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沟通培训工具表单

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工具表单

01选择合适的沟通形式
02会议沟通自我检查表
03沟通失败原因检查表
04发送信息行动计划表
05聆听技巧检查表
06信息有效反馈检查表
07良好合作态度检查表
08日常肢体语言检查表
09高效沟通六步骤计划表
10同下属沟通的准备要点
11制定沟通计划
12人际风格沟通技巧行动计划表
13电话沟通实际表现自我检测及改进计划表
14电话沟通要点检查表
15电话沟通要点检查表
16赞扬下属的要点检查表
17说服领导的技巧
18接近准客户的工作要点计划表
19接近准客户的工作要点检测表
20会议沟通表现检查表
21会议的安排要点
22会议安排核查表

01选择合适的沟通形式

沟通主题:

沟通内容:

主要形式:

语言沟通:
◇口头
◇书面
◇图片
肢体语言沟通:
◇面部表情
◇手势
◇姿态
◇声音
预期沟通效果

选择形式

实际效果:

总结:

使用说明:
作用: 帮助您选择最适当的沟通方式。
目的: 区分语言与肢体语言沟通的优劣势。
填写: 结合所学, 总结经验, 针对下一次的沟通活动, 填写沟通主题、 内容, 根据预期的沟通效果, 选择适当的沟通形式, 同实际效果进行对比后, 填写您的总结。

02会议沟通自我检查表

会议沟通
”说、 听、 问”检查要点
结果
日后改进计划
接到通知
◇会议的主题。
◇参会人员。
◇通知内容。
◇会议时间、 地点、 形式。
◇准备好开会所需的资料。
◇是否事先思考要表示的意见?

会议当中
◇是否积极参与发言?
◇是否对人不对事?
◇是否人身攻击?
◇是否积极聆听?
◇是否敢于提出自己的看法?

会议结束
◇是否协助主持者导出结论?
◇能否清楚向主管或同事说明会议的经过及结论?
◇是否认真听取别人的反馈信息?
◇能否明确知道会议后的进行事项?
◇是否主动询问别人的意见?

使用说明:
作用: 提升您的会议沟通能力。
目的: 检查您在会议沟通中的沟通三行为”说、 听、 问”的情况。
填写: 对照会议沟通三行为”说、 听、 问”的检查要点, 检查您在会议沟通中都做到了哪几点? 针对不足, 请您制定日后改进计划。

03沟通失败原因检查表

考虑因素
结果
改进计划
①信息

②倾听

③反馈

④时间

⑤情绪

⑥职位的差距

⑦文化的差异

使用说明:
作用: 帮助您查找沟通失败的原因。
目的: 提高沟通效率。
填写: 根据沟通失败中存在的一些因素, 填写您在沟通中是否考虑这些因素, 针对不足, 请您制定日后改进计划。

04发送信息行动计划表

需要注意的五个问题
要点
行动计划

问题1 How
决定信息发送的方法
◇电话。
◇面谈。
◇会议。
◇信函。
◇备忘录。
您准备采取哪种方式:

问题2 When
何时发送信息
◇时间是否恰当?
◇情绪是否稳定?

发送时间:

对方的情绪:

问题3 What
确定信息内容
◇简洁。
◇强调重点。
◇熟悉的语言。
重点内容:

具体语言表示:

问题4 Who
谁该接受信息

◇谁是你的信息接受对象?
◇先获得接受者的注意。
◇接受者的观念。
◇接受者的需要。
接受对象:

接受者的观念:

需求:

问题5 Where?
何处发送信息?

◇地点是否合适。
◇环境是否不被干扰。
地点:

环境:

使用说明:
作用: 帮助您提高沟通中发送信息的有效率。
目的: 掌握发送信息的要点。
填写: 根据发送信息时需要注意的五个问题, 参照其要点, 制定出您下一次发送信息时的具体行动计划。

05聆听技巧检查表

具体步骤
要点
结果
改进计划

步骤1
准备聆听
给发出信息者以充分的注意。
开放式态度。
先不要下定论。
准备聆听与你不同的意见。
从对方的角度着想。

准备:

步骤2
发出准备聆听的信息
显示你给予发出信息者的充分注意( 如延缓接听电话) 。
若不想现在谈, 提议其它时间。
不要东张西望, 要注视着对方的眼睛。

发出信息:

步骤3
在沟经过程中采取积极的行动
尝试了解真正的含义。
有目的地聆听。
集中精神。
继续畅开思想。
不断反馈信息的内容。

积极的聆听行为:

步骤4
通知对方如果你——
没有听清楚。
没有理解。
想得到更多的信息。
想澄清。
想要对方重复或者改述。
已经理解。

及时通知:

使用说明:
作用: 聆听技巧是沟通中重要的技巧之一, 把握好聆听的四步骤为您有效沟通提供帮助。
目的: 有效结合说、 听、 问三行为, 提升您的聆听技巧能力。
填写: 根据您在沟通中的聆听行为, 对照检查要点, 针对不足, 请制定聆听行动改进计划。

06信息有效反馈检查表

检查要点
结果
改进计划
①反馈是否能明确、 具体地提供实例。

②反馈是否具有平衡、 积极、 正面与建设性。

③是否在正确的时间给予反馈。

④反馈是否集中于能够改变的行为。

⑤反馈是否具有判断性。

使用说明:
作用: 经过检查, 对照您在沟通中的反馈行为是否适当。
目的: 帮助您正确理解反馈, 使信息得到有效反馈。
填写: 针对您在以往沟通中的信息反馈情况, 检查您是否做到以上几方面要点, 如果没有做到, 请您制定改进计划。

07良好合作态度检查表

检查要点
结果
改进计划
双方都能够阐明各自所担心的问题。

积极并愿意解决问题。

共同研究解决问题的方案。

对事不对人, 不揭短, 不指责。

达成双赢的目的, 大家都获益。

使用说明:
作用: 信任是沟通的基础, 保持良好的合作态度, 才能产生共同的协议, 促进有效沟通。
目的: 学习合作态度的要点内容, 树立态度决定一切的思想。
填写: 检查您在以往的沟通中, 是否持有合作的态度, 对照以上几方面要点, 并制定改进计划。

08日常肢体语言检查表

肢体语言检查要点
结果
改进计划
是否衣装整洁。

站势: 是否膝盖打弯, 双手插入口袋。

坐势: 是否静坐聆听, 双手放在膝前。

是否先敲门再进入。

是否使用礼貌用语。

是否养成正确交换名片的习惯。

交谈中是否面带微笑, 点头示意, 目光交流。

使用说明:
作用: 养成正确的肢体语言习惯, 充分发挥其作用。
目的: 检查您在沟通中的肢体语言是否恰当。
填写: 结合您以往肢体语言的表现, 对照检查要点, 填写检查结果, 并制定改进计划。

09高效沟通六步骤计划表

沟通六步骤
行动计划
步骤一 事前准备
设定沟通目标
制定行动计划
预备可能的争执
进行SWOT分析

步骤二 确认需求
有效提问
积极聆听
及时确认

步骤三 阐述观点
FAB 原则

步骤四 处理异议
”柔道法”

步骤五 达成协议
感谢
赞美
庆祝

步骤六 共同实施

使用说明:
作用: 帮您提高沟通的效率。
目的: 学习沟通六步骤。
填写: 根据给出的高效沟通六步骤, 制定您下一次沟通的行动计划。

10同下属沟通的准备要点

沟通的目的

采用沟通方法
方法1

方法2

方法3

沟通的场所

要问哪些问题

部下会有哪些顾忌

如何突破部下的防御心理, 实现有效沟通

使用说明:
作用: 帮助您增进同下属的沟通效果。
目的: 将有效沟通技巧学以致用, 结合到实际工作当中。
填写: 结合所学, 总结经验, 针对下一次的沟通活动, 填写相应内容。

11制定沟通计划
沟通计划表
沟通的目的

参加沟通者

地点

开场白重点

沟通进行项目及自己表示的重点
项目1

项目2

项目3

结果
达成共识点

实施

差异点

下次沟通重点

本次沟通重点

使用说明:
作用: 帮助您检查沟经过程中自己是否依计划进行及为什么不能依计划进行、 自己在沟通时犯了哪些错误, 安排下一次沟通重点内容。
目的: 帮助您了解如何做沟通计划。
填写: 结合所学, 总结经验, 针对下一次的沟通活动, 填写相应内容。

12人际风格沟通技巧行动计划表

判断对方属于哪种人际风格类型:
分析型 □ 支配型 □ 表示型 □ 和蔼型 □
各类型人际风格沟通技巧检查要点
分析型
◇注重细节。
◇遵守时间。
◇尽快切入主题。
◇要一边说一边拿纸和笔记录。
◇使用准确的专业术语。
◇要多列举一些具体的数据, 多做计划, 使用图表。
◇不要有太多眼神的交流, 更避免有太多身体接触, 你的身体应该略微的后仰。
支配型
◇回答要非常的准确。
◇问一些封闭式的问题。
◇说话要非常的直接, 不要有太多的寒暄, 直接告诉对方你目的, 要节约时间。
◇说话的时候充满信心, 声音要洪亮, 语速一定要比较快。
◇一定要有计划。
◇要有具体的依据和大量创新的思想。
◇不要感情流露太多, 要直奔结果。
◇要有强烈的目光接触, 身体一定要略微前倾。
表示型
◇说话要非常直接。
◇声音一定要洪亮, 要有一些动作和手势, 要看着她做动作。
◇要从宏观的角度去说: ”你看这件事总体上怎么样””最后怎么样”。
◇达成协议以后, 与之进行一个书面的确认。
和蔼型
◇建立好关系基础;
◇在办公室里你看到她摆放的家人照片时, 千万不要视而不见, 一定要对照片上的人进行赞赏;
◇一定要注意始终保持微笑的姿态;
◇说话要比较慢, 要注意抑扬顿挫;
◇不要给她压力, 要鼓励她, 去征求她的意见。可多提问: ”您有什么意见, 您有什么看法”;
◇注意同她要有频繁的目光接触, 每次接触的时间不长, 可是频率要高。
制定行动计划

使用说明:
作用: 提高您的人际风格沟通技巧, 增强您的交际能力。
目的: 学习四种人际风格类型及沟通技巧。
填写: 参照人际风格沟通技巧的检查要点, 制定出您的行动计划。
13电话沟通实际表现自我检测及改进计划表

问题情境
不良表现
你的实际表现
你的改进计划

接
听
电
话
时
1．电话铃响得令人不耐烦了才拿起听筒。

2.对着话筒大声地说: ”喂, 找谁啊? ”

3.一边接电话一边嚼口香糖。

4.一边和同事说笑一边接电话。

5.遇到需要纪录某些重要数据时, 总是在手忙脚乱地找纸和笔。

拨打
电话时
1.抓起话筒却不知从何说起, 语无伦次。

2.使用”超级简略语”, 如”我是三院的××”。

3.挂完电话才发现还有问题没说到。

4.抓起电话粗声粗气的对对方说: ”喂, 找一下刘经理。”

转达
电话时
1.抓起话筒向着整个办公室吆喝: ”小王, 你的电话! ”

2.态度冷淡地说: ”陈科长不在! ”就顺手挂断电话。

3.让对方稍等, 就自此不再过问她( 她) 。

4.答应替对方转达某事却未告诉对方你的姓名。

遇到
突发
事件时
1.对对方说: ”这事儿不归我管。”就挂断电话。

2.接到客户索赔电话, 态度冷淡或千方百计为公司产品辩解。

3.接到打错了的电话很不高兴地说: ”打错了! ”粗暴地挂断电话。

4.电话受噪音干扰时, 大声地说: ”喂, 喂, 喂┈”然后挂断电话。

14电话沟通要点检查表

需要注意的要点
要点
具体改
进计划
电话机旁应备有笔记本和铅笔
是否把记事本和铅笔放在触手可及的地方
是否养成随时记录的习惯

先整理电话内容, 后拔电话
时间是否恰当
情绪是否稳定
条理是否清楚
语言是否简练

态度友好
是否微笑着说话
是否真
诚面对通话者
是否使用平实的语言

注意自己的语速和语调
谁是你的信息接受对象
先获得接受者的注意
发出清晰悦耳的”梭”音

不要使用简略语、 专用语
用语是否规范准确
对方是否熟悉公司的内部情况
是否对专业术语加以必要的解释

养成复述习惯
是否及时对关键性字句加以确认
善于分辨关键性字句

15电话沟通要点检查表

突发事件
以前如何应对
改进计划
①听不清对方的话语

②接到打错了的电话

③遇到自己不知道的事

④接到领导亲友的电话

⑤接到顾客的索赔电话

补充:

16赞扬下属的要点检查表

赞扬下属的要点
是 √ 否×
改进计划
赞扬的态度真诚

赞扬的内容具体

赞美的场合适当

适当运用间接赞美的技巧

17说服领导的技巧

说服领导的要点
一贯如此(3分)
经常如此(2分)
很少如此(1分)
能够自始至终保持自信的笑容, 而且音量适中。

善于选择领导心情愉悦、 精力充沛的谈话时机。

已经准备好了详细的资料和数据以佐证你的方案。

对领导将会提出的问题胸有成竹。

语言简明扼要, 重点突出。

和领导交谈时亲切友善, 能充分尊重领导的权威。

18接近准客户的工作要点计划表

接近准客户的方法要点
改进计划
1.面对接待员的技巧

2.面对秘书的技巧

3.会见关键人士的技巧

19接近准客户的工作要点检测表

检测项目
得分
改进计划
保持良好的个人形象
发型整洁( 2分)

衣着得体( 2分)

记住并常说出客户的名字
知道客户的业余爱好( 4分)

了解客户的工作成就( 4分)

让客户有优越感
能有针对性地称赞客户( 5分)

言语得体, 令客户愉悦( 3分)

充分尊重客户的意见

替客户解决问题
了解客户的行业特点( 4分)

知道困扰客户的瓶颈问题是什么( 5分)

能及时反馈产品改进方案给客户( 4分)

以客户为中心( 3分)

与客户交谈时面带微笑, 亲切自然。( 3分)

每天上班前自我沟通3分钟, 保持愉悦自信的工作状态( 5分)

用友善的态度来面对客户公司的每一位员工( 3分)

利用小赠品
经过小赠品传递友好的信息( 2分)

经过小赠品完成公司对外形象宣传( 2分)

20会议沟通表现检查表

你的会议沟通表现
是 √
否 ×
1.总是在会议开始前3天就已经安排好了会议的日程, 并将该议程通知到每位与会者。

2.当与会者询问议程安排时, 总是回答”还没定呢, 等通知吧”。

3.对于会议将要进行的每项议程都胸有成竹。

4.会议开始前半小时还在为是否进行某几个议题而犹豫不决。

5.提前将每一项会议任务安排给相关的工作人员去落实, 并在会议开始前加以确认。

6.临到会议开始前才发现还有一些会议设备没有安排好。

7.预先拟定邀请与会的人员名单, 并在开会前两天确认关键人士是否会出席会议。

8.自己也记不清邀请了那些人出席会议, 会议开始前才发现忘了邀请主管领导参加会议。

9.会议时间安排恰当, 能够完成所有的议题。

10.会议总是被一些跑题、 多话者干扰, 难以顺利进行。

11.会议室布置恰当, 令与会者感觉舒适又便于沟通。

12.会议室拥挤不堪, 令与会者感觉不快, 大家都盼望着早点结束会议。

21会议的安排要点

制定
议程
安排
1.充分考虑会议的进程, 写出条款式的议程安排。
2.确定会议的召开时间和结束时间, 并和各部门主管协调。
3.整理相关议题, 并根据其重要程度排出讨论顺序。
4.把议程安排提前交到与会者手中。
挑选与
会者
1.首要原则是少而精。
2.信息型会议, 你应该通知所有需要了解该信息的人都参加。
3.决策型会议, 你需要邀请能对问题的解决有所贡献、 对决策有影响的权威, 以及能对执行决策做出承诺的人参加。
4.你需要对某些未在会议邀请之列的关键人士说明原因。
适宜
沟通
的会
议室
布置
1.现场会议室一般比较方便且费用低廉, 因此是首选地点。但如果涉及公司的对外公共关系形象或者与会人数很多, 则能够考虑租用酒店或展览中心的专用会议室。
2.与会者的身体舒适需求不能忽略, 应注意会议室的空调温度、 桌椅舒适度, 灯光和通风设备也应和会议的规模和安排的活动相适应。
3.根据你的沟通需要来选用适当的桌椅排列方式。信息型会议的与会者应面对房间的前方, 而决策型会议的与会者应面向彼此。

22会议安排核查表

检查项目
具体工作负责人
检查结
会议
沟通
目标

会议
议程
安排

参加
会议
人员
安排

会议
实物
安排