QuickBooks操作手册.doc

QuickBooks操作手册852020年4月19日文档仅供参考OuickBooks Premier-Accountant Edition 操作手册一、 File1（一） New Company新建一个公司1(二) Open or Restore Company打开备份、删除备份记录4（三）Open Previous Company打开最近账套6（四） Bacu Up Company备份数据7 (五）Open Second Company 同时打开多个账套界面 .8二、 Lists10(一) Item Lists产品的查看、编辑、增加、删除10(二)Fixed Asset Item List固定资产的查看、编辑、增加和删除16(三)Currency List汇率的转换18三、Accountant20（一）Chart of Accounts会计科目的增加、修改、删除等20（二）Chart of Accounts录入凭证23（三）Working Trial Balance试算平衡表26四、Customers27(一)Customer Center客户的查看、添加、删除27（二）Create Invoices销售订单（主营业务收入）的录入30（三）Reveive Payments应收账款的录入32 （四）Credit Memo 销售订单退订（冲销主营业务收入）的录入.五、Vendors35(一)Vender Center供应商的查看、编辑、添加和删除35 （二）Pay Bill应付账款的录入.六、Employees39(一)Empolyees Center员工信息的查看、编辑、添加和删除39七、 Bank.41 (一）Write Check填写注意事项、（费用）的录入.41 （二）Make Deposits填写注意事项、（往来款）的录入.42 （三）Transfer Funds填写注意事项、（预付款）的录入.42 （四）Credit Card 填写注意事项、（信用卡）的录入.42 (五）Memorized复制凭证.43七、 Reoprts44(一) Customers & Receivables应收账款的查询46（二）Sales销售情况的查看51（三）Purchases采购情况的查看55（四） Custom Reports所有凭证的查询57（五）各类明细账59（六）查询库存明细账60（七）Balance Sheet 、Profit & Loss 资产负债表、利润表查询62一、 File（一） New Company新建一个公司1、打开左上角菜单File-New Company，或者点击Create a new company(二) Open or Restore Company打开备份(未在本机OuickBooks中打开过的备份,必须经过以下方式才能打开)1、选择File-Open or Restore Company2、点击Next3、选Local backup，然后点击Next4、选择需要打开的备份，然后点击“打开”5.点击NEXT6、点击保存,可选择覆盖原备份或另存其它路径,注意有差异数据的管理;备注：有时部分数据打不开，可能是路径的问题，最好放在电脑桌面或者直接放入盘（不另外建立文件夹）7、如果想清除曾经打开过的帐套，选中要清除的帐套，然后点击Edit List，进入另外一个界面，再选择帐套，点击OK。清除历史记录帮助自己能快速找到想要的帐套。（三）Open Previous Company打开最近账套如下图操作,可看到所有在系统中打开过的账套,可任意选择所需要打开的账套（四） Bacu Up Company备份数据将数据从系统备份至本地, 建议如有数据变化,及时备份,1.路径如下图: 2.选择Local backup,然后点击Next,进行本地保存(五).同时打开多个账套界面,操作路径如下:1.点击Open Second Company2.对于以下列表中已经有的账套,选中需要打开的账套,点击Open打开,对于列表中没有的账套,则点击open or restor an existing company, 按打开备份的方法,打开本地备份.二、 Lists(一) Item Lists产品的查看、编辑、增加、删除1、产品列表的查看：Lists-Item Lists，在这里，能够看到所有产品的名称、种类、用途等详细信息2、产品的增加、编辑、删除等(1).Lists-Item Lists，打开存货后，点击左下角Item的倒三角，就出现New,Edit Item等,能够新增、编辑，删除存货信息。（备注：能够点击右键，也同样有产品增加、编辑、删除等）(2).本公司产品分两类:1.Inventory Part(实体产品); 2.Service(运费,维修费等服务类),在新增产品时,需特别注意必填项目,明细如下图一(实体产品的标准设置), 图二(服务类产品的标准设置)图一: 图二. (二)Fixed Asset Item List固定资产的查看、编辑、增加和删除,固定资产增加后,不能自动生成凭证,需要手动录入凭证.点击工具栏上的Lists-Fixed Asset Item List, 点击固定资产列表左下角的Item ，点击倒三角，出现新增，编辑，增加、删除等操作。(三)Currency List汇率的转换打开Lists-Currency List，看销售订单的日期查询当天兑换美元汇率，录入兑换汇率汇率查询能够参与以下网址：1、 2、三、Accountant(科目)（一）Chart of Accounts会计科目的增加、修改、删除等1、打开Accountant-Chart of Accounts或Lists-Chart of Accounts2、 会计科目界面的左下角Account有个倒三角，点击倒三角，能够出现以下界面，能够对科目进行增加(New)，编辑(Edit Account)，删除(Delete Account)等3.选择需要增加的科目类别,然后点击Continue4.在增加会计科目时，若有期初余额，能够点击Enter Opening Balance录入期初余额5. 如果隐藏暂时不需要科目，点击Make Account Inactive;若想恢复隐藏科目，请点击Include Inactive,取消科目左边交叉。（二）Chart of Accounts录入凭证1.1、Accountant - Chart of Accountants,能够进行凭证的录入，双击要运用到的科目，进行录入即可1.2、在录入费用凭证的界面中，我们要输入的内容有DATE(日期)、PAYEE（支付款项对应的公司名称）、PAYMENT（对方）、DEPOST（贷方）、ACCOUNT（会计科目）、MEMO （摘要）2.1如果涉及的会计科目过多，能够在以下界面进行录入借贷方备注：Accountant-Make genenral Journal Enteries一般录入是工资计提和其它科目（不包括有银行科目，往来，销售和采购）。（三）Working Trial Balance试算平衡表打开Accountant-Working Trial Balance,即可出现试算平衡表，试算平衡表上方能够选择查询的日期等，该表有“账户名称”栏、“期初余额”、 “本期发生额”、“期末余额”三个金额栏。用以检查借贷方是否平衡，检查账户记录有无错误的一种表式。经过总分类账户本期发生额和余额对照表，可一般地了解该期间经济活动和预算执行的概况；，也可作为编制会计报表的重要依据。四、Customers(一)Customer Center客户的查看、添加、删除1、客户的查看：工具栏的Customers-Customers Center 能够查看客户的信息2、客户的新增：在查看客户信息界面中，左上角的New Customer能够添加新客户,输入客户信息即可,在新建客户的时候，在新建客户时，要根据货币种类选择不同的Currency,必须录入的标准信息如下:图一图二图三:如果销售含税,需要在Sales Tax Settings中进行设置,如果不含税,则不需要设置;3、客户的删除：在查看客户信息界面，右键出现以下选择，选择Delete Customer :Job,即可删除客户信息（二）Create Invoices销售订单（主营业务收入）的录入打开 Customer-Create Invoices, 在Create Invoices界面中选择客户名称，如果是新客户，则新增客户资料，在Class选择产品类型，输入销售订单的日期（DATE），发票号码（INVOICE#）、订单号码（P.O.NUMBER）等系列信息。（三）Reveive Payments应收账款的录入1、首先设置： EditPreferencesPaymentsAutomaticallyOK（如果不设置，那么在录入收款时，选择不了收款银行）设置如下图：2、录入收款信息：Customer-Reveive Payments, 在Reveive Payments界面中，在RECEIVEF FROM中选择客户名称，如果新客户，则新增客户资料，在PAYMENT AMOUNT中录入收到款项金额，DATE中输入收到款项日期，DEPOSIT TO中选择收款的银行，在表格勾选所收款项对应的Invoice编号(四） Credit Memo销售订单退订（冲销主营业务收入）的录入 1.点击打开Customers-Create Invoice,界面右上方点击Refund/Credit，出现Credit Memo销售退单，录入内容基本跟Invoice一样。（五） Pay Bill应付账款的录入 点入菜单Vendors-Pay Bill,进入界面，所有的Bill都显示出来，选择应付款的Bill，最后点击Pay Selected Bills完成的pay bill五、Vendors(供应商)(一)Vender Center供应商的查看、编辑、添加和删除1、供应商的查看：Vender-Vender Center, 在这里，双击供应商，能够查看到每个供应商的详细资料，包括公司地址、电话等。右边Vendor Information是供应商与我公司的业务往来，如下图2、供应商的新增，在供应商的查看界面中，点开左上角NEW Vender的倒三角,选择New Vendor, 输入供应商信息即可，如下图3、 供应商的编辑、删除（二）Enter Bills采购订单的录入打开VendorsEnter Bills,在Enter Bills界面中录入即可，主要录入:供应商信息（VENDOR）、订单日期（DATE）、发票号码（REF NO.）、产品名称（ITEM）数量(QTY)、单价(COST)、总价(AMOUNT)等信息.在录入此处也要填入，方便查阅。六、Employees(一)Empolyees Center员工信息的查看、编辑、添加和删除1、员工信息的查看：Empolyees -Empolyees Center能够查看员工详细信息，包括员工借支、工资等2员工信息的增加 ：在查看员工信息的界面中，点击左上角的New Employees,填写相关资料即可,员工信息必须有姓名,联系地址,邮箱及联系电话3、员工信息的编辑、删除：在查看员工信息的界面中，选中要删除的员工，鼠标右键，则出现Edit Empolyee(编辑) ，Delete Empolyee(删除),即可编辑、删除员工信息八、 Bank(银行和现金）(一） 录入现金和银行流水账金额，经过Write Check界面录入凭证 （二） 录入银行和现金的往来款和总公司借款，经过Bank-Make Deposits（三） 录入Advance & Prepayments 这个预付账款科目，有银行或者现金进出，经过Bank-Transfer Funds(四） 录入信用卡金额，经过Bank-Enter Credit Card Charge（五） 录入完凭证，在界面上方点击Memorized, 相当于复制凭证，在下个月有类似发生科目能够经过Lists-Memorized Transaction找到类似科目，无需再录入。选择你需要的复制凭证，双击进去就能够复制成新凭证。八、Reoprts(一) Customers & Receivables应收账款的查询在Reports-Customers & Receivables-Customer Balance Summary能够查询到每个客户应收账款的汇总数据，在Reports-Customers & Receivables-Customer Balance Detail中能够查询到每个客户应收账款的明细账。（二）Sales销售情况的查看1、 在Reports-Sales中能够查询销售的汇总数据或者明细数据销售情况按客户汇总数据查询如下2、销售情况按客户明细情况查询如下销售情况按产品汇总情况销售情况按产品明细情况销售情况按销售人员销售的汇总数据查询销售情况按销售人员销售的明细数据查询2、在Lists菜单查询2.1打开Lists-Item Lists界面，在Item Lists界面的左下角有Reports,打开倒三角，能够按产品销售汇总（Sales by Item Summary），也能够按照销售明细(Sales by Item Detail)查询，如下图（三）Purchases采购情况的查看1、在Reopots菜单查询2、在Lists菜单查询，具体操作如下：2.1打开Lists-Item Lists界面（上文已讲），在Item Lists界面的左下角有Reports,打开倒三角，然后按照如下图依次打开2.2、出现采购详细信息(采购日期、摘要、供应商、产品名称、数量、单价、金额)，在这里也能够核对当月录入采购订单是否正确，能够按供应商信息（Purchases by Vendor Detail）排列、能够按照产品名称(Purchases by Item Detail)排列，如下图（四） Custom Reports所有凭证的查询在Reports中打开Custom Reports-Transaction Detail.在Display中能够选择查询日期，就能够查询到选择期间的所有凭证（五）各类明细账1、若要查询各类明细账，在Display中选择日期,在FILTER中选择所需要查询的科目，即可出现所有的序时账簿（六）查询库存明细账在Display中能够选择查询日期，在FILTER中能够选择Item,在Item中选择All Inventory Items即可（七）Balance Sheet 、Profit & Loss 资产负债表、利润表查询在Reports中打开Company & Financial,能够见到资产负债表，利润表等现金流量表查询 管理者需要的报表，经过Report-Memoriged Reports-Accountant