化流程定义工具。可以根据需求任意定义各种工作流程，包括分支、汇总和循环等流程，并且可以随意定义私有流程、部门流程、修改已定义的各种流程。如：流程的处理人、修改权限、是否有批示等，可自行定义符合个性化的流程。
v 流程表单：流程表单不仅可承载流程处理所需要的基本信息内容，还可以提供处理此事件的其他所需信息，便于领导一次查看这些依据进行处理。
v 流程模版：定义好的流程可以存为流程模版，其他类似流程可以调用模版继续配置，有利于同一类型或者相近流程的快速完成。
v 流程代理：可以将个人需要处理/发起的流程委托给其他人员办理，避免因个人原因不能处理而造成的流程进度缓慢。
v 流程监控：可以按照查询条件监控流程的流转情况，包括审批的结果和状态。
n 公文管理
v 收发文管理：可以进行收发文的登记、督办、催办、套红、印章、打印（份数控制）。
v 公文流转：支持不同类型的公文电子流转，完成审批、填写意见、修改文件、审核流痕、知会、文件归档等功能。
v 任务指派：能够把工作任务指定到具体的人员，并能通过设定完成的时间，到期提醒，方便进行督办和催办；任务完成情况需要反馈到任务分发人。
v 公务授权：能够把个人的工作任务受托给系统中的其他用户，并可以指定授权终止时间，到期系统自动回收授权。同时被授权人处理事务和填写意见的时候系统能够明显反映出“代处理”的状态提示。
v 催办督办：管理员可预先设定承办人的完成期限，对逾期尚未办理者，可通过信息速递（类似RTX）发催办通知，敦促尽快办理。
v 历史记录：对于公文处理过程，要求保留日志记录，可以清楚查阅到该公文的审批过程。
v 修改痕迹：对正文的每次修改，要求保留原稿的修改痕迹。
v 与MS-Office无缝集成：可以和MS-office套件无缝集成，办公正文部分可以实现word在线编辑。 
v 多种批示方式：支持如电子签名、手写签字等多种批示方式。
n 会议管理
v 会议通知：多种方式的提醒与会人员参加相关会议，如：短信、邮件、消息提醒等。
v 会议通知反馈：各参加会议的人员收到并打开会议通知后系统会向发送人反馈回执，确认是否收到。
v 会议通知汇总：能够按照时间统计会议情况，包括会议总数量，各会议的名称，参加人员名单、时间、地点等。
v 会议冲突检查：对相同时间段内，如果参加会议的人员、所需会议室有重复，系系统应该提醒会议设置人员。
v 会议纪要/决议管理：可对会议纪要以及会议决议进行分发与传阅，并可将会议决议通过流程形式下达。
v 会议日程：参加会议的人员可自动在日程内添加该时间段的日程安排，以免工作发生冲突
n 个人事务
v 计划安排：提供个人工作计划以及计划的明细安排。
v 工作日程：提供个人工作的详细安排点，并可通过多种方式提醒到相关参与人员
v 个人任务统计，包括新任务数、在办任务数、已完成任务数等。
v 个人密码修改、通讯录等管理
v 工作记录，可以提供个人日常工作过程与结果的记录，并且可以有针对性的将此内容适当予以公开
4.2.3. 辅助办公
n 实时通信
v 支持实时通信平台，如：可及时把信息通过系统平台传递到相关人员的手机或PDA上。
n 支持远程、移动办公
v 系统可以实现远程和移动办公，方便员工在外地出差时也能及时处理相关办公事务。
n 日志文档与绩效考核
v 关于员工工作任务，要求保留日志记录，并支持数据导入/导出，以便形成绩效考核的报表文档。
n 移动办公
v 支持iphone、ipad、android等主流操作系统的手机OA，方便员工通过手机完成日常问题处理与工作交流。
4.2.4. 知识管理
v 能够对技术资料、质量体系文件、标准、规章制度资料文件进行统一的管理。
v 能够进行知识订阅，评分、新知识标识等。
v 支持灵活的查询，支持全文检索。
v 支持资料的系统化、逻辑化应用，知识地图、知识历程图、专家网络等自学式知识的快速复制方式。
4.2.5. 邮件系统
v 利用邮件系统，实现企业内部信息传递，实现内部邮件和外部internet邮件互通。
4.2.6. 升级需求
v 针对原Domino/Lotus R5办公自动化系统，原系统应用中有许多历史宝贵资源。系统升级，应具备原有数据无缝升级的解决方案，以保证历史数据移植的完备性。
5. 商务要求
5.1. 资格要求
n 对投标方的要求
v 投标方必须是具有国家信息产业部或地方信息产业局颁发的《软件企业认定证书》，系统软件必须具有国家信息产业部或地方信息产业局颁发的《软件产品登记证书》。
v 投标方必须是专业从事计算机软件开发厂商，具有独立的法人企业，具备有效的企业注册《营业执照》和《税务登记证》，注册资金须达到人民币3000万元以上（含3000万元），且公司成立不低于三年的高新技术企业。
v 拥有具备资质技术队伍，具有大型办公软件开发的成熟案例和经验；并通过ISO9000系列认证或通过CMM评估；具有足够能力保证按照招标方提出的要求按时、按质按期完成软件系统的安装调试、培训和提供过硬的售后服务支持体系；
v 投标方必须由法人代表或其委托代理人（须有法人代表签署的授权书）参加相关商务活动；
v 本项目不允许转包，投标方必须自己承建；
v 投标方需提供必要的二次开发培训，以便作个性化或结合企业需求作二次开发。
n 知识产权
投标方应保证，在中华人民共和国境内使用投标货物或其任何一部分时，不会产生因第三方提出侵犯其专利权、商标权或其它知识产权而引起的法律和经济纠纷。
5.2. 投标要求
n 招标文件
v 招标文件组成：招标文件由招标文件的总目录所列内容及其附件组成。
v 招标文件的澄清：投标方在收到招标文件后，若有问题需要澄清，可以按招标邀请函中规定的地址以书面形式或传真等形式对招标书提出质询。投标方对招标文件的条款未提出异议的，均被视为接受和同意。
v 招标文件的修改：招标方可以以补充通知的方式修改招标文件。补充通知将以书面形式同时发给所有获得招标文件的投标方，补充通知作为招标文件的组成部分。
n 招标文件
v 投标商在招标文件中描述对于本项目的理解不在于照搬或机械性翻译业务流程，重要在于明确提出一套有效的解决模式和相应的软件设计思路。
v 投标商提交的投标文件以及投标人与招标机构和招标方就有关投标的所有来往函电均以中文书写。如投标人提交的支持文件和印刷的文献是用另一种语言，投标人需为相应内容附有中文的翻译本，在解释投标文件时以翻译本为准。
v 投标文件应包括下列部分：
系统技术方案的设计；
项目实施计划；
培训计划;
质量保障措施；
售后服务支持;
商务报价书;
企业简介;
投标资格证明文件;
近三年来的成功案例介绍;
项目经理及成员介绍;
其中，将系统技术方案的设计、项目实施计划、培训计划、质量保障措施、售后服务支持等装订在一起；商务报价单独装订；其余文件装订在一起。
v 技术方案说明
包括：
系统及平台配置方案；
硬件配置方案；
办公门户系统软件产品方案；
定制开发（或二次开发）方案；
系统集成方案（通过门户技术，提出ERP及其他业务系统的链接技术和应用整合技术方案）
v 项目实施
项目组织；
项目实施计划；
培训计划；
质量保障措施；
售后服务支持；
v 投标报价的说明
投标方的报价为到招标项目实施地点的价格，所有投标方均以人民币报价。
报价包括：
平台软件报价；
办公门户系统软件产品报价；
系统设计及实施报价；
系统集成服务的报价；
培训、维护服务报价
硬件环境配置建议；（含设备参考报价）
6. 产品评判标准
关于本项目的产品评判，拟由商务部分和技术部分组成，进行严格的选型工作。评分标准如下：
根据价格和服务条款进行评判。
总得分＝商务部分（30%）＋技术部分(70%)
附注：
技术部分应包括门户平台、工作流平台、信息发布平台、报表平台、公文处理平台等部分。
7. 投标说明（投标邀请函）
某某集团有限公司现对《构建协同管理应用平台与办公自动化系统》项目进行邀请招标，特邀请贵方参加。
请于(2013-2-27,17:00)前将投标文件提交或邮递至下述地址。
本项目拟定于2013-2-28、2013-3-01两天进行方案讲解和需求答疑，要求以PowerPoint和产品演示的方式讲解，时间控制在３小时以内。具体安排另行通知。
我集团已成立跨部门工作小组，任何不利于公平竞争的行为都将视为不尊重本集团的行为。
某某集团有限公司
地址：
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电子邮箱：
联系人:

如果贵方对招标文件有何疑问，请随时来电咨询。
投诉电话：
谢谢合作！

某某集团有限公司
2012年11月11日