集团帐款管理制度草案.doc

集团账款管理制度（草案）集团十一月说 明1、 账款管理是财务管理活动中一项重要的管理内容。2、 集团现在发生的账款业务不是很多，实行本制度的时机尚不成熟。3、 但随着业务的发展壮大，赊销业务及信用政策的开展，账款管理作为一项必不可少的管理活动势必会提到日程上来。因此，建议将本制度作为储备制度，在适当的时候予以施行。4、 本制度中所列数字为征询公司建议数据，在具体执行中可视公司的实际情况进行调整。目 录第一章 会计员账款回收考核办法1第二章 业务员收款守则2第三章 应收账款及应收票据管理办法6第四章 问题账款管理办法8第五章 呆账管理办法11第六章 附则15附件：应收账款管理表格16第一章 会计员账款回收考核办法第一条 为激励各事业部（子公司）会计人员，努力协助业务代表催收账款，以加速账款回收，并借以评核其账款作业绩效，特制定本办法。第二条 事业部（子公司）会计人员应依应收账款管理办法的规定，切实执行账款作业，以使该事业部（子公司）每月的应收账款比率（月底应收账款余额当月份的销货净额）保持在30%以下，且无逾期账款的记录。并应逐月或每季提供事业部（子公司）主管有关各业务代表未收款情况的资料，以保证各笔账款的安全。第三条 凡各事业部（子公司）完毕月份业绩目的，而其当月底的应收账款比率在20%以下者，该事业部（子公司）会计员应予奖励如下： （一）月底应收账款比率10%以下者，奖金300元； （二）月底应收账款比率15%以下者，奖金200元； （三）月底应收账款比率20%以下者，奖金100元。第四条 事业部（子公司）会计员因努力协助催收应收账款，而使该单位应收账款比率连续3个月维持30%以下者，一律另予嘉奖一次。反之，若因账款控制不佳，致账款比率连续两个月超过以上者，则应予严重警告一次的连带处分。第五条 合乎第三 、第四条规定的事业部（子公司），当月底止或第3个月底止的逾期账在5笔以上，或其逾期账款总额在人民币5万元以上者，该事业部（子公司）会计人员不予奖励 。但逾期账经事先以书面呈报副总经理以上主管核准者，应不列入计算。第六条 收回的票据，票期逾应收票据管理办法的票面金额视为未收款。第二章 业务员收款守则（一）账单分发第一条 财务部账款管理人员依业务员类别整理账单，定期汇集编制账单清表一式三份，将账单清表二份连同账单交业务人员签收。第二条 业务人员收到账单清表时，一份自行留存，另一份应尽速签还财务部账款管理人员，如发现有不属自身的账单，应立即返回。第三条 客户规定寄存账单时，应填写“寄存账单证明单”一份，详列笔数金额等交由客户签认，收款时才交还予客户。如因寄存账单未取得客户签认致不能收款时，由业务人员负责补偿。第四条 业务人员收到账单后，于访问时如未能立即收款，则应取得客户于账单上的签认，若未能取得客户的签认，则应尽速于发货日起3个月内，执凭收款。逾期不办以致无法收取货款时，由业务人员负责补偿。（二）收款解决程序第五条 业务人员于每日收到货款后，应于当天填写收款日报表，一式四份一份自留，三份交财务部出纳人员。第六条 属于本市的直接将钞票或支票连同收款日报表第一、第二、第三联亲自交出纳并取得签认。第七条 外埠地区的应将钞票部分填写XX银行送款单或邮政划拨储金告知单，存入附近XX银行分行或邮局。次日上午将支票，XX银行送款单存根或邮政划拨单存根，用回形针别于收款日报表第一、第二、第三联，以挂号寄交财务部出纳人员。业务人员应将挂号收执贴于自存的收款日报表左下角备查。（三）收款记录的填写第一栏：客户号码。第二栏：客户名称。第三栏：填发票附单号码，若系自己先行开发票且尚未打出发票附单而已经收款者，请填写发票号码，若系收回退票款项时，请填写“退票告知书”的编号。 账单开立日期； 销货金额。第四栏：收款金额； 所收钞票金额； 票据； 所收票据金额； 所收票据的兑现日期；所收票据兑付机关名称地点；支票上的银行账号。*注：如因附单号码及客户号码缺填或误填，以至冲不到账，无法找出应有的销货日期以计算成绩时，不予计算收款成绩。（四）收款票期规定第八条 依客户的区别规定如下： 1直接客户。以货到收款为条件者，由送货员收取钞票。签收的客户，则为销货日起1个月内的支票或钞票； 2一般客户。自销货日期起3个月内的票期。第九条 收款票期超过公司的规定期，依下列方式计算收款成绩。 1超过 130天时，扣该票金额 20%的成绩。 2超过3160天时，扣该票金额40的金额。 3超过6190天时，扣该票金额60%的成绩。 4超过91120天时，扣该票金额80的成绩。 5超过121天以上时，扣该票金额100的成绩。（五）收取票据须知第十条 法定支票记载的金额、发票人图章、发票年月日、付款地，均应齐全，大写金额绝对不可更改，否则盖章仍属无效，其他有更改之处，务必加盖负责人印章。第十一条 支票的昂首清写上“XX股份有限公司”全称。第十二条 跨年度时，日期易生笔误，应特别注意。第十三条 笔迹模糊不清时，应予退回重新开立。第十四条 收取客票时，应请客户背书，并且写上“背书人XX股份有限公司”，千万不可代客户署名背书。第十五条 “严禁背书转让”字样的客票，一律不予收取。第十六条 收取客户客票大于应收账款时，不应以钞票或其他客户的款项找钱，应依下列方式解决。 1支票到期后，由公司以钞票找还。 2. 另行订购抵账，或抵交未付账款中的一部分。（六）退票的解决第十七条 “退票告知书”由财务部填发，业务人员收到后应先行核对并于3日内将回执联填妥交回财务部。第十八条 业务人员收到退票告知书后应于15日内前往洽收，并将结果填写“退票洽收报告”交回财务部，否则若发生问题，概由业务人员负责，如因未能如期洽收，应先告知财务部并说明拟往洽收的日期，以保证时效，维护公司的权益。第十九条 退票洽收若系换票，新开的票期不得超过退票告知书填发日期 45天，否则计算收款成绩时，扣减该票金额的 80，超过万元则扣减100。（七）问题客户的解决第二十条 业务人员于访问客户或退票洽收时，如发现客户有异常现象时，应填写“问题客户报告单”，并建议应采用的措施，或视情况填写“坏账申请书”呈请批准，由财务部账款管理人员追踪解决。第二十一条 业务人员因疏于访问，未能明了客户的情况变化，并填写“问题客户报告单”告知公司，致公司蒙受损失时，业务人员应负责补偿该项损失25以上的金额。（注：疏于访问意味着未依公司规定的次数，按期访问客户者。）第二十二条 为掌握公司全体客户的信用状况及来往情况，业务人员对于所有的逾期应收账款，均应将未收款的理由，具体陈述于账龄分析表的备注栏上，以供公司参考，否则此类账款将来因故无法收回形成呆账时，业务人员应负责补偿25以上的金额。（八）坏账的解决第二十三条 “坏账申请书”填写一式三份，有关客户的名称、号码、负责人姓名、营业地址、电话号码等，均应一填写清楚，并将申请理由的事实，收回的也许性等，作简明扼要的叙述，经业务部门及经理批准后，连同账单或票据转交信用科解决。第二十四条 坏账发生的金额，于当月份计算业务人员销售成绩时，应先予扣减坏账金额的300。（九）账单的移交及对账第二十五条 账单移交时，应填写“账款移交清表”一式四份，移交人、接受人及核对人均应署名以示负责，其中二份交财务部，接受人接交时，除核对账单金额外，并应注意是否通过客户签认，账单千万不可私下移交。第二十六条 财务部应随意对客户办理通讯或实地对账，以拟定业务人员手中账单的真实性。第二十七条 财务部应定期3个月一次核对业务人员手中的账单，或于特殊目的下不定期抽查业务人员手中账单。第二十八条 业务部主管及主任应随时核对业务人员手中的账单，并负督促收款工作及催收的责任。（十）严禁事项对账的结果，如发现有下列情况者，除限令业务人员于1周内予以补正外，并依公司的规定处分。 1收款不报或积压收款； 2退货不报或积压退货； 3转售不依规定或转售图利。第三章 应收账款及应收票据管理办法第一条 为保证公司权益，减少坏账损失，特制定本办法，以资遵行。第二条 各营业部门应详实办妥客户征信调查，并随时侦察客户信用的变化（可运用机会通过A客户调查B客户的信用情况）签注于征信调查表相关栏内。第三条 营业部门，最迟应于出货日起60日内收款。如超过期限者，财务部就其未收款项具体列表，告知各营业部门主管，转为呆账，并自奖金中扣除。嗣后收回票据时，再行冲回。第四条 营业部门所收票据，自销售日起算，至票据兑现日止，以120天为限。如超过期限者，财务部即依查得资料，就其超限部分的票据所编列明细表，告知营业部门加收利息费用，利息概以月息2计算。第五条 赊销货品收受支票时，应注意下列事项：（一） 注意发票人有无权限签发支票； （二）非该商号或本人签发的支票，应规定交付支票人背书；（三）注意查明支票有效的绝对必要记载事项，如文字、金额、到期日、发票人盖章等等是否齐全；（四）注意所收支票账号号码愈少表达与该银行往来期愈长，信用较为可靠（可直接向银行查明或请财务科协办）；（五）注意所收支票账户与银行往来的期间、金额、退票记录情况（可直接向付款银行查明或请财务科协办）；（六）支票上文字有无涂改、涂销或更改；（七）注意支票记载何处不能修改（如大写金额），可更改者是否于更改处加盖原印鉴；（八）注意支票上的文字记载（如严禁背书转让字样）；（九）注意支票是否已逾到期日1年（逾期1年失效），如有背书人，应注意支票提醒日期，是否超过第六条的规定；（十）尽量运用机会通过A客户注意B客户支票（或客票）信用。第六条 本公司收受的支票提醒付款期限，至迟应于到期日后6日内予以解决。第七条 所收支票已缴交者，如退票或因客户存款局限性，或其他因素，规定退回兑现或换票时，营业单位应填具票据撤回申请书，经部门主管签准后，送财务部办理，营业部门取回原支票后，必须先向客户取得相称于原支票金额的钞票或担保品，或新开支票，始将原支票交付，但仍须依上列规定办理。第八条 应收账款发生折让时，应填具折让证明单，其折让部分，应设销货折让科目表达，不得直接从销货收入项下减除。第九条 财务部接到银行告知客户退票时，应即转告营业部门，营业部门对于退票，无法换回钞票或新票时，应即寄发存证信函，告知发票人及背书人，并迅速拟定善策进行解决。第十条 营业部门对退票申诉案件送请财务科办理时，应提供下列资料：（一）发票人及背书人户籍所在地（先以电话告知财务科）；（二）发票人及背书人财产（土地应注明所有权人、地段、地号、面积、持分、设定抵押）。建物（土地改良物）应注明所有权人、建号、建坪持分、设定抵押。其他财产应注明名称、存放地点、现值等；（三）其他投资事项 。第十一条 上述债权拟定无法收回时，应专案列送财务部，并附税务机关认可的合法凭证（如法院裁定书 、本地派出所证明文献 、或邮政信函等）呈总经理核准后，方可冲销应收账款。第十二条 依法申诉而无法收回债权部分，应取得法院债权凭证，交财务部列册保管，倘事后发现债务人（利益偿还请求权，时效为2023内）有偿债能力时，应依上列有关规定申请法院执行。第十三条 本公司营业人员不依本办法的各项规定办理或有勾结行为，致使本公司权益蒙受损失者，依人事管理规则论处，情节重大者应移交法办。第十四条 本办法经呈准后公布实行，修订时亦同。第四章 问题账款管理办法第一条 为妥善解决“问题账款”，争取时效，维护本公司与营业人员的权益，特制定本办法。第二条 本办法所称的“问题账款”，系指本公司营业人员于销货过程中所发生被骗、被倒账、收回票据无法如期兑现或部分货款未能如期收回等情况的案件。第三条 因销货而发生的应收账款，自发票开立之日起，逾2个月尚未收回，亦未按公司规定办理销货退回者，视同“问题账款”。但情况特殊经呈报总经理特准者，不在此限。第四条 “问题账款”发生后，该单位应于2日内，据实填妥“问题账款报告书”，并检附有关证据、资料等，依序呈请单位主管查证并签注意见后，转请保卫科协助解决。第五条 前条报告书上的基本资料栏，由单位会计员填写，通过情况、解决意见及附件明细等栏，由营业人员填写 。第六条 保卫部应于收到报告书后2日内，与经办人及单位主管协商，了解情况后拟订解决办法，呈请总经理批示，并即协助经办人解决。第七条 经指示后的报告书，保卫部应即复印一份告知财务部备案，如为尚未开立发票的“问题账款”，则应另复印一份告知财务部备案。第八条 经办人填写报告书，应注意：（一）务必亲自据实填写，不得漏掉；（二）发生因素栏如勾填“其他”时，应在括弧内简略注明因素；（三）通过情况栏应从与客户接洽时，依时间的先后，逐个写明至填报日期止的所有通过情况。本栏空白若不够填写，可另加白纸填写；（四）解决意见栏乃供经办人自己拟具补偿意见之用，如有需公司协助者，亦请在本栏内填明。第九条 报告书本依第八条规定填写者，保卫部应退回经办人，请其于收到原报告书2天内重新填写提出 。第十条 “问题账款”发生后，经办人未依规定期限提出报告书，请求协助解决者，保卫部可不予受理。逾15天仍未提出者，该“问题账款”应由经办人负全额补偿责任。第十一条 会计员未积极填写报告书的基本资料，或单位主管疏于督促经办人于规定期限内填妥并提出报告书，致经办人应负全额补偿责任时，该单位主管或会计员应连带受行政处分。第十二条 “问题账款”解决期间，经办人及其单位主管应与保卫部充足合作，必要时，保卫部可借阅有关单位的账册、资料，并应请求有关单位主管或人员配合查证，该单位主管或人员不得拒绝或借故推拖。第十三条 保卫部协助营业单位解决的“问题账款”，自该“问题账款”发生之日起40天内，尚未能解决完毕，除情况特殊经报请总经理核准延或补偿者外，财务部应依第十四条的规定，签拟经办人应补偿的金额及偿付方式，呈请总经理核定。第十四条 各员销售时，应负责收回所有货款，遇倒账或收回票据未能如期兑现时，经办人应负责补偿售价或损失的50（所售对象为私人时，经办人员应负补偿售价或损失的100）。但收回的票据，若非统一发票昂首客户正式背书，因而未能如期兑现或交货尚未收回货款，而不按公司规定作业，手续不全者其经办人应负责补偿售价或损失80 。产品遗失时，经办人应负责补偿底价100（以上所称的售价如高于底价时，以底价计算）。上述补偿应于发生后即行签报，若经办人于事后追回产品或货款时，应悉数缴回公司，再由公司就其原先补偿的金额依比例发还。第十五条 本办法各条文中所称“问题账款”发生之日，如为票据未能兑现，系指第一次收回票据的到期日，如为被骗，则为被骗的当天，此外的因素，则为该笔交易发票开立之日起算第60天。第十六条 经核定由经办人先行补偿的“问题账款”，保卫部仍应寻求一切也许的途径继续解决。若事后追回产品或贷款时，应告知财务部于追回之日起4天内，依比率一次退还原经办人。第十七条 保卫部对“问题账款”的受理，以报告书的收受为依据，如情况紧急时，应由经办人先以口头提请保卫科解决，但经办人应于次日补具报告书。第十八条 经办人未据实填写报告书，以致妨碍“问题账款”的解决者，除应负全额补偿责任外，保卫部并可视情节轻重签请惩处。第十九条 本办法经总经理核准后公布实行，修正时亦同。第五章 呆账管理办法第一条 本公司为解决呆账，保证公司在法律上的各项权益，特制定本办法。第二条 各事业部（子公司）应对所有客户建立“客户信用卡”，并由业务代表依照过去半年内的销售实绩及信用的判断，拟定其信用限额（若有设立抵押的客户，以其抵押标的担保值为信用限额），经主管核准后，应转交会计人员善加保管，并填记于该客户的应收账款明细账中。第三条 信用限额系指公司可赊销某客户的最高限额，即指客户的未到期票据及应收账款总和的最高极限。任何客户的未到期票款，不得超过信用限额，否则应由业务代表及业务主管、会计人员负责，并负所发生呆账的补偿责任。第四条 为适应市场，并配合客户的营业消长，每年分两次，可由业务代表呈请调整客户的信用限额，第一次为6月30日，第二次为12月31日，核定方式如第二条。事业部（子公司）主管视客户的临时变化，应规定业务代表随时调整各客户的信用限额，但若因主管规定业务代表提高某客户信用限额所遭致的呆账，其较本来核定为高的部分全数由主管负责补偿。第五条 业务代表所收受支票的发票人非客户本人时，应交客户以店章及署名背书，经事业部（子公司）主管核阅后缴交出纳，若因疏忽所遭致的损失，则应由业务代表及事业部（子公司）主管各负一半的补偿责任。第六条 各种票据应按记载日期提醒，不得因客户的规定不为或迟延提醒，但经事业部（子公司）主管核准者不在此限。催讨换延票时，原票尽也许留待新票兑现后再返还票主。第七条 业务代表不得以其本人的支票或代换其他支票充缴货款，如经发现，除应负责该支票兑现的责任外，以侵占货款依法追究其责任。第八条 事业部（子公司）收到退票资料后，倘所退支票为客户本人所属发票人时，则事业部（子公司）主管应即督促业务代表于1周内收回票款。倘所退支票有背书人时，应即填写支票退票告知单，一联送背书人，一联存查，并进行催讨工作，若因延误所导致的损失，概由事业部（子公司）主管及业务代表共同负责。第九条 各事业部（子公司）对催收票款的解决，在1个月内经催告仍无法达成催收目的，其金额在2万元以上者，应即将该案移送保卫部依法追诉。第十条 催收或经诉讼案件，有部分或所有票款未能收回者，应取具检察机关证明、邮局存证信函及债权凭证、法院和解笔录、申请调解的裁决凭证、破产宣告裁定等，其中的任何一种证件，送财务部作冲账准备。第十一条 没有核定信用限额或超过信用限额的销售而遭致呆账，其无信用限额的交易金额，由业务代表负全数补偿责任。而超过信用限额部分，若经会计或主管阻止者，全数由业务代表负责补偿，若会计或主管未加阻止者，则业务代表补偿80，会计及主管各补偿10。若超过信用限额达20以上的呆账，除由业务代表负责补偿外，事业部（子公司）主管则视情节轻重予以惩处。第十二条 业务代表应防止而未防止或有勾结行为者，以及没有合法营业场合或虚设行号的客户，不管信用限额为多少，全数由业务代表负补偿责任。送货签单因归罪于业务代表的疏忽而遗失，以致货款无法回收者亦同。第十三条 设立未满半年的客户，其信用限额不得超过人民币2万元，如违反规定而发生呆账，由业务代表负责补偿全额。第十四条 各事业部（子公司）业务主管、业务代表于其所负责的销售区域内，允许呆账率（即实际发生呆账金额除以全年销售净额的比率）设定为全年的5。第十五条 各事业部（子公司）业务主管、业务代表其每年发生的呆账率超过允许呆账率的惩处如下：（一）超过 5，未满 6者，警告一次，减发年终奖金10；（二）超过 6，未满 8，严重警告一次，减发年终奖金20；（三）超过 8，未满10，小过一次，减发年终奖金30；（四）超过10，未满12，小过二次，减发年终奖金40；（五）超过12，未满15，大过一次，减发年终奖金50。（六）超过15以上，即行调职，不发年终奖金。 若半途离职，于其任期内的呆账率达成上述的各项限度时，减发奖金的比例，以离职金计算。第十六条 各事业部（子公司）业务主管，业务代表其每年发生的呆账率低于5时的奖励如下：（一）低于5 （不涉及5），高于4（涉及4），嘉奖一次，加发年终奖金10；（二）低于4，高于3，嘉奖二次，加发年终奖金 20；（三）低于3，高于2，小功一次，加发年终奖金 30；（四）低于2，高于1，小功二次，加发年终奖金40；（五）低于1，大功一次，加发年终奖金 50。 若半途离职，不予计算奖金。第十七条 各事业部（子公司）业务主管、业务代表以外人员的奖励，以该公司每年所发生的呆账率，低于允许呆账率时实行。内容如下：（一）低于5 （不涉及5），高于4 （涉及4），每人加发年终奖金5；（二）低于4，高于3，每人加发年终奖金10；（三）低于3，高于2，每人加发年终奖金15；（四）低于2，高于1，每人加发年终奖金20；（五）低于1，每人加发年终奖金25。第十八条 事业部（子公司）因呆账催讨回收的票款，可作为其发生呆账金额的减项。第十九条 保卫部依第九条接受办理的呆账，依法催讨收回的票款减除诉讼过程的一切费用的余额，其承办人员可获得如下的奖金：（一）在受理后6个月内催讨收回者，获得20的奖金；（二）在受理后1年内催讨收回者，获得10的奖金第二十条 依第十一条已提列环账损失或已从呆账准备冲转的呆账，业务人员及稽核人员仍应视其必要性继续催收，其收回的票款，由催收回者获得30奖金。第二十一条 本办法的呆账补偿款项，均在该负责人员的薪金中，自拟定月份开始，逐月扣赔，每月的扣赔金额，由其主管签呈核准的金额为准。第六章 附则第二十二条 本规则经总裁办公会通过颁布实行，修改时由财务总监提出，总裁批准。第二十三条 本规则由总部财务部负责解释说明。附件：应收账款管理表格应收账款分析表月 份销售额累计销售额未收账款应收票据累计票据未贴钞票额兑款金额累计金额退票金额坏帐金额1月2月分析