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V122应付款管理系统用户手册

325
2020年5月29日
文档仅供参考

金蝶K/3 成长版V12.2应付款管理系统
用户手册

版权声明
本书著作权属于金蝶软件(中国)有限公司所有,在未经本公司许可的情况下,任何单位或个人不得以任何方式对本书的部分或全部内容擅自进行增删,改编,节录,翻译,翻印,改写。

金蝶软件(中国)有限公司
08月

前 言

感谢您使用<金蝶K3 成长版V12.2应付款管理系统用户手册>。
本手册包含的内容能够帮助您进行有效的应付款管理系统使用,主要包括以下内容:
l 系统总述
l 操作建议
l 详细的操作流程
l 系统的功能和特点
l 系统设置
在手册的前言部分还向您提供了获得其它帮助信息的途径及编写约定。
读者对象

本手册假设您在本手册涉及的业务领域具有较好的工作经验和知识,并假设您对金蝶K/3产品基础知识有整体的了解。如果您没有使用过本系统,我们建议您接受一次或者更多的本子系统的培训课程(请同金蝶本地分支机构联系,获得更多培训信息)。如果您希望了解更加深入的系统知识,如系统接口等,请先了解金蝶K/3系统架构、MS SQL SERVER知识和阅读金蝶K/3系统技术文档。
相关信息来源

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1. 在线信息
如果您需要及时了解金蝶K/3产品动态,交流产品应用解决方案,能够登录金蝶网站(
2. 售前咨询服务
根据企业的发展和管理需要,提供管理咨询及解决方案,帮助企业作出快速、准确的决策。
3. 产品培训
金蝶公司秉承技术创新、管理创新的宗旨,不断提供给客户完整的行业解决方案。在提供优秀产品的同时,不断推出配套的培训服务,帮助用户在应用软件时达到事半功倍的效果。
4. 实施咨询服务
金蝶公司吸收十多万客户的经验,结合国内外先进的管理理念和管理软件的实施方法,推出符合中国国情的标准软件实施方法--金手指实施方法。我们愿意运用我们在企业管理及IT技术方面的知识,帮助顾客获得更大的成功!
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我们的资深专业人员面对面地和您沟通,在运行现场对问题进行研究分析,使问题迅速得到解决。
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借助客户关系管理系统(金蝶EAS-CRM)我们建立了客户综合信息管理库,能够快速地解决客户的问题并保留历史记录,以便提供长期、持续、高效的服务。
7. CSP服务支持
金蝶公司融合多年客户服务经验与国外先进的管理思想,提炼出客户常见的和最需要的服务为一体的CSP服务。它是以金蝶公司先进的科技手段和专业化的服务队伍为依托,在业界领先推出的项目完整、功能全面的系统性服务产品。
8. 呼叫中心
经过客户呼叫中心服务(Call Center),提供全面、周到的服务,快速解答客户应用问题。
9. 个性化服务
针对企业个性化的需求,我们提供"量身定制"服务,使用一切资源,包括和合作伙伴一道为您提供全面的应用解决方案。
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金蝶不但是解决方案的提供者,也是相关附属产品的提供者。我们提供的便利服务不但省去您选择的苦恼,还有利于保证相关产品和系统的兼容性和一致性。
11. 合作联盟服务
我们和其它IT领域先导型的企业进行战略合作,为您提供企业管理咨询、系统集成、相关知识培训等全方位的服务。在此,您不但能得到金蝶的服务资源,也能以优惠的条件享受金蝶合作伙伴的资源。
12. 版本升级服务
版本升级服务将使您随时代的进步而保持投资的增值,以优惠的价格实现软件”以旧换新”。
金蝶K/3产品设计思想

金蝶K/3以企业基础管理为核心设计思想,对覆盖产品(服务)价值链的业务的流程进行全面的计划、组织、协调,及对业务的有效处理和有效控制的管理。针对战略企业管理的特点,强调对企业基础数据、基本业务流程、内部控制、知识管理、员工行为规范等管理,经过丰富的工具与方法有机整合并提供贯穿战略企业管理全过程所需的决策信息,实时监控战略执行过程中的问题,帮助企业创造持续增长的核心竞争力。

基础管理是企业持续的管理实践的基石。基础管理的好坏决定了企业的战略目标能否实现,也决定了企业持续发展是否有坚实的基础。强调过程管理是基础管理的特性,是因为它是能真实反映业务处理过程的第一手的、最详尽的资料,使企业的业务决策和战略决策建立在”理性”的基础上。
关于金蝶

金蝶国际软件集团有限公司是亚太地区领先的企业管理软件及电子商务应用解决方案供应商,是全球软件市场中成长最快的独立软件厂商之一,是中国软件产业的领导厂商。金蝶开发和销售的软件产品包括针对快速成长的新兴市场中企业管理需求的企业管理软件、经过互联网提供服务的电子商务应用软件和为企业构筑电子商务平台的中间件软件。同时,金蝶向全球范围内的顾客提供与软件产品相关的管理咨询、实施与技术服务。金蝶独特的”快速配置,快速实施,快速应用,快速见效”的全球化产品与服务定位,能够帮助顾客从容面对不确定商业环境带来的挑战,实现业务流程与IT技术的完美结合,有效管理变革,确保组织快速、持续和健康成长。
金蝶国际软件集团有限公司是中国第一个WINDOWS版财务软件;第一个纯JAVA中间件软件;第一个基于互联网平台的三层结构的ERP系统—金蝶K/3的缔造者,同时金蝶K/3还是中国中小型企业ERP市场中占有率最高的企业管理软件。 10月,金蝶正式对外发布了新一代产品—金蝶EAS 4.0 (KINGDEE ENTERPRISE APPLICATION SUITE)。金蝶EAS构建于金蝶自主研发的商业操作系统—金蝶BOS之上,面向中大型企业,采用最新的ERPⅡ管理思想和一体化设计,有超过50个应用模块高度集成,涵盖企业内部资源管理、供应链管理、客户关系管理、知识管理、商业智能等,并能实现企业间的商务协作和电子商务的应用集成。
编写约定

l 通用格式约定
格式
意义
宋体
正文。
下划线
输入信息。
斜体
提示信息。
l 图形界面格式约定
格式
意义
””
窗口名称。
〖〗
普通菜单项或树状结构菜单项。
【】
窗口中的按钮。
< >
窗体中的选项。
→
连续选择菜单及其子菜单或树状结构。
l 键盘操作约定
格式
意义
[键1 ]
键盘上的键名。
[键1+键2]
在键盘上同时按下两个键。
l 鼠标操作约定
格式
意义
单击
按下鼠标左键点击某一对象。
双击
连续两次鼠标左键打开某一对象。
右击
选中某一对象按下鼠标右键。
拖放
按住鼠标左键不放移动鼠标到指定位置,放开鼠标键。
l 特别标志
格式
意义
温馨提醒:
提醒某些操作可能会导致一些严重的后果,请用户谨慎使用。
注意:
提供一些应用关键的描述。
举例:
列举实例以便用户加深理解。
操作前提:
进行某一操作之前,必须先完成的操作。
定义:
定义内容中出现的财务或计算机术语。

流程图图例说明

本手册中的主要业务流程均采用EPC(Event-driven-Process Chain)图进行描述。EPC全称Event-driven-Process Chain,即事件驱动的流程链方法,经过连接事件和任务,用户能够明确地建立复杂的业务流程的模型,并开展分析。EPC方法不但使用易于理解的符号和语言帮助用户、咨询顾问描述业务信息系统,而且还集成了组织结构、功能、数据和信息流等重要特性。EPC模型能够显示出任务链和责任链发生中断,将如何影响到公司优化其流程的能力。经过将组织与各个任务进行匹配,用户能够非常方便地看到一个流程中涉及到哪些部门或岗位。
EPC图中涉及到的元素说明如下表:
名称
图标
定义
示例
事件

事件描述了状态的发生,它反过来又充当了一个触发器。
收到原始凭证
功能

功能描述了初始状态向最终状态的转换。
录入凭证
组织单元

组织单元描述了企业的大致结构。
财务部会计
信息、物料、资源对象

信息、物料或者资源对象描述了现实世界中的对象(比如业务对象、实体)。
科目
流程路径

流程路径显示了流程之间的前后连接关系(能够辅助导航)。
凭证处理流程
逻辑操作符

逻辑操作符描述了事件和功能或流程之间的逻辑关系
”XOR”:表示从多个流程中,必须而且只能选择其一;
”V”:表示”或”的关系;
”Λ”:表示”且”的关系。

控制流

控制流描述了事件和功能或流程之间的先后和逻辑依赖关系。

信息流、物流

信息流/物流定义了某个功能是否被读取、变更或者写入。

资源、组织单元分配

资源/组织单元分配描述了哪个单元(员工)或资源来处理某个功能或者流程。

意见反馈

感谢您使用我们的产品及用户手册。在本手册的最后附有意见反馈表,您能够在上面说明您对我们的产品或用户手册的意见和建议,并经过金蝶分支机构或直接传真至(0755)26710817 K/3产品部反馈给我们, 我们将期待您给予我们好的建议和意见。

目 录
第1章 系统概述 1
1.1 关于本系统 1
1.2 本系统在K/3ERP中的位置 3
1.3 与其它系统的接口 4
第2章 业务模式及应用 7
2.1 发票付款 7
2.2 其它应付单付款 10
2.3 未付款退货 13
2.4 已付款未核销退货 15
2.5 已付款已核销退款退货 18
2.6 期末调汇 19
第3章 系统初始化 23
3.1 系统初始化 23
3.2 核算参数设置 35
3.3 系统设置 39
3.4 单据套打 47
第4章 单据处理 49
4.1 采购发票 49
4.2 其它应付单 62
4.3 应付票据 72
4.4 付款单、预付单 84
4.5 应付退款单 102
第5章 结算 109
5.1 核销管理 109
5.2 凭证处理 123
5.3 凭证浏览 129
第6章 分析 131
6.1 账龄分析 131
6.2 付款分析 137
6.3 付款预测 138
第7章 与现金系统集成 141
7.1 付款申请单 141
7.2 付款申请单与现金系统集成 145
7.3 付款单与现金系统集成 145
第8章 期末处理 149
8.1 期末对账检查 149
8.2 期末对账查询 150
8.3 期末调汇 154
8.4 期末处理 159
第9章 查询与报表 161
9.1 应付款汇总表 161
9.2 应付款明细表 167
9.3 往来对账单 171
9.4 月结单 178
9.5 到期债务列表 184
9.6 应付计息表 188
9.7 调汇记录表 191
9.8 应付款趋势分析表 193
9.9 万能报表 196
9.10 查询分析工具 196
附录A 术语表 197
附录B 参考书目 199
附录C 意见反馈表 201

第1章 系统概述
1.1 关于本系统
应付款管理系统,经过发票、其它应付单、付款单等单据的录入,对企业的往来账款进行综合管理,及时、准确地提供供应商的往来账款余额资料,提供各种分析报表,如账龄分析表,付款分析情况等,经过各种分析报表,帮助您合理地进行资金的调配,提高资金的利用效率。同时系统还提供了各种预警、控制功能,如到期债务列表的列示,帮助您及时支付到期账款,以保证良好的信誉。
该系统既可独立运行,又可与采购系统、总账系统、现金管理等其它系统结合运用,提供完整的业务处理和财务管理信息。
应付款管理系统主要功能有:
ü 有效的单据管理
ü 有效的票据管理
ü 灵活的结算功能
ü 灵活的凭证处理
ü 强大的报表功能
ü 支持外币核算和期末调汇
ü 易用的系统对账
ü 与现金系统的集成
1.1.1 有效的单据管理
系统提供发票、其它应付单、付款申请单、付款单、退款单等单据的维护功能,以准确记录、跟踪企业实际发生的各项往来业务。
1.1.2 有效的票据管理
系统提供应付票据的跟踪管理,以利于企业随时对应付票据的付款、退票等操作进行监控管理。
1.1.3 灵活的结算功能
对于企业债务的结算,系统提供了包括付款结算、预付款冲应付款等七种结算方式,并提供按单据、存货数量和关联关系核销等多种核销处理方式,以满足企业的不同业务需要。
1.1.4 灵活的凭证处理
系统提供了模板式和非模板式的两类基本的凭证处理方式,并可进一步选择不同的凭证模式、汇总方式,以适应企业的不同管理需求。
1.1.5 强大的报表功能
系统及时、准确地提供给供应商往来账款余额资料,包括应付款明细表、汇总表、往来对账、到期债务列表、月结单等,并提供各种分析报表,包括账龄分析表、付款分析、付款预测,帮助企业合理地进行资金的调配,提高资金的利用效率。
1.1.6 支持外币核算和期末调汇
系统可支持多种外币业务的处理,而且能够在期末对外币核算的业务计算汇兑损益,同时系统自动进行汇兑损益的凭证处理以及生成调汇记录表;经过调汇记录表可方便查询到各种币别的历史汇率变动情况和各期的汇兑损益情况。
1.1.7 易用的系统对账
系统分别提供初始化对账、期末对账两种业务处理类别,并提供按总额、按会计科目核正确两种对账方法,便于企业根据自身管理要求和管理水平灵活选择,帮助企业提高工作效率。
1.1.8 与现金系统的有效集成
经过付款申请单、付款单的系统内部传递,实现系统资源的共享,帮助企业加强内控,提高劳动效率和管理效能。
1.2 本系统在K/3ERP中的位置
详细内容见图1-1:

图1-1
1.3 与其它系统的接口
1.3.1 与采购管理系统的接口
采购系统录入的采购发票传入应付款管理系统进行应付账款的核算。采购系统录入的费用发票传入应付款管理系统作为其它应付单核算。
1.3.2 与销售管理系统的接口
销售系统录入的销售发票与应付款管理系统进行应付款冲应收款的核算。销售系统录入的应付类型费用发票传入应付款管理系统作为其它应付单核算。
1.3.3 与应收款管理系统的接口
应收款管理系统录入的销售发票与其它应收单与应付款管理系统进行应付款冲应收款的核算。
应收款管理系统录入的预收单、收款单与应付款管理系统进行预付冲预收、付款冲收款的核算。
1.3.4 与总账系统的接口
应付款管理系统生成的往来款凭证传递到总账系统。
1.3.5 与现金管理系统的接口
现金管理系统与应付款管理系统的应付票据进行互相传递,应付款管理系统的”付款申请单”能够传递到现金系统、现金系统的付款单能够传递到应付款管理系统进行核算。现金系统传递过来的付款单支持在应付款管理系统进行选单操作。应付系统的单据可参与现金管理系统资金预测的取数。
1.3.6 与移动商务系统的接口
在应付系统的单据界面和序时簿界面提供发送短信、消息、邮件的功能。发送短信、邮件的时候,可发送短信或邮件的单据均设置了默认发送内容,也能够自行定义”可选字段”框中存在的字段设置为发送内容。
在预警平台提供应付款余额、当日到期债务、应付到期债务的预警设置及信息发布。
具体操作请参见<金蝶K3 成长版v12.2移动ERP用户>。

第2章 业务模式及应用
根据企业的不同要求,划分为不同的业务模式,如发票付款、其它应付单付款、未付款退货、已付款未核销退款退货、已付款已核销退款退货、期末调汇。
2.1 发票付款
2.1.1 业务流程
详细内容见图2-1:

图2-1

2.1.2 业务流程说明
相关内容见表2-1:
目标
完成发票录入到付款的全过程。
业务背景
1、 企业存在采购入库业务时,需要根据发票确认应付账款,申请付款,最终付款记账;
2、 本流程对发票维护、付款申请、付款记账提供了操作工具。
适用范围
适用企业采购入库,发票付款业务。
序号
处理说明
责任部门
责任人
1
在K/3〖应付款管理〗的〖发票处理〗中,根据实际业务需要,录入或维护普通发票或增值税发票。
财务部
应付会计
2
经审核发票录入无误后,在K/3〖应付款管理〗-〖凭证处理〗,确认应付账款并生成凭证。并可查询系统生成并审核的凭证。
财务部
应付会计
3
根据业务需要,在K/3〖应付款管理〗的〖付款申请单〗录入或维护付款申请单。
财务部
应付会计
4
经审核付款申请单后,付款申请单信息传递至结算中心付款并自动生成付款单或由现金系统出纳付款后手工录入付款单或付款后用付款申请单下推付款单。
财务部
结算中心会计/出纳
5
现金系统的付款单审核后,付款信息传递至应付款管理系统并转换成应付款管理系统的付款单或由应付会计手工录入付款单。
财务部
应付会计
6
应付款管理系统的付款单审核后,在K/3〖应付款管理〗的〖凭证处理〗中生成凭证,并在〖应付款管理〗的〖结算〗中核销付款单与发票。
财务部
应付会计
表2-1
2.2 其它应付单付款
2.2.1 业务流程
详细内容见图2-2:

图2-2

2.2.2 业务流程说明
相关内容见表2-2:
目标
完成其它应付单录入到付款的全过程。
业务背景
1. 企业存在暂收应付业务时,需要根据其它应付单确认其它应付款,申请付款,最终付款记账;
2. 本流程对其它应付单维护、付款申请、付款记账提供了操作工具。
适用范围
适用企业暂收应付及其付款业务。
序号
处理说明
责任部门
责任人
1
在K/3〖应付款管理〗的〖其它应付单〗中,根据实际业务需要,录入或维护其它应付单。
财务部
应付会计
2
经审核其它应付单录入无误后,在K/3〖应付款管理〗-〖凭证处理〗,确认其它应付款并生成凭证。并可查询系统生成并审核的凭证。
财务部
应付会计
3
根据业务需要,在K/3〖应付款管理〗的〖付款申请单〗录入或维护付款申请单。
财务部
应付会计
4
经审核付款申请单后,付款申请单信息传递至结算中心付款并自动生成付款单或由现金系统出纳付款后手工录入付款单。
财务部
结算中心会计/出纳
5
现金系统的付款单审核后,付款信息传递至应付款管理系统并转换成应付款管理系统的付款单或由应付会计手工录入付款单。
财务部
应付会计
6
应付款管理系统的付款单审核后,在K/3〖应付款管理〗的〖凭证处理〗中生成凭证,并在〖应付款管理〗的〖结算〗中核销付款单与其它应付单。
财务部
应付会计
表2-2

2.3 未付款退货
2.3.1 业务流程
详细内容见图2-3:

图2-3

2.3.2 业务流程说明
相关内容见表2-3:
目标
完成未付款退货的全过程。
业务背景
1、 企业的采购入库、发票付款出现未付款时的退货业务,需要根据红字发票冲回应付账款;
2、 流程对红字发票维护、应付账款冲回提供了操作工具。
适用范围
适用企业采购入库、发票付款出现未付款时的退货业务。
序号
处理说明
责任部门
责任人
1
在K/3〖应付款管理〗的〖发票处理〗中,根据实际业务需要,录入或维护红字的普通或增值税发票。
财务部
应付会计
2
经审核发票录入无误后,在K/3〖应付款管理〗-〖凭证处理〗,冲回应付账款并生成凭证。并可查询系统生成并审核的凭证。
财务部
应付会计
3
根据业务需要,在K/3〖应付款管理〗的〖结算〗中将红、蓝字发票核销。
财务部
应付会计
表2-3
2.4 已付款未核销退货
2.4.1 业务流程
详细内容见图2-4:

图2-4

2.4.2 业务流程说明
相关内容见表2-4:
目标
完成已付款未核销退款退货的全过程。
业务背景
1、 企业的采购入库、发票付款出现已付款未核销时的退货业务,一方面需要根据红字发票冲回应付账款,另一方面需要退回已付款;
2、 本流程对红字发票冲回应付账款,退回已付款及其红、蓝字发票与付款单、退款单的核销提供了操作工具。
适用范围
适用企业采购入库、发票付款出现已付款未核销时的退货业务。
序号
处理说明
责任部门
责任人
1
在K/3〖应付款管理〗的〖退款〗中,根据实际业务需要,录入或维护退款单。
财务部
应付会计
2
在K/3〖应付款管理〗的〖发票处理〗中,根据实际业务需要,录入或维护红字发票。
财务部
应付会计
3
经审核退款单、红字发票录入无误后,在K/3〖应付款管理〗-〖凭证处理〗,冲回付款和应付账款并生成凭证。并可查询系统生成并审核的凭证。
财务部
应付会计
4
在K/3〖应付款管理〗的〖结算〗中将退款单与付款单核销,同时核销红、蓝字发票;或者在〖应付款管理〗的〖结算〗中将红字发票与退款单核销,同时将蓝字发票与付款单核销。
财务部
应付会计
表2-4
2.5 已付款已核销退款退货
2.5.1 业务流程
详细内容见图2-5:

图2-5

2.5.2 业务流程说明
相关内容见表2-5:
目标
完成已付款已核销退款退货的全过程。
业务背景
1、 企业的采购入库、发票付款出现已付款已核销时的退货业务,一方面需要根据红字发票冲回应付账款,另一方面需要退回已付款;
2、 本流程对红字发票冲回应付账款,退回已付款及其红字发票与退款单的核销提供了操作工具。
适用范围
适用企业采购入库、发票付款出现已付款已核销时的退货业务。
序号
处理说明
责任部门
责任人
1
在K/3〖应付款管理〗的〖退款〗中,根据实际业务需要,录入或维护退款单。
财务部
应付会计
2
在K/3〖应付款管理〗的〖发票处理〗中,根据实际业务需要,录入或维护红字发票。
财务部
应付会计
3
经审核退款单、红字发票录入无误后,在K/3〖应付款管理〗-〖凭证处理〗,冲回付款和应付账款并生成凭证。并可查询〖存货核算〗系统生成并审核的凭证。
财务部
应付会计
4
在K/3〖应付款管理〗的〖结算〗中将红字发票与退款单核销,同时将蓝字发票与付款单核销。
财务部
应付会计
表2-5
2.6 期末调汇
2.6.1 业务流程
详细内容见图2-6:

图2-6

2.6.2 业务流程说明
相关内容见表2-6:
目标
完成采购发票、其它应付单、预付单及相应的往来科目期末调汇的全过程。
业务背景
1、 企业存在往来科目余额时,且期末记账汇率发生变化,需要做调汇处理;
2、 流程对采购发票、其它应付单、预付单及相应的往来科目期末调汇提供了操作工具。
适用范围
适用企业存在往来科目余额时,且期末记账汇率发生变化,需要做调汇处理业务。
序号
处理说明
责任部门
责任人
1
在K/3〖系统设置〗的〖应付款管理〗中,根据实际业务需要,选择”启用对账与调汇”选项。
财务部
应付会计
2
在K/3〖基础资料〗的〖公共资料〗的〖科目〗中,根据实际业务需要,将科目确定为”受控科目”与”调汇科目”。
财务部
总账会计
3
在K/3〖系统设置〗的〖应付款管理〗的〖系统参数〗的科目设置页签中,根据实际业务需要,录入或维护”受控科目”。
财务部
应付会计
4
发票、其它应付单、预付单的录入或维护需选择受控科目。
财务部
应付会计
5
在K/3〖应付款管理〗的〖凭证处理〗中,将发票、其它应付单、预付单等相关单据生成凭证。
财务部
应付会计
6
在K/3〖总账〗的〖凭证处理〗中将应付款管理系统生成的凭证过账。
财务部
总账会计
7
在K/3〖应付款管理〗的〖期末处理〗中,运行〖期末总额对账〗或〖期末科目对账〗子功能。
财务部
应付会计
8
在K/3〖应付款管理〗的〖期末处理〗中,运行〖期末对账检查〗子功能。
财务部
应付会计
9
在K/3〖应付款管理〗的〖期末处理〗中,运行〖期末调汇〗子功能。
财务部
应付会计
表2-6

第3章 系统初始化
系统设置主要是对应付款管理系统的运行参数进行设置,对一些基础资料等进行维护,以保证日常的业务处理。
系统设置主要有以下几个功能点:
Ø 系统参数
Ø 基础资料
Ø 类型维护
Ø 凭证模板维护
3.1 系统初始化
3.1.1 初始数据录入
初始化录入主要是对应付款管理系统的初始数据录入进行说明。介绍初始录入中应注意的问题及如何与总账系统进行数据的引入引出。
初始化录入主要有以下几个功能点:
Ø 准备工作
Ø 数据录入
Ø 引入引出
Ø 启用系统
4 准备工作
主要介绍进行初始化录入之前需要准备的资料及注意事项。
¨ 选择正确的启用期间
¨ 准备应付款期初数据资料
¨ 准备预付款期初数据资料
¨ 准备应付票据期初数据资料
(1) 选择正确的启用期间
由于采购系统、应付款管理系统启用后,采购系统的发票才会自动传递到应付款管理系统,故用户必须正确处理好采购系统与应付款管理系统的启用期间问题,否则可能会造成数据错误。当前采购系统只在应付款管理系统结束初始化之后才提供采购发票的单向传递,而且是强制传递,即只要应付款管理系统结束初始化后,采购系统新增的采购发票都会自动传递到应付款管理系统。而应付款管理系统新增的采购发票不能传递到采购系统。在应付款管理系统结束初始化之前,两系统之间不进行采购发票的传递。针对以上规则,必须注意以下几点:
1. 如果采购系统先启用,应付款管理系统后启用。例如:采购系统从第1期开始启用,当前期间为第3期,应付款管理系统准备从第4期开始启用,则用户必须注意:在应付款管理系统没有结束初始化之前,采购系统不能录入第4期的采购发票。因为在应付款管理系统没有结束初始化之前,采购系统的采购发票是不能传递到应付款管理系统,这样应付款管理系统结束初始化之后,必须补录采购系统已经录入的第4期的采购发票,造成重复操作,而且这部分发票不能直接在应付款管理系统生成凭证,必须经过关联的形式关联采购系统已经生成的相应凭证字号,否则会造成总账系统数据重复。一般建议应付款管理系统结束初始化后才在采购系统录入采购发票数据,减少重复劳动工作,保证数据一致。对于1-3期的采购发票,如果存在未完全付款的情况,则能够经过在应付款管理系统手工录入初始化发票实现后续付款结算处理。
2. 如果采购系统从第1期开始启用,当前期间为第3期,而应付款管理系统也准备从第1期开始启用,则用户必须注意:在应付款管理系统没有结束初始化之前,采购系统录入的采购发票必须在应付款管理系统结束初始化之后进行补入。因为只有采购系统与应付款管理系统都结束初始化之后,采购系统的采购发票才能够传递到应付款管理系统。
3. 如果应付款管理系统先启用,采购系统后启用。例如:应付款管理系统从第1期开始启用,当前期间为第3期,采购系统准备从第4期开始启用,则用户必须注意:应付款管理系统不能录入第4期的采购发票。因为在采购系统结束初始化之后,采购系统的采购发票会自动传递到应付款管理系统,如果应付款管理系统已经录入第4期的采购发票,则势必造成发票重复录入,从而导致应付款管理系统数据错误。同时由于以上原因,控制采购系统只能从第4期开始启用。
应付款管理系统初始化时需要准备的资料主要有:
供应商资料、存货资料、部门资料、职员资料。此处的职员主要是指往来核算的经办人或业务员等,不建议用来统计职员的个人借款。
(2) 准备应付款期初数据资料
主要指涉及货款核算的应付账款科目的期初余额、本年借方累计发生额,本年贷方累计发生额。建议其它应付款等个人借款在总账系统进行核算。
(3) 准备预付款期初数据资料
主要指涉及货款核算的预付账款科目的期初借方余额、本年借方累计发生额。如果预付账款的期初余额为贷方余额,建议用户进行调账处理,把预付账款调入应付账款科目中。
(4) 准备应付票据期初数据资料
主要指还没有进行付款结算的应付票据,不包括已经付款的应付票据。
资料准备齐全后,就能够开始进行初始化的数据录入。初始化的数据能够经过手工录入,也能够经过从总账引入。下面分别进行介绍。
4 数据录入
主要介绍初始化的几种单据录入及注意事项。
¨ 应付账款录入
¨ 应付票据录入
(1) 应付账款
选择〖系统设置〗→〖初始化〗→〖应付款管理〗→〖初始化数据-应付账款〗,进入”过滤条件”界面。
过滤框中默认核算项目类别为供应商,默认币别为本位币,如果您录入单据初始余额后,表中没有新增相应记录,则应查看是否因为您输入的是非供应商类别或是否为外币单据。单击【确定】后,进入”初始化数据-应付账款”界面。
〖初始化数据-应付账款〗显示的是初始化数据的汇总表,按核算项目显示汇总数据,单击【明细】,您能够查看每一笔单据的发生额、余额等资料,否则您只能查看每一往来单位本年应付汇总数、本年实付汇总数等。初始化时您必须录入往来单位的期初余额资料,本年累计发生额等。为减少初始化录入时的工作量,初始化时的付款单据(预付除外)不单独录入,发票、应付单录入中的本年付款额则反映了付款单据的本年累计借方发生额。
为快速完成初始化,您能够把每个往来单位的所有单据资料汇总成一张单据录入,如与A供应商进行交易,共收到A供应商两张发票,一张单据日期为1999/12/01,单据号码为00001,金额为1000元,应付日期为1999/12/02,1999/12/02付出现金500元,另一张发票单据日期为1999/12/20,单据号码为00002,金额为5000元,应付日期为1999/12/30,您 1月份启用应付款管理系统,您能够把这两笔记录汇总成一张单据录入,发生额为两张单据合计数,6000元,本年没有付款,故本年付款额为0,付款计划中应填未核销余额,即应付日期1999/12/02,付款金额为500元,应付日期1999/12/30,付款金额为5000元。
这样减少了单据录入时的工作量,但缺点是初始化时的所有单据只能在一张单据中进行处理,不利于对初始化的单据进行管理。
如果单据资料不是很多,你也能够按明细单据逐笔录入,缺点是工作量大,但结束初始化后便于对初始化单据进行跟踪处理。
您还能够根据需要部分单据汇总录入,部分单据按明细录入,如把已经核销的单据汇总成一笔录入,把未核销的记录按单据逐笔录入。
初始化的单据分为:初始采购增值税发票、初始采购普通发票、初始其它应付单、初始预付单、初始应付票据、五种类型。初始化结束后,要查看此五种单据,必须在初始化界面进行查看,往来对账单也提供初始化单据的查看。
4 a) 初始采购增值税发票
n 选择〖系统设置〗→〖初始化〗→〖应付款管理〗→〖初始采购增值税发票-新增〗,系统调出发票新增界面,具体字段说明见表3-1:
数据项
说 明
必填项(是/否)
部门
录入相应的部门。能够直接录入部门代码,也可单击【资料】或F7查询获取,同时支持F8和F9的模糊查询;
如果供应商属性指定了分管部门,在录入供应商名称后系统能够自动带出供应商属性中的部门,如该部门已禁用则不携带。
当部门为空时,录入业务员能自动在此带出基础资料中设置好的职员所属部门(携带后可修改);
当单据的核算项目为部门时,此字段自动取核算项目内容,不可修改;
如果部门为空,在关联单据时能够将被关联单据上的部门回填
否
业务员
录入相应的业务员。能够直接录入职员代码,也可单击【资料】或F7查询获取,同时支持F8和F9的模糊查询;
如果供应商属性指定了分管职员,在录入供应商名称后系统能够自动带出供应商属性中的业务员,如该职员已禁用则不携带。
当部门为空时,录入业务员能携带基础资料中设置的职员所属部门到部门字段;
当单据的核算项目为职员时,此字段自动取核算项目内容,不可修改,同时无论部门是否为空,都自动携带职员对应的部门到部门字段;
如果业务员为空,在关联单据时能够将被关联单据上的业务员回填
否
币别
业务发生时的原币。新增时系统默认携带本位币,录入核算项目后,则回填核算项目属性中的结算币别。
是
汇率
系统自动根据币别显示出其默认汇率,能根据实际情况对汇率进行修改。
是
发生额
指单据的发生额,即应付金额。能够按供应商汇总输入所有采购发票的汇总数,也能够按单据进行明细录入。如果是本年发生额,则选择本年,否则不选。如果同一个单位的往来款既有去年数又有今年发生额,则汇总录入时去年与今年的数据应分开录入。一般反映的是应付账款科目的贷方发生额。
是
本年付款额
指当前会计年度的付款金额,以前会计年度付款的金额不包括在内。包括实际付款额(如现金,银行存款)及应付票据金额,如 销货给A公司10000元,1999年付现金 元, 付现金1000元,付银行承兑汇票500元,则发生额应为10000元,本年付款额为1500元(1000+500),应付款余额为6500元(10000- -1000-500)。一般反映的是应付账款科目的本年累计借方发生额。
否
应付款余额
扣除付款额后的实际应付数,即付款计划的付款金额合计。一般反映的是应付账款科目的期初余额。
是
单据日期
指单据的开票日期,对于初始化汇总的发票能够自由设定但日期必须在启用日期前,系统默认取账套启用期间的上月的月末日期。系统能够根据此日期计算账龄分析表(单据日期)、应付计息表。
是
财务日期
指单据的录入日期,系统默认与单据日期一致,允许修改,可是必须控制大于等于单据日期而且小于账套日期。系统能够据此计算账龄分析表(记账日期)。系统根据财务日期确定单据的会计期间。
是
单据号码
具有双重含义,它既可是具体某张发票的发票号,也可是用户自行设置的一张汇总单据的单据号。根据用户定义的编码规则自动填充,用户也能够修改。如果编码规则选上允许修改则可修改,否则灰显;如果编码规则没有选上”使用编码规则”,则新增时发票号码为空,允许手工录入;在系统中发票号是唯一的。控制最大是255位;
是
年利率(%)
应付款到期时应计利息的利率,以百分比表示,应付计息表将根据应付款余额、账龄及相应的计息利率进行计算。
是
往来科目
如果不需要将初始化数据传入总账,则此处不用录入,建议填入。否则必须录入对应的往来会计科目,如应付款,必须是最明细科目,如果该科目下挂核算项目,则不用录入相应核算项目代码,系统会根据该发票的核算项目名称、部门、职员等自动填充。如果核算项目属性中指定了应付科目代码,则填入核算项目后,自动带出应付账款科目代码中指定的科目,如果勾选了”启动调汇与对账”,则往来科目只能选择受控科目。经过该科目系统把相应的应付款初始资料传递至总账系统,避免了总账系统初始化往来资料的重复录入。
否
金额(本位币)
采购普通发票中对”金额”、”税额”、”不含税金额”等列提供本位币金额信息的显示,分别列示在该列的后面,以不同颜色区分;采购增值税发票中对”金额”、”税额”、”价税合计”等列提供本位币金额信息的显示,分别列示在该列的后面,以不同颜色区分;如果选上”允许修改本位币金额”的选项,则本位币金额均能够修改(单据币别为本位币时除外),可是不重算汇率。否则本位币金额一律由系统自动计算和填列,用户不得修改和操作;
是
方向
指往来科目的借贷方向,系统自动默认为会计科目属性中的余额方向。
否
表3-1
选择”录入产品明细”选项后,能够录入存货的详细资料。如果您想按存货来进行往来款的核销,则此处必须录入存货资料,否则,按产品明细输出往来对账单时,单据余额可能不正确。如果不选择按存货进行往来款的管理,则不需要录入产品明细资料。
初始化时