建设有限公司印章管理办法.docx

XX建设有限公司印章管理办法第一章 总 则第一条 为了保证公司印章刻制、保管以及使用的合法性、严肃性和安全性，有效地维护公司利益，杜绝违法违规行为的发生，依据公司规范运营、防范风险的管理规定，特制定本办法。本管理办法适用于公司及各部门印章的管理和使用，分公司及项目部可参照制定本单位、本部门的印章管理办法。第二条 本办法所指印章是指加盖在公司各类文件资料上，且以公司或部门名义出具的公司公章、合同专用章、法定代表人章、财务印章、部门印章等具有行政、法律效力的印章。第三条 印章的种类与适用范围（一）公司公章：适用于以公司名义报送和出具的公函、文件、签署的协议和合同、出具的证明及其它的各类文件等。（二）合同专用章：适用于以公司名义签订的各类协议、合同等文件。（三）法定代表人章：适用于公司法定代表人签章的文件、法人代表证明书、法人代表授权委托书、各类报表等。（四）财务印章：包括财务专用章、发票专用章、人名章，适用于公司财务部办理银行业务，对外开具收据、发票及其它会计业务等。（五）部门印章：适用于部门名义出具的通知、报告、证明等，原则上仅限公司内部使用。第二章 印章的刻制与启用第四条 公司印章的刻制由综合管理部统一办理，需刻制印章的部门应填写印章刻制申请表（见附件1），履行审批程序经董事长批准后，由综合管理部统一安排刻制。第五条 印章刻制完毕，综合管理部应留下印模，发布印章启用通知。通知中须明确发布印章全称、启用日期、启用印模，综合管理部印章保管责任人作好印章领取登记表（见附件2），经公司领导批准，领取部门及印章专管人员签字盖章确认。第六条 各部门和个人不得擅自刻制公司印章，违反本项规定给公司造成的全部经济损失由当事人向公司承担全额赔偿责任。第七条 因机构变更或其他原因，原使用印章需停用时，公司综合管理部应及时将旧印章收回，并作好印章回收停用登记表（见附件3），注明停用印章名称、时间等具体内容，经综合管理部负责人审核后，印章停用。综合管理部将已停用印章封存，长期妥善保管。 第三章 印章的保管第八条 公司印章、合同专用章、法定代表人章由综合管理部保管。财务印章由财务部保管。部门印章由各部门保管。第九条 公司印章专管人员须签署印章管理承诺书，保证印章的安全，若印章不慎遗失、损毁、被盗，应迅速向公司综合管理部报告。第十条 各领用部门和印章专管人员将无条件承担该印章保管的一切责任。对因保管和使用不慎给公司造成损害的，将追究相关责任人的责任。第十一条 印章专管人员因事、病、休假等原因不在岗位时，部门负责人应指定专人代管，专管人员要向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项。印章的移交与归还须由双方在印章临时代管登记表（见附件4）上签字确认，以明确责任。部门负责人签字认可后备存。第十二条 印章专管人员变更或离职，所在部门负责人应重点监督其印章及管理情况的变更或离职移交工作，印章的交接双方须签署印章移交登记表（见附件5），印章使用记录，用印资料移交手续办结后方可办理离职手续。第十三条 印章专管人员要坚持原则，履行保密义务，严格照章用印。第十四条 印章专管人员不得擅自用印，一经发现，严肃处理，由此造成的一切法律责任由其自行承担。第十五条 各印章领取、移交、使用记录与审批凭据等由印章专管人员留存。第十六条 综合管理部负责人对公司各部门的用章有监督权，应定期对印章管理使用情况进行监督、检查。第四章 印章使用及审批程序第十七条 印章使用实行事前审批制度。公司各部门如需用印，应填写用印审批单（见附件6），并根据印章种类和用印性质按以下审批程序办理：（一） 公司公章及法定代表人名章1、 以公司名义发布的公文，由部门负责人审批、综合管理部负责人审核，公司领导批准后方可用印。2、 公章或法人章用于签署合同或协议时，特别是承担经济责任及相关法律约束性的合同、协议，需有公司相关职能管理部门的会签评审意见作为附件，一起报公司领导审批，经总经理或董事长批准后方可用印。3、公司对外报送的各类业务报表（财务报表、统计报表）及其他需用公司印章的文本等，由部门负责人审批、综合管理部负责人审核，报公司领导审批，批准后方可用印。4、公司开具的介绍信、便函等，或员工因私人事宜需出具的在职、收入、婚姻状况等常规证明，由各部门负责人审批，综合管理部负责人审核批准后方可用印。（二）合同专用章凡以公司名义签署的具有法律约束性的合同、协议，须有公司相关职能部门签署的评审意见作为附件，一起报公司领导审批，经总经理或董事长批准后方可用印。（三）财务印章 财务、税务类需经财务部负责人审批后方可用印。（四）部门印章用于公司内部事务时，由各部门负责人审批用印。以部门名义代表公司出具对外的通知、报告、证明，用印审批程序与公司印章相同。 第十八条 上述未规定事项的印章使用，由申请用印部门负责人审批、综合管理部负责人审核、公司领导批准后方可用印。第十九条 公司印章实行用印登记制度，印章专管员每次用印后必须认真、清楚、详细的填写用印登记表（见附件7）。每年1月31日前应将上年度填写的用印登记表及用印资料档案全部移交公司档案保管人员存档。第五章 用印要求第十九条 印章专管人员须严格检查用印审批单，确认盖章明细与用印审批单填写一致且符合审批程序后方可盖章，同时留存一份原件或者复印件作为留档使用。第二十条 印章专管人员有权拒绝不符合规定程序的用印申请，如对用印事项有疑问，可向最终签准人提出。经办人拒绝印章专管人员审核用印内容的，印章专管人员有权拒绝用印并报告领导处理。第二十一条 印章保管责任部门应建立用印台账，安排专人，自印章申领开始，即全程记录印章的申请、使用和核销情况。印章使用完毕，印章专管人员应及时办理用印核销手续，并在用印台账如实反映。第二十二条 公司印章原则上不准带出公司办公地点，如确因工作需要，需经综合管理部负责人批准，由印章专管人员携印章往指定地点办理现场用印。非印章专管人员携带外出时，须经总经理或董事长批准，用印人还应填写印章临时代管记录办理交接手续后方可带出。用印人只可将印章用于申请事由，并对印章的保管和使用后果承担一切责任。第二十三条 凡是以公司名义上报和下发的各种文件，须履行核稿、会签、签发、编号等办文的手续方可用印。公司发文的附件凭发文并按该文中限定发给附件的单位、数量用印。第二十四条 公司印章应盖在文件正面或公司全称上，有日期的要骑年盖月，印记要端正清晰，印章的名称与用印件的落款一致。第二十五条 对外签署的合同或协议等，应当先由合同授权签约代表人签字并注明年月日后方可用印，并加盖跨页骑缝章，对内容有修改的地方应经相关领导确认后加盖印章。严禁在内容填写不全或手写的合同、协议上加盖公司印章。第二十六条 严禁在空白介绍信、空白便函、空白证件、空白授权委托书等文本上加盖印章。介绍信、便函、授权委托书要有存根，并在落款和骑缝处一并盖章。 第二十七条 已盖章的文件若未使用，必须立即交回公司综合管理部销毁。 第七章 附则第二十八条 本办法自发布之日起实施，此前所有发布的印章管理制度同时废止。第二十九条 本办法由综合管理部负责解释。附件1印章刻制申请表申请部门申请人申请日期印章名称印章用途印章材质印章种类公司公章合同专用章法定代表人章财务印章部门印章其它： 印章参照样式刻制原因刻制新印章 更换旧印章 其它： 原因：部门申请意 见签名: 年月日综 合 部意 见签名: 年月日分管领导审 核签名: 年月日总 经 理审 批签名: 年月日注：1. 因需要或机构变更需刻制印章时，需附关于组建、成立或变更机构名称等正式文件。2. 印章的印文磨损需要更换时，要拓具印模，标明制发日期。 3. 印章损毁或遗失需补发时，需附原印章的种类、字体、制发日期、毁损或遗失经过。附件2印章领取登记表印章名称领取部门印章专管员启用日期领取日期综合部审核印章留样：公司领导审批领取人签字交付人签字印章管理承诺书作为本留样印章的保管及使用责任人，本人承诺将尽职妥善保管本印章，依照公司印章管理办法使用印章、登记该印章的使用记录、保管相应的审批文件资料。若因本人故意或过失使用本印章导致公司遭受经济损失时，本人自愿全额赔偿对公司因此导致的全部经济损失并接受公司的相应处罚。印章专管员： 年 月 日 注：1.公司印章由印章专管员领取2.印章领取登记表原件由综合部管理存档，领取部门和印章专管员各留存一份复印件。附件3印章回收停用登记表印章名称停用原因原保管部门原印章专管员停用日期移交时间移交人姓名接收人姓名部门意见停用印章印模：综合部意见总经理审批是否发布停用公告是 否附件4印章临时代管登记表代管印章名称代管原因代管印章印模：印章专管员临时代管人代管类型临时 代管 部门同意外出 借用部门意见总经理批准代管起始时间 年 月 日 时 分交付人签 字接收人签 字代管终止时间 年 月 日 时 分交付人签 字接收人签 字注：本印章自交付时间起，代管期间的保管责任和用印责任均由接收人负责附件5印章移交登记表移交印章名称移交原因移交印章印模：移 交 人接收部门接 收 人移交时间 年 月 日综合部审核总经理批准移交人承诺：本人已将本印章及管理本印章期间的全部用印备案资料一并移交给了接收人，并确认除前述印章资料登记外，再无其他用印情况。若有遗漏用印情况且导致公司遭受的经济损失，无论公司何时发现，本人均对前述损失承担全额赔偿责任。移交人： 年 月 日接收人承诺：本人已接收本印章，自接收日起，其保管责任和用印责任均由本人负责。本人承诺将尽职妥善保管本印章，依照公司印章管理办法使用印章、登记该印章的使用记录、保管相应的审批文件资料。若因本人故意或过失使用本印章导致公司遭受经济损失时，本人自愿全额赔偿对公司因此导致的全部经济损失并接受公司的相应处罚。接收人： 年 月 日注：1.移交印章由印章专管员接收。2.印章移交登记表原件由综合部管理存档，接收部门、移交人、接收人各留存一份复印件。附件6用印审批单编号： 用 印 信 息用印部门经办人用印事由用印文件名称或内容概要份数用印种类公司印章 合同专用章其它印章 公司印章 合同专用章其它印章 公司印章 合同专用章其它印章 公司印章 合同专用章其它印章 用印部门负责人签名： 年 月 日经办人联系电话及签名：年 月 日审批意见和复核记录分管领导审批意见年 月 日总经理/董事长审批签署 年 月 日印章专管人员复核及记录用印方式：现场 携章外出 快递函件 其它 盖 章 人：印章专管员 临时代管人： 是否当场留存原件或复印件：是 否，补齐时间： 注：1.用印事由须写明用印文件的事件背景、用途、用印文件的报送单位等。2.用印文件的原件或复印件作为本审批单必须附备的文件。3.盖章人为临时代管人时须在本审批单签名。附件7印章使用登记表年 月序号用印时间用印种类用印文件名称或内容概要经办人盖章人用印审批单编号备注