储值卡管理制度.doc

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储值卡管理办法
为加强储值卡规范发放，确保储值卡在定制、保管、注册、销售、使用过程中的安全有效，特制定本办法：
一、职能分工
储值卡的进销存业务通过“CRM会员管理系统”进行管理。系统由财务部、运管部客服组相关人员操作，各部门均须配备相应业务负责人，并明确责任。
１、运管部客服组负责储值卡的需求统计、定制、保管、注册、验收、销售、补磁、换卡、售后服务，同时负责储值卡的全面管理。
2、财务部负责储值卡收银结算监督工作，财务部收银组负责储值卡消费时的收款及退货工作。
3、信息部保证会员管理系统的正常运行，及时解决系统出现的问题。
二、 储值卡管理业务流程
（一）空白储值卡的定制与保管：
1、运管部客服组根据市场需求，确定空白储值卡的面额及相应数量进行采购。
2、保管。运管部客服组由专人负责空白储值卡的保管，并建立《储值卡库存台账》。
（二）充值交付
1、运管部客服组由专人注册及制作相应的储值卡信息，按卡销售人员需求时间按时完成（如遇重要节日应提前申请制卡及时完成制卡任务）
2、卡制作人员要在刷卡写磁充值后进行复核，检验卡面值与卡信息是否一致。对无法刷卡写磁的废卡，应登记后注销。
3、运管部客服组由专人验收制作后的储值卡，以核实卡号的准确性。
（三）销售流程
1、运管部客服组人员销售储值卡时，必须用本人用户编码进入系统,接待客户时,若无此客户编码，应先维护客户编码后再作卡销售，并填制《储值卡销售日结单》（一式两联，白联由客服组记账，粉联由财务部记账），并根据客户的支付方式选择“开通类型”。
2、运管部客服组每日上午九时三十分和下午四时与财务部交结款项，除部分支票须到账后开通的储值卡，用内转单衔接，其余均可持《储值卡销售日结单》结算。
（四）消磁、换卡
因系统问题、储值卡消磁、磁条损坏或卡面折断等原因导致无法使用时，需作补磁、换卡处理的，客服组人员应首先确认储值卡有无消费记录后，进行补磁换卡处理，填制《问题储值卡登记表》，处理后将表单上交财务部。
（五）库存盘点
运管部客服组负责定期盘点空白储值卡，对储值卡库存状况进行核对检查。
（六）储值卡回收
储值卡金额消费为空后，收银员将其收回，在磁条上打孔并剪断作废。如顾客不同意交回储值卡，须在储值卡磁条处作打孔处理后，再交予顾客。
附件：1、《储值卡销售流程》
2、《储值卡库存台账》
3、《储值卡申请、出库、制作表》
4、《储值卡领用表》
5、《问题储值卡登记表》
6、《储值卡销售日结单》

储值卡申领、销售流程

顾 客
运管部客服组
财务部
卡销售
卡保管
卡制作

开 始

填写用卡申请表，提交明细：卡面值、数量、需求时间

领取已制卡，填写领用单，审核卡面值与卡信息是否一致

录入客户信息、填制卡销售单，收款、付卡、验卡、开据发票

建立进销存库存帐户，按需求出库入帐

审核卡板数量，进行注册、制作、复核、注销，填写卡制作单

持《储值卡销售日结单》、现金、支票进行日结

结 束

储值卡库存总帐

时 间
入 库
出 库
库 存
备 注

储值卡库存明细帐

整理范本编辑word！
储值卡申请、出库、制作表
卡申请
卡出库
卡制作
申请时间
卡面值
数量
时间需求
申请人
卡起始号
卡终止号
出库人
出库时间
卡起始号
卡终止号
废卡号
制卡人

储 值 卡 领 用 表
时间
卡面值(元)
数量
金额(元)
卡起始号
卡终止号
废卡记录
注销
领取人

问题储值卡登记表

通乡商店储值卡销售单

年 月 日

单位：元

客户编码
办卡单位
面值
卡起始号
卡终止号
数量
金额
交款方式
开通方式
经办人
发票号码

制单人：