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总经理工作部总务主管岗位职责

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2020年4月19日
文档仅供参考

总务主管职位说明书
岗位名称
总务主管
岗位编号

所在部门
总经理工作部
岗位定员

直接上级
总经理工作部经理
工资等级

直接下级
总务助理、司机
薪酬类型

所辖人员

岗位分析日期
10月
职责概述:
协助制定工作计划并完成工作总结
负责制定公司后勤工作管理制度
负责公司的行政后勤事务
承担公司档案整理、保管和使用的工作
负责公司证照管理工作
职责与工作任务:
职
责
一
职责表述:协助制定工作计划并完成工作总结
工作结果
分送单位
工作任务
依据公司年度经营计划编制提纲,协助总经理工作部经理制定本部门工作计划和实施步骤
年度工作计划FJ106
总经理工作部经理
编制总务年度预算,包括办公费用预算、固定资产购置预算等
年度预算FJ107
总经理工作部经理
负责根据年度工作情况编写年度工作总结
年度工作总结FJ108
总经理工作部经理
职
责
二
职责表述:负责制定公司后勤工作管理制度
工作结果
分送单位
工作任务
负责制定公司后勤工作管理制度,包括车辆管理、办公用品采购、办公用品领用、档案管理等制度
后勤工作管理制度
总经理工作部经理
负责将各种后勤工作管理制度上报直接上级审批

负责对已经制定的后勤管理制度进行修改、完善

职
责
三
职责表述:负责公司的行政后勤事务
工作结果
分送单位
工作任务
负责公司办公用品等物品的采购、日常管理工作
办公用品采购及领用纪录FJ127
本部门
负责公司固定资产管理、办公设备的采购、日常维护等工作
固定资产台帐FJ128
本部门
核算公司各部门的电话费,建立登记台账,办理各项手续;负责通讯设备的交费、维修、更换和使用管理
电话费及其它费用台帐FJ129
总经理工作部经理
负责公司票务管理、定餐管理、公务车管理、礼品采购和分发等工作

保管印鉴、介绍信并对其使用进行权限内的管理,权限外上报总经理工作部经理
印、信使用纪录FJ130
本部门
负责出国组团协调工作,包括确定出国时间、出国人数、联系国外机构的接洽事宜、办理出国手续等工作

负责公司各项实物福利工作的执行、落实工作

负责公司的公共事务安排、集团活动安排等工作
公共事务安排、集团活动安排
总经理工作部经理
负责与集团有关部门和机构保持联络,建立良好的合作关系

负责公司的其它后勤事务,包括办公环境管理、保安、防火等工作

职
责
四
职责表述:承担公司档案整理、保管和使用的工作
工作结果
分送单位
工作任务
按照档案管理制度的规定对文件材料进行收集、登记、归档,并对所接收的文件资料进行分类、编号、组卷、复印副本、确定密级并办理入库手续

负责入库档案的保管、整理工作,完成对档案的入库验收、登记、检索卡编制、档案上架、保管和统计等工作,建立健全档案数据库,及时更新数据
档案检索卡FJ131、档案数据库
本部门
负责档案的使用管理工作,包括办理档案的借阅手续,定期催还档案;按规定进行档案的复制、调拨和外来文件的处理,以及提供档案借阅和使用咨询等
档案借阅纪录FJ132
本部门
负责档案柜的管理,即定期清点库藏档案,保证帐、物、卡相符;及时修复破损档案;定期参加档案鉴定,对应销毁档案进行监销,以及维护档案库房的清洁、卫生和安全工作等

职
责
五
职责表述:负责公司证照管理工作
工作结果
分送单位
工作任务
负责公司营业执照的年检

负责公司煤炭经营许可证的年检

负责煤炭经营许可证的变更工作

负责公司其它证照的管理工作

职责六
职责表述:完成上级交办的其它任务

权力:
人事权
对直接下属的奖惩、培训有提名和建议权和一定的考核评价权
财务权
权限内的财务审批权
业务权
业务执行权(对档案管理的指导权和监督检查权、对分管工作的督办权、一定权限范围内物品采购的决策权、办公室文件传递的督促权、印鉴、介绍信使用的审查权、后勤工作的建议权)
工作协作关系:
外部协调关系
集团各相关部门
任职资格:
教育水平
大学专科及以上学历
专业
行政管理及相关专业
培训经历
培训内容
导训时间
培训内容
导训时间
计算机应用技术培训
两周以上
人际关系培训
两周以上
经济法律法规培训
两周以上

经验
2年以上相关工作经验
个人素质
较高的工作热情和工作主动性;
较高的职业道德水平;
较强的组织协调能力、影响能力、沟通能力、人际交往能力、计划和执行能力
知识
掌握企业行政管理知识,了解法律知识
技能技巧
熟练使用计算机办公软件
其它:
使用工具/设备
电话、传真机、计算机、打印机、Internet/Intranet网络
工作环境
办公室
备注