《总务行政管理手册》.doc

总务行政管理手册2020年5月29日文档仅供参考前 言 为了规范总务行政管理工作,我们依据公司的有关规章制度,结合北京华联四年来总务行政管理的基本经验,编写了这本。 总务行政管理包括的内容多、范围广,涉及到许多方面的业务知识。在编写中,我们力求突出总务行政管理的原理,全面介绍总务行政管理的内容、任务、职责、流程、标准、各项规章制度及操作知识。在实际工作中,公司有明文规定的按照规定执行。 由于此册尚属初编,尽管我们重复地讨论、修改,但终因水平有限,难免存在许多缺点和错误。恳请大家在实际工作中不断提出修正意见,使更加具有实用性和操作性。 二00一年十一月第一章 概 述第一节 总务行政工作的概念 总务行政部门是以筹划和运用人力、物力、财力,从物资、管理等方面而保障公司正常经营的后勤服务支持部门,其所有工作必须紧紧围绕着公司经营活动而进行。任何公司、团体单位都有总务行政工作,虽然她们在各单位肩负的任务不尽相同或者部门名称不同,但所起的作用是相同的,都是围绕主要工作目标的实现,充分发挥服务和保障作用,以创造良好的工作环境和生活环境,确保主要工作的正常进行。所有在北京华联系统从事总务行政工作的同仁都要在大脑里牢牢树立”销售”的观念、”成本”的观念,确立”没有销售、不讲成本,什么利益都无从谈起”的忧患意识。总务行政工作的核心是”服务”和”管理”,只有把”管理”理解为标准化的服务、科学化的服务,而不时”关卡”,才能做好总务后勤保障工作。北京华联系统总务行政管理的内容,概括起来能够分为五大类: 一、固定资产管理 二、低值易耗品管理 三、物业管理 四、生活管理 五、通讯管理第二节 总务行政工作的指导思想、方针和原则 一、指导思想、方针 总务行政管理工作的指导思想是:积极适应公司经营的需要,不断完善规章制度、规范服务,充分发挥资产的使用效能,更好地为公司经营服务,不断提高公司经营效益。 总务行政管理工作的方针是:在公司各级领导的正确领导下,充分发挥总务行政部门的服务保障作用,强化总务行政管理工作的全局观念、服务观念和制度观念,逐步实现总务行政管理工作标准化、制度化、规范化,培养德、才兼备的管理人才,提高整体服务保障能力。 二、总务行政系统管理原则 总务行政系统的管理原则是:制度控制、属地管理、单元核算。 (一)制度控制:即总公司负责制订全公司总务行政管理制度和管理办法,用制度规范所属企业的总务行政工作,所属企业必须严格按制度办事。 (二)属地管理:即总公司所属企业在执行总公司各项制度的基础上,结合本公司实际情况制订实施细则,具体管理本公司的总务行政工作。 (三)单元核算即谁使用谁管理,谁受益谁承担费用。第三节 总务行政管理队伍建设 总务行政管理队伍建设的关键是人才的选拔与培养,人才永远是公司最宝贵的财富。总务行政管理工作者必须具备强烈的主人翁意识、必要的文化知识、熟练的操作技术、较强的管理能力、高尚的职业道德、鲜明的法纪观念、敏锐的市场意识。用人的原则是用人之长,但不求全责备;尊重学历,但不唯学历是用,业绩是衡量人才的根本标准。平时还应注重对人才的教育培养,建设一支作风过硬、业务过硬、管理过硬、纪律过硬的总务管理工作队伍。人员的素质要达到以下要求: 一、要有高度的敬业精神和责任感 总务行政工作是非常烦琐、非常具体的事务性工作,必须真抓实干。因此,必须要有高度的敬业精神和责任感,要有败不馁、胜不骄的精神,要敢于吃苦,勇于奉献。对工作要兢兢业业,不计较个人得失,不说空话,多干实事。 二、要有良好的品德修养 良好的品德修养是干好总务行政管理工作的最基本的素质,总务行政部门与钱、物打交道,必须具有大公无私的高尚情操,坚持原则,秉公办事。要严格要求,以身作则,不能近水楼台先得月,一定要廉洁奉公,洁身自好,严以律已。 三、要有广博的知识和较高的管理才能 现代总务行政工作对管理的要求越来越高,且管理的范围较广。因此管理人员必须认真钻研本职业务,对业务要做到精益求精,加强现代管理科学知识学习。 四、要有敏捷的思维能力 敏捷的思维能力是管理者多谋善断的基础,是提高决策组织能力的重要条件,要做到处理事情,解决问题主意多、办法多、决心大、行动快。 五、要有实事求是的态度和创业精神 实事求是是搞好总务行政管理工作的重要原则,无论想问题、订计划、做工作必须做到一切从实际出发,反映情况要真实可靠,统计数字要严密精确,编制计划要符合实际,总结经验要尊重事实,反对说假话、大话、空话、报喜不报忧、弄虚作假、欺上瞒下。第四节 总务行政管理职能与职责一、总公司资产管理部是全公司总务行政管理的一级部门。其基本职能是:总体决策、宏观调控、建章立制、监督检查。 主要职责是: (一)贯彻执行公司有关方针、政策,建立、健全公司总务行政管理的各项规定、标准、制度、办法等管理法规体系。 (二)监督检查全公司总务行政管理的各项规定、标准、制度、办法等管理法规执行情况。 (三)指导、规范全公司土地、房屋建筑物、商用固定资产的接管验收、租赁、转移、出售、管理跟踪等事项。 (四)指导、规范全公司固定资产的管理工作。(五)负责全公司主要自用品的统采工作。(六)指导、规范全公司工服、购物袋、事务用家具、印刷品及各类纸张的订购、委托加工等日常管理工作。 (七)负责全公司总务行政专业报表汇总及分析工作。二、地区公司总务行政部门是公司总务行政管理的二级部门。其基本职能是按照总公司的要求,具体管理和指导本公司的总务行政管理工作。主要职责是: (一)贯彻执行总公司有关总务行政管理的规定、标准、制度、办法,结合本公司的实际情况,制订具体的实施细则,监督、指导各门店搞好总务行政管理工作。 (二)负责本公司土地、房屋、固定资产等固定资产的接管验收、使用、修缮、保全管理。 (三)负责本公司房屋、水电能源、供冷、供暖等物业管理费的结付及核算工作。 (四)负责本公司员工的生活管理,指导各门店搞好生活管理工作。 (五)负责本公司总务行政专业报表汇总,按时向总公司资产管理部报表。 (六)负责编制本公司总务行政管理计划。 (七)负责本公司其它总务行政事务。 三、各门店总务行政部门是公司总务行政管理的三级部门。其基本职能是:按照总公司和地区公司的具体要求,落实、实施本店的总务行政管理工作。主要职责是: (一)贯彻执行总公司和地区公司有关总务行政管理的规定、标准、制度、办法,结合本店实际情况,制定具体的实施细则。 (二)负责本店土地、房屋、固定资产等固定资产的使用、修缮、保全管理。 (三)负责本店房屋、水电能源、供冷、供暖等物业管理费的结付。 (四)负责本店员工的生活管理。 (五)负责向地区公司总务行政部门填报本店总务行政管理动态报表。 (六)负责编制本店总务行政管理计划。 (七)负责本店其它总务行政事务。第五节 总务行政系统管理图总 公 司表示直线职权:表示间接职权:(总务行政部分)人事行政部门 店地区公司管 理 部企 划 部安全保卫部资产管理部营 运 部营运本部第二章 固定资产管理第一节 固定资产管理的基本概念一、固定资产的定义 固定资产,是相对于流动资产而言的,是长期资产的一种,主要是指企业为了满足生产经营活动的需要,所拥有的使用期限超过一年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具和其它与生产经营有关的固定资产、器具、工具等,以及单位价值在规定的金额以上的劳动资料。在长期使用过程中,依然保持着原有的实物形态及使用效能,而不改变其外部形态及属性,是固定资产的显著特点。固定资产一般应同时具备两个条件,使用年限在一年以上,单项价值在规定限额以上(一般单位按 元),主要经营用的机器固定资产,虽单项价值不足规定限额,但使用年限超过一年,也应列入固定资产。 二、固定资产的分类 对固定资产进行合理的分类,是加强固定资产管理和核算的重要条件。固定资产能够按经济用途分类,也能够按使用情况等进行分类。 按经济用途,固定资产能够分为经营用固定资产和非经营用固定资产两大类。这种分类,能够核算和监督企业经营用固定资产和非经营用固定资产的组成和变化情况,考核和分析企业固定资产的利用情况,能够促使合理地配置和利用固定资产,充分发挥固定资产的生产效能。 按使用情况,固定资产可分为使用中固定资产、未使用固定资产、不需用固定资产和租出的固定资产。这种分类,能够核算和监督固定资产的利用程序,促使企业有效地提高固定资产的利用率;同时,还可据以计算折旧。 按所有权归属,固定资产能够分为自有固定资产和租入固定资产。这种分类,能够核算和监督企业固定资产的来源情况。 在实际工作中,能够综合运用上述分类方法,把固定资产分为以下几类: 1.经营用固定资产。是指正在使用的直接服务于企业生产经营过程的各种固定资产,如生产经营用的房屋、建筑物、机器、固定资产、器具、工具等。由于季节性经营或大修理等原因暂时停止使用的固定资产和替换使用的固定资产,也作为经营用固定资产。 2.非经营用固定资产。是指正在使用中、不直接服务于生产、经营过程的各种固定资产,如职工宿舍、食堂、浴室、理发室、医院等使用的房屋固定资产和其它固定资产等。 3.租出固定资产。是指企业租给其它单位使用,并向租用单位收取租金的各项固定资产。 4.未使用固定资产。是指已完工或已购建的尚未交付使用的新增固定资产以及因进行改建、扩建等原因暂停使用的固定资产。 5.不需用固定资产。是指本企业多余或不适用,需要调配转让处理的固定资产。 6.土地。是指1951年清产核资和1956年民族工商业社会主义改造时已经估价并单独入账的土地。以后征用的土地,都不计价入账,不能作为固定资产处理。因征用土地而支付的补偿费等计入与土地有关的房屋、建筑物的价值。 7.融资租入固定资产。是指企业以融通资金的方式租入的固定资产。融资租入的固定资产,在租赁期满后,所有权一般转归承租企业,因此,在租赁期内,承租企业应视同本企业固定资产进行核算、管理。 为了加强固定资产管理和正确计提折旧,在上述分类下,还需要对每类中的每一固定资产项目进行明细核算。固定资产项目是指具有一定用途的独立物体,包括其必要的附属固定资产或附件。例如,房屋应以每一幢房屋连同附属建筑物及照明固定资产等作为一个固定资产项目;生产用机器及固定资产,以每一独立的机器连同基座和附属固定资产、工具、仪器作为一个固定资产项目。各项固定资产、工具、用具等固定资产项目都应加以编号并在固定资产实物标明其号码。在填制固定资产收发、调拨、内部转移、清理报废等业务的凭证登记固定资产明细帐时,都要注明固定资产项目的编号,以免互相混淆,也便于查考。 北京华联固定资产大概分以下七类:土地、房屋及建筑物;商用固定资产(销售用);专用固定资产(特定部门使用);电器及通讯固定资产;交通运输工具;办公固定资产、家具用具;其它。 为了统一分类口径,便于管理,公司制订了,各单位必须严格遵循,不能各行其事,对于不合理的分类由公司统一变动。 三、固定资产的计价 各种固定资产,应根据规定按照其来源确定其原价。 1.对于购入的固定资产。 固定资产原价=购买价+包装费+运输费+安装费等 2.对于自行建造的固定资产。 固定资产原价=建造过程中的所有实际支出 3.对于其它单位投资转入的固定资产。 (1)当评估值小于原价时: 固定资产原价=投出单位的帐面原价 固定资产净值=评估确认的价值 (2)当评估价值大于原价时: 固定资产原价=评估确认的价值 4.对于融资租入的固定资产。 固定资产原价=固定资产价款+运输费+保险费+安装调试费等 5.对于改建、扩建的固定资产。 固定资产原价=固定资产改建扩建前价值+改建扩建中的实际支出-改建扩建中的变价收入 6.对于盘盈的固定资产。 固定资产原价=固定资产重置完全价值 重置完全价值是指在某一时间重新购建该固定资产,根据当时生产条件和市场情况所需要的全部支出。 7.对于捐赠的固定资产。 固定资产原价=根据固定资产的发票、报关单、国内市价以及国际市场价格等确定 8.对于借款购建的固定资产。 固定资产原价=购建价+购建期内借款利息+外币折合差额 固定资产的计价原则是由国家统一规定的,企业经过各种方式取得固定资产时,都必须按照国家规定的固定资产计价原则。按照固定资产的原始价值或重置完全价值计价入账。对于企业已经入帐的固定资产,除发生下列情况外,不能任意变动:根据国家规定对固定资产重新估价;增加补充固定资产或改良装置;将固定资产一部分拆除;根据实际价值调整原来的暂估价值;发现原记固定资产价值有错误。四、固定资产折旧(一)固定资产折旧的概念 固定资产折旧,是指固定资产因为损耗而转移到生产成本或费用之中的那部分价值。 提取折旧额的大小,取决于固定资产的两种损耗程度:一是固定资产的有形损耗,包括自然损耗和使用损耗(又称为机械损耗);二是无形损耗,包括价格损耗(由于劳动生产率提高)和效能损耗(由于技术进步),具体表现在折旧方法的采用上-是”一般折旧”还是”加速折旧”。同时,折旧额还受折旧基数(固定资产原价)、估计的残值、预计使用年限等因素影响。 固定资产折旧与原价、净值的关系如下: 固定资产折旧=固定资产原价-固定资产净值 固定资产净值=固定资产原价-固定资产折旧 固定资产原价=固定资产净值+固定资产折旧 (二)固定资产折旧的范围 按照制度规定,企业下列固定资产须计提折旧:房屋建筑物;在用的机器固定资产、仪器仪表、运输车辆、工具器具;季节性停用和修理停用的固定资产;以经营租赁方式租出的固定资产;以融资方式租入的固定资产。同时规定,企业下列固定资产不计提折旧:未使用、不需用的固定资产(房屋、建筑物除外);以经营租赁方式租入的固定资产;已提足折旧继续使用的资产;按照规定提取维简费的固定资产;破产、关停企业的固定资产;以前已经估价单独入帐的土地。固定资产折旧是财务部门处理的,作为总务行政管理人员了解相关知识即能够了。五、固定资产租赁固定资产租赁的含义企业在经营过程中,常会发生固定资产租赁业务。固定资产租赁有经营性租赁和融资性租赁两种形式。采用经营性租赁形式,固定资产的所有者(即出租单位)与固定资产的租入单位订立租赁合同,由固定资产的所有者向承租单位出让固定资产的使用权,并按合同收取一定的租金,租赁期满后,由出租单位收回固定资产。融资性租赁不同于经营性租赁。 融资性租赁是一种具有分期付款销售商品性质的借贷活动,一般由租赁公司与承租企业签订租赁合同,租赁公司出资按照承租单位的要求购买固定资产,供承租单位使用,并按期收取租金。租赁条件一般是租赁期限超过固定资产折旧年限的一半或者更长的时间,租金总额相当于收回全部投资加一定的利息和手续费。租赁期间固定资产的所有权属于出租公司,承租单位不得提前退约,并要负责固定资产的维护和保管。租赁期满,出租公司给予承租企业以低价购买该项资产的优先权。对于固定资产租出业务,作为总务行政部门,除要办理相关租赁手续外,还应在固定资产卡片和固定资产登记卡上作出相应的等级。第二节 固定资产管理规范化 固定资产管理包括购置、验收、建档编号、使用、维修、停用、调拨、转移、报废、出售、出租、清盘等许多工作,具体管理要求公司已作为下发(后附)。 一、固定资产的购置管理 固定资产购置是固定资产管理全过程的重要组成部分,它是指从制定规划方案起到完全投入运行上这一阶段的全部管理工作。它包括四个基本环节:规划决策;选型采购;安装调试;评价反馈。 认真做好固定资产的购置管理工作,可为日后的使用、维修等管理工作奠定基础。如购置不谨慎、缺乏规划决策、随意盲目购置,就会给公司的经济效益带来巨大的损失和日后的使用、维修带来困难,甚至形成闲置,成为固定资产管理过程中一个用之无利,弃之可惜的包袱。因此,固定资产购置从规划决策阶段开始就应提出有关可靠性、易修性和节能性等要求,把固定资产购置纳入固定资产全过程管理的轨道。 固定资产的购置管理原则办法参见北京华联有关章节。 二、固定资产的验收、使用管理 (一)验收和编号 购置的固定资产到达单位或安装、调试完后,一定要办理验收手续各统一编号。近几年,因验收不及时或根本没有验收的情形时有发生,给固定资产的管理带来混乱。因此,对于到达单位的固定资产无论来源,都要办理验收手续,具体验收办法参见北京华联有关章节。 固定资产的编号就好比给婴儿报户口取名字,在该资产的一生都要使用这个编号。在使用计算机管理固定资产的时候,统一编号就是显得更为重要和方便。编号方法详见。 (二)登 记 固定资产的服务期管理实际上是从编号和登记开始的。 1、一卡和一帐的填写和保存。固定资产登记分有一卡一帐,即固定资产登记卡和固定资产台帐(或称固定资产登记表)。一卡一帐的填写均由资产管理部门人员负责。登记卡一式二份,一份交使用部门、一份留存资产管理部门。登记卡应清楚明了地记录固定资产的名称、编号等基本状况及历次故障检修情况。固定资产台帐(登记表)是核算固定资产,掌握各部门拥有固定资产数量和资金的主要凭据。因此,必须认真进行记录和保存。 2、一卡一帐的核对。资产管理部门必须把固定资产帐卡的核对列入季度工作计划加以督促实施。每年要进行一次全面清点核对,保持两卡和帐相符。资产管理人员不但要管好固定资产的帐卡,还必须了解和熟悉固定资产特性、安装或使用地点、使用年限、折旧金额计算等实际情况。 (三)建档 建立固定资产档案是为分析和研究固定资产服务期维护修理规律而收集积累原始信息材料的重要工作。公司每一台固定资产都必须有一套完整的档案资料。 1、固定资产历史资料档案的内容 (1)固定资产在购置前的调研,经济技术分析报告、审批文件和资料; (2)出厂合格证和检验单; (3)安装质量检验单及试车记录; (4)性能记录和预防性试验记录; (5)历次保养修理内容记录; (6)事故报告及事故修理记录; (7)维修费用记录; (8)检查记录表; (9)改造改装的记录。 2、使用技术资料档案内容 (1)说明书; (2)安装工程设计图和施工图(包括动力固定资产和管道施工图); (3)给排水系统、供配电线路、蒸汽、热水、压缩空气、消防报警系统原理图和安装分布图; (4)修理工具、备品备件和易损件清单和有关图纸资料; (5)使用运行操作规程; (6)零件明细表及组装图; (7)特殊零件加工图。 (四)变动 1、内部调动。本单位使用部门之间因需要必须调动固定资产时,须经资产管理部门的同意并办理固定资产调动手续。使用部门在未经批准时无权自动调动或移装固定资产。 固定资产的调动必须保留资产的完整,按固定资产卡片和台帐来检查和清点零部件、附件和专用工具。 2、调拨。调拨是指调拨对外单位或经济上独立核算的单位,一般应是有偿调拨。调拨后要减速削本单位固定资产总值,注销财务帐、固定资产台帐和登记卡。调拨时,拆卸费用原则上由调出单位承担,包装、运输及装卸费由调入单位承担。 3、封存保管。固定资产停用连续三个月以上应进行封存。封存一年以上的,应作闲置资产处理。闲置和封存时,必须切断电源,放净内部流体,清点附件工具;必须注意防潮、防锈、防尘,定期搞好清洁和保养工作,不准露天放置,不准将其零部件、附件和工具等移作她用,否则要追究责任。第三节 固定资产管理经济责任制 公司固定资产管理的经济责任制是以提高公司效益为中心,按照责权利相结合的原则,把公司固定资产经济责任层层落实到部门、班组和职工的管理制度体系。 一、固定资产管理经济责任制的作用 公司固定资产是公司经营必不可少的物质基础,在对固定资产的管理和使用中,现在主要存在的问题有: (一)责任不明、扯皮不断 固定资产的使用、维修和管理责任不明确,当固定资产出现坏损或故障等问题时,维修部门与使用部门相互推卸责任、相互扯皮推诿。管理维修部门觉得自己委屈受气,使用部门觉得缺乏支持和协作。部门之间的协调关系和经营的整体运行都受到很大影响。 (二)使用过度,维护不足 使用者心目中只有营业指标,没有固定资产管理的经济指标,只知道使用,不重视爱护,因此固定资产,特别是各种固定资产使用过度和拼固定资产的现象屡屡发生。 (三)能取则取,多多益善 由于占用固定资产不受经济责任制约,固定资产购置前的审批无章可循,往往带有很大随意性,因此各部门对固定资产采取吃”大锅饭”的态度,能取则取,能占则占,造成固定资产利用率低,有的固定资产只经过短期使用后就闲置起来,浪费不小。 (四)被动维修,管理乏力 管理维修部门忙于应付日常维修,无法抓固定资产管理的经济考核工作,对维修费用无记录、无核算;因固定资产故障造成的营业损失无制约、无考核;不讲究维修的经济性,存在物资和人力等方面的浪费现象。 实行固定资产管理经济责任制有利于强化责权利三个要素的相互配合、相互制约的作用,明确和落实固定资产的使用、维修和管理的责任。做到使用有规章制度,占用有经济责任,维修有计划有核算,管理有指标有考核,使公司固定资产维修管理纳入为提高经济效益和服务质量,从而为实现公司经营目标服务的轨道上来。 二、固定资产管理经济责任的内容 (一)包干。建立公司固定资产管理经济责任指标体系,把指标体系分解成若干部分,分配到各管理部门包干。 总经理是公司固定资产决策和管理的主要责任人,承担整个公司的固定资产占用和决策管理的总体责任;营运本部负责主管公司的固定资产全面工作,应承担固定资产管理的决策和全部综合技术经济指标,以及直接领导固定资产主管部门的主要业务指导的责任,由下而上保证公司固定资产经济责任制的落实。 工程技术管理部门,也就是工程和维修职能部门,承担和包干公司固定资产的使用、维修以及费用,消耗和资金占用、人员培训和对公司固定资产使用部门的维修指导等业务指标。 固定资产使用部门承担和包干固定资产的使用、规定范围内的维护工作责任指标,固定资产占用、人工、物耗、统计核算、人员培训等工作指标。 其它有关部门按工作性质分担并包干相关指标。 (二)服务。服务是与包干相辅相承的两个方面。只有包干而少服务,即包干成了”家家自扫门前雪”,”不论她人瓦上霜”,妨碍了管理的整体性。服务是另一种工作指标,每个部门除了完成包干指标之外,同时要完成服务指标。部门向部门提供规定的服务,以便为各部门完成包干指标创造一个良好的外部环境。 (三)考核。考核是对服务和包干的制约和监督,同时也是反馈和指导。任何工作缺乏检查考核,就缺乏动力和信息,要随时知道包干和服务完成得怎样?就必须加强考核,用考核的结果来制约和都监督被考核对象,同时工作要授予对口部门负责,根据公司机构设置的情况,可由资产管理部门统一负责,统一安排,统一安排,统一考核。三、公司固定资产经济责任制基础工作 (一)清查数量,核定资金,在建立公司固定资产经济责任制之前,要对公司各部门使用的固定资产进行全面清查,查清数量、购置原值、安装费用、折旧提取、使用年限和技术性能状况等,逐一核实分类、登记,健全帐卡制度,同时核实部门已占用的固定资产资金额,为建立指标体系详细资料。 (二)核定能耗与费用 根据固定资产使用和管理部门的营业计划和近期规则,以及配套固定资产的运行时数,核定该固定资产部门所占用的固定资产的计划能耗,以及维护、修理、更新改造所需费用。 (三)培训、考核、配备、核定人员 固定资产经济责任制是要在公司全面推行的制度,因此必须考虑人员的观念、素质和岗位配备的重要条件,必须让培训先行,使固定资产经济责任制的基本知识和制度内容为员工所熟悉和接受,同时要使员工具备完成责任指标所必须的管理素质和业务素质,并经过考核了解素质的水平,为培训提供依据。为落实固定资产管理经济责任制,执行有关制度,公司必须设置必要的统计、考核、核算岗位,配备具有相应素质的人员上岗。 要根据各部门应占用的固定资产数量情况核定管理和维修的专职、兼职人员编制。原则上,使用部门固定资产维护和资产管理岗位应与使用岗位结合,以兼职为主。 (四)建立完善的管理制度体系 固定资产管理经济责任制必须以一套管理制度做保证,这些制度包括公司岗位责任制、固定资产管理制度、指标考核制度、统计核算制度、会计核算制度、业务核算制度、维修计划和定额制度。 在建立各种管理制度时,必须采用多种形式,例如座谈会、讨论会、合理化建议活动等,吸取各部门和广大员工的意见和建议,以便重复修改制度具体条文,最后定稿公布。听取职工意见的过程不可是制度从不完善走向完善的过程,同时也是让职工学习掌握制度内容的过程,制度修订的参与必将为制度的执行落实打下重要的基础。 (五)广泛发动公司全员参与 要教育公司员工认识固定资产管理经济责任制的作用和意义,关心公司经营管理成果,积极参与经济责任制管理活动,人人爱护固定资产,用好、管好固定资产,发挥固定资产效能、节约固定资产所需能源、降低维修费用。 四、固定资产管理经济责任制的管理形式公司固定资产管理经济责任制的管理形式一般采用签订经济责任状或承包合同的形式。责任合同签订要随着责任指标的层层分解,采用从上到下层层签订的办法:公司总经理向董事会或主管部门签订;各部门向总经理签订;各班组向部门经理签订;职工向班组签订。 (一)责任承包合同主要内容: (1)合同各方:上一级为合同甲方;下一级为合同乙方;协助部门为合同丙方。 (2)乙方责任和权利: 乙方固定资产管理的区域范围和工作内容。乙方”包干”责任指标:固定资产各项技术指标、人力、物资消耗、费用指标、安全指标、培训指标、管理基础建设指标、固定资产占用费指标。乙方”服务”责任指标:基本职责完成指标、协作指标。乙方权利。(3)对乙方考核和奖罚方法。(4)甲方责任和权利:向乙方提供的范围和内容甲方权利(5)对甲方服务责任的考核和监督方法(6)丙方责任和权利向乙方提供协作的范围和内容丙方权利(7)对丙方协作责任的考核和监督办法(二)责任承包合同的管理责任承包合同一式六份,其中:甲、乙、丙三方各一份,考核部门和财务部门各一份,存档一份。考核部门是责任合同主要管理部门,负责合同的审核、检查、仲裁、考核和兑现全过程工作,实际上就是经济责任制的执行、落实工作。第四节 固定资产管理考核指标系统及其管理一、公司固定资产管理考核指标系统(一)考核指标系统的构成公司固定资产管理考核指标系统是用以从不同侧面评价和考核公司固定资产系统运行效果的具有一定内在联系的指标群。考核和评价主要从以下五个侧面进行:状态指标、产出指标、计划完成指标、维修质量指标、成本费用指标。状态指标是评价公司固定资产技术状态和可利用的有效状态的指标,用以考察固定资产总体状态,是固定资产管理总体效果的集中反映。产出指标是评价固定资产所产生效益的指标,反映固定资产投资为公司经营所带来的效益大小。计划完成指标是评价固定资产维修计划执行情况,从量的角度反映维修部门工作状况指标。维修质量指标是评价维修工作的质量优劣的指标,从质的角度反映维修工作状况。成本费用指标是评价维修成本费用的指标,从另一种质的角度反映维修工作状况。下图为固定资产考核指标系统结构图,表明指标之间的关系。产出指标状态指标计划完成指标维修质量指标成本费用指标图中计划完成指标,维修质量指标,成本费用指标从数量(工作效率)和两种工作质量的不同角度评价和考核固定资产管理维修工作,它们组成了状态指标的基础。状态指标又是产出指标的基础,有了良好的状态就为公司的效益产出打下基础。这里,我们还必须注意到,产出指标能够给状态指标带来反作用,也就是说,当公司片面追求一时的效益,以拼固定资产的办法求取较高的状态指标。必然破坏了固定资产的良好状态,降低了固定资产的状态指标。因此,在考核固定资产产出指标的同时,还要考核固定资产的状态指标。(二)固定资产产出指标100固定资产利税率= 年实现利税 固定资产原值二、考核指标的管理公司管理考核指标的管理原则是层层分解,层层落实到部门、班组和个人,定期考核和检查。在层层分解落实过程中,为保障大指标的落实,可根据实际需要制定一些具体的小指标,以指导班组个人的工作。考核指标的管理可根据公司的固定资产管理内部机构形式而定。附件一固定资产管理制度(试行)第一条 总则 11 为加强固定资产管理,充分发挥公司固定资产的效能,制定本制度。 12 固定资产的定义 固定资产是指在长期使用过程中,依然保持着原有的实物形态及使用效能,而不改变其外部形态及属性的实物。固定资产一般应同时具备两个条件:使用年限在一年以上;单项价值在 元以上。主要经营用固定资产,虽单项价值不足规定限额,但使用年限超过一年,也应列入固定资产。 13 固定资产的分类公司固定资产分以下七类 1.3.1土地、房屋及构筑物。 1.3.2商用固定资产。 1.3.3专用固定资产。 1.3.4电器及通讯固定资产。 1.3.5交通运输工具。 1.3.6办公固定资产、家具用具。 。 1.3.7其它。 14组织及管理体系公司固定资产实行三级管理,建立总公司、大区(地区)公司、门店层层管理体系。 15 管理职责 各级财务部门、资产管理部门、技术部门和使用部门要对固定资产管理共同负责。其职责分别是: 151 财务部门负责固定资产的资金形态管理。监督、检查固定资产使用情况。建立固定资产总帐、明细帐和使用单位财产帐,做到帐帐相符。 152 资产管理部门负责固定资产的实物形态管理。建立固定资产台帐、使用卡片,做到卡物相符。收集、整理、保管固定资产技术资料和有关证件。 153 技术部门。技术部门负责固定资产的技术鉴定、质量验收和安装、调试,做好计划检修和日常维修工作。 154 使用部门负责本部门的固定资产实物形态管理。建立本部门的固定资产使用卡片,落实本部门固定资产管理责任人。做到卡物相符,保证本部门固定资产的真实性和完整性。第二条 固定资产的购置管理 21各单位按月编制本单位固定资产购置计划。填制,于每月5日前报总公司审批。特殊情况确实需要计划外购置的,要填制并办理追报审批手续,追报手续与报批手续相同。 22各单位要严格按审批计划组织实施固定资产的购置工作。商用固定资产由公司固定资产采购部统一组织采购,其它固定资产由地区公司资产管理部组织采购。属于固定资产采购部负责采购的固定资产,固定资产采购部要与大区(地区)公司、门店资产管理部门办理交接手续。 23 审批后的或均为一式三份,审批单位和申报单位各留一份。财务部门按审批结果拨付款项。第三条 固定资产的计价原则 公司固定资产原值,应按其不同来源渠道分别确定。 31 购进的固定资产以进价加运输、装卸、包装等费用作为原价,需安装的固定资产还应包括安装费及材料费用;从国外进口的固定资产,其原价应包括规定支付的关税和附加税。 32 作为购置的房地产,以购置时的结算价格作为原价(暂时未结清的按合同价格作为原价)。 33 自制自建的固定资产,以制造或建造过程中所发生的实际支出费用为原价。 34 对固定资产进行技术改造、技术革新所发生的能够增加固定资产价值所支出的费用,要调整固定资产的原价值。第四条 固定资产的验收、使用 41房屋建筑物的验收:房屋建筑物经施工单位施工完成后,资产管理部门会同工程部门、使用部门共同验收。依据决算金额确定房产价值。并对与工程有关的各种合同、图纸等原始资料进行整理、归档,填制。 42新开店在开业前,资产管理部门要对所有固定资产进行逐项验收登记,填制、并建立固定资产帐、卡。 43临时购进的固定资产到达使用单位后,资产管理部门会同购置经办部门和使用部门(必要时请有关技术部门)共同验收,属固定资产固定资产的还要对固定资产的外观、附件、备件、工具、技术资料进行核查、清点,填写。购置经办部门、资产管理部门及技术部门在上签字,凭和正式发票到财务部门报帐。资产管理部门进行登记、编号、建帐。 44固定资产投入使用前,属固定资产固定资产的,还要进行试运转(必要时请有关技术部门参与安装、调试),并在上做试运转记录,操作人员要进行岗前培训,未经培训一律不准上岗操作。 45 附件、工具由资产管理部门登记后交使用部门使用保管、重要备件交库房保管,技术资料及说明书由资产管理部门归档,使用部门可留用复印件。第五条 固定资产的编号、建帐、建卡 51经验收合格投入使用的固定资产,资产管理部按编号,并将编号牌(标签)钉(贴)在固定资产实物上。 52资产管理部门根据固定资