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第一章第一章 文字工作文字工作秘书实务秘书实务秘书实务秘书实务一、文字工作的概念和内容文字工作文字工作将各种信息转变成书面材料将各种信息转变成书面材料的工作。的工作。包括文稿撰拟和文字记录两大类。包括文稿撰拟和文字记录两大类。文字工作几乎贯穿一切秘书工作的始终。文字工作几乎贯穿一切秘书工作的始终。第一节第一节 文字工作概述文字工作概述二、文字工作的意义(一一)秘书机构发挥参谋作用的重要途径秘书机构发挥参谋作用的重要途径(二二)秘书机构做好其他工作的前提条件秘书机构做好其他工作的前提条件(三三)秘书增长才干、展示才华的良好机会秘书增长才干、展示才华的良好机会第一节第一节 文字工作概述文字工作概述三、秘书文字工作的特点三、秘书文字工作的特点(一一)写作活动的受动性写作活动的受动性(二二)思维形式的抽象性思维形式的抽象性(三三)表达方式的综合性表达方式的综合性(四四)成文过程的程序性成文过程的程序性第一节第一节 文字工作概述文字工作概述第二节第二节 文稿撰拟文稿撰拟一、秘书撰拟文稿的种类一、秘书撰拟文稿的种类(一一)各种法定公文各种法定公文(二二)其他通用文书其他通用文书(三三)商务文书和公关礼仪类文书商务文书和公关礼仪类文书(四四)上司讲话稿上司讲话稿(五五)媒体署名文章媒体署名文章(六六)新闻报道新闻报道第二节第二节 文稿撰拟文稿撰拟二、文稿撰拟的方式二、文稿撰拟的方式(一一)秘书个人撰拟秘书个人撰拟(二二)小组集体撰拟小组集体撰拟(三三)职能部门代拟职能部门代拟第二节第二节 文稿撰拟文稿撰拟三、文稿撰拟的质量要求三、文稿撰拟的质量要求(一一)准确反映上司意图准确反映上司意图(二二)内容符合法律政策内容符合法律政策(三三)观点明确、逻辑严密观点明确、逻辑严密(四四)内容实在、篇幅简短内容实在、篇幅简短(五五)语言规范、行文得体语言规范、行文得体第二节第二节 文稿撰拟文稿撰拟四、文稿撰拟的一般过程四、文稿撰拟的一般过程(一一)文稿起草前的准备文稿起草前的准备第一，思想准备。第一，思想准备。第二，材料准备。第二，材料准备。第三，拟定提纲。第三，拟定提纲。第二节第二节 文稿撰拟文稿撰拟四、文稿撰拟的一般过程四、文稿撰拟的一般过程(二二)初稿的撰拟初稿的撰拟注意恰当地使用材料。注意恰当地使用材料。应用性文体对语法、逻辑、格式的规应用性文体对语法、逻辑、格式的规范要求比较严格。范要求比较严格。第二节第二节 文稿撰拟文稿撰拟四、文稿撰拟的一般过程四、文稿撰拟的一般过程(三三)文本的校核、检查和修改文本的校核、检查和修改 1.1.文本的校核文本的校核 2.2.文本的检查和修改（文本的检查和修改（内容、语言内容、语言）(四四)文稿的审核、签发和定稿文稿的审核、签发和定稿第三节第三节 文字记录文字记录 一、文字记录工作的特点一、文字记录工作的特点 (一一)即时性即时性 (二二)格式化格式化 (三三)制度化制度化 (四四)准确性准确性第三节第三节 文字记录文字记录 二、文字记录的种类二、文字记录的种类电话记录、值班记录、信访记录、电话记录、值班记录、信访记录、接接待记录、会议记录、谈判记录、大事记录、待记录、会议记录、谈判记录、大事记录、上司讲话记录等。上司讲话记录等。(一一)大事记录大事记录 (二二)上司讲话记录上司讲话记录第三节第三节 文字记录文字记录 三、文字记录的一般要求三、文字记录的一般要求 (一一)备好记录工具备好记录工具,准备随时记录准备随时记录 (二二)培养倾听和判断能力培养倾听和判断能力,快速做出记录快速做出记录 (三三)及时补充和修改及时补充和修改,认真整理记录认真整理记录 (四四)科学地制作表格科学地制作表格第三节第三节 文字记录文字记录 四、文字记录的方法四、文字记录的方法 (一一)要点记录法要点记录法 (二二)详细记录法详细记录法 (三三)文字记录与录音、录像技术并用法文字记录与录音、录像技术并用法思思 考考 题题1.1.与其他人员的文字工作相比与其他人员的文字工作相比,秘书的文字工作秘书的文字工作有何特点？有何特点？2.2.秘书经常需要撰写的文稿主要有哪些？秘书经常需要撰写的文稿主要有哪些？3.3.一篇高质量的文稿应该具备哪些特征？一篇高质量的文稿应该具备哪些特征？4.4.简述文稿撰拟的一般过程。简述文稿撰拟的一般过程。5.5.秘书的文字记录工作包括哪些秘书的文字记录工作包括哪些种类种类？有何具有何具体要求？体要求？第二章第二章 文档管理文档管理秘书实务秘书实务秘书实务秘书实务第一节第一节 文档管理概述文档管理概述一、文书与档案的基本知识一、文书与档案的基本知识（一）文书工作的基本术语一）文书工作的基本术语 1.1.文书、公文、文件文书、公文、文件 文书文书泛指社会组织及个人在社会活动中为记录情况、表泛指社会组织及个人在社会活动中为记录情况、表达思想、传达意图达思想、传达意图、记载活动而形成的一切文字材料。记载活动而形成的一切文字材料。公文是国家机关或合法组织在公务活动中公文是国家机关或合法组织在公务活动中形成，形成，按照规按照规定程序来制发和办理定程序来制发和办理，具有法定效力和规范体式的文书具有法定效力和规范体式的文书。文件文件(狭义狭义)是指组织在履行其法定职责或处理事务中形是指组织在履行其法定职责或处理事务中形成的各种成的各种公文以及有名称或标题的内部文书公文以及有名称或标题的内部文书。一、文书与档案的基本知识 （一）文书工作的基本术语一）文书工作的基本术语 2.2.文种、稿本文种、稿本 文种是按性质和用途确定的文件种类文种是按性质和用途确定的文件种类的的名称。名称。公文文种可分为通用文种和专用文种两大类。公文文种可分为通用文种和专用文种两大类。稿本包括文稿和文本。稿本包括文稿和文本。文稿文稿草稿草稿、定稿定稿。文本文本正本、副本、试行本、修订本、各种文正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。字文本等。第一节第一节 文档管理概述文档管理概述一、文书与档案的基本知识 （一）文书工作的基本术语一）文书工作的基本术语 3.3.公文体式公文体式公文公文的的整体结构形式整体结构形式文体文体、结构、结构、格、格式式文体文体应用性文体。应用性文体。结构结构公公文的组织构造。文的组织构造。格式格式指指公文各组成部分及各种标记在公文各组成部分及各种标记在一定规格纸张上的规定位置一定规格纸张上的规定位置。如下图：。如下图：第一节第一节 文档管理概述文档管理概述第一节第一节 文档管理概述文档管理概述一、文书与档案的基本知识 （二）档案工作的基本术语（二）档案工作的基本术语 1.1.档案、全宗、案卷、件档案、全宗、案卷、件 档案档案过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案三要素：原始记录、物质形态、查考使用价值档案三要素：原始记录、物质形态、查考使用价值第一节第一节 文档管理概述文档管理概述全宗全宗一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。系的档案整体。案卷案卷由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。件件归档文件的整理单位。归档文件的整理单位。一、文书与档案的基本知识 （二）档案工作的基本术语（二）档案工作的基本术语 2.2.档案室、档案馆档案室、档案馆档案室档案室是国家机构、企事业单位或其他是国家机构、企事业单位或其他社会组织内部设置的集中管理本单位档案的社会组织内部设置的集中管理本单位档案的专门机构。专门机构。档案馆档案馆是集中管理特定范围档案的专门是集中管理特定范围档案的专门机构。机构。第一节第一节 文档管理概述文档管理概述一、文书与档案的基本知识 （二）档案工作的基本术语（二）档案工作的基本术语 3.3.档案的种类档案的种类 机关档案室的档案通常划分为以下门类：机关档案室的档案通常划分为以下门类：文书档案文书档案、科学科学技术档案技术档案、专业档案专业档案、声声像档案像档案第一节第一节 文档管理概述文档管理概述二、文档管理工作的内容文文书工作工作核心内容是公文核心内容是公文办理理。档案工作档案工作“秘书实务秘书实务”中的档案工作特中的档案工作特指组织内部档案室的档案管理工作。指组织内部档案室的档案管理工作。第一节第一节 文档管理概述文档管理概述三、文档管理的基本要求 (一一)文书工作的基本要求文书工作的基本要求及时、准确、安全及时、准确、安全第一节第一节 文档管理概述文档管理概述三、文档管理的基本要求 (二二)档案工作的基本要求档案工作的基本要求1.1.统一领导，分级管理统一领导，分级管理 2.2.维护档案的完整与安全维护档案的完整与安全 3.3.便于社会各方面利用便于社会各方面利用第一节第一节 文档管理概述文档管理概述一、发文办理程序 草拟、审核、签发、复核、缮印、草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等。用印、登记、分发等。第二节第二节 文书办理与管理文书办理与管理二、收文办理程序 签收、登记、审核、拟办、批办、承签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等。办、催办等。第二节第二节 文书办理与管理文书办理与管理第二节第二节 文书办理与管理文书办理与管理三、文书的保管（一）保管工具（一）保管工具存放工具存放工具、装订工具装订工具（二）（二）分类分类分类整理、分类存放分类整理、分类存放第二节第二节 文书办理与管理文书办理与管理四、文书立卷、归档、销毁和存查（一）文书立卷（二）文件归档（三）文件的销毁和存查第二节第二节 文书办理与管理文书办理与管理一、机关档案工作的基本任务 (一一)对本机关文书归档工作进行指导和监督。对本机关文书归档工作进行指导和监督。(二二)负责管理本机关的全部档案。负责管理本机关的全部档案。(三三)制定制度，对所属地区或下级单位的档制定制度，对所属地区或下级单位的档案工作指导、监督和检查。案工作指导、监督和检查。(四四)确保档案和档案机密的安全。确保档案和档案机密的安全。第三节第三节 机关档案管理机关档案管理二、机关档案管理工作程序 收集、整理、鉴定、保管、统计、收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、移交利用、移交第三节第三节 机关档案管理机关档案管理二、机关档案管理工作程序 （一）档案的收集（一）档案的收集档案的收集是机关档案工作的起点，和文书档案的收集是机关档案工作的起点，和文书立卷工作是互相衔接。立卷工作是互相衔接。第三节第三节 机关档案管理机关档案管理二、机关档案管理工作程序 （二）档案的整理（二）档案的整理 整理工作主要内容是档案分类、编制案卷整理工作主要内容是档案分类、编制案卷目录、填写档号。目录、填写档号。第三节第三节 机关档案管理机关档案管理二、机关档案管理工作程序 （三）档案的鉴定（三）档案的鉴定 1.1.判定档案的价值和保管期限判定档案的价值和保管期限 2.2.档案的销毁档案的销毁第三节第三节 机关档案管理机关档案管理二、机关档案管理工作程序 （四）档案的保管（四）档案的保管档案的保管就是运用适当的设备和手段保档案的保管就是运用适当的设备和手段保存和保护档案存和保护档案,以维护档案的完整和安全以维护档案的完整和安全,延长延长档案的使用寿命。档案的使用寿命。第三节第三节 机关档案管理机关档案管理二、机关档案管理工作程序 （五）档案的移交（五）档案的移交把保存期满的档案把保存期满的档案,连同案卷目录和有关检连同案卷目录和有关检索工具、参考资料一并向有关档案馆移交。索工具、参考资料一并向有关档案馆移交。第三节第三节 机关档案管理机关档案管理二、机关档案管理工作程序（六）档案的统计（六）档案的统计第三节第三节 机关档案管理机关档案管理档案数目与现状统计档案数目与现状统计档案变化的统计档案变化的统计档案利用的统计档案利用的统计三、档案的检索与利用（一）档案的检索（一）档案的检索档案检索工具有：目录、索引、指南。档案检索工具有：目录、索引、指南。第三节第三节 机关档案管理机关档案管理三、档案的检索与利用（二）档案的利用（二）档案的利用档案的利用是档案工作的最终目的。档案的利用是档案工作的最终目的。机关档案室提供服务的方式有：档案查阅、机关档案室提供服务的方式有：档案查阅、暂时外借、档案证明、档案复制等。暂时外借、档案证明、档案复制等。第三节第三节 机关档案管理机关档案管理一、电子文件及归档电子文件一、电子文件及归档电子文件一、电子文件及归档电子文件一、电子文件及归档电子文件（一）电子文件（一）电子文件在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。（二）归档电子文件二）归档电子文件归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件，包括电子文件内容、背景信息、案保存的电子文件，包括电子文件内容、背景信息、元数据。元数据。第四节第四节 电子文档处理电子文档处理二、电子文档的处理程序和方法二、电子文档的处理程序和方法（一）电子文件的收集与积累（一）电子文件的收集与积累收集收集存储存储登记登记第四节第四节 电子文档处理电子文档处理二、电子文档的处理程序和方法二、电子文档的处理程序和方法（二）电子文件的鉴定（二）电子文件的鉴定1.1.确定归档电子文件的真实性、完整性、确定归档电子文件的真实性、完整性、有效性有效性。2.2.划分归档电子文件的保管期限和密级。划分归档电子文件的保管期限和密级。第四节第四节 电子文档处理电子文档处理二、电子文档的处理程序和方法二、电子文档的处理程序和方法（三）归档电子文件的整理（三）归档电子文件的整理归档电子文件以归档电子文件以“件件”为单位整理。为单位整理。第四节第四节 电子文档处理电子文档处理二、电子文档的处理程序和方法二、电子文档的处理程序和方法（四）电子文件的归档（四）电子文件的归档 1.1.归档要求归档要求遵从归档电子文件格式标准遵从归档电子文件格式标准 2 2.归档方式归档方式逻辑归档和物理归档逻辑归档和物理归档 3 3.归档时间归档时间一般不超过一般不超过3 3个月个月 4 4.归档份数归档份数二份二份,保存一份保存一份,借阅一份借阅一份第四节第四节 电子文档处理电子文档处理二、电子文档的处理程序和方法二、电子文档的处理程序和方法（五）电子档案的保管（五）电子档案的保管1 1对电子档案物质载体的保管对电子档案物质载体的保管 2 2对电子档案内容的有效性保管对电子档案内容的有效性保管第四节第四节 电子文档处理电子文档处理二、电子文档的处理程序和方法二、电子文档的处理程序和方法（六）电子文档的利用（六）电子文档的利用1.1.提供拷贝件提供拷贝件 2.2.网络提供网络提供 3.3.直接利用直接利用（七）归档电子文件的鉴定销毁、统计（七）归档电子文件的鉴定销毁、统计第四节第四节 电子文档处理电子文档处理思 考 题1.1.简述收文和发文的办理程序。简述收文和发文的办理程序。2.2.哪哪些文书需要立卷并归档？些文书需要立卷并归档？3.3.机关档案工作的基本任务有哪些？机关档案工作的基本任务有哪些？4.4.怎样进行归档文件整理怎样进行归档文件整理?5.5.电子文档的保管有什么要求电子文档的保管有什么要求?第三章第三章 会务工作会务工作秘书实务秘书实务秘书实务秘书实务一、会议与会务工作一、会议与会务工作（一）什么是会议（一）什么是会议事事先先约约定定、有有组组织织、有有目目的的的的聚聚众众议议事事或传达信息的一种社会活动方式。或传达信息的一种社会活动方式。第一节第一节 会务工作概述会务工作概述一、会议与会务工作一、会议与会务工作（二）什么是会务工作（二）什么是会务工作会务工作是指直接为会议的组织召开、顺会务工作是指直接为会议的组织召开、顺利进行、贯彻监督所提供的策划、实施、服务、利进行、贯彻监督所提供的策划、实施、服务、宣传等工作的总称。宣传等工作的总称。第一节第一节 会务工作概述会务工作概述二、常见会议的种类二、常见会议的种类(一一)常务会议常务会议(二二)专题会议专题会议(三三)学术会议学术会议(四四)代表会议代表会议第一节第一节 会务工作概述会务工作概述(五)现场会议(六)联席会议(七)电视电话、网络视频会议(八)活动性会议三、会议的构成要素三、会议的构成要素(一一)会议议题会议议题(二二)会议名称会议名称(三三)与会人员与会人员(四四)会议时间会议时间(五)会议地点(六)会议组织形式(七)会议成本预算第一节第一节 会务工作概述会务工作概述一、制订会议预案一、制订会议预案（一）会议预案的内容和格式（一）会议预案的内容和格式 1.1.明确召开会议的目的、任务明确召开会议的目的、任务 2.2.会议的规模会议的规模 3.3.会议名称、时间、地点会议名称、时间、地点 4.4.会议材料的组织和大会发言安排会议材料的组织和大会发言安排 5.5.其他事项的安排其他事项的安排 （参见教材第（参见教材第100-101100-101页示例）页示例）第二节第二节 会前准备会前准备一、制订会议预案一、制订会议预案（二）拟订会议议程和日程（二）拟订会议议程和日程会议议程是对会议议题进行先后次序的安会议议程是对会议议题进行先后次序的安排，会议日程是对会议议程和会议期间其他各排，会议日程是对会议议程和会议期间其他各项活动逐日做出的时间安排。项活动逐日做出的时间安排。议程和日程是会议方案的组成部分。议程和日程是会议方案的组成部分。（参见教材第（参见教材第102102104104页议程、日程表示例）页议程、日程表示例）第二节第二节 会前准备会前准备二、编制会务工作程序表二、编制会务工作程序表会务工作程序表是在会议预案的基础上对会务工作程序表是在会议预案的基础上对会务工作做出的周到细致的具体计划。程序表会务工作做出的周到细致的具体计划。程序表应该包括各项具体会务工作的内容、完成时间、应该包括各项具体会务工作的内容、完成时间、责任人等项目。责任人等项目。（参见教材第（参见教材第105-107105-107页示例）页示例）第二节第二节 会前准备会前准备三、准备会议材料三、准备会议材料(一一)会议文件的起草会议文件的起草 主题报告主题报告 决议、决定决议、决定 开幕词、闭幕词开幕词、闭幕词 参考材料参考材料 候选人情况介绍候选人情况介绍 第二节第二节 会前准备会前准备三、准备会议材料三、准备会议材料(二二)会议文件的审校会议文件的审校(三三)文件材料的印制和分发文件材料的印制和分发第二节第二节 会前准备会前准备 会前分发 报到、入场时分发 按座位发放四、发出会议通知四、发出会议通知会议通知的基本要素：会议通知的基本要素：第二节第二节 会前准备会前准备 会议名称会议名称 会议地点会议地点 会议目的会议目的 会议内容会议内容 会议期限和议程会议期限和议程 与会人员应做哪些准备与会人员应做哪些准备 报到日期、地点报到日期、地点 主办单位、联系人姓名及电话主办单位、联系人姓名及电话五、布置会场与检查五、布置会场与检查第二节第二节 会前准备会前准备 会场整体格局的布置 主席台座次布局 场区座次布局第二节第二节 会前准备会前准备主席台座次安排（从台上往下看）主席台座次安排（从台上往下看）1.主席台人数为奇数时：主席台人数为奇数时：75312462.主席台人数为偶数时：主席台人数为偶数时：642135第二节第二节 会前准备会前准备会见座席布局会见座席布局第二节 会前准备会见座席布局会见座席布局六、落实后勤服务六、落实后勤服务(一一一一)预订住宿客房预订住宿客房预订住宿客房预订住宿客房 (二二二二)安排会议餐饮安排会议餐饮安排会议餐饮安排会议餐饮(三三三三)落实交通保障落实交通保障落实交通保障落实交通保障 (四四四四)印制有关票证印制有关票证印制有关票证印制有关票证第二节第二节 会前准备会前准备一、统计到会人数一、统计到会人数常用的签到方式有：常用的签到方式有：(一一)簿式签到簿式签到(二二)卡片签到卡片签到(三三)电子签到电子签到第三节第三节 会间服务会间服务二、做好会议记录二、做好会议记录 (一一)会议记录的结构会议记录的结构一般包括会议基本情况和会议主体内容两一般包括会议基本情况和会议主体内容两部分。部分。1.会议基本情况会议基本情况2.会议主体内容会议主体内容第三节第三节 会间服务会间服务第三节第三节 会间服务会间服务会议记录结构示意图会议记录结构示意图XXX会议记录会议时间：会议地点：出席与列席会议人员：缺席人员：会议主持人：记录人：主要议题：发言记录：审阅：签字：二、做好会议记录二、做好会议记录 (二二)会议记录的方法会议记录的方法 1.1.详细记录详细记录 2.2.择要而记择要而记 3.3.灵活使用省略法灵活使用省略法 4.4.用简便的写法代替复杂的写法用简便的写法代替复杂的写法 5.5.做好记录整理工作做好记录整理工作第三节第三节 会间服务会间服务二、做好会议记录二、做好会议记录 (三三)会议记录注意事项会议记录注意事项 1.1.实事求是实事求是 2.2.注意保密注意保密第三节第三节 会间服务会间服务三、编印会议简报三、编印会议简报 会议简报有一套专门设计的固定版式，通会议简报有一套专门设计的固定版式，通常由报头、报身常由报头、报身(正文正文)、报尾三部分构成。、报尾三部分构成。第三节第三节 会间服务会间服务第三节 会间服务简简报报样样式式示示例例三、编印会议简报三、编印会议简报 会议简报的正文，大致有三种结构会议简报的正文，大致有三种结构模式和写作方法：模式和写作方法：综述法综述法 重点报道法重点报道法 言论摘要法言论摘要法第三节第三节 会间服务会间服务四、会间后勤工作四、会间后勤工作(一一)会议现场服务会议现场服务(二二)会间生活服务会间生活服务(三三)会议文体活动会议文体活动(四四)会议卫生保健会议卫生保健(五五)会议值班工作会议值班工作第三节第三节 会间服务会间服务一、会后文字工作一、会后文字工作(一一)会议纪要会议纪要 会议纪要是召开比较重要的会议时，用会议纪要是召开比较重要的会议时，用于记载、传达会议精神和议定事项，要求与于记载、传达会议精神和议定事项，要求与会单位或其他相关单位遵守和执行的指导性会单位或其他相关单位遵守和执行的指导性公务文书。公务文书。（参见教材第（参见教材第129页示例）页示例）第四节第四节 会后处理会后处理一、会后文字工作一、会后文字工作(二二)会议新闻报道会议新闻报道 会议新闻报道对于加快会议精神传播的会议新闻报道对于加快会议精神传播的速度和范围，扩大会议的影响，提高会议的速度和范围，扩大会议的影响，提高会议的透明度，贯彻落实会议精神具有重要作用。透明度，贯彻落实会议精神具有重要作用。第四节第四节 会后处理会后处理新闻报道示例：新闻报道示例：中国轻工工艺品进出口商会全体会长会中国轻工工艺品进出口商会全体会长会议议8月月11日日12日在北京召开。会议由中国日在北京召开。会议由中国轻工工艺品进出口商会王忠奇会长主持。商轻工工艺品进出口商会王忠奇会长主持。商务部部长助理俞建华出席了会议并讲话。商务部部长助理俞建华出席了会议并讲话。商务部外贸司、人事司有关领导出席了会议。务部外贸司、人事司有关领导出席了会议。中国轻工工艺品进出口商会李文锋副会长、中国轻工工艺品进出口商会李文锋副会长、张杰副会长和张杰副会长和33家兼职副会长成员及其代表家兼职副会长成员及其代表参加了会议。参加了会议。二、会议文书归档二、会议文书归档(一一)会议文书材料的收集会议文书材料的收集 也称会议文件的清退。机密程度较高的也称会议文件的清退。机密程度较高的会议，要求参加重要会议的与会人员，在会会议，要求参加重要会议的与会人员，在会议结束时，根据规定将会议上发放的文件清议结束时，根据规定将会议上发放的文件清理并退回会议秘书处。收集的重点：理并退回会议秘书处。收集的重点：1.1.会议形成的各种稿本会议形成的各种稿本 2.2.会议的选举材料会议的选举材料 3.3.会议证件会议证件第四节第四节 会后处理会后处理二、会议文书归档二、会议文书归档(二二)会议文书材料的归档会议文书材料的归档 会议结束后会议结束后,秘书将会议文书材料秘书将会议文书材料依据其内在联系加以整理，按规定移交依据其内在联系加以整理，按规定移交给档案部门存档，以便于日后查找利用。给档案部门存档，以便于日后查找利用。（按照文档管理的要求进行）（按照文档管理的要求进行）第四节第四节 会后处理会后处理三、会后后勤工作三、会后后勤工作(一一)整理会议场地整理会议场地 1.1.会场检查会场检查 2.2.会场清理会场清理 3.3.办理清退手续办理清退手续第四节第四节 会后处理会后处理三、会后后勤工作三、会后后勤工作(二二)安排返程工作安排返程工作 1.1.做好与会人员返程票的登记、代购做好与会人员返程票的登记、代购工作工作 2.2.帮助与会人员做好返程准备帮助与会人员做好返程准备 3.3.送别与会人员送别与会人员第四节第四节 会后处理会后处理三、会后后勤工作三、会后后勤工作(三三)结算会议经费结算会议经费收入结算收入结算支出结算支出结算第四节第四节 会后处理会后处理四、会务工作总结四、会务工作总结是在会议进行过程中或结束之后，是在会议进行过程中或结束之后，会议的组织方对会议组织工作的实施情会议的组织方对会议组织工作的实施情况、会议进程和会议结果等进行的回顾、况、会议进程和会议结果等进行的回顾、分析和评价，并形成总结意见的过程。分析和评价，并形成总结意见的过程。第四节第四节 会后处理会后处理四、会务工作总结四、会务工作总结会务工作总结的方式：会务工作总结的方式：1.1.座谈会座谈会2.2.总结表彰会议总结表彰会议3.3.书面总结书面总结第四节第四节 会后处理会后处理思思 考考 题题1.1.简述几种常见会议中秘书工作的重点。简述几种常见会议中秘书工作的重点。2.2.会议有哪些构成要素？会议有哪些构成要素？3.3.简述会前准备、会间服务、会后处理各阶段会简述会前准备、会间服务、会后处理各阶段会务工作的内容。务工作的内容。4.4.秘书怎样协助领导筹备会议和制订会议预案秘书怎样协助领导筹备会议和制订会议预案？5.5.会议的不同阶段各有哪些会议文书材料？怎样会议的不同阶段各有哪些会议文书材料？怎样制作、发放和管理这些会议文书材料？制作、发放和管理这些会议文书材料？6.6.假设某次会议假设某次会议180180人参加人参加,20,20人服务人服务,开会开会5 5天共天共4040个小时个小时,与会人员平均每小时工资与会人员平均每小时工资1515元元,请计算该请计算该次会议的隐性成本。次会议的隐性成本。第四章第四章 调查研究调查研究秘书实务秘书实务秘书实务秘书实务第一节第一节 调查研究概述调查研究概述一、调查研究的概念调查研究指人们对自然界和人类社会的实调查研究指人们对自然界和人类社会的实际情况进行调查了解和分析研究。际情况进行调查了解和分析研究。狭狭义义的的调调查查研研究究特特指指对对社社会会现现象象的的调调查查研研究究，在在社社会会科科学学研研究究、国国家家和和公公共共事事务务管管理理、企事业单位的管理中都得到广泛的应用。企事业单位的管理中都得到广泛的应用。第一节第一节 调查研究概述调查研究概述一、调查研究的概念调调查查研研究究包包括括调调查查和和研研究究两两个个方方面面。调调查查是是指指通通过过各各种种途途径径,运运用用各各种种方方式式方方法法,有有计计划划、有目的地了解事物的真实情况。有目的地了解事物的真实情况。研研究究则则是是指指对对调调查查材材料料进进行行去去粗粗取取精精、去去伪伪存存真真、由由此此及及彼彼、由由表表及及里里的的思思维维加加工工,以以获得对客观事物本质和规律的认识。获得对客观事物本质和规律的认识。调调查查是是研研究究的的前前提提和和基基础础,研研究究是是调调查查的的发展和深化。发展和深化。第一节第一节 调查研究概述调查研究概述二、调查研究的分类 (一一)根据调查研究的目的进行的分类根据调查研究的目的进行的分类 1.1.基础性调查研究基础性调查研究 2.2.政策性调查研究政策性调查研究 3.3.经验性调查研究经验性调查研究 4.4.专案性调查研究专案性调查研究 5.5.经营性调查研究经营性调查研究 6.6.素材性调查研究素材性调查研究 7.7.科研性调查研究科研性调查研究 秘秘书书和和秘秘书书机机构构经经常常进进行行的的是是前前四四类类调调查研究。查研究。第一节第一节 调查研究概述调查研究概述二、调查研究的分类 (二二)根据调查研究的内容项目进行的分类根据调查研究的内容项目进行的分类 1.1.专项调查专项调查 2.2.综合调查综合调查 3.3.多项调查多项调查第一节第一节 调查研究概述调查研究概述二、调查研究的分类(三三)根据调根据调查研究查研究涉及对象的范围进行的涉及对象的范围进行的分类分类 1.1.普查普查 2.2.抽样调查抽样调查 3.3.典型调查典型调查 4.4.个案调查个案调查想一想：想一想：典典型型调调查查与与个个案案调调查查的本质差别何在？的本质差别何在？第一节第一节 调查研究概述调查研究概述三、调查研究的基本原则调查研究要做到实事求是调查研究要做到实事求是,必须：必须：不唯上不唯上 不唯书不唯书 不唯众不唯众 不唯己不唯己 要唯实要唯实第一节第一节 调查研究概述调查研究概述四、调查研究的意义 (一一)调查研究对做好领导工作的意义调查研究对做好领导工作的意义 1.1.领导机关和领导进行科学决策的前领导机关和领导进行科学决策的前提提 2.2.贯彻执行党和国家方针政策的必要贯彻执行党和国家方针政策的必要步骤步骤 3.3.解决具体问题的重要方法解决具体问题的重要方法第一节第一节 调查研究概述调查研究概述四、调查研究的意义(二二)调查研究在秘书工作中的重要地位调查研究在秘书工作中的重要地位 1 1 发挥参谋助手作用的重要途径发挥参谋助手作用的重要途径 2.2.获取可靠信息的主要渠道获取可靠信息的主要渠道 3.3.做好其他工作的前提条件做好其他工作的前提条件第二节第二节 调查研究的一般程序调查研究的一般程序 一一次次正正规规的的调调查查研研究究总总可可以以分分为为四四个阶段：个阶段：准备阶段准备阶段 调查阶段调查阶段 研究阶段研究阶段 总结阶段总结阶段第二节第二节 调查研究的一般程序调查研究的一般程序一、准备阶段 (一一)确定调查研究的课题和具体目标确定调查研究的课题和具体目标 (二二)确定调查研究的对象和范围确定调查研究的对象和范围调查对象包括参加调查会的人员、个别访调查对象包括参加调查会的人员、个别访谈对象、专家咨询的对象和专家论证会的参加谈对象、专家咨询的对象和专家论证会的参加者、问卷调查中问卷发放的对象范围、统计数者、问卷调查中问卷发放的对象范围、统计数据的提供者、现场观察的线路和范围等。据的提供者、现场观察的线路和范围等。(三三)做好调研做好调研组织、思想和技术上的准备组织、思想和技术上的准备第二节第二节 调查研究的一般程序调查研究的一般程序一、准备阶段 (四四)拟拟订订调查提纲：调查提纲：1.1.调查的指导思想和目的、要求调查的指导思想和目的、要求 2.2.调查的各项具体内容调查的各项具体内容(即调查的项目即调查的项目)3.3.调查的地点、单位和对象调查的地点、单位和对象 4.4.调查的方法调查的方法 5.5.调查的步骤和进度调查的步骤和进度 6.6.调查人员的具体分工调查人员的具体分工 7.7.调查中可能遇到的问题和对策调查中可能遇到的问题和对策 第二节第二节 调查研究的一般程序调查研究的一般程序一、准备阶段 (五五)设计、印制调查表格、问卷等设计、印制调查表格、问卷等第二节第二节 调查研究的一般程序调查研究的一般程序二、调查阶段 (一一)调查点的联络调查点的联络 (二二)进行正式调查进行正式调查,做好调查材料的收做好调查材料的收集、整理工作集、整理工作（具体调查如何进行见本章（具体调查如何进行见本章 第第三三节节 “常常用用的的调调查查方方法法”）第二节第二节 调查研究的一般程序调查研究的一般程序三、研究阶段指指在在调调查查活活动动基基本本结结束束后后对对调调查查材材料料进进行行综综合合研研究究。目目的的是是揭揭示示事事物物的的本本质质和和规规律律,了了解解事事物物之之间间的的因因果果关关系系,预预测测事事物物的的发发展展趋趋势势,并并在在此此基基础础上上对对领领导导的的决决策策和和管管理理工工作作提提出出具具体体建建议议。综综合合研研究究是是一一种种创创造造性性思思维维活活动动,往往往往需需要要发挥集体的智慧。发挥集体的智慧。（具具体体研研究究如如何何进进行行见见本本章章第第四四节节 “常用的研究方法常用的研究方法”）第二节第二节 调查研究的一般程序调查研究的一般程序四、总结阶段 (一一)撰写调查研究报告撰写调查研究报告 (二二)输出调研信息输出调研信息 (三三)调研活动总结调研活动总结 (四四)调研成果的转化调研成果的转化第三节第三节 常用的调查方法常用的调查方法一、现场观察 (一一)现场观察的方法现场观察的方法 1.1.直接观察和间接观察直接观察和间接观察 2.2.参与式观察和非参与式观察参与式观察和非参与式观察 3.3.规定项目的观察和综合性随机观察规定项目的观察和综合性随机观察第三节第三节 常用的调查方法常用的调查方法一、现场观察 (二二)现场观察时要注意的问题现场观察时要注意的问题 1.1.要观察真实的现场，防止有人制造假象要观察真实的现场，防止有人制造假象 2.2.观察要客观，不能带个人偏见观察要客观，不能带个人偏见 3.3.要注意略看与细察相结合要注意略看与细察相结合 4.4.要注意留下原始的观察记录要注意留下原始的观察记录第三节第三节 常用的调查方法常用的调查方法二、个别访谈 (一一)个别访谈的方法个别访谈的方法 1.1.选择性访谈和逐一访谈选择性访谈和逐一访谈 2.2.引导式访谈和非引导式访谈引导式访谈和非引导式访谈 3.3.直接访谈和间接访谈直接访谈和间接访谈第三节第三节 常用的调查方法常用的调查方法二、个别访谈 (二二)个别访谈需要注意的问题个别访谈需要注意的问题 1.1.选择合适的调查对象选择合适的调查对象 2.2.访谈前做好充分准备访谈前做好充分准备 3.3.讲究谈话的艺术讲究谈话的艺术第三节第三节 常用的调查方法常用的调查方法三、开调查会 (一一)调查会的种类和一般程序调查会的种类和一般程序 1.1.调查会的种类调查会的种类 决策建议调查会决策建议调查会 事件真相调查会事件真相调查会 典型经验调查会典型经验调查会 民意倾向调查会民意倾向调查会第三节第三节 常用的调查方法常用的调查方法三、开调查会 (一一)调查会的种类和一般程序调查会的种类和一般程序 2.2.开调查会的一般程序开调查会的一般程序调查会前：选定参会人员，调查内容提调查会前：选定参会人员，调查内容提前发送前发送进行阶段：主持会议和记录发言进行阶段：主持会议和记录发言调查会后：整理记录，提取信息，补充调查会后：整理记录，提取信息，补充调查调查第三节第三节 常用的调查方法常用的调查方法三、开调查会 (二二)召召开调查会开调查会的注意的注意事项事项 1.1.调查会的参会人数要适宜调查会的参会人数要适宜5 5人至人至8 8人人 2.2.调查会的时间长短要适宜调查会的时间长短要适宜1.51.5至至2 2小小时时 3.3.不宜请与调查课题有关的权威人士参加不宜请与调查课题有关的权威人士参加 4.4.要与个别访谈结合运用要与个别访谈结合运用第三节第三节 常用的调查方法常用的调查方法四、问卷调查 (一一)调查调查问卷的基本结构