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会议管理制度及会议通知流程

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2020年4月19日
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会议管理制度及会议通知流程
第一条 实行例会制度。
需研究的事项根据所研究事项的轻重缓急在不同的例会上研究解决。除例会外，可不开的会议坚决不开，能电话、便函、传真、邮件等解决的问题决不用会议的形式解决。
集团公司的例会分以下几个层面进行：
（一）董事会例会
每季度末举行一次。梳理公司发展战略，重点研究解决集团公司重大项目的投资、融资等重大决策事项,跟进前一季度经营管理工作,盘点人力资产。
会议议题必须由办公室主任协调确定会议时间和内容，并提前一周通知董事会成员，会议时间一般不超过四个小时，每个董事发言必须有文字性材料且不超出10分钟，集团办公室主任列席会议。
（二）总裁常务会议
每月末召开一次。重点研究部署董事会决议精神，贯彻落实年会精神，跟进本月经营管理工作，研究新的经营决策方案，安排下一阶段工作，盘点人力资产。
会议时间一般不超过四个小时，参会人员为集团中高管以上人员及x大实体、x大中心、x大职能保障部门及xxx和工会负责人，为提高会议效率，要求各实业体系负责人的汇报不超过5分钟，各中心、各部门的汇报不超过3分钟。汇报重点一是近期重点工作的完成情况，二是存在问题，三是下一阶段工作计划，四是对公司的建议。
会前将发言稿传至集团办。会议原则上由总裁主持，如总裁有事不能主持，可委托常务副总主持召开。办公室主任提前一周协调会议时间和内容，提前安排会议。会议可经过视频召开。
（三）总裁办公会议
即时召开。重点研究决策临时性重要工作、突发事件等事宜，单独听取二三级公司负责人情况汇报。会议时间一般不超过两小时，参与人员为相关人员。
（四）绩效评估会议
每季度次月18日至20日召开。重点对上季度企业、事业部、部门工作完成情况进行考核评估。参加人员为集团公司绩效考评委员会成员。责任部门为集团人力资源部、总管理部。
（五）运营调度周会
每周一8：30点利用半小时时间召开，由分管常务的高管召开，x大中心、x大部门、xxx和工会两大致系主要负责人参加。异地可经过视频系统。
（六）晨会
x大实业体系、x大中心、x大部门、xx和工会每天早上要利用5——10分钟时间召开晨会，并由专人做好会议记录，每少开一次罚款1000元，如有特殊情况不能召开要以书面形式报分管常务的高管批准。
第二条 会议召集人必须在会前三天内将会议召集人、会议议题、会议要求、会议地点、会议召开时间等告知参会人员。
第三条 需临时召集的会议，由事项提出人提出会议召开时间、地点、参会人员和事项解决方案，并提前三小时将会议申请单报至集团公司办公室统一安排。
第四条 会议期间一般向参会人员分发日程安排，其它纸质文件、文件袋、笔记本、笔等不予发放。
第五条 参会人员交通费自理，集团公司不派车接送。如需派车接送，其费用按公司规定由乘车人自行结算。
第六条 会议期间食宿由集团公司统一安排，费用自理。
第七条 领导讲话在公司内部打印，不准在外进行胶印。
第八条 公司各类会议原则上应确定专人负责记录，除董事会和总裁办公会议以及临时会议决定的重要事项发会议纪要外，其余会议一律不发会议纪要。
第九条 所有与会人员不得缺席、迟到、早退，如有特殊情况，应及时向相关领导请假。
第十条 参会人员应将手机设置在无声或振动状态下。
第十一条 集团公司实施“无纸化”办公和“视频会议”系统工程，一些调度会议采取视频方式进行。

会议管理流程
按需或按时确定会议时间

收集会议材料，打印分发主要领导

办公室拟定会议议程，提交分管理领导审批

布置会场（条幅、桌签）

通知参会人，收集会议材料
安排住宿
交通事宜

会议服务（茶水、幻灯）

召开会议

会议记录

会议纪要整理、核阅

相关领导签发
会议纪要

督查、反馈