推动企业档案管理工作高质量发展的几点思考_黄素苗.pdf

2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S153兰台论坛Lantai BBS添更多的数据支撑，有效提升档案信息化建设的整体速度，为此后的档案管理工作增添适宜基础。此外，档案管控部门为全面实现电子档案管理的科学性，还依照此前档案管理的实际情况为该项数据信息搭建出适宜的信息数据库，在该项数据信息库中其能对多种版本与形式的档案开展保存工作，给此后工作人员的探索与研究打下坚实基础。值得一提的是，为促进电子档案管控记录的准确性，相关人员还需在该系统内设置必要的监控系统，即严格监督相关数据信息的具体记录过程，适时保证该类信息数据的完整性与精准度。（四）提升档案信息管控水准档案管理部门还需利用适宜的信息技术来适时强化调档案信息管控水准。相关人员应在日常工作中增加基础设施的投入力度。比如，相关部门要合理配备服务器、扫描仪、路由器与计算机等先进的基础设施，可依照该类器械的具体情况来选择此类设备，会给电子档案的管控工作带来更多便利。同时，在搭建与电子档案相关的信息管控系统中，在使用电子设备完成相关数据信息的录入后，可适时强化其对信息管理工作的重视度，透过适宜的整理与录入，有效增强其对数据信息的管理水平，利用该项方式还能及时缩减其整体的业务工作量。此外，在完成电子信息系统的科学设置后，相关人员还应为该电子档案进行精准分类，利用对应性权限的设置来有效改善档案内部信息的准确性，利用该项举措可有效增强电子档案管理的科学性、安全性，防止其出现信息数据篡改或丢失等不良现象。很多单位针对电子档案归档与档案信息化建设工作，虽然提出了一些总则、规程，但相关描述较为笼统，且对归档、日常管理过程中容易出现的很多微小问题缺乏了解、重视程度不足，导致问题频发。实际上，电子档案的归档及信息化建设工作在操作层面并没有较大的难度，只要重视细节问题，定期进行梳理并做好备份工作，电子档案归档和档案信息化建设质量便可维持在较高水平。参考文献 1 任晓怡.新时期电子档案管理在信息化建设中的运用分析 J.兰台内外,2021(27).2 古西敏.高校档案馆信息化建设路径探究以郑州轻工业大学档案馆为例 J.办公室业务,2021(17).责编：蒋立民 推动企业档案管理工作高质量发展的几点思考黄素苗（广西壮族自治区江滨医院，南宁 530022）摘要：本文以广西某公司为例，提出如何理解把握新修订档案法核心要义和精神实质，持续做好档案法制宣传教育，简要分析档案工作短板，探讨提出加快新时代企业档案管理工作高质量发展的对策。关键词：企业档案；高质量发展；有效路径大数据时代背景下，档案工作的对象、内容与环境发生了显著改变，急需对档案工作方法、模式与理念进行创新，展开全面的智能升级和数字转型。当前，社会公众越来越需要档案文化和档案信息，在此形势下，需要我们深入贯彻学习新档案法，促进档案开放利用，实现档案服务的高效性和优质性，从而推动企业档案管理工作高质量发展。一、企业档案管理存在的短板（一）企业发展与档案工作没有同步推进改革面对激烈的市场竞争，广西某公司积极改革体制、机制、机构，在稳中求进的工作总基调上保持不动摇，积极致力于提高发展质量与效益，以建设一流资本运营控股集团为目标，将公司打造成为在广西领先、中国西南地区和东盟具备一定影响力的2022 年 第 6 期黑龙江档案154兰台论坛Lantai BBS大型国有资本运营集团。在这个过程中，公司更多注重的是直观的经济效益，企业直接相关的部门或机构工作往往最被重视，公司对档案工作认识不足，重视支持不够，档案意识相对薄弱，未及时给予文件收集、利用和归档工作较多的关注。该公司成立初期没有档案机构，几年后才筹备组建档案室，在后来整理档案时发现先期的文件资料、技术资料出现流失现象。（二）档案管理人员业务素质未适应企业发展需要档案工作作为一项系统工程对专业性要求非常高，需要档案管理人员的服务意识较强、工作能力一定要熟练。负责管理档案的人员既要对档案相关理论做到烂熟于心，且对企业生产经营相关的技术知识也必须十分了解，如此方可有效应对各项工作。广西某公司虽然也有专职档案人员，但有些不是专业科班出生，没有较好地掌握档案知识，面对企业档案工作的发展需要，其素质往往无法与之较好地相适应。（三）企业档案的“主体”错位一个企业档案工作最为重点的一点就是档案的主体明确性。现阶段，企业尚不具备正确的档案主体观念，进而让整个企业档案工作水平均受到影响。企业片面认为企业档案的主体就是文书、人事档案，没有对真正有价值的档案引起重视，最终让企业档案的开发利用受到影响，阻碍了企业的良好发展。（四）档案管理信息化建设明显滞后随着“互联网+”发展，面对新出现的电子文件，很多企业采取回避措施，档案管理信息化经费投入不足、建设滞后。档案管理理念与模式依然固守传统，对电子文件视若罔闻，进而流失了许多档案资源，大量文件保存于业务部门，档案人员的整体素质也普遍不高，未开展科学的档案管理，导致档案长时间处于“游离”状态，企业“记忆”随时面临丢失。二、推动企业档案管理工作高质量发展的有效路径（一）牢牢把握企业档案工作的政治属性中国共产党是我们各项事业的领导核心。坚持党的领导、加强政治建设，是公司尤其是国有企业的“根”和“魂”。档案工作具有鲜明的政治属性，企业档案系统必须牢记“档案工作姓党”，以高度的政治自觉认真落实改革要求。党的十九大以来，党和国家加强了对档案工作的领导，推进了档案工作体制机制创新和职能转变，实行“局馆分设”。国企档案部门必须提高政治站位，积极适应国企提质增效、转型发展的形势，创新发展理念、管理模式和服务方式，认真把“为党管档、为国守史、为民服务”的职责落到实处，在档案工作中保持高度的政治自觉与强烈的政治责任。（二）着力营造档案法学习宣传浓厚氛围企业的档案管理部门要以颁布实施新档案法为契机，在本企业普法工作以及档案工作中，着重开展档案法的学习宣传和落实工作，大力普及宣传档案法。通过组织开展专题学习会、培训会、研讨会等形式，加深企业领导和员工对档案工作政治属性的认识，帮助所有人员深刻理解和认识档案工作，从而促进档案法治意识增强。同时，要运用多种多样的宣传手段，利用企业主办的抖音、微信公众号、期刊、报纸等平台和新媒体开设档案知识以及档案法专栏，帮助企业员工充分认识档案法，营造全员参与、掌握、遵守和运用的良好氛围。（三）坚持法治思维推动企业档案工作向纵深发展企业做好档案工作的一项前提条件，就是树立法制意识、坚持法治思维。一是在提高执法认识上下功夫。围绕档案法等国家法律法规，加大宣传力度，在学法知法的同时，更要懂法，对执法的严肃性予以明确，主动工作，从根本上解决档案工作可有可无的错误思想。二是在重视档案工作上下功夫。不论是在党和国家事业发展过程中，还是社会治理过程中，档案工作都是至关重要且不可或缺的，其具有记录历史、传承文明、服务社会的作用。企业推进与做好档案工作的一项前提条件就是企业领导与档案工作人员正确认识到档案工作的重要性。三是在档案制度建设上下功夫。在企业发展规划与年度计划中纳入档案工作，确保有专项资金用于档案工作，把各级领导档案工作责任制落到实处，打造一支专业的档案人员队伍，把“四同步”“三纳入”等制度真正在档案管理中贯彻执行，切实做到依法治档。（四）建立健全档案管理机制自实施档案法以来，档案工作逐步朝着法治建设的方向发展。要激活档案工作，对档案管理机制进行构建和完善是一大重大举措。第一，建立容错纠错机制。在工作中常出现时间紧、任务重的现象，如果严重指责工作态度积极、偶尔出错的员工，则会对员工的工作积极性造成极大影响。对科学的容错机制进行建立、对员工持有一颗宽容之心，才能将其参与档案工作的积极主动性充分调动起来。2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S155兰台论坛Lantai BBS要第一时间提醒和口头教育责任意识严重不足、经常出错的人员，以免影响今后的档案工作。第二，构建有效激励机制。企业内部缺乏动力是导致档案工作效率不高的一大主要原因，只有对有效的激励机制进行建立，立足于职工的角度，采用合理的精神和物质奖励机制以及考核机制，以此有效调动档案工作人员的积极主动。需要立足于档案法构建激励机制，加深对工作人员切身利益的需求的了解，同时展开科学分析，运用差异将立法促进档案工作效率提升。第三，完善学习培训机制。企业各级领导需要将相关培训工作切实做好，积极对新档案法进行宣传，一定要让所有员工充分了解新档案法，在企业内部营造一种浓厚的所有人员学习新档案法的氛围，为构建完善的档案管理机制创设良好的环境，助推档案工作的良好发展。（五）构建适应企业发展的档案管理模式新发展阶段，要贯彻落实国家推进“高质量发展”与“依法治国”的部署要求。档案作为各项管理活动最原始、最权威和最可靠的记录，是企业合规管理、依法经营的有效凭证，也是审计、巡视和巡察工作的重要依据。实践证明，加强企业管理与内部控制的一个有效抓手就是档案工作。通过加强档案管理，可以有效降低资金管理、承包商管理、物资采购、社会化服务、三重一大决策等各类管理风险，对提高企业合规管理水平，保障企业转型发展和长远发展意义重大。企业档案部门应设置在公司总部，作为独立的一级部门或最低不低于二级建制，保证档案管理部门的独立性，便于企业档案工作监督指导职能的发挥。要根据企业未来发展规模和档案数量，配备适量的档案专职人员，使档案部门人员力量与企业发展相适应。大力推行集约化专业化管理，推进信息化条件下档案资源共享，深化档案管理机制体制改革和提质增效，构建“一站式”管理和服务的新模式，变革企业发展历程中不符合行业特点管理模式，整体上解决馆库建设标准低、管理维护成本高、档案业务发展不平衡、档案资源开发利用不足的问题，着力提升企业档案工作集约化专业化管理水平。（六）加大企业档案管理信息化建设力度随着“互联网+”的兴起和持续扩容，极大改变了档案工作的内容、方法和手段，企业正经历着从档案资源分散保管到共享集中利用的变革过程。企业档案部门要紧跟业务领域信息化发展进程，加大业务类电子文件归档力度，针对业务系统产生的电子文件，加强归档管理，建设数据资源库，专门用于管理档案信息，以档案信息动态管理取代档案实体的静态管理。充分利用信息技术和数字档案资源优势，优化企业档案管理与服务流程，开发建设各类专业、专题档案数据库，在建设数字档案库方面加快速度，围绕信息化开展档案管理现代化建设，实现企业档案管理的转型升级。（七）立足企业主营业务提升档案工作水平企业档案部门要着眼于新形势新要求，以推进档案资源体系、安全体系和利用体系建设为主线，提升档案管理水平与服务能力。重点加强“三重一大”决策过程档案、对企业和个人维护合法权益的档案、重大活动、重点工程档案的管理，为依法治企提供参考和凭证。加强工程建设、物资采购、招投标等重点领域文件归档范围梳理、文件质量审核，通过加强档案管理促进公司管理水平的不断提高。真正把过去“重藏轻用”的现象有效改变，在企业发展大局中融入档案工作，以档案资源优势为基础，把档案工作为企业中心工作服务的切入点找准，创新思路和方法，突出质量和效益，深入挖掘和开发档案资源，为企业发展提供更高质量的档案服务，将档案工作的参与度不断提高，增大贡献率。（八）加强新时代档案人员队伍建设随着档案管理日趋信息化、智能化，建设一支业务精湛的专业化队伍，是适应档案工作发展形势和实现档案业务转型升级的关键。在档案队伍建设上，坚持“高素质、专业化”标准，着眼于新形势和档案工作专业性、技术性特点，选配具有一定专业基础和学习能力的人才充实到档案队伍，抓好档案队伍梯队建设。针对现有档案队伍的继续教育与岗位培训工作做好统筹协调，通过分类培训、多岗锻炼、对外交流等方式，进一步提升岗位人员的业务能力和素质。要完善考核激励措施，给档案人员创造肯干事、能干事、干成事的舞台，进一步拓展岗位交流和职级晋升通道，营造适合人才成长的良好环境，为档案事业发展奠定基础。参考文献 1 李卫东.浅谈新修订的档案法对基层档案事业高质量发展的现实意义 J.四川档案,2020(05).2 管先海.学习宣传贯彻落实新修订档案法J,2021(08).3 陈天爱.学习贯彻新修订的中华人民共和国档案法的思考 J.档案天地,2020(12).4 陆国强.为新时代档案事业高质量发展提供坚强法治保障 J.中国档案,2020(07).责编：蒋立民