装饰公司经营档案管理办法.doc

******装饰有限公司〔2009〕1号

关于印发《******装饰有限公司经营档案管理暂行办法》的通知

公司各部门：
为了规范公司经营档案的收集、整理和管理工作，有效地保护和利用档案，现将《******装饰有限公司经营档案管理暂行办法》印发给你们，请遵照执行。

附件：1．卷内目录
2．卷内备考表
3．经营档案移交清单
4．档案利用申请表
5．档案盒封面标签尺寸及式样
6．档案盒脊背标签尺寸及式样
7．经营档案归档内容

二○○八年三月七日

《******装饰有限公司经营档案管理》暂行办法

第一章 总 则
第一条 为规范和加强******装饰有限公司（以下简称公司）经营档案管理，有效地保护和利用档案，更好地为公司的生产和经营服务，根据《中华人民共和国档案法》的有关规定，制定本办法。
第二条 经营档案实行统一管理，分级负责的原则。
第三条 本办法所称的经营档案，是指公司在从事生产、经营活动中形成的合同、协议、意向文件、信件、数据电文（包括电报、传真、电子数据交换的电子邮件）、工程资料、电子文档等可以有形地表示所载内容的所有材料。
第四条 本办法所指经营档案管理包括档案材料的收集、整理、立卷、归档、保管、利用、移交、销毁等内容。
第二章 档案管理体制与职责
第五条 资料室为公司经营档案的归口管理和执行部室。
第六条 总经办负责档案管理所需的硬件设施。
第七条 资料人员负责经营档案管理工作，其主要职责为：
（一）监督、检查和指导各分部门经营档案管理工作的执行情况；
（二）合同文件的盖章、登记、编号；
（三）项目计划表、可行性报告、项目建议、上级有关批复文件及报送文件资料的收集、整理、归档；
（四）合同文件、投标资料、工程资料的收集、整理、归档；

（五）经营档案的保管、统计和利用；
（六）其它有关资料收集、整理、归档。
第三章 档案材料的立卷归档
第八条 对与工程建设有关的重要活动记载、工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全整理立卷后归档。经营档案按以下性质进行分类管理：
（一）人事行政类
（二）生产物采类
（三）工程合同类
（四）市场营销类
（五）技术资料类
（六）其它相关类
具体内容见附件7。
第九条 经营资料的移交
公司形成的经营资料，由公司各部门初步收集整理分类后，交由资料室归档；
第十条 经营档案归档要求
（一）归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料能耐久保存，不能用热敏纸，不能有铅笔、园珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。归档电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存；
（二）归档的文件资料应为原件。对于有多方签字的文件，应保证文件的盖章为红色；对于没有原件的文件资料，应经部门负责人签字认可；
（三）合同签订后，指定专人负责该合同的履行及相关资料的初步整理；按照时间顺序先后编排，工程完工后所有相关资料移交资料室。

第十一条 归档资料按以下顺序进行装订
（一）人事行政类
主要按如下顺序进行存放：
1.文书资料
2.涉外资料
3.日常管理形成文件
4.行政协调文件
5.其他人事行政资料
（具体内容不明，人事部可提供意见）
（二）生产物采类
（具体内容不明，工厂部、物采部可提供意见）
（三）工程合同类
A、投标资料装订顺序：
1．投标函
2．法定代表人授权书
3．投标人基本情况声明
4．承诺书
5．公司资质证明文件
6．其它有关资料。
B、竣工资料装订顺序：
1．竣工验收报告；
2．工程施工合同；
3．工程承包合同；
4．项目施工形成文件；
5．工程项目监理文件；
6．工程项目竣工图及竣工资料；

7．其它有关资料。
C、其他工程资料
（四）市场营销类
1.订单
2.验收单
3.采购函
4.其他相关资料
（具体内容不明，市场部可提供意见）
（五）技术资料类
1. 公司各项目设计文件（电子或者图纸的）
2.相关报刊杂志
3. 各类技术书籍、光盘等
（六）其它相关类
1.审批许可类
主要为公司的各类许可文件以及资质证书文件的原件电子文件，需保存妥当，以备不时之需。
2.保密性文件
指涉及保密性质，如公司的内部材料价格等的资料。
第十二条 经营档案资料装订要求
（一）档案材料一律采用左侧装订，沿装订线长度方向均布三个线穿孔，对页数较少的合同资料可用胶水粘贴。如装订边较窄，应进行修补。文件装订每册（件）不超过50张纸；
（二）案卷内不应有金属物；
（三）案卷内文件材料用纸幅面尺寸一般采用A4型，大于此标准的折叠成A4型，小于此标准的，应粘贴在A4型纸张上；
（四）外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。

第十三条 案卷编目
（一）卷内文件页号的编目
1．卷内文件有书写内容的页面均应编写页号；
2．页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；
3．图样的页号编写在右下角，或标题栏外右下方；成套图样或印刷成册的文件，不必重新编写页号，将其作为一份文件，在备注中注明总页数；
4．各卷之间不连续编页号，卷内目录、卷内备考表不编写页号。
（二）卷内目录（附件1）的编制
1．序号：用阿拉伯数字从1起依次标注文件的顺序，一个文件一个号；
2．文件编号：填写文件文号或图号，或设备、项目代号；
3．责任者：填写文件形成部门或主要责任者；
4．文件资料题名：填写文件标题全称，没有标题或标题不全的应根据其内容或形式进行拟写，保证卷内文件的题名不重复；归档文件资料的题名及主要内容用中文填写；
5．日期：填写文件形成日期，如同一类文件组成的汇集文件，应填写起止日期；
6．页次：应填写每份文件首页上标注的页号，成套图样或成册文件填写起止页号；
7．备注：需要时填写；
8．件数：填写卷内文件的个数；
9．页数：填写卷内文件的总页数；
10．案卷题名：内容要简洁、准确地揭示卷内文件的内容；
11．立卷部门：填写资料室

12．起止日期：本卷盒内最早和最晚形成的文件资料的时间跨度；
13．保管期限：由公司负责人决定，资料人员负责填写。
（三）卷内备考表（附件2）
1．案卷题名：与卷内目录案卷题名一致；
2．本卷情况说明：卷内备考表要说明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量，说明卷内文件的组卷情况及修改、补充、移出、销毁、参照等情况和鉴定性意见（例：文字材料20件，100页，照片10张，附图1张）；
3．立卷人：由立卷人签字；
4．检查人：由公司相关负责人签字；
5．卷内备考表排在卷内所有资料尾页之后。
（四）案卷封面和脊背的编制
1．卷盒封面（见附件5）的“题名”、“立卷部门”、“起止日期”，分别与卷内目录的案卷题名、立卷部室、起止日期相同。由立卷部门负责填写（打印）；
2．卷盒脊背（见附件6）应包含以下内容，即年度、合同性质、合同名称、立卷部室编号（立卷部门用简称表示，如资料室为“ZLS”）。由立卷部室负责填写（打印）。
3．填写（打印）的标签尺寸：标签尺寸应不超过盒面绿色杠线。标签字体、周边框线应加粗打印成深黑色。
（五）经营档案移交清单的编制（见附件3）
1．序号：用阿拉伯数从1起，依顺序一个案卷一个号；
2．案卷编号：填写脊背最下方的案卷编号；
3．案卷题名、起止日期、卷内页数、件数、保管期限等与案卷封面、卷内目录中填写一致。
（六）卷盒、卷内表格及制作材料

1．卷盒制作材料及规格：卷盒的外表常用规格为310mm×220mm，厚度分别为20mm、40mm、60mm三种，制作材料用牛皮纸板双裱压制；
2．案卷内资料封面、卷内目录、备考表采用A4纸，用白色纸制作；
第四章 档案资料的保管
第十四条 对所接收的档案，应及时入库妥善保管。
第十五条 对收进、移出的档案必须进行登记。
第十六条 存放经营档案要用专用的文件柜，有条件的话可建立资料室。档案库房要坚固，并具有防盗、防火、防水、防虫、防光、防尘、防有害气体的专业要求。
第五章 档案资料的管理和利用
第十七条 定期对档案保管的状况进行全面检查，如遇特殊情况应随时检查，发现问题及时解决，以保证档案的完整与安全。
第十八条 公司员工借阅、复印经营档案，需填写《档案利用申请表》（见附件4），经资料负责人签字确认后提供。一些具有保密价值的文件，如需借阅，需经过公司最高负责人签字方可提供。
第六章 档案的移交与销毁
第十九条 公司经营档案应按季度初步整理后及时移交到资料室。公司各部门指定专人负责接收本部门的一切已形成和完成项目的经营档案，并负责整理、归类后，填好经营档案移交清单，每季度末一并移交公司资料室进行保存。
第二十条 对超过保管期限的档案，由公司主要负责人进行档案鉴定，对确无保存价值的档案，进行登记造册，经公司领导批准后销毁。
第二十一条 销毁档案时，应指定两人以上负责监销、防止档案遗失或泄密。销毁完毕后，监销人员要在销毁清册上签字，并将销毁清册存档。

第二十二条 档案人员因工作需要调动时，应在调离前办好交接手续。
第七章 奖励与处罚
第二十三条 经营档案的各项管理工作纳入经济责任制考核，每年考核一次，与年度绩效奖挂钩。
第二十四条 公司各部门和个人对经营档案的利用不负责任，有下列情况之一的，根据情节轻重，给予批评教育或行政处分，违法者由司法机关追究法律责任。
（一）对档案工作人员履行职责有意刁难的；
（二）利用借阅权利，非法为他人提供档案的；
（三）隐匿、损毁、丢失、擅自销毁或涂改、伪造档案的；
（四）其它违反本档案管理办法的行为。
第八章 附 则
第二十五条 本办法实施由公司负责解释。
第二十六条 本办法自印发之日起执行。附件1
卷 内 目 录
立卷人

起止日期

保管期限

案卷题名

卷内共
件
页
序号
文件编号
责任者
文件材料题名
日期
页次
备注

附件2
卷内备考表

案卷题名 F-380相关实施文件

本案卷已编号的文件材料共　　张。

其中：文字材料共　　张、图样材料共　　张、照片０张。

立卷人： 　***　

检查人：

200９年４月１３日

附件3
经营档案移交清单
序号
文件题名
件数
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

移交日期：
移 交 人：
接 受 人：

附件4
档案利用申请表
借阅人

借阅日期

档案名称

利用类型
查阅（ ） 借出（ ） 复制（ ）
借阅期限
临时（ ） 借（ ）个工作日 长期（ ）
备注

负责人（签字）：

档案利用申请表
借阅人

借阅日期

档案名称

利用类型
查阅（ ） 借出（ ） 复制（ ）
借阅期限
临时（ ） 借（ ）个工作日 长期（ ）
备注

负责人（签字）：

附件5
档案盒封面标签尺寸及式样

1．题名（合同名称）：

联通F-380相关文件
143mm

13mm

2．立卷部门：

47mm
13mm
工程部

3．起止日期：

47mm
13mm
09．3．1 - 09．4．10

附件6
档案盒脊背标签尺寸及式样
18mm
例1：20mm脊背式样：

玉泉加油站奥运标识
2008年
工程部
投标资料 （支出）

GCB08-01
2008年
工程部
合同
（收入）

玉泉加油站奥运标识

GCB-01
2008年工程部
竣工资料 （支出）

玉泉加油站奥运标识

GCB8-01
2008年
工程部
竣工资料 （收入）

玉泉加油站奥运标识

GCB08-01
36mm
146mm
30mm

例2：40mm脊背式样：

38mm

36mm

146mm

30mm

例3：60mm脊背式样：
58mm

36mm

146mm

30mm

经营档案归档内容

附件7
经营档案归档内容
序号

归档文件
归档部门
保存期限
一、人事行政类
1
文书资料

资料室
长期
2
涉外资料

资料室
长期
3
日常管理形成文件

资料室
永久
4
行政协调文件

资料室
长期
5
其他人事行政资料

资料室
长期
二、生产物采类

暂缺

三、工程合同类
1
合同

资料室
永久

a、工程承包合同

b、工程施工合同

2
投标资料

资料室
永久

a、投标函

b、法定代表人授权书

c、投标人基本情况声明

d、承诺书

e、公司资质证明文件

f、其它有关资料

3
竣工验收资料

资料室
永久

a、竣工验收单

b、竣工报告

c、竣工图纸

d、项目施工形成文件

e、工程项目监理文件

f、其它有关资料

四、市场营销类
1
订单

资料室
长期
2
验收单

资料室
长期
3
采购函

资料室
长期
4
其他相关资料

资料室
长期

具体不明

五、技术资料类
1
项目设计资料

资料室
永久
2
相关报刊杂志

资料室
长期
3
各类书籍、光盘

资料室
永久
4
其他有关技术文件

资料室

四、其它相关类
1
审批许可类

资料室
永久

公司各类许可证书电子文件

2
保密性文件

内部材料价格等