智慧法院视角下档案管理的创新_蔡珂.pdf

办公自动化0 引言近年来，大数据、人工智能等技术不断普及，为法院档案管理提供了新的契机，法院档案管理者必须依托新技术，运用创新思维开展档案管理，促进档案管理模式的改革与发展。11 问题的提出智慧法院是依托人工智能技术、大数据技术搭建的智慧化法院管理新形态。2目前，传统的档案管理模式受到了极大的挑战。一方面，随着我国法治建设的不断完善，人民群众的法律意识大为增强，越来越多的人选择用法律武器维护自身合法权益，导致法院受理案件数量不断增多，再加以诉讼档案多为长期或永久保管，使法院档案管理陷入诉讼档案数量激增的困境；另一方面，法院受理的案件类型也日益复杂化，这也意味着诉讼档案的类别更加多样化，给档案收集、整理、归档提出更高的要求。在“档多人少”的情况下，法院进一步提高档案管理的技术水平，革新档案管理机制，实现档案应用聚能就显得非常必要。3目前，法院档案包括文书档案、诉讼档案、基建档案、声像档案等，在建设智慧法院的大背景下，依托新兴技术开展档案管理，有效整合各类型档案，实现档案管理与法院业务间的对接，有助于全面提高档案管理效率，为智慧法院的建设提供良好的支持；此外，从人民群众的角度看，智慧法院建设和法院档案改革有助于为人民群众提供更加智慧、高效的服务，全面提高法院服务效能，是为人民服务的应有之义。4智慧法院视角下档案管理的创新蔡 珂（山东省济南市中级人民法院济南250001）摘要：档案是法院审判活动、管理行为的真实原始记录，也是法院开展审判业务、履行审判监督职能、保障当事人合法权益的重要凭证。目前，法院现行的档案管理模式已难以满足智慧法院建设的要求，推进智慧化、信息化档案建设，成为法院档案管理的新目标。基于此，本文先提出问题，然后指出智慧法院视角下档案管理模式的变化，接着从机构创新档案管理机构改革、机制创新诉讼档案单套制管理、技术创新人工智能赋能下的档案管理这三个角度提出智慧法院视角下法院档案管理的创新路径，最后从安全保障、人才保障这两个角度提出智慧法院视角下档案管理的保障措施，旨在为广大法院档案管理者提供参考和借鉴。关键词：智慧法院；档案管理；创新路径；机构创新；人才保障中图分类号:D926.2;G270.71文献标识码:B文章编号:221101-10316Innovation of Archives Management under the Perspective of Smart CourtCAI Ke（Jinan Municipal Intermediate Peoples Court,Shandong ProvinceJinan250001）Abstract：Archives are the true original records of the courts trial activities and management behaviors,and also impor-tant vouchers for the court to carry out trial business,perform trial supervision functions,and protect the legitimate rightsand interests of the parties.At present,the current archives management mode of the court can meet hardly the require-ments of the construction of a smart court.Promoting the construction of intelligent and informatization archives has be-come a new goal of the archives management of the court.Based on this,this paper first raised questions,and then point-ed out the changes in the archives management mode under the perspective of smart court.Then,it proposed the innova-tive path of the courts archives management from the three perspectives of institutional innovation-the reform of archivesmanagement institutions,mechanism innovation-the single set management of litigation archives,and technological inno-vation-the archives management under the empowerment of artificial intelligence.Finally,it proposed the innovative pathof the courts archives management under the perspective of smart court.Finally,under the perspective of security guar-antee from the two perspectives of talents security,this paper puts forward the safeguard measures of archives manage-ment under the perspective of smart court,aiming to provide reference and reference for the vast number of court archivesadministrators.Keywords:smart court;archives management;innovation path;institutional innovation;talents securityDocumentation2023 年 3 月 15 日总第 491 期Security49办公自动化2 智慧法院视角下档案管理模式的变化在智慧法院背景下，法院档案管理有了大数据、互联网、人工智能等技术的支撑，在管理模式方面发生较大的变化，这主要体现在以下两点：2.1 档案管理思路的变化以往法院档案管理包括传统档案和电子档案，电子档案由精准化的小数据构成，而在建设智慧法院的大背景下，档案管理必须保障数据的混杂性、多样性、完整性，档案管理人员的工作内容、工作模式都因此而发生改变。档案管理人员必须改革档案管理思路，认识到档案的核心价值在于各类数据的高效利用，要深度挖掘各类档案的价值，让档案数据得以充分利用，勿将档案数据“束之高阁”，发挥档案数据辅助法院审案判案、服务组织集体发展的作用；2.2 档案管理从实体管理转为知识管理智慧法院建设使传统的档案信息、文件查询不能再满足法院各项业务开展的要求，如何挖掘档案数据资源、利用档案数据资源背后的财富，成为档案管理的主要方向。对此，档案管理人员必须转变档案服务模式，在单纯信息供给、数据供给的基础上增加更多服务内容，如资源与服务推荐、用户需求智能分析、资源与学术检索等，推动法院档案管理从实体管理、数据保存箱知识服务、知识管理的方向过渡，进一步发挥法院档案的作用，满足各项业务、各类用户的需求。3 智慧法院视角下档案管理的创新路径在智慧法院背景下，档案管理应立足于法院实际，利用传统法院档案管理的优势，并融入新技术，最终实现档案管理的改革。具体可从以下方面着手：3.1 机构创新档案管理机构改革法院档案管理的最终目的是服务于法院各项业务的开展，立足于此目标，法院档案管理可以通过“1+2+2+6”的机构模式来进行。53.1.1 一个中心即无纸化档案管理中心,法院档案是法院各项业务活动的真实记录，具备可靠性、真实性特征。以诉讼档案的管理为例，传统的诉讼档案是在案件结案后，由案卷承办单位整理案卷，再移交给档案管理部门，档案管理部门接收档案后方能开展诉讼材料检查装订、完整性检查等一系列管理活动，管理周期长，且档案为纸质载体，与智慧法院建设的要求不符。通过建设“无纸化档案管理中心”，配备若干档案员、评查员和钉卷员，在案卷形成的源头就检查诉讼材料的规范性、完整性，提前介入档案管理，能进一步提高档案管理效能；63.1.2 两个枢纽即档案智库和档案云柜，主要服务于档案存储与转发、利用。在建设智慧法院的背景下，档案的载体已从单一纸质载体转变为电子载体与纸质载体并重的模式，且在实际利用中电子档案的数量不断增加，解决传统档案的防火、防潮等问题，利用档案智库能实现电子档案的长期保存、长期可读，再依托网络技术搭建档案管理平台，实现档案接收、存储的全程记录与跟踪，进一步提高档案管理的安全性；另外，法院档案的完整性、准确性对法官审案判案有重要影响。档案云柜可通过收转系统及时更新案件相关档案，实时提醒法官最新案件信息，为法官审案、判案提供支持；3.1.3 两个终端即智慧庭审终端和智慧文书终端。其中，智慧庭审终端可自动生成庭审笔录，提高庭审档案的完整性、准确性，智慧文书终端则可利用 OCR 等技术加快裁判文书书写速度，并提高文书规范程度，便于后期管理和使用；73.1.4 六个环节即立案、送达、审理、结案、评查和归档六个环节。从立案到归档，实现所有诉讼材料的无纸化转录，把审判全流程的档案汇集起来；另外，还可依托信息技术完善档案查阅流程，诉讼参与人、法官等均可便捷地查阅案卷，更有效地发挥档案的利用价值，且保障相关人员的知情权。83.2 机制创新诉讼档案单套制管理诉讼档案占法院档案的绝大多数。以往法院诉讼档案采用的“双套制”管理存在以下弊端：3.2.1 诉讼档案数量激增，增加档案管理难度；3.2.2 纸质档案与电子档案并存，增加档案管理的人力及物力需求；3.2.3 与智慧法院建设的要求与趋势不符合。可以说，诉讼档案单套制管理已迫在眉睫。诉讼档案单套制管理的实施，可从以下方面采取措施：（1）构建完善的数字档案资源体系是诉讼档案单套制管理的前提可利用大数据技术、物联网技术等记录诉讼案件立案、审判、结案的各个环节，确保所有材料均被记录下来，实现电子诉讼档案的完整生成。此外，还要对历史诉讼档案进行数字化转录，最终实现库存档案、新增档案的全部电子化、数字化，为诉讼档案单套制管理奠定扎实的资源基础；9（2）对生成的数字档案资源体系进行高效管理结合法院司法业务特点，结合智慧法院建设的进程，将电子诉讼档案分为行政案件诉讼档案、刑事案件诉讼档案、民商事案件诉讼档案、执行案件诉讼档案，再考虑不同类别案件的层次性和卷宗随案件推进逐步生成的情况，按“分阶段-全覆盖”的策略，先实现行政和民商事案件诉讼档案的单套制管理，再实现刑事和执行案件诉讼档案的单套制管理，最终实现所有诉讼档案的单套制管理全面覆盖；（3）采用先进的设备、设施、技术架构开展诉讼档案单套制管理先进的档案管理模式需要各类设备、设施的支撑，法院可利用电子签名机、诉状生成一体机等设备，以及电子诉讼档案管理系统、电子诉讼材料管理系统，将大数据技术、电子签名技术、区块链等技术嵌入到诉讼档案生成的全过程中，档案资料的每一步生成都有相应技术处理或留下痕迹，最后形成的案卷材料均有完整的技术签名且格式规范，在完成单套制管理的基础上，实现档案完整、规范、可查。103.3 技术创新人工智能赋能下的档案管理在智慧法院架构中，人工智能技术被广泛应用，即利用神经网络技术高度模拟人类神经逻辑，从而辅助法官进行推理，使案件审判更加高效。11目前，人工智能技术主要用于审判、决策等环节，是智慧法院建设的重要一环。在人工智能技术的赋能下，法院档案管理也更加智慧化，主要应用于以下环节：总第 491 期2023 年 3 月 15 日Documentation Security50办公自动化Documentation2023 年 3 月 15 日总第 491 期Security3.3.1 利用人工智能技术进行档案管理，辅助和监督法官的诉讼、裁判行为。基于法院档案的数字化和诉讼管理单套制的实现，人工智能技术能浏览海量的案件数据，记录案件情节特征、审判结果，建立算法模型，能实现以下功能：（1）预测当事人诉讼结果，根据诉讼当事人的问答事实、互动关键点，为诉讼当事人提供类似案件查询、审判结果预测服务，并生成诉状；（2）法官可借助该系统自动识别案件的原因、类型等，并参考相似案件的审判结果，供法官调出和参考。通过人工智能技术的支持，进一步提高法官的审案判案效率；（3）监督法官的审案判案情况，基于一定的预警机制，监督和把控法官裁判的尺度、结果，确保法官审案判案公正公平，严控同案不同判现象；123.3.2 利用人工智能技术，实现法院档案查询、绩效的智能化与高效化。一方面，在档案管理部门设置档案查询服务中心，设立档案查询专区，有需求的查询者可在档案管理者批准后，查询自身所需档案，也可在允许的前提下进行档案调阅。另一方面，依托人工智能技术、大数据技术收集法官审案判案信息，搭建智能化绩效管理平台，自动生成绩效考核数据，记录法官审案判案情况，确保绩效考核的科学性、合理性。13总体来说，从机构、机制和技术三个方面构建法院档案管理新模式，契合了智慧法院建设的需求。一方面能服务法院各项业务的开展，尤其是促进审案判案效能的提升；另一方面能服务法院各项管理工作的开展，为智慧法院构建提供支撑。4 智慧法院视角下档案管理的保障措施4.1 安全保障法院档案是法院审判、行政管理等环节形成的历史记录，是法院开展审判业务、履行审判监督职能、保障当事人合法权益的凭证，档案安全管理是法院档案管理工作的重中之重。在智慧法院背景下，法院档案单套制管理实施后，法院档案管理面临的安全形势也较突出，因此必须加强法院档案安全防护工作。14首先，有必要全面分析法院档案管理应用的各项新技术存在何种安全隐患，并从应用环境、应用领域、网络传输、安全管理、密码管理等角度，全面开展智慧网络安全防护；其次，针对档案的重要程度，采取与之相符的安全保障措施，例如，对机密档案，可全面采用安全漏洞扫描技术、加密技术、AI 安全技术、数字签名技术、防火墙技术进行安全管理；对密级较低的档案，可采取权限设置、密码验证等进行防护；此外，也要加强安全保密教育，增强档案管理者的保密意识、风险意识，使其在日常工作中自觉发现、防范潜在的风险因素，进一步提高档案安全水平；4.2 人才保障智慧法院建设和法院档案管理改革都离不开高素质的人才队伍，随着各项新兴技术的应用，档案管理对档案管理者素质、素养的要求还会进一步提高，要求档案管理者掌握信息技术，具备良好的信息素养。对此，法院一方面要加强档案管理队伍培训和教育，从现有档案管理者的专业能力、信息能力出发，制定针对性的教育计划，采用灵活、多元的教育模式，让档案管理者查漏补缺，补足业务短板，提高信息化、智慧化档案管理和应用能力；另一方面，为保障教育培训的效果，可建立考核机制，把教育培训成绩与绩效考核关联起来，提高受训者的重视程度；此外，也可采取外聘等方式吸引专业人才加入档案管理队伍，吸引高素质的综合性人才，并为其提供公平、公正的发展空间，让广大档案管理者在良好的氛围中互相学习、互相竞争、共同进步，为档案管理提供可靠的保障。5 总结综上所述，智慧法院建设要求创新档案管理工作，档案管理者可从机构、机制、技术三方面着手开展档案管理改革，同时也要加强安全、人才等方面的保障措施，促进法院档案管理的科学化、高效化、便民化，促使法院工作更好地为人民服务。参考文献1 李丽洁.法院卷宗档案单套管理的实践现状与完善进路以 机关档案管理规定 解读为评估视角J.档案与建设，2021（7）：55-58.2 常大伟，吴 敏.基层单位档案制度执行力建设的问题与对策基于基层人民法院诉讼档案管理实践的分析J.北京档案，2020（5）：31-33.3 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