合同台帐程序性文件.doc

大连新东昌投资集团有限公司 合同管理制度 行政办公

第二节 合同台帐

编制：综合部
审核：制度委员会
批准：陈亚东

日 期：2013年10月22日
修 改 记 录
序号
修改日期
修改条款内容
修改人
审批人
生效日期

第一条 目的
为系统的管理公司合同文本，防范风险，维护公司利益，结合公司的实际情况，制订本制度。
第二条 适用范围
2.1公司及其分支机构。
第三条 引用文件
无
第四条 定义
合同台帐：指记录合同文本内容及合同履行相关信息的一系列表格。
第五条 颁布和执行
本制度自二0一三年十月二十二日 起执行。
第六条 职责
6.1 合同编码台帐管理人的职责
6.1.1 建立并维护对应公司的合同台帐。
6.2 合同起草人的职责
6.2.1合同编码撤销申请经领导批准后须递交原件给法务部合同法务主管。
6.3合同法务主管的职责
6.3.1建立并维护公司的合同台帐。
6.3.2复核合同编码台帐管理人所编写的合同编码，并将正确编码登记台帐备案。
6.4各业务部门的职责
6.4.1建立并维护本部门合同台帐，记录合同的主要内容和履行情况。
第七条 流程
7.1合同法务主管负责建立并维护公司的合同台帐。
7.2从合同起草人申请合同编码开始，合同法务主管记录合同的签订进程、合同主要内容等信息。
7.3各业务部门必须按本部门职责范围建立合同台帐,记录本部门负责执行或参与执行的合同台帐，记录合同的主要内容和履行情况等信息。
7.4合同台帐以合同编码为主关键字段。
7.5建立管理信息系统后，则公司基于该系统建立电子信息合同台帐，合同法务主管统一管理，签约部门、执行部门、财务部门和成本管理部门根据各自职责和权限分别填写合同台帐信息。
7.6合同编码申请流程
7.6.1.编码申请: 所有合同在签订加盖印章之前须先申请合同编码。合同起草人申请合同编码时，需根据合同内容先填写《合同编码申请表》，按要求将我方签约公司名称、合同名称、编码申请人部门及姓名、合同执行人，签约对方、对方联系人及联系电话、合同金额、收付类型（收/付款）、质保期等信息填写完整，同时上传合同文本；申请补充协议编码时，需须同时注明其主合同名称及编码。然后以OA的方式并发协同给公司编码台帐管理负责人，合同法务部合同法务主管。由编码台帐管理负责人依据公司发布的合同编码规则编制合同编码，合同法务主管对合同编码复核正确后方可使用。
7.6.2编码编制与审核：编码台帐管理人应依据公司发布的最新合同编码规则编制合同编码，以OA方式回复，并登记台帐。合同编码规则中没有所申请编码对应合同类型的，编制人应当与合同法务部合同法务主管沟通修改编码规则。在编码台帐管理人回复合同编码之后4小时内，合同法务主管应对编码进行审核，符合编码规则的，应进行登记备案；不符合编码规则的，应直接OA回复正确编码。合同法务部合同法务主管在OA回复时，应明确提示归档责任人所申请编码的合同最迟归档日期。
7.6.3信息变更：合同编码申请后，该合同的合同名称、合同执行人，签约对方、对方联系人及联系电话、合同金额、质保期等信息发生变更的，编码申请人应及时将变更后的信息OA协同编码台帐管理人、合同法务部合同法务主管修改合同台帐，同时知会行政总监。
7.7合同编码撤销流程
7.7.1合同取消签订须办理合同编码撤销申请，合同起草人需根据合同编码信息填写《合同编码撤销申请单》，并由主管高管或总经理签字确认后送交合同法务部合同法务主管。
第八条 激励
8.1录入合同信息错误的，每份合同负激励行为人，激励基数10元人民币。
第九条 支持性文件
《公司合同归档登记台帐》
《合同编码申请表》
《合同编码撤销申请单》

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