浅谈如何做好事业单位文书档案管理工作_杨彬.pdf

2252023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE浅谈如何做好事业单位文书档案管理工作杨彬（信宜市教育局，广东 信宜 525300）摘要：随着时代的发展，传统文书档案管理模式已经无法满足当前档案管理需求，制约了档案管理质效的提升。据此，在新时代下，我们要瞄准自身战略发展目标，借助信息化的“东风”全面谋划，整体设计，通过想办法、想对策、找短板做好文书档案管理工作，提高档案管理质效，保障档案的真实性、全面性、规范性，切实发挥文书档案的利用效率。关键词：事业单位；文书档案；档案管理文书档案是事业单位重要的无形资产，详细真实地记载着事业单位党政活动和相关管理工作过程中的各种文件资料，记录着事业单位人员信息和单位发展历史。当前，我们已经迈入了信息时代，传统档案管理模式已经无法满足时代发展的需求。因此，新时代如何做好文书档案管理工作，提高档案管理质效，保障档案管理的规范性、完整性，为事业单位领导者提供科学的决策依据是至关重要的。一、做好事业单位文书档案管理工作的重要性（一）有助于提供具有法律效力的凭证作为事业单位管理中不可或缺的重要部分，文书档案管理工作涉及到方方面面，以文字的形式详细真实地记载了各项工作内容，是体现事业单位发展的重要载体。纵观当前传统档案管理模式已经无法满足文书档案管理的需求，多措并举，做好文书档案管理，为上级部门检查各项工作提供真实可靠信息和要具有法律效力的重要凭证。（二）有助于提升文书档案管理水平当前，我们已经迈入了“互联网+”时代，对于事业单位而言，文书档案管理模式发生了前所未有的变化。在信息技术的支撑下，有效收集、整理、存储文书档案信息，革新和优化文书档案管理模式，完善档案管理体系，保障档案的真实性、完整性、全面性以及规范性，提高档案管理质效，为事业单位领导者提供科学的决策，助力事业单位高质量内涵式发展。（三）有助于为社会提供检索服务在市场经济体制日益完善和发展的过程中，作为市场经济中的重要主体，事业单位在社会经济活动中占据着举足轻重的地位。事业单位文书档案详细地记录了各个分支部门、银行账户、法人代表等方面的信息，加强文书档案管理能合理利用这些档案资料，保障事业单位的行稳致远发展，还能全面发挥社会检索服务功能，为相关工作的开展提供科学的参考依据。二、当前事业单位文书档案管理存在的弊端（一）文书档案管理意识孱弱文书档案是事业单位的宝贵财富，是对国家档案的细节性补充。然而受多种因素的掣肘，有部分事业单档案管理者将工作中心放在经济工作方面，很大程度上忽视了文书档案的重要性，还有部分领导者片面地认为文书档案工作无法带来直接经济效益。因此，理应让于经济工作，导致文书档案边缘化。随着事业单位的日益发展，各种文件数量日益增多，文件内容划分越来越细致，制约了文书档案工作的有序开展。另外抓经济工作的时候，越来越多的事业单位未从思想意识层面认识到文书档案所面临的困境，未瞄准时代发展需求，未完善和优化管理体系，也未投入充足资金引入先进的档案管理设备，导致文书档案收集、归纳、整理、存储不够科学规范，经常出现信息数据不完整和失真的问题。（二）档案管理方式较为滞后 文书档案信息的完整性、真实性、及时性是保障文书档案价值的基础。提升文书档案利用效率离不开科学管理方式的支撑。然而受多种主观因素的影响，在当前的事业单位中文书档案管理具有一定的随意性，虽然有的部门坚持与时俱进引入了信息化、数字化管理设备，但是由于在具体的文书档案管理中，很多管理人员没有充分利用这些设备，使这些设备流于形式。还有部分档案管理者还在延续2262023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE传统档案管理模式，导致档案管理质效大大折扣。另外，在管理方面由于档案管理部门与各个部门缺乏交流和沟通，出现信息孤岛，导致档案管理质效低下，不仅人意。（三）档案管理制度有待完善文书档案管理工作是一项集技术性和专业性为一体的工作，要想顺利有序的开展文书档案管理工作，离不开健全的档案管理制度的支撑。纵观当前文书档案管理体系不够完善，缺乏相关配套设备，在很大程度上制约了文书档案管理工作井然有序的开展。尽管事业单位制定了一系列的管理制度，但是绝大多数制度都是围绕整体单位档案管理工作开展的，缺乏面向于各个部门配套的文书档案管理工作制度，因此，在具体的执行过程中相关工作无法落到实处，无法具体追溯到相关人头上，阻碍了文书档案管理工作有条不紊的开展，使文书档案管理工作质效大大折扣。（四）档案信息化建设亟待强化提升文书档案管理质效，加强档案信息化、数字化建设是“互联网+”时代的一个重要举措，纵观当前绝大多数事业单位都坚持与时俱进，引入了信息化设备，开展了电子化存储方式，同时并运用了数字化、信息化档案管理平台。然而在信息化管理过程中，还存在文书档案数据信息共享度不足或是数据录入不及时等问题，制约了信息化管理实效性的提升。另外部分事业单位虽然引入了信息化管理设备，但是没有定期做好设备的维护管理工作，容易出现设备问题而影响其他文书档案管理质效，不利于档案信息化建设水平的提升。此外，对于事业单位而言，传统文书档案管理工作主要以纸质档案为主，之后档案管理人员在利用扫描仪等设备将档案数字化录入到系统中，变成为电子档案进行存储和管理。立足于电子档案来说，在信息时代容易受到保密性和安全性的威胁，易造成档案信息的泄露，带来不可估量的影响，亟待不断优化和完善安全保护屏障。（五）档案管理人员素养有待提升档案管理人员素养的高低直接关系到文书档案管理质效，在新形势下对文书档案管理人员提出了越来越高的要求。一方面要具备扎实的档案管理理论知识、管理技能，另一方面还要求档案管理人员具备一定的信息素养和信息技术操作能力。然而有部分文书档案管理者是从其他部门借调过来的，尚未经过系统性的训练就上岗就业，缺乏档案管理意识，在工作中存在各种问题，加之信息技能有待加强，严重影响了文书档案管理质效的提升。三、加强事业单位文书档案管理的路径（一）加大档案工作宣传力度在事业单位的档案管理中，必须要适应现阶段的管理特点及趋势，注重深入地引导和宣传，不断增强事业单位管理人员文书档案管理意识和责任意识，时刻保持新时代背景下的“能力危机”，使之能够持续展现其专业性，适应信息化时代的档案管理要求，适合事业单位档案发展实际。与此同时，档案管理工作的宣传应当突出重点，深入强调文书档案管理的重要性，以寻求事业单位各业务部门的支持，确保在档案管理中的规范性和科学性，防止随意而为之的管理思维，保证档案信息采集与管理的质量。事业单位管理决策者，同样应当树立档案管理意识，明确当前档案管理的目标、内容及流程，制定相应的管理方法及机制，确保“一杆到底”抓管理、“专心致志”强能力，始终将事业单位档案管理纳入议事范畴，保证文书档案管理工作能够坚持常态化、规范化和制度化，切实保证档案管理的质量，挖掘档案管理的价值，为事业单位的持续发展提供支撑。（二）完善文书档案管理制度在实践中，档案管理人员应当明确文书档案管理的目标和要求，在实际工作中严格落实工作准则，并在此过程中不断地发现问题、分析问题和解决问题，制定更为完善的文书档案管理机制，使事业单位文书档案管理更加规范和具体。一方面，要抓管理机制的完善，包括档案采集制度、档案责任制度、档案使用制度、档案销毁制度等，并将相关的法规制度引入具体的实践，保证文书档案管理的科学性，最大程度地彰显文书档案的管理价值。另一方面，需要加强各项制度的落实，由事业单位建立相应的考核评价制度，针对文书档案管理的过程进行审核，及时查找管理过程中的薄弱环节，强化档案管理部门及人员的管理责任，确保能够严格遵循相关的制度加以落实，竭力提升文书档案管理的全面化和专业化，并结合事业单位的实际及管理形势，给予相应的指导和规范，避免因内部因素而导致的管理失范问题，真正将文书档案管理制度纳入常态化管理之中，增强事业单位的全面管理能力。（三）提高档案管理信息化水平在信息时代背景下，档案管理信息化已经成为共识，事业单位更应将信息化技术引入档案管理之中。通过转变传统的人工管理方式，全面提升文书档案管理的质量和效率适应时代的变革与满足档案2272023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE管理需求。具体而言，事业单位在文书档案的管理中，必须要强化信息化转型，利用网络信息技术做好档案采集、传输、处理及归档等工作，深化档案信息管理系统的应用，并建立相应的网络拓展端口，使文书档案管理逐步由纸质档案转化为电子档案，增强文书档案的管理能力。比如，针对事业单位的业务系统进行整合，建立档案管理入手，便于各业务部门上传档案信息，实现档案信息采集渠道的拓展，体现出新时代文书档案管理的即时性特征。此外，专业的档案管理人员则应落实好相关档案的整理，明确文书档案采集的范围和要求，通过收集、编辑、存储、调用等做好归档，形成井然有序的电子档案，以便后续的使用及管理。此外，事业单位应高度关注档案管理发展趋势，采取“走出去、引进来”的策略，及时对档案信息化水平实施革新，借鉴相关的成功应用经验，做好与自身信息化需求的匹配，进一步完善信息化技术的应用，逐步打造出更具特色的文书档案管理模式，为事业单位文书档案管理效率的提升奠定基础。（四）发挥好档案管理系统优势文书档案管理系统的应用，颠覆了传统的管理模式，给事业单位的文书档案管理带来全新变革。在全新的时代背景下，事业单位所涉及的业务范畴越来越大，所形成的档案信息资源也成倍增加，如果无法突破传统的管理模式，势必难以满足文书档案管理的诉求。据此，在事业单位文书档案的管理中，必须要在文书档案管理中实现系统的深度应用，借助信息技术的固有优势，转变思维、提升能力、强化质量，推动文书档案管理模式的变革。首先，应完善档案管理系统的软硬件建设，突出管理的针对性，关注文书档案管理系统的应用，积极落实好系统的升级、维护及使用培训，加强档案管理数据库建设，如选择先进的数据库服务器，加强数据库的结构设计，落实好相应的维护开发职能，为档案管理提供优质的服务。其次，提升文书档案管理的安全性，根据现阶段网络信息安全威胁，认识到档案信息资源安全的重要性，切实利用技术手段提升其安全系数，保证事业单位档案信息资源的安全性和完整性，如利用网络隔离、安全预警、信息加密等技术，形成有效的安全防护体系，同时要做好文书档案信息的备份工作，避免特殊情况的产生，最大限度发挥出文书档案管理优势。最后，逐步提升文书档案系统应用水平，突出文书档案的信息化管理特点，创设出良好的档案信息资源管理环境，明确文书档案信息的生成、录入、存储和销毁流程，实现全过程的管理系统处理，简化档案管理的冗余方式，提升档案管理的整体效率。（五）加强档案管理队伍建设档案管理对于事业单位的发展而言极为重要，因此文书档案管理质量的优劣，所反映的也是事业单位的建设水平。而要想从根本上提升其管理的质量和效率，无疑需要突出“以人为本”的思维，即从文书档案管理的队伍入手，通过文书档案管理队伍专业性的提升，适应现阶段的文书档案管理特点。通常而言，事业单位文书档案管理是以人为主体，档案管理人员的意识、能力及思维，均决定着文书档案管理创新的成败。在实践环节，事业单位应当抓好档案管理队伍的优化，突出人才管理优势，不断通过专业化培训，增强档案管理队伍的能力和水平，从源头上解决制约文书档案管理高质量发展的问题，逐步形成由传统向创新的转换。一方面，事业单位应强化文书档案管理人才的甄选，建立相应的招聘及培养机制，在人员的构成和设置上进行优化，选择具备技术基础的人员，或者选择经过专业化培训的人员，并且适当提升文书档案管理人员的待遇，在管理中则需要积极落实责任制，加强在实际工作环节的监督和指导，建立切实实际的评价考核标准，保持档案管理工作的正规化。另一方面，事业单位要建立可持续的培训机制，利用自主学习、参观见学、专业培训等方式，逐步提升文书档案管理队伍的质量，竭力培养符合未来档案发展方向的专业性人才，真正从根本上解决文书档案管理问题，打造高素质档案管理团队。随着事业单位的快速发展，文书档案管理的重要性不言而喻，尤其是面对新形势下的发展要求，更应当突出档案管理模式的变革，也逐步适应时代的变迁。因此，事业单位在实践中必须要把握核心，始终致力于文书档案管理的优化，做到强化宣传、完善制度、信息转型、创新应用及建强队伍，逐步引领文书档案管理的转型升级，将事业单位文书档案管理推向深入，适应时代所提出的发展要求。参考文献 1 钟思铭.探究新形势下事业单位文书档案管理的优化措施 J.卷宗,2019(27).2 白晓红.基于新形势下事业单位文书档案管理工作探究 J.卷宗,2019(13).责编：陈頔