应付款管理系统.pptx

第六章应付款管理系统第六章应付款管理系统应付款管理系统第1页6.1系统概述系统概述 6.1.1功效概述功效概述 6.1.2与其它模块数据关联与其它模块数据关联 6.1.3 应付款管理系统操作流程应付款管理系统操作流程6.2 应用实务应用实务 试验一试验一 应付款管理系统初始化应付款管理系统初始化 试验二试验二 单单 据据 处处 理理 试验三试验三 票票 据据 管管 理理 试验四试验四 转转 账账 处处 理理 试验五试验五 账表查询及其它处理账表查询及其它处理应付款管理系统第2页6.1系统概述系统概述6.1.1功效概述 应付款管理系统主要实现企业与供给商之间业务往来账款核实与管理，在应付款管理系统中，以采购发票、其它应付单等原始单据为依据，统计采购业务及其它业务所形成往来款项，处理应付款项支付、转账等情况，提供票据处理功效，实现对应付款管理。依据对供给商往来款项核实和管理程度不一样，系统提供了“详细核实”和“简单核实”两种应用方案。不一样应用方案，其系统功效、产品接口、操作流程等均不相同。应付款管理系统第3页6.1.2与其它模块数据关联与其它模块数据关联 应付款管理系统第4页6.1.2与其它模块数据关联与其它模块数据关联 应付款管理系统第5页6.1.3 应付款管理系统操作流程应付款管理系统操作流程应付款管理系统第6页6.2应用实务应用实务-试验一试验一 应付款管理系统初始应付款管理系统初始 【试验目标】系统学习应付款系统初始化普通方法。【试验准备】已经完成了第三章试验一操作。能够引入已完成试验一“(3-1)总账系统初始设置”账套备份数据，或引入光盘中“试验账套(3-1)总账系统初始设置”。将系统日期修改为“年1月31日”，以“ZD周东”身份注册进入应收款管理系统。应付款管理系统第7页3.2应用实务应用实务-试验一应付款管理系统初始试验一应付款管理系统初始【试验内容】【试验内容】设置系统参数设置系统参数初始设置初始设置设置科目设置科目逾期账龄区间设置逾期账龄区间设置报警级别设置报警级别设置设置允许修改设置允许修改“采购专用发票采购专用发票”编号编号 录入期初余额并与总账系统进行对账录入期初余额并与总账系统进行对账 账套备份账套备份【试验资料】【试验资料】见教材见教材应付款管理系统第8页1.设置系统参数设置系统参数注意：注意：在进入应付款系统之前应在建立账套后启用应付款系统，或者在企业应用平台中启用应付款系统。应付款系统启用会计期间必须大于等于账套启用期间。在账套使用过程中能够随时修改账套参数。假如选择单据日期为审核日期，则月末结账时单据必须全部审核。关于应付账款核实模型，在系统启用时或者还没有进行任何业务处理情况下才允许从简单核实改为详细核实；从详细核实改为简单核实随时能够进行。应付款管理系统第9页2.设置基本科目设置基本科目注意：注意：应付科目标核实币种应不相同。假如没有外币核实，能够不输入外币科目。在基本科目设置中所设置应付科目“2202应付账款”、预付科目“1123预付账款”及“2201应付票据”，应在总账系统中设置其辅助核实内容为“供给商往来”，而且其受控系统为“应付系统”。不然在这里不能被选中。只有在这里设置了基本科目，在生成凭证时才能直接生成凭证中会计科目，不然凭证中将没有会计科目，对应会计科目只能手工再录入。假如应付科目、预付科目按不一样供给商或供给商分类分别设置，则可在“控制科目设置”中设置，在此能够不设置。假如针对不一样存货分别设置采购核实科目，则在此不用设置，能够在“产品科目设置”中进行设置。应付款管理系统第10页3.结算方式科目结算方式科目注意：注意：结算方式科目设置是针对已经设置结算方式设置对应结算科目。即在付款或收款时只要告诉系统结算时使用结算方式就能够由系统自动生成该种结算方式所使用会计科目。假如在此不设置结算方式科目，则在付款或收款时能够手工输入不一样结算方式对应会计科目。应付款管理系统第11页4.设置逾期账龄区间设置逾期账龄区间注意：注意：序号由系统自动生成，不能修改和删除。总天数直接输入截止该区间账龄总天数。最终一个区间不能修改和删除。应付款管理系统第12页5.设置报警级别设置报警级别注意：注意：序号由系统自动生成，不能修改、删除。应直接输入该区间最大比率及级别名称。系统会依据输入比率自动生成对应区间。单击“增加”按钮，能够在当前级别之前插入一个级别。插入一个级别后，该级别后各级别比率会自动调整。删除一个级别后，该级别后各级比率会自动调整。最终一个级别为某一比率之上，所以在“总比率”栏不能录入比率，不然将不能退出。最终一个比率不能删除，假如录入错误则应先删除上一级比率，再修改最终一级比率。应付款管理系统第13页6.单据编号设置单据编号设置注意：注意：假如不在“单据编号设置”中对采购专用发票采取“完全手工编号”，则在填制采购专用发票时其编号由系统自动生成而不允许手工录入编号。在单据编号设置中还能够设置“重号时自动重取”及“按收发标志流水”等。应付款管理系统第14页7.录入期初采购发票录入期初采购发票注意：注意：在首次使用应付款系统时，应将启用应付款系统时未处理完全部供给商应付账款、预付账款、应付票据等数据录入到本系统。当进入第二年度时，系统自动将上年度未处理完单据转为下一年度期初余额。在下一年度第一会计期间里，能够进行期初余额调整。在日常业务中，可对期初发票、应付单、预付款、票据进行后续核销、转账处理。假如退出了录入期初余额单据，在“期初余额明细表”窗口中并没有看到新录入期初余额，应单击“刷新”按钮，就能够列示全部期初余额内容。在录入期初余额时一定要注意期初余额会计科目，比如第3张采购发票会计科目为“2201”，即应付票据。应付款系统期初余额应与总账进行对账，假如科目错误将会造成对账错误。假如并未设置允许修改采购专用发票编号，则在填制采购专用发票时不允许修改采购专用发票编号。其它单据编号也一样，系统默认状态为不允许修改。应付款管理系统第15页8.录入预付款单录入预付款单注意：注意：录入预付款单据类型依然是“付款单”，不过款项类型为“预付款”。应付款管理系统第16页9.应付款系统与总账系统对账应付款系统与总账系统对账注意：注意：当完成全部应付款期初余额录入后，应经过对账功效将应付系统期初余额与总账系统期初余额进行查对。当保留了期初余额结果，或在第二年使用需要调整期初余额时能够进行修改。当第一个会计期已结账后，期初余额只能查询不能再修改。期初余额所录入票据保留后自动审核。应付款系统与总账系统对账，必须要在总账与应付系统同时启用后才能够进行。应付款管理系统第17页试验二试验二 单单 据据 处处 理理【试验目标】系统学习应付款系统日常业务处理主要内容和操作方法。要求掌握应付款系统与总账系统组合时应付款系统基本功效和操作方法。【试验准备】已经完成了第6章试验一操作。能够引入已完成试验一“(6-1)应付系统初始化”账套备份数据，或引入光盘中“试验账套(6-1)应付系统初始化”。将系统日期修改为“年1月31日”，注册进入应付款管理系统。【试验准备】见教材应付款管理系统第18页试验二试验二 单单 据据 处处 理理【试验内容】录入应付单据、付款单据 修改应付单据、付款单据删除应付单据 年1月31日，审核本月录入应付单据、付款单据 核销付款单据对应付单据、付款单据进行账务处理 账套备份应付款管理系统第19页1.填制第填制第1笔业务采购专用发票笔业务采购专用发票应付款管理系统第20页1.填制第填制第1笔业务采购专用发票笔业务采购专用发票注意：注意：在填制采购专用发票时，税率由系统自动生成，能够修改。采购发票与应付单是应付款管理系统日常核实单据。假如应付款系统与采购系统集成使用，采购发票在采购管理系统中录入，在应付系统中能够对这些单据进行查询、核销、制单等操作。此时应付系统需要录入只限于应付单。假如没有使用采购系统，则全部发票和应付单均需在应付系统中录入。在不启用供给链情况下，在应付款系统中只能对采购业务资金流进行会计核实，即能够对应付款、已付款以及采购情况进行核实，而其物流核实，即存货入库成本核实还需在总账系统中手工进行结转。已审核单据不能修改或删除，已生成凭证或进行过核销单据在单据界面不再显示。在录入采购发票后能够直接进行审核，在直接审核后系统会提醒“是否马上制单”，此时能够直接制单。假如录入采购发票后不直接审核能够在审核功效中审核，再到制单功效中制单。已审核单据在未进行其它处理之前取消审核后再修改。应付款管理系统第21页2.填制第填制第2笔业务采购普通发票笔业务采购普通发票注意：注意：按会计制度要求，运费能够按7税率进行增值税进项税额抵扣，所以运费成本为扣除7进项税后部分。假如在启用应付款系统同时启用采购系统，则应在采购系统中填制“运费发票”，在应付款系统中对采购系统传递过来“运费发票”进行付款及付款核销等操作。应付款管理系统第22页3.修改采购专用发票修改采购专用发票注意：注意：因为在进入采购专用发票窗口时，系统是处于增加状态，假如想查找某一张采购专用发票则应放弃当前增加操作，进入查询状态，不然将不能翻页。采购发票被修改后必须保留。保留采购发票在审核后才能制单。应付款管理系统第23页4.删除采购专用发票删除采购专用发票在在应应付付款款管管理理系系统统中中，执执行行“应应付付单单据据处处理理”|“应应付付单单据据录录入入”命令，打开命令，打开“单据类别单据类别”窗口。窗口。单击单击“确定确定”按钮，打开按钮，打开“采购专用发票采购专用发票”窗口。窗口。单击单击“下张下张”按钮，找到按钮，找到“423026”号采购专用发票。号采购专用发票。单单击击“删删除除”按按钮钮，系系统统提提醒醒“单单据据删删除除后后不不能能恢恢复复，是是否否继继续续”。单击单击“是是”按钮，再单击按钮，再单击“退出退出”按钮退出。按钮退出。应付款管理系统第24页5.审核应付单据审核应付单据应付款管理系统第25页6.制单制单注意：注意：在“制单查询”窗口中，系统已默认制单内容为“发票制单”，假如需要选中其它内容制单，能够选中要制单内容前复选框。假如所选择凭证类型错误，能够在生成凭证后再修改。假如一次生成了多张记账凭证，能够在保留了一张凭证后再打开其它凭证，直到全部保留为止，未保留凭证视为放弃此次凭证生成操作。只有在凭证保留后才能传递到总账系统，再在总账系统中进行审核和记账等。其中第1号转账凭证是依据普通发票填制，其运费中应抵扣进项税为价内税，所以进项税为14元，而物资采购为186元。应付款管理系统第26页7.填制付款单填制付款单注意：注意：在单击付款单“保留”按钮后，系统会自动生成付款单表体内容。表体中款项类型系统默认为“应付款”，能够修改。款项类型还包含“预付款”和“其它费用”。若一张付款单中，表头供给商与表体供给商不一样，则视表体供给商款项为代收款。在填制付款单后，能够直接单击“核销”按钮进行单据核销操作。假如是供给商退款，则能够单击“切换”按钮，填制红字付款单。应付款管理系统第27页8.修改付款单修改付款单在应付款管理系统中，执行“付款单据处理”|“付款单据录入”命令，进入“付款单”窗口。单击“下张”按钮，找到要修改“付款单”，在要修改“付款单”中，单击“修改”按钮。分别将上半部分和下半部分金额修改为“25000”。单击“保留”按钮，再单击“退出”按钮退出。应付款管理系统第28页9.删除付款单删除付款单在应付款管理系统中，执行“付款单据处理”|“付款单据录入”命令，进入“付款单”窗口。单击“下张”按钮，找到要删除付款单。单击“删除”按钮，系统提醒“单据删除后不能恢复，是否继续？”。单击“是”按钮。单击“退出”按钮退出。应付款管理系统第29页10.审核付款单审核付款单在应付款管理系统中，执行“付款单据处理”|“付款单据审核”命令，打开“付款单过滤条件”对话框。单击“确定”按钮，进入“收付款单列表”窗口。单击“全选”按钮，单击“审核”按钮，系统提醒“此次审核成功单据2张”。单击“确定”按钮，再单击“退出”按钮退出。应付款管理系统第30页11.核销付款单核销付款单应付款管理系统第31页11.核销付款单核销付款单注意：注意：在保留核销内容后，单据核销窗口中将不再显示已被核销内容。结算单列表显示是款项类型为应付款和预付款统计，而款项类型为其它费用统计不允许在此作为核销统计。核销时，结算单列表中款项类型为应付款统计默认此次结算金额为该统计上原币金额；款项类型为预付款统计默认此次结算金额为空。核销时能够修改此次结算金额，不过不能大于该统计原币金额。在结算单列表中，单击“分摊”按钮，系统将当前结算单列表中此次结算金额累计自动分摊到被核销单据列表此次结算栏中。核销次序依据被核销单据排序次序。手工核销时一次只能显示一个供给商单据统计，且结算单列表依据表体统计明细显示。当结算单有代付处理时，只显示当前所选供给商统计。一次只能对一个结算单类型进行核销，即手工核销情况下需要将收款单和付款单分开核销。手工核销保留时，若结算单列表此次结算金额大于或小于被核销单据列表此次结算金额累计，系统将提醒结算金额不相等，不能保留。若发票中同时存在红蓝统计，则核销时先进行单据内部对冲。假如核销后未进行其它处理，能够在期末处理“取消操作”功效中取消核销操作。应付款管理系统第32页12.制单制单注意：注意：假如在“单据查询”窗口中，在选中“收付款单制单”后，再去掉“发票制单”选项，则会打开“收付款制单”窗口。假如不去掉“发票制单”选项，即使制单窗口显示是“应付制单”，但两种待制单据都会显示出来。在制单功效中还能够依据需要进行合并制单。应付款管理系统第33页试验三试验三 票票 据据 管管 理理【试验目标】系统学习应付款系统票据管理普通方法。【试验准备】已经完成了第6章试验二操作。能够引入已完成试验二“(6-2)付款单据处理”账套备份数据，或引入光盘中“试验账套(6-2)单据处理”。将系统日期修改为“年1月31日”，注册进入应付款管理系统。应付款管理系统第34页试验三试验三 票票 据据 管管 理理【试验资料】（1）年1月5日，向北京长阳带钢厂厂签发并承兑商业承兑汇票一张(NO.66101)，面值为10000元，到期日为年6月5日。（2）年1月8日，向北京化工厂签发并承兑商业承兑汇票一张(NO.223341)，面值为21300元，到期日为年1月28日。（3）年1月20日，将年1月8日向北京化工厂签发并承兑商业承兑汇票(NO.22334)结算。【试验内容】填制商业承兑汇票，暂不制单 结算商业承兑汇票并制单 制单账套备份应付款管理系统第35页1.填制商业承兑汇票填制商业承兑汇票应付款管理系统第36页1.填制商业承兑汇票填制商业承兑汇票注意：注意：保留一张商业票据之后，系统会自动生成一张付款单。这张付款单还需经过审核之后才能生成记账凭证。由票据生成付款单不能修改。在票据管理功效中能够对商业承兑汇票和银行承兑汇票进行日常业务处理，包含票据取得、结算、背书、转出、计息等。商业承兑汇票不能有承兑银行，银行承兑汇票必须有承兑银行。应付款管理系统第37页2、审核付款单、审核付款单注意：注意：在票据保留后由系统自动生成了一张付款单，这张付款单应在审核后再到制单处理中生成记账凭证，才可完成应付账款转为应付票据核实过程。应付款管理系统第38页3.制单制单应付款管理系统第39页4.商业承兑汇票结算商业承兑汇票结算注意：注意：当票据到期付款时，执行票据结算处理。进行票据结算时，结算金额应是经过结算实际支付金额。票据结算后，不能再进行其它与票据相关处理。应付款管理系统第40页试验四试验四 转转 账账 处处 理理【试验目标】系统学习应付款系统转账处理普通方法。【试验准备】已经完成了第6章试验三操作。能够引入已完成试验三“(6-3)票据处理”账套备份数据，或引入光盘中“试验账套(6-3)票据处理”。将系统日期修改为“年1月31日”，注册进入应付款管理系统。【试验资料】(1)年1月31日，经三方同意将年1月15日形成应向“北京长阳带钢厂”支付货税款42120元转为向北京大兴县肖庄粘合剂厂应付账款。(2)年1月31日，经双方同意，将向北京大兴县肖庄粘合剂厂应付账款42120元与预付款冲抵。应付款管理系统第41页试验四试验四 转转 账账 处处 理理【试验试验内容】内容】应付冲应付暂不制单 预付冲应付暂不制单 制单账套备份应付款管理系统第42页1.将将应应付付账账款冲抵款冲抵应应付付账账款款注意：注意：每一笔应付款转账金额不能大于其余额。每次只能选择一个转入单位。应付款管理系统第43页2.将将预预付付账账款冲抵款冲抵应应付付账账款款注意：注意：能够在输入转账总金额后单击“自动转账”按钮，系统自动依据过滤条件进行成批预付冲抵应付款工作。每一笔应付款转账金额不能大于其余额。应付款转账金额累计应该等于预付款转账金额累计。假如是红字预付款和红字应付单进行冲销，要把过滤条件中“类型”选为“收款单”。应付款管理系统第44页3.制制单单应付款管理系统第45页试验五试验五 账表查询及其它处理账表查询及其它处理【试验目标】系统学习应付款系统账簿查询及其它处理作用和基本方法。【试验准备】已经完成了第6章试验四操作。能够引入已完成试验四“(6-4)转账处理”账套备份数据，或引入光盘中“试验账套(6-4)转账处理”。将系统日期修改为“年1月31日”，注册进入应付款管理系统。应付款管理系统第46页试验五试验五 账表查询及其它处理账表查询及其它处理【试验内容】查询发票 查询收付款单 查询并删除凭证 对供给商进行付款账龄分析 查询年1月业务总账 查询应付账款科目余额表 取消对北京长阳带钢厂转账操作将未制单单据制单结账账套备份应付款管理系统第47页1.查询查询1月份填制全部采购专用发票月份填制全部采购专用发票注意：注意：在发票查询功效中能够分别查询“已审核”、“未审核”、“已核销”及“未核销”发票。还能够按“发票号”、“单据日期”、“金额范围”或“余额范围”等条件进行查询。在“发票查询”窗口中，单击“查询”按钮，能够重新输入查询条件，单击“单据”按钮，能够调出原始单据卡片，单击“详细”按钮，能够查看当前单据详细结算情况，单击“凭证”按钮，能够查询单据所对应凭证，单击“栏目”按钮，能够设置当前查询列表显示栏目、栏目次序、栏目名称、排序方式，能够保留设置内容。应付款管理系统第48页2.查询查询1月份全部收付款月份全部收付款单单注意：注意：在收付款单查询功效中能够分别查询“已核销”、“未核销”、“应付款”、“预付款”及“费用”收付款情况。还能够按“单据编号”、“金额范围”、“余额范围”或“单据日期”等条件进行查询。在“收付款单”查询窗口中，也能够分别单击“查询”、“详细”、“单据”及“凭证”等按钮，查询到对应内容。应付款管理系统第49页3.删除删除1月月21日填制支付北京化工厂货款记账凭证日填制支付北京化工厂货款记账凭证注意注意在“凭证查询”功效中，能够查看、修改、删除或冲销由应付款系统生成并传递到总账系统中记账凭证。假如凭证已经在总账系统中记账，又需要对形成凭证原始单据进行修改，则能够经过冲销方式冲销凭证，然后对原始单据进行其它操作后再重新生成凭证。一张凭证被删除(或被冲销)后，它所对应原始单据及对应操作内容能够重新制单。只有未在总账系统中审核凭证才能删除。假如已经在总账系统中进行了出纳签字，应取消出纳签字后再进行删除操作。应付款管理系统第50页4.应应付付账龄账龄分析分析注意：注意：在“统计分析”功效中，能够按定义账龄区间，进行一定时间内应付款账龄分析、付款账龄分析、往来账龄分析，了解向各个供给商付款周转天数，周转率，了解各个账龄区间内应付款、付款及往来情况，能及时发觉问题，加强对往来款项动态监督管理。应付款管理系统第51页5.查询业务总账查询业务总账应付款管理系统第52页5.查询业务总账查询业务总账注意：注意：经过业务账表查询，能够及时地了解一定时间内期初应付款结存汇总情况、应付款发生、付款发生汇总情况、累计情况及期末应付款结存汇总情况；还能够了解各个供给商期初应付款结存明细情况、应付款发生、付款发生明细情况、累计情况及期末应付款结存明细情况，及时发觉问题，加强对往来款项监督管理。业务总账查询是对一定时间内应付款汇总情况查询。在业务总账查询应付总账表中不但能够查询“本期应付”款、还能够查询“本期支付”应付款及应付款“余额”情况。应付款管理系统第53页6.查询查询科目明科目明细账细账注意：注意：科目账查询包含科目明细账和科目余额表。科目明细账查询能够查询供给商往来科目下往来供给商往来明细账。细分为科目明细账、供给商明细账、三栏明细账、部门明细账、项目明细账、业务员明细账等。科目余额表查询能够查询应付受控科目各个供给商期初余额、本期借方发生额累计、本期贷方发生额累计、期末余额。细分为科目余额表、供给商余额表、三栏余额表、部门余额表、项目余额表、业务员余额表、供给商分类余额表及地域分类余额表。应付款管理系统第54页7.取消取消转账转账操作操作注意：注意：取消操作类型包含取消核销、取消转账、取消汇兑损益、取消票据处理、取消并账等几类。取消操作必须在未进行后序操作情况下进行，假如已经进行了后序操作则应在恢复后序操作后再取消操作。应付款管理系统第55页9.结账结账注意：注意：假如当月业务已经全部处理完成，应进行月末结账。只有当月结账后，才能开始下月工作。进行月末处理时，一次只能选择一个月进行结账，前一个月未结账，则本月不能结账。在执行了月末结账后，该月将不能再进行任何处理。应付款管理系统第56页Q&A应付款管理系统第57页