新时期高校图书馆办公室业务管理探讨_吴秋萍.pdf

2023年第22卷 第2期产业与科技论坛2023（22）2Industrial&Science Tribune新时期高校图书馆办公室业务管理探讨吴秋萍【内容摘要】随着高等教育图书馆的快速发展，高校图书馆服务内容的不断拓展，传统的管理服务模式很难满足当代社会的发展需求，在新时代下，图书馆办公室人员要顺应社会的发展进行创新，增强危机意识，不断提升自身素质。本文就高校图书馆办公室业务管理的主要职能、特点，以及现管理存在的情况，提出一些有效的优化策略，更好地提升高校图书馆服务的水平和效率。【关键词】高等院校;办公室业务;图书馆【作者简介】吴秋萍(1981 6)，女，广东工程职业技术学院图书馆馆员;研究方向:图书馆管理一、图书馆办公室业务管理的主要职能图书馆办公室的主要职能有:辅助馆长做好馆内的业务、行政事务，保证全馆各部门有关工作的顺利开展。主要工作是为学校教学、科研、师生、社会提供信息服务和保障。图书馆办公室主要职责包括:协助馆领导完善和执行规章制度;做好有关业务、会议的会务服务工作;负责下达学校及图书馆内的有关通知，负责对外交流联系和来访接待工作、信息宣传工作;建立健全图书馆文书档案，编制年度预算，负责图书馆大事记的整理、宣传和存档等工作，以及各项业务工作统计、数据分析、各种平台报表上报及归档工作;负责图书馆固定资产盘查、清点和报修等管理工作;负责勤工助学学生助理馆员队伍和义务馆员队伍的建设与管理工作;负责印章管理、部门考勤、部门工会工作、部门计生工作;负责图书馆学会会员的联络工作，包括会费缴纳、活动通知的宣传、会议培训等信息宣传工作。尽管图书馆办公室的工作性质比较复杂，但执行和服务很高效。二、图书馆办公室的管理特点(一)具有综合性。图书馆办公室管理属性不是单一的，而是具有综合性的特点。图书馆办公室的工作性质是从传统的单一行政事务逐步向多元化管理发展，相较于馆内其他部门的管理工作，主要职责是保证图书馆的整体运作，涉及的工作业务比较广，要做好领导与各个部门之间的链接，具有较强的综合性，要协助馆领导对全馆的主要行政事务和保障各部门业务的顺利开展，以及图书馆内部各部门的组织协调工作，保证图书馆办公室各项工作的有序运行。(二)具有服务性。高校图书馆的本质就是为师生读者服务，办公室人员要树立全心全意为全校师生服务的大局意识。图书馆办公室是要做领导的得力助手，馆长是图书馆的领航者，围绕学校的重点工作，制定图书馆的发展规划，对图书馆的有关建设与发展的重大问题进行全面而科学的决策。办公室要在领导制订计划和下达决策前做好调研工作，提供详细和准确的数据分析，同时及时了解图书馆动态，做好信息的反馈工作，为馆长提供合理化建议。要服务好全馆，图书馆办公室是一个综合性管理部门，它的宗旨就是做好服务，做好相关部门的后勤保障工作，确保全馆工作顺利开展，更好地提升服务质量和服务水平。(三)具有协调性。办公室作为图书馆的纽带，馆领导的参谋助手，要搞好对外联系，对内沟通，做好上传下达，左右沟通，正确处理图书馆学会、协会、学校有关部门、图书馆内部的关系，领会上级领导的指示，执行上级布置的工作任务，协助各部(室)改进工作。在图书馆的工作中，图书馆各部(室)难免会有分歧，为了防止矛盾进一步激化，图书馆办公室要利用自身优势，根据图书馆的发展特点做好各部门的协调工作，有效地帮助各部(室)解决实际困难，确保图书馆顺利开展各项业务工作。三、图书馆办公室管理存在的问题(一)图书馆办公室服务意识不强。随着时代的进步与发展，高校图书馆服务内容、服务模式也在发生改变。但从我国目前图书馆办公室服务管理观念来看，仍然是处于比较传统的阶段。众所周知图书馆是高校的文献信息中心，是高校学子进行学习的重要场所，办公室是图书馆的核心部门，也是为图书馆提供后勤保障的部门，在拥有各种资源的同时也要为服务对象创造价值，要有较强的事业心和服务意识，从读者的实际需要出发，提供更加方便快捷的服务。随着图书馆事业的快速发展，读者的服务需求也在发生变化，图书馆办公室应与时俱进，不断提高服务认识和服务理念，最大限度地满足读者的需要。(二)图书馆办公室对外沟通交流较薄弱。图书馆是高校的文献信息中心，是为全校师生服务的机构。在学校层面，要加强与学校相关职能部门、二级学院的沟通联系，了解学校的专业发展，师生读者的需要，这样更加有利于在新形势下多元化地满足读者需求，帮助图书馆实现更好的发展;在校外，要积极参加工作委员会、中国图书馆学会、省图书馆学会、其他院校的馆际交流，定期组织开展馆际间的交流合作活动，通过参观学习、经验交流、借鉴其他高校图书馆前沿的服务理念，加强双方合作，践行资源共享、利益互惠的发展理念，提高图书馆的服务质量和服务水平。四、高校图书馆办公室管理优化的策略(一)加强图书馆办公室管理理念和服务意识。在创建和谐社会的今天，以人为本，读者满意，是图书馆服务的宗旨。图书馆和图书馆馆员都应该转换服务思想和服务理念，以服务读者为导向，强化服务意识，从传统的管理模式走出来，顺应高校图书馆新时代的发展，更新服务内容，服务理念，完善其管理制度，以创新求发展，提升图书馆服务和管理322产业与科技论坛2023年第22卷 第2期Industrial&Science Tribune2023（22）2水平。要通过多种途径了解、收集读者的需求，合理规划馆藏建设、空间布局设计，发展个性化、定制化服务，想方设法满足师生读者的需求，以人为本，站在读者的角度，尽图书馆之所能将工作做到细致化、人性化，体现在每一项的服务中，每一个细节中，为师生读者提供优质服务，使读者能在轻松愉快的环境中利用图书馆，享受获取信息知识的权利。(二)利用现代信息技术，确立服务重心。在数字信息化时代，图书馆要及时更新服务模式，要积极为师生读者用户提供数字信息服务，发挥现代信息技术，特别是大数据时代，利用大数据信息，优化和完善图书馆工作管理体系，明确工作目标，适时为读者提供信息服务，及时采用论坛、微博、微信公众号、网上读者调研问卷等形式，通过大数据统计分析报告，识别读者的敏感信息，及时了解、发现读者的舆论热点和关注焦点，通过人工智能技术 AI 适时调整图书馆的服务方式、服务内容、服务时间，有效地为读者提供智能化、一体化、数字化、多元化、深层次、高效的便捷服务，最大限度地满足读者实际需求。1 利用现代信息技术，提升高校图书馆阅读推广服务。如今是数字化时代，高校图书馆的阅读推广服务方式和服务理念需从传统的模式走出来。借着 5G 技术高速、低延时技术优势，读者在短时间内找到图书馆的数字资源信息，打破了传统纸质图书的阅读方式。在高校图书馆 5G 将成为一个统一的连接架构，能够利用不同的频谱满足不同的服务需求，采取不同的服务模式，从而实现万物互联的中枢纽带;感应系统、人工智能技术的应用，有效地满足读者对数字阅读、智慧化、人性化的需求，读者没有对时间、空间的限制，随时随地可利用手机、平板等移动终端进行数字阅读，让阅读方式更加便捷，让数字阅读推广服务成为新的亮点。随着数字化、人工智能时代来临，高校图书馆应紧跟时代步伐，以用户体验为中心，结合人工智能技术，5G 传感技术、物联网、移动数码设备等提升读者体验。充分借助现代信息技术，开展多元化、智能化推广阅读服务。如当下流行自媒体直播、利用微信小程序直播等来进行学术会议、视频教学、互动直播、读书分享等。如 2020 初始受新冠感染疫情影响，在特殊情况下国内大部分图书馆由原来的线下服务改为线上服务，在数字阅读推广服务上涌现出很多创新的成功案例。2 利用现代信息技术，改善高校图书馆阅读环境。(1)打造图书馆智慧空间。在数字化时代、后疫情时期，为了使读者体验一个具有现代化技术、舒适、温馨、智慧化、人性化的阅读环境，图书馆应借助现代化技术，如利用 5G 技术、人工智能 AI，根据天气变化、图书馆的不同空间区域、空气质量、温度、湿度、光线变化情况实时自动检测，自行调节，以及后疫情时期的无人机消杀，解决传统人工操作来调节温度、光线、消杀等问题，不但可以节约资源、节省人力，还提供了更加人性化、智慧化的入馆体验。(2)添加智慧服务。随着数字时代的到来，高校图书馆应转变服务方式，改善读者的体验感，高校图书馆应利用 5G物联网系统，结合 5G 技术，实现 AI 大数据、RFID 射频识别管理系统，实现非接触操作，读者通过人脸识别系统，可实现自行选座、借还图书。特别后疫情时代，运用 AI 上机器人实现图书归类，减少人工操作，减少接触性传播风险。智能化书架还可以帮助读者快速找到图书、介绍图书内容，提高读者借书效率。高校图书馆利用智慧化设备，指引读者咨询等服务工作，让读者有更好的入馆体验感，提升图书馆的服务质量和服务水平。(三)提高办公室人员的综合素质。提高图书馆办公室人员的综合素质，不但有利于提升个人的专业业务能力，而且对当今图书馆的未来发展趋势至关重要，近几年来，图书馆的服务也发生很大的改革，对图书馆人员的要求也更高。1 提升专业能力。图书馆人员要有时代危机意识，要不断地学习图书馆业务的专业知识，要树立自学和专研意识，自我学习和终身学习的素养和能力，以及现代信息化管理应用;图书馆领导要定期组织管理人员进行业务学习、岗位的专业培训，多参加图书馆系统专业的学术会议、线上的专家论坛、交流学习等，开拓大家的眼界，为工作人员创造更多的学习机会和平台，培养高素质的图书馆管理队伍。2 加强队伍建设。图书馆在招聘时要重视对图书馆专业、情报类专业人才的引进，加强专业队伍建设，提高图书馆服务水平。作为教辅服务单位，图书馆要有高层次的专家和学术带头人，引领整个馆的未来发展，并以学术带动和指导实践工作。(四)制定合理考核管理办法，完善考核奖惩机制。1 完善岗位管理制度。近两年事业单位改革，各高校基本已制定一系列考核管理制度，并实施岗位聘任制。为有利于调动图书馆馆员的工作积极性，促进图书馆的未来发展，高校图书馆应结合学校相关制度要求，根据工作需要、岗位的特性合理安排岗位，科学分析，合理考评，特别是按岗位分工、岗位的职责、性质、工作量科学设置级别，绩效考核及收入分配，制定可行性的考核管理办法，体现科学、人性化的、合理化的工资等级。2 平衡工作业务和科研的关系，体现合理、公平性原则。在高校的绩效考核体系中，学术科研和工作业绩都一样重要，为避免职工重科研轻工作业务的情况出现，高校图书馆在制定绩效工资分配方案时，应将图书馆各个岗位的完成工作量、业绩情况、综合贡献、科研指标一起纳入绩效考核体系，确保职工工作业绩和科研兼顾，在绩效工资分配和年度评优中应重点向工作业绩优秀、贡献大的优秀职工倾斜，保证优秀人才得到真正的实惠，坚持多劳多得，优劳优酬、公平合理的原则，有利于提高图书馆馆员的工作效率和工作活力，进一步塑造员工的精神面貌与良好形象，更好地提升图书馆的服务水平和服务质量。五、结语在新的时期，高校图书馆要紧跟现代化社会的发展趋势，图书馆办公室在业务管理工作中要不断完善与创新，强化服务意识，提升人员素质，加强专业队伍建设，完善考核奖惩机制，促进图书馆更好地提升服务水平和服务质量，更好地为读者提供优质的服务。【参考文献】1 唐文惠 规范创新高效高校图书馆办公室管理工作初探 J 高校图书馆工作，2003，2 2 郭俊平，王福普通高等学校图书馆规程 的解读与思考 J 图书馆研究与工作，2017，10 3 赵国忠普通高等学校图书馆规程 的修订及特点探索 J 情报探索，2016，10422