学校内部控制优化研究_秦杏莉.pdf

Y圆桌论坛UAN ZHUO LUN TAN学校内部控制优化研究秦杏莉(北京师范大学克拉玛依附属学校，新疆克拉玛依834000)摘要:中小学作为事业单位中的重要组成部分，是负责九年义务教育工作的主体，对我国的基础教育有着重要影响。中小学的内部控制工作建设对中小学各项工作规范性产生决定性作用，只有建立完善的内部控制机制，才能保障中小学的各项管理活动有序运作。因此中小学要重视内部控制的要求，为学校的发展提供支持。关键词:中小学;内部控制;优化中图分类号:F2729文献标识码:A文章编号:16716728(2023)05013904随着信息技术的发展和社会进步，内部控制流程也在不断健全与完善。近年来，国家对教育的关注度越来越高，中小学的办学规模也在不断扩大，不断引进新的教师并补充生源，财政资金的投入也在不断扩大。但是部分学校的管理体系不完善，未跟上时代发展步伐，导致内部控制体系和管理实践相脱节，因此有必要完善中小学的内部控制活动。在内部控制发展过程中，中小学要针对内部控制流程建立完善的管理机制，并借助内部控制流程为各环节管理活动提供借鉴与指导，充分发挥内部控制工作的作用。中小学作为事业单位，要严格按照行政事业单位内部控制规范 优化学校的管理机制，确保内部控制活动各环节有序开展，从而为中小学的发展提供支持。一、相关概念中小学是按照国家制定的教育发展规划，由国家财政全额拨款的公立教育机构。中小学作为公益性事业单位，其目的是培养人才，从事基础教育，贯彻落实国家的相关教育方针。中小学的内部控制是保障中小学各项教育活动以及经济活动有序运行的基础，能够保障单位资产安全完整，避免舞弊问题发生的可能性，帮助中小学优化管理目标。二、中小学内部控制的问题第一，内部控制制度不完善。近年来越来越多中小学认识到内部控制的意义，并认识到只有健全内部控制机制才能防范舞弊或风险发生的可能性。但是部分中小学在内部控制机制建设过程中，没有形成一套完善的管理制度体系，部分工作中还没有具体的制度可以参考，仅能按照人员的经验开展管理，降低了管理流程的合理性。第二，人员素养存在一定问题。部分中小学不重视内部控制，主要原因是内控意识不足，内控管理能力有待提升。不少中小学管理者把内部控制狭隘的界定为财务控制，也没有形成专门的内部控制工作小组，内部控制工作还主要由财务部门负责。但是财务部门在工作过程中缺乏内部工作相关知识培训，仅能完成基础的核算工作，难以参与到内部控制的流程中，给学校发展带来一定的风险。第三，内部控制活动不完善。首先，在预算管理中，当前预算一体化建设正在快速推进，但是部分学校不重视预算控制的要求，预算管理工作流程还不够完善。其次，资金的使用不够规范。部分学校在资金管理中没有建立严格的控制措施，资金管理的流程不够细致，资金审批机制也不够严格，容易导致资金管理中出现风险。再次，固定资产管理不完善。固定资产在学校的资产中占比较大，但是很多中小学不重视资产的管理，资产管理活动中存在一定风险。最后，岗位流程不细致。不同中小学的规模有一定差异，管理流程中的重点有所不同，但是很多中小学的管理流程不够细致，没有针对岗位工作的重点建立完善的管控措施，给人员管理带来一定风险。931作者简介:秦杏莉(1975)，女，汉族，河南商丘人。主要研究方向:内部控制、预算管理、绩效评价。Y圆桌论坛UAN ZHUO LUN TAN第四，监督机制不完善。监督机制作为中小学开展管理的重点，部分中小学在监督中没有建立明确的审计流程，没有规范监督要求，监督方案还不够科学，监督体系不够细化，给学校的发展带来一定影响。三、中小学内部控制优化研究(一)优化内部控制制度首先，学校的校长要认识到自身作为学校工作的第一负责人，在内部控制中要做好带头作用。学校的校长作为内部控制的决策者，要将内部控制的履行情况纳入校长的考核指标中，从而促使学校负责人提高对内部控制制度建设的重视。其次，学校针对内部控制要建立完善的制度体系，结合新政府会计制度行政事业单位内部控制规范 深入研究，并针对制度建立合理的管理体系，以保障学校内部控制的制度流程能够符合学校实际特点，确保管控措施科学合理。(二)提高人员素养第一，成立内部控制工作小组。中小学为了有效开展内部控制工作，要将内部控制工作要求落到实处，在内部建立分工合理、管理有序的人员管理体系。中小学可以建立专门的内部控制工作小组，由内部控制工作小组对内部控制工作各环节流程负责。内部控制工作小组由学校财务部牵头，校长为负责人，中层干部为主要成员，针对各项内部控制工作的流程负责，督促学校建立完善的内部控制制度，确保内部控制有序执行。在具体的工作任务方面，要结合学校的管理流程、工作要求，组织协调各项内部控制工作流程，并解决内部控制工作中的困难。在岗位管理方面，要避免部分人员身兼数职，如既负责教育工作又负责财务工作的问题。第二，中小学的校长和中层干部作为教职工的榜样，教职工的工作一般都是遵循校长或中层干部的意愿完成的，如果校长或干部对内部控制工作不了解，学校也没有通过合理的培训方式对教职工进行培训，那么教职工将不重视内部控制工作要求。学校管理层要认识到内部控制要求，并将内部控制思想传递给普通的教职工，从而让教职工建立完善的内部控制意识。普通教职工是学校内部控制工作中的主体，要确保内部控制发挥应有的作用，就要加强对教职工的培训，让全体教职工通过学习相关知识和理论体系，运用专业的管理理念开展工作，从而有效改进学校管理水平。学校也要建立一套完善的人员聘用、培训、考核、晋升等方面的管理程序，确保各岗位都得到严格的约束与管理。中小学在使用人员中，要针对人员建立明确的岗位职责体系，对财务人员更要明确人员的职责和岗位要求，确保人员的权限得到严格的约束1。通过对教职工的工作流程和工作要求进行梳理，对人员的工作进行培训，让人员重视自身工作中的关键环节。此外，对关键岗位要执行轮岗制度。对内部控制工作中的关键岗位，如固定资产管理、预算管理、资产管理等相关岗位人员要执行定期轮岗的方式，通过定期轮岗能够避免同一人员在同一岗位长期工作而产生的懈怠情绪。(三)完善控制活动1 强化预算控制第一，建立预算一体化的信息系统。在信息化时代下，传统的预算管理体系存在滞后性，已逐渐面临着被淘汰的局面。学校要加快对预算管理内部控制体系的建设，建立标准、统一的数据共享机制，对各项管理流程进行规范管控，确保预算的相关信息得到及时、准确的处理，并保障预算管理实现规范化、格式化。学校要认识到预算管理体系的建设并非某个环节的工作，学校要应用各项信息技术推动管理流程，对预算中的预算执行、财务记账系统进行优化。在预算执行系统中各项操作能够及时同步到财务记账系统中，财务核算人员仅需要对相关数据进行核对就能够完成计算工作，从而提高计算准确性，并借助信息化的方式节约时间，确保工作流程更加高效与准确。在预算绩效评价时，根据在系统中导入的相关预算数据能够直接给出预算绩效评价的数据，学校的财务人员仅需要对相关定性指标打分，之后完成预算评价工作。通过这一方式有效提高了预算管理工作效率。同时，为了实现预算一体化建设，预算系统要和其他系统实现衔接。例如，可以将预算系统和固定资产系统进行衔接，在预算执行中购买固定资产时，将相关系统录入固定资产系统中，从而降低人为因素导致固定资产登记不及时等问题，避免在固定资产盘点时产生账实不符的可能性。学校要重视预算一体化工作041Y圆桌论坛UAN ZHUO LUN TAN建设，通过建立信息化的管理体系，借助计算机系统代替人员的手工操作。预算执行一体化系统在建立之后，具体的功能如图 1 所示:图 1预算一体化系统图第二，将预算编制主体由教育财务核算中心变为学校。当前中小学在预算编制中，还是以教育财务核算中心为主，学校为辅。但是教育核算中心不了解学校资金使用情况，这样的方式不利于让学校提高预算的可操作性，容易导致预算编制与执行不匹配的问题。在预算编制时，学校要重视信息系统中的相关功能，明确下一年度用款计划并汇总至学校财务部。通过这样的方式能够提高预算编制的准确性和合理性，让预算编制中工作要求落实到具体的环节，并建立问责机制，避免在预算编制过程中出现相互推诿的问题。第三，在预算执行工作中健全监督机制。学校要定期分析预算执行的情况，可以按照以季度为周期开展监督，在每季度结束之后，要对预算执行的情况进行分析，并判断支付进度，分析预算进度产生差异的成因，避免乱花钱的问题。教育财务核算中心和学校财务部要针对预算执行进度的问题进行讨论和分析，并建立预算审核的机制。第一步审核是由教育财务核算中心负责，第二步审核是由学校财务部门对预算相关业务进行审核。只有建立双审核，才能提高相关支出的严肃性，对不规范的预算不能通过，充分发挥学校财务部门的作用。通过对预算执行情况的严肃审核，确保预算执行更加严谨，并分析预算的相关资料是否符合规定。第四，在预算考核时要建立可量化的考核标准。学校在开展预算考核时，要建立可量化的评价标准，通过量化指标体系能够对相关指标的情况进行分析，并通过建立统一的评分标准提高评价的客观性与合理性。同时要加强对预算绩效考核工作的奖惩，奖惩作为对教职工预算绩效工作分析的方式，能够通过奖惩方式对教职工开展评优，以奖惩并重的方式对员工的工作任务进行考核。通过物质奖惩与精神奖惩相结合的方式对教职工进行激励，能够促使教职工主动参与到预算管理过程中。2 规范资金使用第一，建立对资金的核查控制。学校资金在流动过程中可能存在较高风险，在资金管理中要加强对资金的检查和管控。在资金管理中要制定严格的管理规定，并定期对资金开展盘点，确保资金和银行账户相一致。在核查控制中，具体包括以下内容:首先，所有的现金收支只能由出纳负责，其他任何人员不得接收现金，出纳人员对超过库存现金的资金要及时存入银行。其次，出纳要定期和会计人员核对，确保账账相符。最后，学校要由专人对资金进行不定期盘点，并检查盘点金额和账面金额是否相同，对存在的差异要及时落实责任。第二，加强对资金收支环节的管理。学校在资金管理中，要明确具体的管理流程与审核要求。例如，相关人员在支出资金之前，要先将资金支出申请提交给上级，并在其中明确资金使用数额以及具体的管理要求，对不符合规定或要求的予以退回。通过建立严格的审批机制，避免在资金审批流程中出现审批不当的问题。只有符合要求的资金才能予以支付，在经管流程中要确保每个环节都合法合规，对资料不齐全或手续不齐全的资金支付要求在补齐资料之后才能开展2。3 优化固定资产管理第一，规范固定资产的采购工作。中小学在采购固定资产时，要按需采购，不能一味追求更换新的设备或资产。在固定资产采购中，要分析是否能够采购同类且价格更低但不影响使用的设备，尽可能节约资金。在采购固定资产时，要重视采购特点，分析可能低效或闲置的问题，避免资产浪费的可能性。对采购的相关设备，能够通过不同部门之间共享的应避免采购，如打印机、装订机等设备。对使用效率较低的资产，应分析是否通过租赁的方式代替采购。在采购时要求学校严格按照制度开展，建立完善的审批流程。对采购工作的内容是否真实合理进行审批，防范采购流程中发生问题的可能性。141Y圆桌论坛UAN ZHUO LUN TAN第二，重视固定资产的日常管理工作。首先，提高对人员的培训。学校的固定资产在使用之前要确保人员有序使用，规范设备操作流程，确保人员对设备进行熟练操作。对设备操作可以开展技能竞赛，通过定期分析人员设备使用的情况，防范设备使用不当产生的故障问题。其次，建立固定资产的使用与维修流程。学校针对固定资产的使用与维修应进行详细的管理流程，对相关设备使用情况、设备状况、故障情况等进行定期检查，分析固定资产发生故障的原因和次数。对重要的固定资产还要进行严格分析和调查，通过检查固定资产的管理情况，确保固定资产得到合理使用。同时学校要建立完善的固定资产维修检查计划，针对相关固定资产日常使用情况进行检查，确保人员严格按照固定资产管理流程开展管控，防范固定资产使用中操作不当产生提前损坏等问题。对不可控的设备故障要建立提前预案，通过降低设备损坏的可能性，确保设备得到合规管理。第三，加强对固定资产的盘点管理。首先，优化固定资产的盘点管理。固定资产盘点要发挥应有的作用，就要加强对盘点工作监督，让盘点发挥应有的价值，针对固定资产是否完整、设备是否闲置等方面的情况进行检查，通过建立相互监督、相互约束的管理机制，为固定资产管理工作提供支持。其次，加强盘点流程管理。学校的财务部要与各固定资产使用部门联合开展，优化固定资产盘点，在盘点时要分析是否低效或闲置;对盘点的问题要及时进行处理，确保盘点发现的相关问题能够予以解决;对盘盈盘亏中所发现的问题要制订严格的管控措施，防范管理中产生的问题。4 完善岗位流程管理为保障内部控制工作要求严格落实，学校要按照不相容职务相分离的要求对各岗位的流程进行管控。例如，出纳不得兼任会计、数据录入人员不得兼任系统维护等。通过落实内部各岗位的工作要求，确保岗位流程得到严格约束3。同时针对各项内部控制的流程合理，学校要建立严格的审批机制。学校要结合自身实际特点，量身定制相应的授权审批制度，结合学校实际情况开展管理，不能盲目照搬其他中小学的制度体系，要结合自身的实际确保各岗位工作流程和权限范围符合学校的特点。只有将学校内部各岗位人员工作要求落到实处，才能确保内部控制机制更加科学。(四)加强监督对当前部分学校在内部控制中缺乏内部审计等问题，文章认为学校可以建立内部审计部门，也可以聘请外部审计机构对学校的事务进行审计。在开展内部审计时，要对学校的各项管理工作进行全过程审计，并在审计之后出具内部审计报告。内部审计报告内容主要包括学校在内部控制工作中存在的问题，帮助学校发现管理工作的不足，并以此采取恰当的管理机制优化管理流程。同时学校要针对内部审计建立问责机制，将内部审计的结果作为对教职工进行考评的依据，将内部控制工作效果和人员薪酬相挂钩。四、结语随着国家财政对中小学的投入不断加大，中小学的财务管理活动重点在发生转型。在当前内部控制重要性不断提高，内部控制不健全将导致中小学在管理流程中存在一定缺陷，对中小学的发展带来严重不利影响。中小学在未来发展过程中，要进一步加强内部控制体系，提高人员的内部控制意识。只有人员重视内部控制的要求，才能为中小学管理体系的完善提供必要支持。参考文献:1 刘倩完善事业单位内部控制管理制度的路径分析 J 商业观察，2022(1):8487 2 谷昕昀行政事业单位内控制度问题及优化措施研究 J 行政事业资产与财务，2021(1):7273 3 孙杰英事业单位的内部控制管理与财务风险预警等研究 J 财富时代，2022(1):8788，91241