五星级酒店后勤部门通用管理手册（人员结构、岗位职责、 规章制度、操作流程汇编）.pdf

工程部、保安部、人力资源部管理手册（人员结构、岗位职责、规章制度、操作流程汇编）目录第一节总经理办公室概述.$昔误!未定义书签。一、总经理办公室组织架构.错误!未定义书签。二、总经理办公室人员编制.6二、总经理办公室职责范围.6其次节行政人员岗位职责与行政制度.10一、行政岗位职责.10（一）、酒店总经理岗位职责.10（二）、酒店总经理助理岗位职责.11（三）、总经理办公室经理（行政）岗位职责.12（四）、行政秘书岗位职责.13二、行政制度.13（一）、办公室现场管理制度.13（二）、文件处理制度.15（三）、文件撰制管理制度.21（四）、印鉴和文件运用管理制度.29（五）、档案管理制度.36（六）、文档、图表、资料编号的规定.39（七）、文件资料领阅与外借管理制度.41（八）、保密工作管理制度.44（九）、公司文件密级的规定.47（十）、Domino/Loutes Notes 运用管理制度.50（十一）、自备笔记本电脑管理方法.54第三节工程岗位人员职责与工程制度.58一、工程人员岗位职责.58（）、总经理办公室经理（行政）岗位职责.58（二）、工程经理岗位职责.59（三）、值班工程师（电工）岗位职责.60（四）、值班工程师（空调）岗位职责.60（五）、值班工程师（修理）岗位职责.61二、工程制度.61（一）、工程部基础管理制度.61（二）、设备运行管理制度.64（三）、交接班制度.67（四）、修理服务规范.68第四节 保安岗位人员职责与保安制度.70一、保安人员岗位职责.70（一）、总经理办公室经理（保安）岗位职责.70（二）、保安经理岗位职责.71（三）、保安员岗位职责.72（四）、保安员（大堂）岗位职责.73（五）、保安员（停车场）岗位职责.73（六）、保安员（楼层）岗位职责.74（七）、保安员（员工出口）岗位职责.75（八）、保安员（监控中心）岗位职责.75二、工作流程.76（一）、工作时间.76（二）、工作要求.76（三）、保安各岗位工作流程.77三、保安管理制度.80（一）、酒店平安管理规定.80（二）、酒店消防设备管理规定.88（三）、酒店消防器材管理制度.89（四）、酒店消防平安培训制度.90（五）、平安档案管理规定.91（六）、违反酒店平安、消防管理的惩处规定.92（七）、酒店施工场地平安管理规定.93（八）、批准动火的原则：.94（九）、施工人员的管理规定.95（十）、用火用电制度.97（十一）、各部门防火制度.100（十二）、钥匙管理规定.105（十三）、停车场管理制度.107（十四）、员工会客登记制度.108（十五）、监控室管理规定.108（十六）、员工通道管理规定.109（十七）、进货门管理规定.110（十八）、内部运转管理制度.111第六节人力资源管理手册.115一、岗位职责.115（-）总经理办公室经理（人事）岗位职责.115（二）人事经理岗位职责.117（三）培训主管岗位职责.118（四）聘请员工关系主管.118（五）薪酬福利主管.119二、人事工作程序.120（一）组织机构设计程序与标准.120（二）工作分析流程和标准.120（三）人员聘请流程和标准.120（四）新员工入店工作流程和标准.120（五）入职培训.121（六）薪资工作流程和标准.121（七）员工转正流程和标准.121（八）员工升职流程和标准.121（九）员工降职/惩处流程和标准.121（十）“优秀员工”活动的评比流程和标准.122（十一）员工请假的流程和标准.122（十二）员工违纪处理流程和标准.122（十三）员工嘉奖的流程和标准.123（十四）员工劳动争议处理流程和标准.123（十五）员工关系工作的流程和制度.123（十六）女员工支配内生育制度.123（十七）员工离职工作流程和标准.124三、培训工作内容.124（一）培训的目的.125（二）培训的作用.125（三）培训系统性模型.126（四）培训的四个步骤.126（五）培训实施的工作流程和标准.126（六）酒店店内培训.126四、考评.127（一）考评工作流程和标准.127（二）部门领导绩效考评.127（三）中层人员和员工的考评.128五、员工职业发展规划.128六、员工关系管理.128七、人事&考核表格.129第一节总经理办公室概述一、总经理办公室人员编制依据酒店人员编制，总经理办公室定编12名，见下表:二、总经理办公室职责范围部门编制说明人事3人力资源经理1人行政1行政经理1人工程16经理1人、主管4人、修理工12人安保28经理1人、副理1人、安保员26人合计48酒店总经理办公室拥有四大职能，分别是：（一）行政管理：作为酒店的联络协调部门，在总经理对酒店实施 管理的过程中处于上下沟通、左右协调、内外联系的中介地位。详细职 责范围为：1.负责协调酒店及外单位如：政府机关、职能部门的关系，刚好收 集政府及职能部门有关政策、信息，为酒店经营服务；2.负责起草酒店年度工作报告及关系酒店整体经营、管理发展方面 的文字性材料；3.负责起草酒店总经理所须要的发言材料和总结报告；4.负责酒店文书档案管理和印鉴管理;5.负责组织酒店总经理办公会议、行政例会和全体员工大会等各种 会议，作好会议内容的记录和传达；6.负责来酒店公干客人的接洽和协调接洽以及信访接待工作；7.负责酒店内部工作用车的审批；8.负责酒店内部材料的印刷管理；9.负责制定行政值班经理值班制度和值班状况的检查工作。（二）人力资源：涵盖了人事调配管理，人力资源开发利用、员工 培训管理、劳动工资奖金和医疗管理等方面。详细职责范围为：1.坚持以人为本的原则，对人力资源进行科学有效的调配、开发和 利用；2.规划福成人力资源发展，对人力资源状况进行限制；3.管理人员的聘请和选拔；4.加强预算管理和成本核算，降低人工成本；5.依据业务发展制定培训支配，并对日常培训监督限制；6.依据行业特点制定合理薪资体系；为酒店员工创建良好的工作环 境；7.制定员工职业发展规划，为企业留住人才，提高员工的忠诚度;8.制定各级人员激励政策、提高的员工主动性。（三）工程：负责动力设备的运行管理和酒店设备设施的修理、维 护和保养，以及设备设施的更新改造。详细职责范围为：1.负责酒店电力系统、电梯空调系统、冷热水系统及地面管道运行 管理，设备维护保养和故障检修。2.负责酒店冷冻设备、制冰设备、排风设备的修理保养和故障检修。3.负责酒店水暖设备、厨房设备的修理保养和故障检修。4.负责酒店电话系统、有线电视系统的修理保养和故障。5.负责酒店内楼宇维护和室内装修设施、家具、门锁的修理维护工 作。6.负责酒店灯具、灯饰的修理、维护工作。7.负责组织实施酒店改造工程。8.合理限制能源消耗，将工程系统的运行限制在最经济状态。（四）保安：负责酒店平安保卫工作的组织和管理，保证酒店财产 平安，及酒店员工、客人生命财产平安，维护酒店声誉、利益。详细职 责范围为：1.贯彻预防为主，确保重点，打击犯罪，保障平安的工作方针，制 定酒店平安管理方针、制度和防范措施并监督实施。2.领导酒店平安保卫工作，部署保卫力气，维护酒店正常应运秩序,保证重点要害部位平安防范工作。3.组织实施平安检查，对发觉的隐患提出整改看法，通知相关部门 限期整改，对已发觉的平安事故应刚好查明缘由，追究责任并提出改进 看法。4.做好法制、平安、教化及宣扬工作，对酒店新入职员工进行平安、消防、教化和平安技能专项培训，每年两次对全体员工进行平安教化和 培训。5.做好重大活动，大型会和贵宾的平安保卫工作，主动协作公安部 门做好平安保卫任务。6.做好住客登记、验证的监督工作，对重点可疑人员实行查控。7.帮助公安人员抓获通缉犯，打击违法犯罪行为。8.协同工程专业人员，做好酒店平安消防设施的维护和保养。9.加强对厨房、仓库、配电室、强电竖井、电器机房及公共消遣场 所等重点要害部位的平安防范工作。10.全面驾驭酒店内部人员状况，查处违法违纪行为。11.搜集各类平安信息，防范、打击各类担忧全事务。12.贯彻“谁主管、谁负责”和“群防群治”的工作原则，帮助 各部门落实岗位平安责任制。其次节行政人员岗位职责及行政制度一、行政岗位职责（一）、酒店总经理岗位职责职 位：总经理 级 另IJ:行政级直属上级：酒店董事会直属下级：总经理助理、财务经理、总经理办公室经理、营销经理岗位职责：在上级公司和董事会的领导下，细致贯彻执行党和国家的各项路途、方案、政策、法令和法规；一心一意领导广袤员工管理好酒店，努力完 成各项经营管理指标，不断提高酒店的经济效益和社会效益。1.制定酒店的经营目标，确立酒店的发展方向并指挥实施；2.主持制定和完善酒店的各项规章制度，建立健全酒店内部的组织 系统，协调各部门关系，建立酒店内部合理有效的运行机制；3.探讨并驾驭市场的变更和发展状况，制定价格体系，适时提出阶 段性工作重点并指挥实施；4.全面负责酒店的平安保卫、工程改造工作，重点负责支配财务、经营销售、人事劳资和工作;5.负责重要客人的接待工作，保持及社会各界的广泛联系，塑造酒 店良好的内外部形象；6.负责中层以上管理人员的培育和运用，督导酒店培训支配；7.发动广袤员工同心同德，搞好民主管理工作，关切员工生活，不 断改善员工的工作条件，提高员工的生活水平；8.主持召开行政例会和总经理办公会议。（二）、酒店总经理助理岗位职责职 位：总经理助理 级 另小行政级直属上级：总经理直属下级：餐饮经理、房务经理岗位职责：1.帮助总经理完成董事会下达的经营指标，保证各项决议的实行；2.定期组织召开分管部门经理睬议，了解部门工作状况，支配部署 工作；3.每天巡察分管部门岗位区域，检查并指导各部门的工作；4.负责酒店夜间值班工作，确保酒店及客人的平安和酒店的正常运 转；5.细致了解和驾驭分管部门工作，刚好向总经理供应信息，及总经理一起探讨确定酒店的经营方针和管理措施。（三）、总经理办公室经理（行政）岗位职责职 位：总经理办公室经理 级 另lj：A级直属上级：总经理直属下级：行政秘书岗位职责：1.负责组织酒店对内对外工作支配、报告、总结、请示、通知、会 议纪要等各种文件的起草、审核、打印、收发和存档工作；2.组织和支配总经理办公会议及其它及酒店经营管理工作有关酒 店会议，编写会议纪要和有关决议，并随时将会议精神的贯彻状况反馈 给总经理；3.负责酒店内外联系、媒介宣扬联络和信访接待工作；4.负责各部门之间的协调平衡工作，使总经理的经营决策得以落 实；5.坚持经常性的调查探讨，分析经营管理状况，收集各方面信息，搞好政策探讨及管理询问，为总经理、副总经理决策供应依据；6.做好对外沟通及联络工作，使总经理、副总经理及外界联系的渠 道保持畅通；7.负责酒店印鉴运用管理和内部用车的审批。（四）、行政秘书岗位职责职 位：行政秘书 级 另|J：C级（或D级）直属上级：总经理办公室经理岗位职责：1.负责各类文件的打印、收发、归档工作；2.负责处理来往信函、电传、电报，刚好上传下达，接听电话并做 留言记录；3.负责行政例会的组织和会议记录及记录印发工作；4.负责酒店印鉴的保存及管理；5.负责总经理、总经理文件的收发和归类存档工作；6.负责行政办公室全部办公用品的领用、保存、管理工作；7.负责制定并申报酒店高级管理人员值班表。二、行政制度（一）、办公室现场管理制度1.制度内容及适用范围1.1 本制度规定了办公文明化、有序化、标准化的管理组织、管理 内容及检查考核等内容。1.2 本制度适用于公司的全体员工。2.管理组织2.1 总经理办公室负责办公室文明化方面的监督和管理工作。3.管理内容3.1 按时上下班，不迟到，不早退，上班时间必需穿制服、带胸卡;3.2 留意个人仪表、仪态，做到精神饱满，仪态端庄；3.3 不在办公室内抽烟、随地吐痰、乱扔杂物；3.4 保持自己办公桌面和工作间的整齐，物品分类摆放整齐有序，不常用的物品或资料用后立刻放到抽屉或物品柜内，下班前必需把自己 的物品整理好再走，除电脑显示器、鼠标、电话及水杯外，桌面上不得 留下其余物品；3.5 讲文明、守秩序，上班时间不相互串访，不能有大声喧哗、闲 聊、嬉戏和打闹等阻碍现场工作秩序和影响他人工作的行为；3.6 疼惜办公设施，运用宝贵设备和仪器请依据运用说明进行操作 以免设备损坏影响运用，对违反操作规程造成的损失要做出相应的赔 偿；3.7 工作期间不准看及工作无关的书刊，吃东西，干及本职工作无 关的事情；3.8工作中留意运用礼貌用语，看法亲善，不准在办公室内说脏话,乱开他人玩笑；接待公司客人要热忱大方，礼节得体;3.9不要在办公室拨打和接听私人电话，确有必要不能超过3分钟;3.10疼惜公共财产，严禁在墙上和隔断上乱贴、乱画、乱划；3.11未经同事同意，不得擅自运用同事电话，不得打开同事的电脑;3.12打电话要留意不要干扰四周同事；3.13有事和同事商洽打内部电话；信息询问，信息传递，运用NOTES 系统平台，尽量不要串访；3.14午间用餐要严格遵守作息时间，无故不得提前用餐和晚到；3.15业务来访人员在会议室接洽，禁止带亲友到办公室，杜绝及本 公司业务无关的人员参观办公室；3.16下班前各自关好各自办公区内的门窗和电脑及其他办公设备，并留意顺手关灯。4.检查及考核4.1本制度由总经理办公室负责检查和考核。5.嘉奖及惩处：5.1 总经理办公室将对以上制度进行定期及不定期的检查，奖勤罚 懒，对于多次违反上述条例者将按员工手册进行惩处。6.本制度由总经理办公室负责说明。（二）、文件处理制度1.制度内容及适用范围1.1 本制度规定了文件的收发、传阅、签批、催办、查办、缮印校对 及立卷归档等内容。本制度所指文件包括公司及外部以及公司内部各部 门之间的来往文件。1.2本制度适用于公司各部门的文件处理。2.管理组织2.1总经理办公室负责公司的文件处理。2.2总经理办公室对各部门的文件处理进行指导、检查和管理。3.管理内容3.1收文：3.1.1公文的收进，由总经理办公室负责。3.1.2 收文登记要细致细致。对来文要按文件来源和内容分类设立 文件登记簿（参见附件一）登记并存档，标明文件名称以便查考。3.1.3 登记的项目，一般包括：文件标题、收文编号、收文日期、来文公司（部门）、附件及处理进度及结果等状况等。3.2发文：3.2.1 发文用发文登记簿（参见附件一），登记项目包括发文标 题、编号、时间、发送单位、份数、附件、分发日期等。3.2.2 文件发放前要对文稿标明的发送单位、密级程度、缓急、是 否亲启、有无附件，是否核对和用印等一一核实清楚，然后再进行登记、下发。3.2.3 一般发文，以印出日期为发文日期，特定文件（如须要注明 会议通过日期的文件等），可以原稿签注的日期为发文日期。3.2.4 凡是要收回的文件，都要注明“按期收回”。3.3分文及批办：3.3.1文件收到后，总经理办公室秘书应立刻分文。填写文件阅 办单（参见附件二），由总经理办公室经理签字批注后，分送领导或承 办单位阅处。3.3.2须要有关部门承办或批复的文件，要待文件按程序阅读后，方可交承办单位办理或批复。3.4传阅：3.4.1依据文件类别和阅办部门，由总经理办公室传递至阅办部门。阅办的部门在文件阅办单或文件传阅单（参见附件三）上签阅。文件递送要平安、快速、精确。3.4.2 文件传阅要快速刚好。对时间性强和须要领导批示的急件要 单独设夹，文到即送。其他依据来文部门分别设夹。非正式文件及正式 文件应严格分开，不要混在一起。3.4.3 秘书对传阅或阅办的文件要勤检查、催问。对已传阅完的文 件或过时的文件。要随时剔除，该归档的刚好归档。对领导阅后写有批 示看法的文件，要刚好按批示看法转交有关部门或人员阅办。传文严禁 横传，以免积压或丢失。3.5催办和查办：3.5.1公司收发的文件，由公司总经理办公室负责催办和查办。查 办工作要建立登记簿，定期催要办理结果，刚好向领导供应反馈信息。3.5.2以公司名义批转的公文，如内容涉及几个部门，应由主办部 门负责组织会签，有不同看法，要主动协调。会签完毕后方可交分管领 导签发。3.6缮印和校对：3.6.1 打印文件要登记，紧急文件要随送随打，一般文件不得超过 两天。3.6.2 一切缮写、打字或印刷文件都必需细致细致的进行校对，并 送领导批阅清样，待领导签字后方可印刷。在校对过程中，如对原稿有 疑问或发觉原稿有错误或不精确的地方，应随时及文件起草部门联系。须要改动时，应请示有关领导，不得擅自修改。改动后，应同时修改好 原稿。3.7立卷归档3.7.1公文承办完毕，应将文件处理结果刚好报告有关领导，特别 是批示领导。同时将有关文件收集齐全，立卷归档。3.7.2办复的文件，经检查核实无误后，按文件级别、内容随时存 入分类设摊夹内，以便当年备查。3.7.3年终将上级下发文件及公司形成的文件及其他有保存价值的 文电、讲话记录、纪要收集起来，按级别、内容和性质分类组卷，打印 书目，装订成册，统一编号。建立全卷宗，并编好检索工具，以备查用。3.7.4立卷时，要细致审查文件是否符合立卷标准。如发觉有圆珠 笔迹，无领导签字等现象要进行整理，补齐手续再行立卷。3.7.5健全档案管理制度，设收进、移出、借阅登记簿，严格运用 手续。同时加强防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防高温、防强光等疼 惜措施。3.7.6在公文处理过程中，必需严格保守隐私。3.7.7须要收回的文件，应依据规定刚好组织清交。如发觉短缺，应抓紧查找。的确查找不到的，应查明责任及缘由，写出报告，依据规 定进行处理。4.检查和考核4.1公司总经理办公室公文处理接受主管领导检查。4.2各部门公文处理接受公司总经理办公室检查。5.本规定由总经理办公室负责说明。附：1、收（发）文登记表2、文件阅办单3、文件传阅单4、文件处理流程图收（发）文登记表文件阅办单日期来文（发送）单位文号文件名称有无附 件份数签收备注文件传阅单行文单 位文件编号收至U日 期日年 月份数已发：文件名 称处 行1理门政意 部门-承L 部 意办批导领不艮结理处行文机 关文件编号收至I日 期份数已发：文件处理流程图（三）、文件撰制管理制度1.主题内容及适用范围1.1 本制度规定了文件的种类区分、格式、行文规则、印刷格式等内 容。1.2本制度适用于公司及各部门的文件撰制。2.管理组织2.1公司总经理办公室负责公司的文件撰制和管理。2.2公司总经理办公室对公司各部门的文件撰制进行指导检查和把 关。3.管理内容3.1 文件种类的区分和运用3.1.1 对重要事项或重大行动做出支配，用“确定”；3.1.2 经会议探讨通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。3.1.3 在确定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。3.1.4 发布有关规定和规章，转发上级文件，批转各部门的文件，要求下属企业、部门办理和须要周知、执行的事项，用“通知”。3.1.5 表彰先进，指责错误，通报重要状况，用“通报”。3.1.6向对外关系单位或上级单位汇报工作，反映状况，提出看法、建议，用“报告”；3.1.7 向对外关系单位或上级单位请求指示、批准，用“请示”。3.1.8 答复请示事项，用“批复”。3.1.9 同级部门之间相互商洽工作，询问和答复问题，用“函二3.1.10传达会议议定事项和重要精神，要求及会部门及人员共同遵 守、执行的，用“会议纪要”。3.1.11合同类文件：合同类文件的签订，合同的负责人要先将草拟 定稿的合同文本交控股公司律师审核，并由其出具法律看法书，依据律 师出具的法律看法书进行修改最终定稿。将经律师修改的定稿，附填写 完整的公司合同类文件处理单（附件二）交相关负责人签批、同意后方 可正式签署合同。3.L 12签署的合同，我方留存部分要及有负责人签批的合同文件处 理单、合同签订前历次修改草稿一同存档。3.2文件格式和行文规则3.2.1 文件一般由标题、文件编号、正文、附件、印章或签字、发 文时间、附注等部分组成。在文件起草中要严格文件格式和行文规则。3.2.2 文件标题，应当精确简要地概括文件的主要内容和文件种类,一般不用标点符号，但标题中的法规名称要加书名号。3.2.3 发文编号，包括公司名称代号、部门代号、密级程度、年号 和依次号。3.2.4 在控股公司体系内公司发文一律由公司负责人签字，签字位 置在正文左下方空三行距离处横线上，不再加盖公司印鉴（详细格式见 附件三一文件模版）。如有对外报送文件，则可依据实际行文格式及须 要，加盖公司印鉴。3.2.5 请示一般只写一个主送单位，如同时送其他单位，应用抄送 形式。主送及抄送对象写于文件前附公文处理单上。3.2.6 文件如有附件，应在文件处理单上写明附件名称和依次，正 文之后发文单位负责人签字之前，注明附件名称和依次。3.2.7 发文单位应写明发送对象的全称或规范化简称。在报送上级 公司时，名称应运用全称如“新力凯控股有限公司”或“雅悦酒店投资 管理有限公司”，文内可简称“控股公司”或“雅悦酒店二3.2.8 会议通过的文件，应在标题之下、正文之前注明会议名称和 通过日期。3.2.9 请示的文件一般应一事一文，除领导干脆交办的事项外，不 要干脆送领导个人，应要先送到总经理办公室，由行政秘书报送公司领 导。3.2.10文件落款时间以领导签发日期为准，任免文件以会议通过的 日期为准。3.2.11隐私文件应分别标明“绝密”、“机密”；紧急文件应标明“特 刍“刍”3.3文件的打印和印刷格式3.3.1公司正式文件字头要规范整齐、匀整美观，一般应统一用宋 体字型。3.3.2 文件眉首，即首页页眉，包括公司LOGO。3.3.3 文件用纸，一律运用标准A4型纸。3.3.4 文件标题用小4宋体加粗；段落标题用小4号宋体加粗，正 文用小4号宋体（如一篇文件的文字过少，可依据规范整齐、匀整美观 原则适当调整字号）；批语，按语用4号楷体，其他部分的文字以宋体 为原则，大小以美观和利于阅览为原则，文字一律从左向右横排。一律 都用黑色。3.3.5文件可依据须要运用正式文件或其他形式的便文。公司发文 形式由总经理办公室驾驭。3.3.6公司对内文件和对外文件均运用公司统一的文件模版（附件 三）。3.4草拟文件应留意的事项：3.4.1草拟文件，要依据有关规定和领导要求，尽可能详尽地占有 材料，细致归纳、提炼，完稿后要细心修改。3.4.2不得违反国家的法律、法规，违反政府的方针、政策及有关 规定。3.4.3 状况要的确，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字 要精练，标点要正确，篇幅力求简短明白。3.4.4 人名、地名、数字、引文要精确。文件中的数字，一般运用 阿拉伯数字，依据须要也可用汉字书写。在同一文件中，数字的运用应 前后一样。3.4.5 引用文件应注明发文的时间、单位、文号和标题。文号应写 全称，不得省略。3.4.6 在运用不熟知的简称时，应先用全称，并加以注明。3.4.7 草拟或签发文件，应运用钢笔或毛笔。不得运用圆珠笔或铅笔，也不要运用红墨水。4.本规定由总经理办公室负责说明。附：1、公文处理单2、合同类文件处理单3、文件模版文件4、文件撰制流程图公文处理单文件编号：密级：日期：缓急：签发：会签：主送：抄送：拟稿单位：拟稿：核稿：份数：附件：标题：合同类文件处理单董事长/总经理看法：文件编号合同批准 人合同 拟稿 人合同 签订 人文件模版:合同审定人：法律看法：合同标题：合 同 签 订 主 体甲方：附件：乙方：备注文件撰制流程图4r 丁I 上口-+-I*/(段前段后皆为0行）日期（黑体小四号字）Date（Time New Roman小四号字）：200*年*月*日发送Attn.：各公司、部门（小四号宋体字）编号 No.：BA0RUI-TZ-2019001（Time New Roman 五号字）主题Subject：标题（宋体小四号字加黑）空一行（小四号宋体字）正文：宋体小四号字附件：标明序号及内容行距：1.5倍段距：0.5倍字间距：标准页眉：公司标记页脚：标明页码，居中空三行总经理（*部 主任/经理/经理）（四）、印鉴和文件运用管理制度1.制度内容及适用范围1.1 本制度规定了印鉴和文件运用管理的管理组织、内容、用印权限及 检查考核。1.2 本制度适用于各部门的用印管理和文件运用管理。2.管理组织公司印鉴及文件由总经理办公室负责管理，行政秘书详细负责公司 印鉴的保管和文件的运用。3.管理内容3.1 备案。公司印鉴启用及登记注册的证照类文件启用之前，应先到控 股公司行政管理部备案（附印鉴备案表，）证照扫描电子文件存 档备案。备案后正式启用，由本公司总经理办公室专人负责管理。3.2 印章、文件的管理和运用，必需严格依据规定和公司印章、文件管 理制度、领导的指示执行。3.3 用印和文件运用的范围331公司用印包括：以公司名义外报的公文、支配报表；公司进行机构设置、高级管理人员任命等重大事项发布的公文；对外联系工作的文函等；其他须要运用公司印章的材料。332公司总经理办公室用印包括：证明介绍信和其他须要印章的材料 等。333公司的文件包括公司营业执照、介绍信、证明信等适用于办理及 公司有关的各种业务的有关文件资料。3.4 用印程序3.4.1 印章的刻制及销毁。公司及所属各部门在刻制公章前，先到公司 总经理办公室开具证明，然后找经公安部门认可的刻章机构或公 司刻章，并指定专人取章，取回公章后，先在印模册上盖上新印 模，由总经理签字字批准启用，注明启用时间，然后下发通知启 用，同时收回旧章，盖上印模，注明作废日期。收回的旧章，区 分状况予以封存或销毁。3.4.2 印章的运用3.421 凡运用公司公章，必需经总经理办公室经理签字确认（涉及 付款的或其他重要的合同或协议书必需由总经理批准），做到 件件有依据，责任分明。3.422 用印前，必需在启用公章登记簿上注明用印时间、部门、用 印人、批准人及用印事项。3A,2.3在紧急状况且在总经理不在时，有总经理或副总经理签字的 文件可以经得总经理口头允许后盖章，事后需在第一时间补 签。3.4.2.4外出开会、洽谈业务、参观考察、办理各种证件等，必需经 公司领导同意，方可到总经理办公室开具统一格式的公司介 绍信，如特别状况，须要用空白介绍信或空白盖章信笺的，必需经总经理批准，假如空白介绍信或信笺未用，要刚好退 回。3.4.3印章的保管3.4.3.1 公司印章和印模均由总经理办公室秘书保管，保管人员有确 定的责任，用印时，不行随意拿出办公室，特别状况须要外 出，保管人员始终不能离章。用印，要亲自盖章，不行交他 人代用。印刷文件用印模时，保管人员应到场监视。343.2公章保管人员在离岗时，应将印模锁好，保证印章的保管和 运用确定平安牢靠。3.5文件的运用3.5.1 凡运用公司的文件，如各种证件、公文等，必需经总经理办公室 经理签字确认，并在文件运用薄上注明时间、部门、用件人、批 准人、用件事项。352总经理办公室秘书在文件上注明文件仅限于用件的事项（特别是 在文件上盖公章的文件）。4用印权限4.1 保管人员有权拒绝个人盖私章。4.2 未经批准，保管人员有权拒绝擅自启用公章。4.3 未经批准，保管人员有权拒绝开具空白信笺。5检查及考核印鉴及公司文件的运用及管理由总经理办公室负责，部门负责人负责监督、检查。6本制度由总经理办公室负责说明。附：1、印鉴启用登记表2、公章运用登记簿3、文件运用借阅登记簿4、卬签启用及销毁流程图印鉴启用登记表印鉴名 称印鉴印模印鉴管理人 签字启用时间备注公章合同章财务专 用章法定代 表人名 章公司负责人签字:公章使用登记簿编号：200 00运用时 间运用事由运用人批准 人部门负 责人是否带 出文件使用借阅登记簿编号:200 00运用时 间运用事由运用人批准人归还时 间印签启用及销毁流程图印章运用流程图（五）、档案管理制度1.主题内容及适用范围1.1 本制度规定了公司档案管理工作的管理组织、管理内容、管理程序 以及权限、检查及考核。1.2 本制度适用于公司各部门档案管理工作的各个方面。1.3 档案管理范围包括经营、支配、合作、统计、财会、人事、培训、平安等方面形成的具有保存价值的文字、图片、图表、记录、数据、声像制品等不同载体材料。2.管理组织2.1 总经理办公室负责整个公司的档案管理，对各部门的档案管理有监 督、检查和业务指导的权利。2.2 公司档案由总经理办公室档案管理员负责管理；各部门应指定专人 对本部门的档案进行管理，负责将本部门的日常文件进行收集、整 理，并按月向公司档案管理人移交归档备份（含电子文档）。2.3 投资、商业支配等业务档案在项目完成后一周内，由业务负责人按 要求移交至公司档案管理人处统一存档。2.4 公司发起设立、对外投资等方面的重要档案，依据控股公司的要求 应刚好将备份文件移交至控股公司存档。3.管理内容2.5 须移交控股公司存档备案的重要文件：2.5.1 公司变更状况，每年度工商年检后营业执照及相关资料，包括 其它相关机构对企业资质的认定书；2.5.2 公司每年度制度汇编定本；2.5.3 投资额200万元以上的各种装修、改造、新建项目的合同、项 目预算书、决算书、竣工图纸；2.5.4 其它重要文档。2.6 档案的归档2.6.1 归档文件撰制应手续完备，运用标准文件格式，纸张、字迹、材料规范、耐久。2.6.2 归档文件收集应齐全完整，做到五全：定稿、打印件要全；请 示、批复、来文要全；正件、复印件要全；帐内、帐外文件要全;特别载体的文件材料要全。2.6.3 文件材料归档时，应办理移交清册，存档。清册一般有以下内 容：2.6.3.1 交接部门名称；2.6.3.2 交接人姓名；2.6.3.3 交接日期；2.634文件材料的名称、数量、密级、保管期限。2.6.4长期或永久保存的档案存入移动硬盘，密码由总经理办公室负 责人驾驭。2.7 档案的查阅2.7.1 查阅档案应在阅档室或电脑上进行，不准私自带出档案。特别状况须经总经理办公室负责人和分管领导副总签字后才能外借,借出时间一般不得超过一周。机密级以上档案按规定需由总经理 以上人员批准，方可借阅。2.7.2 人事、财务和研发档案的查阅须经其部门经理批准。2.7.3 档案依据对公司的重要性的不同分为绝密、机密、和一般三个等级，其中绝密为最高级，查阅人员也分别设有相应的权限，除 非经过有相当查阅权的负责人批准，不准越级查阅档案；有相当 查阅权的部门负责人查阅另一专业部门的档案时也要取得该部 门具有相当查阅权负责人的同意。2.8 档案的保管期限2.8.1 档案的保管期限定为永久、长期和短期三种，长期为十年至三 十年左右，短期为十年以下，一般为五年。2.8.1.1 凡是反映本公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司的 发展有长期利用价值的档案，列为永久保管。281.2凡是反映本公司一般工作活动，在较长时间内对本公司工作有 参考价值的文件材料，列为长期保管。28L3凡是较长时间内对本公司有参考利用价值的文件材料，列为短 期保管。2.9档案的工作程序及标准要求：2.9.1 收集材料：做到三清一收，即清卷夹、清借条、清帐物；收集 散存在部门和个人手中的文件，确保齐全完整。2.9.2 立卷分类：做到四分四不混，即分年度、分单位、分问题、分 期限；除有特别规定外，不同年度、不同单位的文件不混合，不 同类型问题的文件不混合，永久、长期、短期保存的文件不混合。2.9.3 立卷组合：做到以问题特征为主，按文件类型组合，适当分级,兼顾其他特征，卷内文件排列有序。2.9.4 立卷编目2.9.4.1 卷内文件编号：成卷装订的文件在有字面依次编定页号、按件 装订的在每页首页右上角加盖档案号，编写件号。2.9.4.2 填写卷内书目，填写齐全不漏页。2.9.4.3 拟制案卷题名，题名包含责任者、内容、名称三要素，文字简 明精确。2.9.4.4 编定卷号：区分不同期限，案卷排列条理，保持规律性。2.945填写案卷书目：项目填写齐全。294.6填写案卷封皮：碳素笔书写或印刷，字迹工整无污染。2.947填写备考表：状况说明周全，签署姓名细致。2.9.4.8打印全引书目：文字排列整齐，印刷清楚、干净。2.949装订案卷：卷内去掉金属物，对破损件修裱衬托，装订坚固、整齐、美观。4.检查及考核4.1 档案管理制度的实施由总经理办公室负责并定期组织检查。5.本制度由总经理办公室负责说明。（六）、文档、图表、资料编号的规定1.制度内容、目的及适用范围1.1 本制度规定了公司文档、图表、资料的编号规则。1.2 目的：规范公司文档的管理及各类文件编号的管理。L3本制度中的文档指广义的文档，包括公司各类管理文档、图表、资料的编号，各部门依据工作须要制定的特别材料、用具编号参照此规定 制定。2.管理组织总经理办公室负责公司文档编号的管理；各部门负责本部门有关文档 的编号管理。3.管理内容3.1 公司及部门文档编号：公司文档编号由公司名称、部门名称、文档属性、版本号、文档编 号组成。3.1 公司名称、部门名称编号用简称或汉语拼音大写字母表示，如，福成酒店用简称BAORUL总经理办公室简称XZ,财务部简称CW,房务部简称FW,餐饮部简称CY,营销部简称YX等。3.1.2 文档属性编号的构成：依据文档的大类划分，分为管理制度（ZD）,合同（HT）,支配（J H）,总结（ZJ）,图表（TB）等。3.L3 公文的属性编号依据公文的类别划分，分为请示（QS）、批复（PF）、报告（BG）、通知（TZ）,通报（TB）、确定（J D）3.1.4 密级在文档编号中年份、序号前面，如AA2019003,表示06年第 三号文件，密级为AA,非密级文件标注“N”表示。3.1.5 文档、图表版本号：1.0（初版）1.1（修订一次，依此类推）如无版本号，可省略。举例：1）公司发文：公司-属性-编号，BA0RUI-QS-N2019001；2）部门行文：部门-属性-编号，CW-PF-N2019005；3）公司制度：公司-部门-属性-编号，BA0RUI-XZ-ZD-20190064.本制度由总经理办公室负责说明（七）、文件资料领阅及外借管理制度1.制度内容及适用范围：1.1 本制度规定了公司文件资料领阅及外借管理的组织、管理内容及检 查及考核。1.2本制度适用于全公司文件资料领阅及外借的工作管理。2.管理组织2.1 公司总经理办公室秘书负责公司文件资料的领阅及外借管理登记工 作。3.管理内容3.1 文件资料的借阅3.1.1借阅登记要完整齐全，标明文件资料的名称、编号文件、借阅 人姓名和所属部门。3.1.2公司机密文件或资料的领阅须要有相应查阅权的领导签字。3.1.3领阅的文件或资料未经批准不得复印、传真、摘抄、传阅或在 上面删改、涂抹。3.1.4领阅的文件或资料一般不得超过一周。3.1.5未经批准，领阅的文件或资料不得带出公司。未经批准，领阅的文件或资料不得借及他人。3.2文件资料的外借可外借的文件范围：包括确定、指示、通知、通报、报告、请示、各类来往信函、会议纪要、基建文件及相关图纸、商业支配书。文件密级程度包括绝密、机密二个等级。外借以上文件均应及总经理办公室档案管理人员签定文件外借协议书。在各部门存放，尚未在总经理办公室存档的文件外借必需征 得总经理办公室档案管理人员的同意，按规定签定文件外借协 议书后，方可外借所存文档。3.3密级不同文件借阅规定如下：绝密文件借阅必需经总经理办公室经理及公司总总经理签批后才可 借阅，不得复印、记录，更不行带离公司；如确因特别缘由需复 印或带离公司必需经总经理办公室经理及总经理共同签批并填 写文件/资料外借协议书。文件借阅时间不得超过三天。机密文件借阅必需经公司分管总经理办公室的副总裁签批后才可借 阅，原则上不允许复印和带离公司；如因特别缘由，需复印和带 离的，经公司分管总经理办公室的副总裁批准后方可，并且由总 经理办公室档案管理人员负责复印所需借阅的文件。带离公司的 此类文件借阅时间不得超过五天。一般文件经公司总经理办公室经理签批后即可借阅、记录。借阅时间 不得超过一周。借阅人员或部门必需细致保管好资料的完整及完好性，并依据要求,在规定期限内归还所借阅文件。如因特别状况，须要延长借阅时 间的，需及公司再重新办理借阅手续。如在文件借阅过程中发生 文件损坏及丢失现象，公司保留追究其责任的权利。4.检查及考核