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公司最佳员工生存手册模板
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目录
办公室智慧
· 着装与风度很重要
· 办公桌: 个性和态度
· 重视名片的作用
· 电话的学问
· 电脑, 若即若离
· 提高工作效率(1)
· 提高工作效率(2)
· 控制自己的情绪
· 学会给自己减压(1)
· 学会给自己减压(2)
应对上司
自作主张是与上司相处时之大忌, 无论什么时候, 只要上司没有授予你定夺的权利, 你就不要越权替上司决定任何事情。否则, 吃亏的人绝对是你。
· 别替上司做主张
· 与上司同心协力
· 与上司沟通
· 别和上司走得太近
· 你也能够选择拒绝
· 莫忽视第二领导
· 让上司赏识你
· 让上司知道你的付出
· 学会挨骂(1)
· 学会挨骂(2)
· 学会挨骂(3)
· 打破尴尬
经营同事
同事是与自己一起工作的人, 与同事相处得如何, 直接关系到自己的工作、 事业的进步与发展。如果同事之间关系融洽、 和谐, 人们就会感到心情愉快, 有利于工作的顺利进行, 从而促进事业的发展。反之, 同事关系紧张, 相互拆台, 经常发生磨擦, 就会影响正常的工作和生活, 阻碍事业的正常发展。
· 与同事融洽相处
· 学会对同事说”不”
· 赞美你的同事
· 同事之间
· 同事交往有忌讳
· 微笑的力量
· 不要过分表现自己
· 游刃有余, 挥洒自如(1)
· 游刃有余, 挥洒自如(2)
· 不要太精明
· 对症下药, 见机行事
· 帮助别人就是帮助自己
办公室智慧
着装与风度很重要
做个落落大方的人
在社会交往过程中, 一个人的仪表与着装往往是决定着给人印象的好坏。仪表与着装会影响别人对你的专业能力和任职资格判断。设想一下, 有谁会将一个重要合同谈判的任务交于一个蓬头垢面的人呢?
中国有句谚语: ”人靠衣妆马靠鞍”, 还有一句: ”佛要金装, 人要衣装”。如果你希望建立自己的形象, 那就需要全方位地注重自己的仪表。从衣着、 发式、 妆容到饰物、 仪态, 甚至指甲都是你要关心的。其中, 着装是最为重要的, 它表明了你对工作、 对生活的态度。
衣着对一个人的外表影响非常大, 大多数人对另一个人的认识, 可说是从其衣着开始的。特别是对办公室人士而言, 衣着本身就是一种武器, 它反映出你个人的气质、 性格甚至内心世界。一个对衣着缺乏品味的人, 在办公室战争中必然处于下风。
上班时穿正式的服装胜过千言万语的表示。你选择穿什么样的衣服呢? 你所穿着的衣服是否一成不变? 作为一名”企业战将”, 你是否尝试过多种不同的造型? 请让你的美丽发挥得淋漓尽致, 让踏进办公室的你, 令人觉得你既清爽又知性, 或看起来格外耀眼、 舒服!
例如:
●以整齐的套装振奋自己的精神面貌;
●选件颜色鲜艳的外套, 叫好心情随之跳跃;
●灰色西装式外套, 看起来稳重, 充满知性;
●无袖洋装, 加一袭长丝巾, 变成随意的美丽。
这只是几点看法, 基本上, 服装不但表现外在, 也牵涉到对自我形象的树立。有时候, 以全黑、 黑白的基本型出现, 反而更能切合上班时的气氛与环境。
作为职业人, 依场合人物事件对衣服进行搭配是常有的事情, 也是必须做到的。对男女上班族而言, 最好依场合、 人物、 时间来搭配衣服。有些场合必须表现亲切, 就需要你的着装大方朴实; 与银行家谈事情时, 需要穿得精明干练, 才能博得对方信任; 与文艺界人士聚会时, 最好穿得时尚潮流, 富有人文气息; 到工作时衣着除了轻便外还得要有专业权威……
我们每天上班时, 也別太为穿着烦恼, 着装应在于适合自我与需要, 而非刻意到讲究过度, 形成自己特有的穿衣风格会赢得大家的一致好评。不论收入是否能够满足我们对服装的要求, 干净舒适, 朴实大方是最重要的, 再加上亲切有礼的仪态, 能够予人以落落大方的好感。
做个幽雅的男人
男士上班应着装正式, 穿西装, 打领带, 穿皮鞋。夏天虽然在平时能够不穿着西装外套, 可是遇到正式的场合还是得穿上外套, 另外, 还得注意与鞋袜的整体搭配。
在穿西装上, 男士应注意几个问题:
●买回西装后的要做的第一件事就是撕掉袖口的标签。很多人认为标签是衣服名贵的象征, 不舍得剪去, 反而用线加固。其实袖口的标签只是为了更方便告诉你这件衣服的尺寸, 如果你为了显示你新买西服的名贵而让它”随你起舞”的话, 你会贻笑大方。
●领带是西装的”画龙点睛”之处, 领带打好后的长度相当重要, 其下端应在皮带下1～1.5厘米处。领带的质地以真丝为最佳, 领带的图案与色彩可能各取所好。如果打条纹领带或格子领带的话, 就不应该穿条纹西装、 条纹衬衫或格子西装、 格子衬衫。如果你对颜色没有很深的研究, 请你慎用颜色多、 花样复杂的领带, 建议采用传统型的领带, 比如条纹、 格子。
●领带夹虽只是一个小小的物件, 在西装的穿着上却也是有所讲究的。在室外行走, 能够不用领带夹, 但在正式场合, 例如宴会上, 领带夹也是必带的。领带夹仅用于固定领带, 并无装饰作用。它的正确位置, 是在有6颗钮扣的衬衫, 从下朝上数第4颗扣的地方。最好不要把领带夹的位置太往上, 特别是有意暴露在她人的视野之内, 因为它没有装饰作用。
●衬衫一定要注意合身, 不要穿一件肩过宽或领口过紧的, 这些都会影响您的”高大”形象。衬衫的领子应高于西装衣领约1.5厘米左右, 袖子应在西装上衣袖口之外, 露出1.5厘米, 这样做主要是为了西装的整洁。男士一定要记得每天更换衬衫, 否则会给别人留下你一夜未归的印象。
●要使西装显得挺阔、 合身, 上衣里面除去衬衫和西装背心外, 不应再穿其它衣服。若是太冷, 能够穿一件羊毛衫, 色彩宜素, 图案不要太抢眼。最好是鸡心领套头衫, 既便于打领带, 又显得协调。西装上衣外面的口袋原则上不能够装东西, 钢笔、 钱包之类最好放在上衣内侧的口袋或是公文包里。上衣外面左侧胸袋仅能放装饰手帕。
●男士穿西装时, 切忌穿白色袜子。因为当你举手投足之间, 会闪过一道白光, 让人难以接受。因此穿深色西装时, 一定要记得穿深色的袜子。白色袜子适合于运动时穿, 既潇洒又引人注目。
男士上班该穿什么样的衣服曾一度有严格的标准, 现在随着时代的发展, 情况已有所不同。今天, 上班服的选择可谓多姿多彩, 不过并非完全没有了”游戏规则”。而实际上, 在竞争日益激烈的工作环境中, 恰当的着装比任何时期都显得重要。如果你想攀上事业的高峰, 你必须有一种特有的方式包装自己。以下几种类型能够参考:
◇权力型衣着
成功之士的衣着, 从未像今天这般重要。剪裁得体的设计、 硬朗的轮廓和80年代怀旧款式, 均为男性上班服提供无穷灵感。现在, 男性愿意在上班服上大把出钱, 可是她们花得很明智。权力型衣着已打破旧有的界限, 并非一定得是董事会的主席才能够打扮得富有权贵感。剪裁精美的老牌西装如塞维里?昂是男性魄力的源泉, 黑灰色调、 细条子或非常浅的格子都能营造出稳重的形象。西装背心对高层行政人员来说永远是流行服饰。衬衫能够是白色、 蓝色或鲜明的条子。领带和背带是衣柜中必不可少的配饰, 尽能够用得大胆一些。在西装襟袋里加一条丝质方巾, 再配一款象征身份和地位的手表, 让你看起来仿佛刚从董事会出来一样。鞋子非常重要, 应该把预算的大部分花在漂亮的鞋子上, 而且随时注意脚上的鞋是否有瑕疵。袜子的颜色只可能是黑色、 海军蓝或炭灰色。
◇注重实效型
并非每一个男性一周五天都去办公室上班。今天有许多行业的工作范围极广, 摄影师、 商业顾问、 建筑师、 美术设计师及其它自由职业者, 都打破了传统的上班规律。还有一些更加自由的是那些在家上班的人, 她们经过电脑科技与商业社会取得联络。适用于家居办公室的衣着, 最重要的是舒适, 过去在周末才穿的那类服装如今也适合上班穿着。当然, 便装应该分不同程度的自由度。一个全天坐在家中电脑前工作的男人, 其衣着当然比一个自由职业者要随便, 因为后者需要四处走动, 与不同客户联络。如果你是这类人士, 上班着装不妨以针织品为主, 甚至可包括运动装。一般来说, 注重实效的上班着装往往包括卡其裤、 运动衫裤、 T恤和牛仔裤。有趣的是, 有些人喜欢穿正装上班, 即使在家居办公室也是这样, 她们认为, 为了能认真工作, 需要认真对待衣着”纪律”。
◇星期五便装
星期五便装是男装领域创造的词语, 形容当前在许多办公室都能够穿着的便装。最初, 一些大公司只允许雇员星期五穿便装, 但很快发现, 衣着舒适的工作人员工作效率高, 因此”星期五便装”便成为每日可穿的类型。现在的上班便服比过去更优美、 更整齐, 而且容易搭配。一件时髦运动型夹克或毛衣, 配以颜色谐调的图案恤衫, 加上一条订制的裤子, 一派舒适打扮。一件色彩鲜明的毛衣是夹克之外的另一种选择。可是, 运动鞋绝对不适合一个希望像商人的男士穿着。
服装的搭配绝非易事, 可是如果你要做一个优雅的男人的话, 穿着讲究就是你必不可少的日常行为了, 而考究的衣着会让你得到想要的回报!
”女为工作者容”
女士的上班着装最好以保守为宜。时髦和个性没有错误, 也是允许的, 可是不应该在工作的时间。女性要想建立起自己的专业形象, 衣着保守, 装扮干练是很重要的。女士着装以套裙为宜, 短袖、 长袖不拘, 无袖露肩则不宜。裙子不宜过短, 最好是恰至膝部或膝上部。女士着装特别避免走性感暴露路线, 紧身服饰也应当避免。另外, 长曳至地的拖沓衣裙也应避免。
如果你的腿不是很出众, 不要穿着有花样或颜色很深的袜子来吸引别人注意, 浅淡风格的最好。丝袜一定要高于裙子下摆, 无论是站着还是坐都不能露出大腿来。丝袜和鞋子的颜色一定要相称, 袜子要浅于鞋子的颜色。鞋子和手提包的颜色应该调和, 黑色的手提包和鞋子是最好搭配的饰品, 能够省去一大堆其它的饰品。
如果首饰让人会质疑女性的专业特性, 如太大、 太耀眼类首饰在上班时就不适合配戴, 因为当你甩头的时候, 你的耳环可能会产生叮当的声响, 破坏她人的注意力。不应该同时配戴太多的东西, 一般全身饰物不宜超过3件。手提包应该擦亮、 保持干净, 勿破旧不堪, 也不能够放在桌上。
在化妆方面, 原则上是要注意调和, 不能够太夸张, 也不能够太引人注意, 以身边的人不知你化了妆为宜。不要在公众场合( 办公室、 饭店或有其它人同乘的车上) 化妆, 因为这种行为都是不智之举, 应该去盥洗室补妆才对。不要在男士面前化妆。不要轻易借用她人的化妆品, 也要慎用浓香型的化妆品。
办公室智慧
办公桌: 个性和态度
一张办公桌如同一本书。办公桌里有什么内容, 主人也就有什么内容; 办公桌是什么档次, 主人也是什么档次。从某种意义上说, 它一直都是我们灵魂最忠实的守望者和停泊地。大部分的时候它像一只船, 让我们的生命在生存的汪洋大海中, 很漂亮地五彩缤纷起来。从一个人的办公桌能够看出这个人的个性和对生活的态度来。
办公桌摆设透视你的性格
办公桌上的摆设, 最能显露出一个人的个性。
杂乱无章的办公桌: 此类人多数思维敏锐, 就是再复杂的情况下, 也能够很快找出头绪而处理公事。
摆设小盆景的办公桌: 此类人冷静和稳重, 而且处事谨慎, 肯负责任。
摆满小玩具的办公桌: 此类人, 喜欢营造一种富有感情的世界, 以此对付技术进步所带来的枯燥乏味生活。
没有装饰品的办公桌: 此类人把私生活和工作严格分开来, 在工作之余不喜欢与同事一起玩乐也不愿意多说话。
放置家庭相片的办公桌: 这类人很脆弱、 不会与人发生争吵, 且会为了办公室的团体做许多事情、 记住每个人的生日、 喜欢把公司视为幸福的家庭。
千万别以为办公桌是你个人”场所”, 想怎么弄就怎么弄, 精明的老板只要向你的办公桌瞟一眼, 便对你的个性了解十之八九。腾出点时间, 对你的办公桌稍作修整, 无论是糊弄老板还是糊弄你自己。
以下就是几种不同风格的人, 看看你是哪一种?
●有条不紊型——所有材料、 物品堆放得十分整齐
工作认真, 责任感强, 讲究效率, 说好两点完成的工作绝不会拖到两点零一分。该类员工有时会觉得自己不受赏识并感到孤独。
●乱中有序型——桌面上堆满纸张和垃圾
这类员工善于横向思维, 常有别出心裁的好想法, 同时有着歇斯底里倾向, 有时不顾别人的想法, 只一味地强调自己的感受。
●富有创意的混乱型——桌面上散乱地放着书、 便笺和图表等
该类员工是毫不浮夸的实干家, 总是忙忙碌碌, 但实话告诉你, 你的工作效率极低。
●自我张扬型——桌面上摆着照片等私人物品
这类员工时常需要娱乐一番, 也喜欢津津乐道地同别人谈起自己的家事。虚荣心强, 办事不踏实。
●陈列奖品型——精心摆放每样物品以求获得最佳效应
该类员工是天生的团队领导, 但凡事求成心切, 一旦不受重用, 可能会怒形于色。
●办展览型——桌面不留个人痕迹, 东西极少
该类员工长于分析强势和弱势, 对自己和她人都有充分的了解, 有大智若愚的风范, 又有运筹帷幄的处事能力。
上班时间别让办公桌太干净
想让你的老板也认为你是一个勤奋、 有效率而且有团队精神的员工吗? 可能, 在办公桌上做点改变, 就能有这样的效果。有时候, 你能够让你的办公桌”乱”一点, ”杂”一点, 千万不能太”干净”。
●外观有点”乱”但”乱中有序”的模式。虽然东西很多, 却不可思议地很整齐。各种文档分门别类, 排列的非常合理而且具有逻辑性。这种办公桌完全是工作式的, 没有任何个人痕迹, 这样的办公桌让你看不出它是张三还是李四的。而且, 它被安排得井井有条, 任何机器、 文档, 即使是一支笔, 都放在它们应该放的地方。
如果你的办公桌就是这样的, 很显然, 说明你精力充沛、 有生气, 一切以工作为中心。你不太可能花很多时间在社交上, 或让自己休息一下。你经常出差, 因此时间对于你来说非常重要; 而且你也的确杂务缠身, 因此你不需要故意做出很繁忙样子; 你对别人的观点并不在乎, 因为你对自己的能力足够自信。你很有可能从事的是创造性的工作: 如记者。
●外观给人感觉很繁忙的办公桌。
这种办公桌你肯定也不会太陌生, 它总是被掩盖在各种各样的档案之下, 而且这些档案还有向周围领域( 如架子和地板) 扩张的倾向。这样的桌子虽然也没有什么个人物品( 因为根本没有放的位置) , 却非常有个性: 因为能那样乱、 那样满的桌子也不会多见。
如果你的办公桌是这样的, 它就替你向公司每一个人叫嚣着, ”我的主人是多么忙碌啊! ”即使你并没有比别人有更多的活。可是, 看看这样的桌子, 它早就在公司里为你建立了忠诚、 努力工作的形象。然而, 另一方面, 可能也会有人认为你效率低下、 总是浪费时间, 因为在那堆档案里找到想要的档案会多么困难!
●外观上展示成绩的桌子。这一张桌子简直就是你的”战利品”展示桌。在这里, 摆满了各种你能够得以骄傲的各种凭证: 如公司给你的奖励、 你某时某次赢得了某种猜谜才艺大赛。总之, 桌子在为你宣称: 知道我是谁吗? 一个不平凡的人。
如果你就是这张桌子的主人, 那么, 就说明你生性活泼、 精力充沛、 充满野心。你爱好挑战, 对于任何自己想要的东西, 会直接地去争取, ”退让”并不是你的生活哲学。不过, 你总是太繁忙了, 因此, 你不容易注意到细节问题: 这可能是你向目标前进的阻碍之一。
也别放任办公桌一团糟
●该丢掉的就丢掉
堆积如山的文件资料, 回不完的传真和留言条, 加上杯子、 电话、 装饰品、 日历……你是否终日淹没在办公桌的混乱中理不出头绪? 该是清场让工作条理分明的时候了!
或许混乱的办公桌不代表混乱的工作, 但杂乱无章的桌子却比较容易让人脑袋乱糟糟! 但你可能会说, 我也不想让自己这么乱, 只是资料真的太多, 工作真的太忙! 试着丢掉或整理一下这些东西, 你将拥有一个让你效率大增的工作空间。有哪些东西是需要扔掉的呢?
◇没用的餐具
在办公室里用餐, 一次性餐具最好马上扔掉, 不要长时间摆在桌子或茶几上。如果有突然事情被耽搁, 也记得礼貌地请同事代劳。客气的请求易于被她人接受。
◇还没看的报章杂志
养成随手把你想看的文章剪下来贴到剪贴簿的习惯, 不然干脆将杂志丢掉, 因为摆得过久你也不可能再看它了。
◇过多而无用的笔
你可能在桌上、 抽屉放了一堆铅笔、 原子笔、 荧光笔……去芜存菁留下几支你常见的, 办公桌看起来会清爽一点!
◇不断暴增的名片
把用得到的名片资料键入电脑或电子记事本, 然后扔掉这些占空间的纸卡, 以后你只要指尖轻轻一点, 就能够马上找到你要联络的人, 这会省下你不少宝贵时间。
◇眼花缭乱的装饰品
满桌子的相框、 玩偶、 摆饰, 不只制造混乱景象, 还会分散你的注意力, 让你无法专心工作。留下一两样具有纪念价值的东西就好, 你会发现你不再老觉得眼花缭乱!
●做好文件分类
开会在即, 老板等着看你精彩的企划案, 你正准备拿着熬了数个夜晚的成果向同事展现。在这关键时刻, 你怎么也找不到你的文件, 面对桌上一片凌乱的局面, 你感到焦急万分, 就连电子文档也不知存到哪里去了, 最后你只能硬着头皮用口头报告。原本精彩的企划内容无法完整展现, 你的心血与专业能力也大打折扣。
这个时候你应该觉悟了吧? 好好对待你的办公桌, 运用一些方法归纳用品, 把你的创意与重要讯息, 归纳到一个有迹可寻、 随时能找到的地方, 从此让你的工作更加有效率。
在公司分配的有限空间下, 运用一些巧思增加自己的工作空间后, 还得要把文件物品归纳得宜, 才能算是成功又能真正得心应手。
电脑进入办公室后, 大家原本预估纸张的使用会减少, 但事实却相反。如果说过去的纸张使用量是1, 当前用量却是1.3, 可见电脑化时代并未能真正减少纸张的使用。
把要用而未分类的文件通通整齐地堆叠在一起, 放在固定的位置, 千万不要散成纸海, 这样你要找某一份文件时就有序可循, 等看过后再依自己的分类方式归纳好。
初步救急的方式只适用于少量文件, 大量的文件还是得靠符合自己工作需求的分类方式来归纳。给每个产品一个大的资料夹, 每个资料夹中又分成公关、 活动、 记者会、 展览等, 分別用L型透明夹收好, 做好标签, 再整齐收到产品资料夹中, 这样就能一目了然。每份文件可能有不同版本, 建议每次更新都能注明日期, 这样就能快速找到最新版本的文件, 如果要追溯之前的内容或是否修订有误, 也可轻易找到。
除了用产品分门别类, 还能够依据经常接触的部门业务来分, 例如业务部、 行销部、 财务部等; 或是依文件功能, 如合约类、 工作报告类、 厂商资料类等。重点就是要按自己的工作对象与需求来分类, 分类后, 最好能利用有索引内页的文件分类套来归纳, 更方便找寻。
除了纸张文件外, 期刊的收藏也占据了很大的空间。经常阅读期刊的人如果把所有的期刊堆叠成一座小山, 不但不利调阅, 占空间, 有时同事借走后一去不回, 也不容易察觉。能够将期刊有秩序地归档。首先分成周刊、 月刊, 周刊下又能够再分细一点。每一种刊物按期別顺序排好, 种类之间再以小隔板或桌上型小书架隔开, 这样调阅资料非常便利, 同事要借阅也方便, 也较不容易遗失。
至于分类到底要分到多细呢? 千万不要分太复杂, 复杂的分类系统反而可能造成寻找不便。一般来说, 100个档案中, 每个只装2份的文件, 不如分类成20个档案, 每个有10份文件来得方便。过于复杂的分类, 在一段时间后可能会被你遗忘, 让你因为找不到文件而倍感挫折, 达不到你原来进行分类想要达到的目的了。
办公室智慧
重视名片的作用
在职场中, 她人对你的印象往往起源于你递上的那张表明你身份的名片。因此, 千万别小看了名片, 在现代职业场上, 一张小小的名片往往能起到你无法估量的作用。
名片的制作
名片, 是当代社会私人交往和公务交往中一种最为经济实用的介绍性工具。由于它印制规范、 文字简洁、 使用方便、 便于携带、 易于保存, 而且不讲尊卑、 不分职业、 不论男女老幼均可使用, 因此它用途广泛, 颇受社会各界的欢迎。
眼下国内最通用的名片规格为9cm×5.5cm。如无特殊需要, 不应将名片制作过大, 甚至有意搞折叠式, 免得给人以标新立异、 虚张声势、 有意摆谱之感。印制名片的纸张, 宜选庄重朴素的白色、 米色、 淡蓝色、 淡黄色、 淡灰色, 而且以一张名片一色为好。最好不要印制杂色名片, 令人看得眼花缭乱。也不要用黑色、 红色、 粉色、 紫色、 绿色印制名片, 它们均会给人以失之于庄重的感觉。不提倡在名片上印人像、 漫画、 花卉、 宠物。这些东西并无实用价值, 却会给人以华而不实的印象。
在国内使用的名片, 宜用汉语简体字, 不要故弄玄虚, 使用繁体汉字。切勿在一枚名片上采用两种以上的文字, 也不要将两种文字交错印在同一面。制作名片, 最好不要手书自制, 也不要以复印、 油印、 影印的方法制作名片, 它们均不够正规。名片上的文字同其它应用文一样, 首先要合乎规范, 否则就会引起误解, 影响交际效果。在合乎规范的前提下, 能够讲究自己的风格, 表现自己的个性。名片的风格、 个性, 主要表现在片面布局与字体的选择设计方面。就字体而言, 行、 草、 篆、 隶及各种美术字体均可。
随着名片使用日益广泛, 除所用纸张越来越好外, 名片的片面设计也越来越新颖。如能够在片头上印一些装饰图案, 还能够将单位徽记印在名片上, 以树立企业形象。
名片的使用
名片的使用决不是个简单的动作, 该在什么时候、 什么地点、 向什么人怎样递上名片是一门学问。名片是一个人身份的象征, 当前已成为人们社交活动的重要工具。因此, 名片的递送、 接受、 存放也要讲究社交礼仪。
名片必须是经过精心设计的作品, 它的功用是要让别人能想起世上还有你这号人物。
当别人想动用人际关系去搬救兵时, 你这张名片就是一份很重要的线索, 因此在设计上千万不要草率。
●交换名片
向对方递名片时, 应面带微笑, 注视对方, 将名片正面对着对方, 用双手的拇指和食指分别持握名片上端的两角送给对方。如果是坐着的, 应当起立或欠身递送, 递送时说一些”我叫×××, 这是我的名片, 请笑纳””我的名片, 请你收下”之类的客套话。递送名片时要注意: 地位低的人先向地位高的人递名片, 男性先向女性递名片, 当面对许多人时, 应先将名片递给职务较高或年龄较大者, 如分不清职务高低和年龄大小时, 则可先和自己对面左侧方的人交换名片。
在社交场合, 名片是自我介绍的简便方式。交换名片的顺序一般是: ”先客后主, 先低后高”。当与多人交换名片时, 应依照职位高低的顺序, 或是由近及远, 依次进行, 切勿跳跃式地进行, 以免对方误认为有厚此薄彼之感。名片的递送应在介绍之后, 在尚未弄清对方身份时不应急于递送名片, 更不要把名片视同传单随便散发。
在与她人交换名片时, 要养成记住对方姓名的习惯。名片是表示自我的”作品”。如果你不重视别人的名字, 又有谁来重视你的名字呢! 另外, 在交换名片时, 要保持名片的整洁, 不要轻易地在自己的名片或她人的名片上随意涂改或做笔记, 因为这样会造成她人心理上的不快感。
其实要记住名字, 也是有方法的, 我们常在一些场合中交换名片时, 不要拿到名片就往口袋塞, 最好还是看一下名片, 默念一下对方的名字及名片上的内容。然后当天回去之后, 稍微记录一下, 再将名片作分类整理。在职场上要记住人家的名字, 名片的整理真的很重要。记住了的名字, 赶快打电话给她。当你做了整理之后, 你还是要做好联络的工作,这是建立人际网络很重要的一点。
刚刚讲到名片的交换, 其实这也是有技巧的。首先在人多的场合, 一定要带足够的名片。其次要注意发名片的时机。有些时候人家并没有要跟你拿名片, 你却猛塞给人家, 这是不好的。还有你要发名片时, 你要看人家有没有手拿、 方不方便拿, 可能在酒会时, 人家手上正拿着食物, 没有手能够空出来拿你的名片, 你却发给她, 她当然是不好意思不拿, 但却会造成別人对你的反感! 甚至名片一拿就丟到垃圾桶去了。或者是当人家正在谈话时, 也不要打断谈话去发名片。
接收她人递过来的名片时, 应尽快起身, 面带微笑, 用双手拇指和食指接住名片下方的两角, 并说”谢谢”、 ”能得到您的名片, 深感荣幸”等等。随后有一个微笑阅读名片的过程, 阅读时可将对方的姓名职衔念出声来, 并抬头看看对方的脸, 使对方产生一种受重视的满足感。名片接到后不能随便乱放, 如果是初次见面, 最好是将名片上的重要内容读出来, 当对方递给你名片之后, 如果自己没有名片或没带名片, 就当首先向对方表示歉意, 再如实说明理由。在对方离去之前, 或话题尚未结束, 不必急于将对方的名片收藏起来。
交换名片的时机是:
希望认识对方;
表示自己重视对方;
被介绍给对方;
对方想要自己的名片;
提议交换名片;
初次登门拜访对方;
通知对方自己的变更情况;
打算获得对方的名片。
碰上以下几种情况, 则不必将自己的名片递给对方, 或与对方交换名片:
对方是陌生人;
不想认识对方;
不愿与对方深交;
对方对自己并无兴趣;
经常与对方见面;
双方之间地位、 身份、 年龄悬殊。
●名片的收存
在职场中得到名片的机会很多, 而这些名片切不可随手一扔了之。接过别人的名片切不可随意摆弄或扔在桌子上, 也不要随便地塞在口袋里或丢在包里。应放在西服左胸的内衣袋或名片夹里, 以示尊重。
一本厚厚的名片册是必不可少的工作帮手。得到的名片应一一放入, 小心折叠和弯曲。在名片旁, 不妨粘一张便条纸, 写上得到的时间、 此人的特征、 从她身上可获得哪些帮助和资讯等等。一个小小的动作, 将使你日后受益无穷。
对于那些平日里常见的名片, 不妨将它们收置在一个小巧的名片盒里, 随身携带, 方便易用。在收到名片后, 除了定期整理、 更新外, 不妨试着和其中自己较感兴趣的人主动联系, 几通电话就有可能为自己增添几位生意上的伙伴, 并有可能成为日后的合作伙伴。
对于不善利用名片的人, 收到的名片就像一堆废纸, 毫无用处。而对于一个善于利用名片的人来说, 收到一张名片就意味着多一个朋友、 多一个工作上的合作伙伴。
记住几点:
★随时随地携带数量充分的名片。
★先检查自己是否已”全副武装”。
★在情况适宜时, 才递上名片。
★出门前备好足够的名片, 并放置在固定的地方, 以免需要时用完或找不到。
★递上名片时, 如果对方先出示名片, 你就应该随之马上递上你的名片。
★将得到的名片和自己的分开放, 以免误将别人的送了出去。
★在每张收到的名片上记上日期以及相关事项, 以便于日后整理与查核。
办公室智慧
电话的学问
面对面的交谈, 有表情、 有手势, 能够帮助我们表示思想、 情感。可是, 经过电话来交谈的话, 就只有依靠语言了, 因此, 在打电话时要特别讲究谈话的艺术。
在现代社会中, 每天有许多事情, 都要经过电话来商谈、 询问、 通知、 解决。在电话中, 能够认识许多人, 这些人和你并没见面, 或者见面很少, 只因为在电话中接触得多了, 因此一听到你的声音, 就对你产生了某种印象。这种印象可能好, 也可能不好。印象好, 她自
己就会跟你多谈几句, 很顺利地解决问题。印象不好, 可能三言两语就会收线。因此, 虽然你面对着的只是个没有生命的设备, 然而你必须能在想象中看见远方那个接电话的人, 仿佛面对她那样。
有些人做不到这点, 平时对人还不错, 可是一打电话就机械、 单调, 甚至粗声恶气, 像吵架一样, 让人听起来很不愉快。这是因为她没有运用想象力, 不能像双方面对面谈话那般亲切、 有礼。
在打电话时, 由于你的姿态、 笑容、 动作表情, 对方完全看不见。因此, 你的善意、 亲切、 好感, 完全依靠你的语言和声音来传达。
在平时, 你的声调不大好, 你的语言不大讲究, 别人还能够看见你的态度举止和你的面目表情。但在电话里, 一切都只有声音, 全靠声音表示。因此你必须小心地控制你的声调, 让你的声调能够温和地、 亲切地、 悦耳地传达出你的情谊, 同时, 你的口齿也要清晰地传达出你谈话的内容。
请注意, 你的口要正对着话筒, 你的口唇要离开话筒大约半寸, 音量不要太大或太小, 咬字要清楚, 说话速度要比平时速度略微缓慢, 必要时把重要的话重复两次; 提到时间、 地点、 数目字, 一定要交代得非常清楚。
有时候, 即便接电话的人并不是你直接要找的人, 你也要用非常友好的、 礼貌的态度对待。她们可能是你朋友的朋友, 可能是你朋友的父母、 兄弟、 姐妹、 同事、 助手……即便她们是朋友家的佣人或公司话务员, 你也不应该怠慢, 因为她们都是你应该结交的电话中的朋友。
学会打电话
随着科学技术的发展和人们生活水平的提高, 电话的普及率越来越高, 人离不开电话, 每天要接、 打大量的电话。看起来打电话很容易, 对着话筒同对方交谈, 觉得和当面交谈一样简单, 其实不然, 打电话大有讲究, 能够说是一门学问、 一门艺术。
●打电话, 不要以为很容易
( 一) 第一声很重要
当我们打电话给某单位, 若一接通, 就能听到对方亲切、 优美的招呼声, 心里一定会很愉快, 使双方对话能顺利展开, 对该单位有了较好的印象。在电话中只要稍微注意一下自己的行为就会给对方留下完全不同的印象。同样说”你好, 这里是XX公司”, 但声音清晰、 悦耳、 吐字清脆与否, 给对方留下的印象是完全不一样的。因此要记住, 接电话时, 应有”我代表企业形象”的意识。
( 二) 带着喜悦的心情
打电话时我们要保持良好的心情, 这样即使对方看不见你, 可是也会被你欢快的语调所感染, 对你留下极佳的印象。面部表情会影响声音的变化, 因此即使是在电话中, 也要抱着”对方看着我”的心态去应对。
( 三) 端正自己的坐姿
打电话过程中绝对不能吸烟、 喝茶、 吃零食, 即使是懒散的姿势对方也能够”听”得出来。如果你打电话的时候, 弯着腰躺在椅子上, 对方听你的声音就是懒散的, 无精打采的; 若坐姿端正, 所发出的声音也会亲切悦耳, 充满活力。因此打电话时, 即使看不见对方, 也要当作对方就在眼前, 尽可能注意自己的姿势。
( 四) 迅速准确地接听
现代工作人员业务繁忙, 桌上往往会有两三部电话, 听到电话铃声, 应准确迅速地拿起听筒, 最好在三声之内接听。电话铃声响一声大约3秒种, 若长时间无人接电话, 或让对方久等是很不礼貌的, 对方在等待时心里会十分急躁, 对你的单位留下不好的印象。即便电话离自己很远, 而附近也没有其它人时, 听到电话铃声后, 我们应该用最快的速度拿起听筒, 这样的态度是每个人都应该拥有的, 这样的习惯是每个办公室工作人员都应该养成的。如果电话铃响了五声才拿起话筒, 应该先向对方道歉, 若电话响了许久, 接起电话只是”喂”了一声, 对方会十分不满, 会给对方留下不好的印象。
( 五) 认真清楚地记录
随时牢记5W1H技巧。所谓5W1H是指: When( 何时) 、 Who( 何人) 、 Where( 何地) 、 What( 何事) 、 Why( 为什么) 和HOW( 如何进行) 。在工作中这些资料都是十分重要的。对打电话, 接电话具有相同的重要性。电话记录既要简洁又要完备, 这有赖于5W1H技巧。
( 六) 了解来电的目的
上班时间打来的电话几乎都与工作有关, 公司的每个电话都十分重要, 不可敷衍, 即使对方要找的人不在, 也切忌只说”不在”就把电话挂了。接电话时也要尽可能地问清事由, 避免误事。我们首先应了解对方来电的目的, 即便自己无法处理, 也应认真记录下来, 委婉地探求对方来电目的, 不但能够不误事而且赢得对方的好感。
( 七) 挂电话前的礼貌
要结束电话交谈时, 一般应当由打电话的一方提出, 然后彼此客气地道别, 说一声”再见”, 再挂电话, 不可只管自己讲完就挂断电话。
●这样接打电话能使工作更顺利
( 一) 迟到、 请假由自己打电话;
( 二) 外出办事, 随时与单位联系;
( 三) 外出办事应告知去处及电话;
( 四) 延误拜访时间应事先与对方联络;
( 五) 用传真机传送文件后, 以电话联络;
( 六) 同事家中电话不要轻易告诉别人;
( 七) 借用别家单位电话应注意。借用别家单位电话, 一般不要超过十分钟。遇特殊情况, 非得长时间接打电话时, 应先征求对方的同意和谅解。
向电话微笑
我们忘记了打电话的时候向电话微笑。难道我们疯了吗? 为什么要向电话微笑呢? 对方是不可能从她的电话中看见我们的微笑的。可能我们真是很诚恳、 很热情地在微笑呢, 可是对方从电话中听到我们的声音可能是平淡的、 呆板的, 甚至是不愉快的。
因此, 我们打电话时第一件事, 就是用声调, 表示出你友谊的微笑来。正是因为对方不能从电话中看见你的笑容, 因此你的声调就要负起全部的责任来。你的声调要充满笑意。比
平时高兴的时候更多的笑意。
你的声调有笑意吗? 有温暖吗? 你自己对照一下吧
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