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帐款管理制度
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帐款管理制度
一、 直线单位会计员帐款作业绩效评核办法
第一条 为激励营业单位会计员努力协助营业人员催收帐款, 以加速帐款回收, 并借以评其帐款作业绩效, 特订定本办法。
第二条 营业单位会计员应依帐款管理办法的规定, 切实执行帐款作业, 俾使该营业单位每月的应收帐款比率保持在30%以下, 且无逾期帐款的记录, 并应逐日或每周提供单位主管有关各员未收款情况的资料, 确保各笔帐款的安全。
第三条 由各营业单位达成月份业绩目标, 而其当月底的应收帐款比率
(月底未收款余额)在20%以下者, 该单位会计员应予奖励如表5.3.1:
当月份的销货净额
表5.3.1
月底应收款比率
会计员奖金
10%以下者
500
15%以下者
300
20%以下者
200
第四条 营业单位会计员因努力协助催收帐款, 而使该单位应收款比率连续3个月维持在30%以下者, 一律另予嘉奖一次, 反之若因帐款控制不佳, 致帐款比率连续2个月超过50%以上者, 则应予申诫一次连带处分。
第五条 凡合乎前2条规定的营业单位, 当月底止或第3个月底止的逾期帐款在5笔以上或其逾期帐款总额在5万元以上者, 该单位会计员不予奖励, 但逾期帐款经事先以书面呈报执行副总经理核准者, 不得列入计算。
第六条 凡收回的支票, 票期逾授权期限而未经请示核准者, 该支票的票面金额视为未收款。
第七条 本办法由财务部呈总经理核准后公布实施, 修订时同此。
二、 收款须知
□ 账单的分发
1.储运部管制组依业务人员Zone整理账单, 定期汇集编制账单清表一式三份, 将账单清表二份连同账单寄交业务人员签收。
2.业务人员收到帐单清表时, 一份自行留存, 另一份应迅速签还储运部管制组, 如发现有不属本身的账单, 应立即以挂号寄回。
3.客户要求寄存账单时, 应填写”寄存账单证明单”一份, 详列笔数金额等交由客户签认, 收款时才交还予客户, 如因寄存账单未取得客户签认致不能收款时, 由业务人员负责赔偿。
4.收到公司寄来的账单后, 于访问时如未能立即收款, 则应取得客户对账单的签认, 若未能取得客户的签认, 则应迅速于寄发日起3个月内向储运部申请取得邮局包裹追踪执据, 俾凭收款, 否则逾期不办致无法收取货款时, 由业务人员负责赔偿。
□ 收款的处理程序
1.业务人员于每日收到货款时应于当日填写Collection Report一式四份(一份自留, 三份寄交公司会计部出纳科)。
2.市内者直接将现金或支票连同Collection Report第一、 二、 三联亲交出纳并取得签认。
3.外埠地区者应将现金部分填写后将送款单或邮政划拨储金通知单存入附近银行分行或邮局。
次日上午将支票, 银行送款存根或邮政划拨单存根用回纹针别于Collection Report第一、 二、 三联, 以挂号寄交会计部出纳科。
业务人员应将挂号收执贴于自存的Collection Report左下角备查。
□ Collection Report的填写。
第一栏: Customer No客户号码。
第二栏: Customer Name客户名称
第三栏: Invoice No填发票附单号码, 若系自己先行开发票且尚未打出发票附单而已经收款者, 请填写发票号码, 若系收回退票款项时, 请填写”退票通知书”的编号。
Date 账单开立日期
Amount 销货金额
第四栏: Amount Collected 收款金额
Cash所收现金金额
Check 票据
Amount 所收票据金额
Mat·Date 所收票据的兑现日期
(3)Sort 所收票据出票人为客户本人者填”S”, 属客票者填”T”。
Bank Name所收票据兑付机关名称地点。
Bank A/C No 支票上的银行帐号。
※注: 如因附单号码及客户号码缺填或误填, 以至冲不到账, 无法找出应有的销货日期以计算成绩时, 不予计算收款成绩。
□ 收款票期的规定
1.依产品各类及客户的区别规定如下:
(1)AM
专卖店: 自销货日期起4个月内的票期。
超市: 自销货日期起5个月内的票期。
(2)BS
直接客户: 以货到收款为条件者, 由送货员收取现金, 签收的客户则为销货日期一个月内的支票或现金。
直销点: 自销货日期起2个月内的票期。
一般商店: 自销货日期起2个月内的票期。
(3)CF
直销点: 自销货日期起2个月内的票期。
一般商店: 自销货日期起3个月内的票期。
2.收款票期超过公司的规定时, 依下列方式计算收款成绩。
(1)AM
超过1-30天时, 扣该票金额20%的成绩。
超过31-60天时, 扣该票金额40%的成绩。
超过61-90天时, 扣该票金额60%的成绩。
超过91-120天时, 扣该票金额80的成绩。
超过121天以上时, 扣该票金额100%的成绩。
(2)BS
超过1-30天时, 扣该票金额20%的成绩。
超过31-60天时, 扣该票金额40%的成绩。
超过61-90天时, 扣该票金额70%的成绩。
超过91天以上时, 扣该票金额100%的成绩。
(3)CF
超过1-30天时, 扣该票金额20%的成绩。
超过31-60天时, 扣该票金额40%成绩。
超过61-90天时, 扣该票金额80%的成绩。
超过91-120天时, 扣该票金额80的成绩。
超过121天以上时, 扣该票金额100%的成绩。
□ 收取票据须知
1.法定支票记载——金额、 发票人图章、 发票年月日、 付款地, 均应齐全, 大写金额绝对不可更改, 否则盖章仍属无效, 其它有更改之处, 务必加盖负责人印章。
2.支票的抬头请写上”服装工业股份有限公司”全衔。
3.跨年度时, 日期易生笔误, 应特别注意。
4.字迹模糊不清时, 应予退回重新开立。
5.收取客票时, 应请客户背书, 而且写上”背书人服装工业股份有限公司”, 千万不可代客户签名背书。
6.”禁止背书转让”字样的客票, 一律不予收取。
7.收取客户客票大于应收账款时, 不以现金或其它客户的款项找钱, 应依下列方式处理。 (1)支票到期后, 由公司以Cash找还。
(2)另行订购抵账或抵交未付的账款中的一部分。
8.本公司无销货折让的办法, 如因发票金额误开或转交机关的商店佣金未扣时, 需将原开统一发票收回, 寄交公司更改或重新开立发票。
如无法收回而不得已需抵扣时, 则于下次向公司订货时, 以Memo说明经业务经理核准后扣除, 不得于收款时, 扣除货款或以销货折让的方式办理, 否则尾数由业务人员负责。
□ 退票的处理
1.”退票通知书”由信用科填发, 业务人员收到后应先行核对并于3日内将回执联填妥撕寄寄信用科。
2.业务人员收到退票知道书后应于15日内(客票应即时)前往洽收, 并将结果填写”退票洽收报告”寄回信用科, 否则若发生问题, 概由业务人员负责, 如因未能如期洽收, 应先函告信用科并说明拟往洽收的日期, 以确保时效, 维护公司的权益。
3.退票洽收若系换票, 新开的票期不得超过退票通知书填发日期45天, 否则计算收款成绩时, 扣减该票金额的80%, 超过75天则扣减100%。
□ 问题客户的处理
1.业务人员于访问客户或退票洽收时, 如发现客户有异常现象时, 应填写”问题客户报告单”, 并建议应采取的措施, 或视情况填写”坏帐申请书”呈请批准, 由征信科追踪处理。
2.业务人员因疏于访问, 未能明了客户的情况变化, 并填写”问题客户报告单”通知公司, 致公司蒙受损失时, 业务人员应负责赔偿该项损失25％以上的金额。
(注: 疏于访问意谓未依公司规定的次数, 按期访问客户者。)
3.为掌握公司全体客户的信用状况及来往情况, 业务人员对于所有的逾期应收帐款, 均应将未收款的理由, 详细陈述于帐龄分析表的备注栏上, 以供公司参考, 否则此类帐款将来因故无法收回形成呆帐时, 业务人员应负责赔偿25％以上的金额。
□ 坏帐的处理
1.”坏帐申请书”填写一式三份, 有关客户的名称、 号码、 负责人姓名、 营业地址、 电话号码等, 均应一一填写清楚, 并将申请理由的事实, 收回的可能性等, 做简明扼要的叙述, 经业务部门及经理批准后, 连同帐单或票据转交征信科处理。
2.坏帐发生的金额, 于当月份计算业务人员销售成绩时, 应先予扣减坏账金额的300%。
□ 账单的移交及对帐
1.帐单移交时, 应填写”帐款移交清表”一式四份, 移交人、 接收人及核对人均应签名以示负责, 其中二份寄交征信科及帐款组, 接收人接交时, 除核对帐单金额外, 并应注意是否经过客户签认, 帐单千万不可私下移交。
2.财务部得随意对客户办理通讯或实地对帐, 以确定业务人员手中帐单的真实性。
3.财务部得定期三个月一次核对业务人员手中的帐单, 或不定期于特殊目的下, 抽查业务人员手中帐单。
4.业务部主管及主任得随时核对业务人员手中的帐单, 并负督促收款工作及催收的责任。
□ 禁止事项
对帐的结果, 如发现有下列情况者, 除限令业务人员于一周内予以补正外, 并依公司的规定处分。
1.收款不报或积压收款。
2.退货不报或积压退货。
3.转售不依规定或转售图利。
三、 会计员帐款回收考核办法
第一条 为激励各分公司会计人员, 努力协助业务代表催收帐款, 以加速帐款回收, 并借以评核其帐款作业绩效, 特制定本办法。
第二条 分公司会计人员应依应收帐款管理办法的规定, 切实执行帐款作业, 俾使该分公司每月的应收帐款比率保持在200％以下, 且无逾期帐款的记录。并应逐日或每周提供分公司主管有关各业务代表未收款情况的资料, 以确保各笔帐款的安全。
第三条 凡各分公司达成月份业绩目标, 而其当月底的应收帐款比率(月底应收帐款余额/当月份的销货净额)在200％以下者, 该分公司会计员应予奖励如下:
(一)月底应收帐款比率125％以下者, 奖金500元。
(二)月底应收帐款比率150％以下者, 奖金300元。
(三)月底应收帐款比率175％以下者, 奖金200元。
第四条 分公司会计员因努力协助催收应收帐款, 而使该单位应收帐款比率连续3个月维持200％以下者, 一律另予嘉奖一次。反之, 若因帐款控制不佳, 致帐款比率连续两个月超过250％以上者, 则应予申诫一次的连带处分。
第五条 凡合乎前两条规定的分公司, 当月底止或第三个月底止的逾期帐在5笔以上, 或其逾期帐款总额在人民币50000元以上者, 该分公司会计人员不予奖励。但逾期帐经事先以书面呈报副总经理以上主管核准者, 应不列入计算。
第六条 凡收回的票据, 票期逾应收票据管理办法的票面金额视为未收款。
四、 业务员收款守则
□ 帐单分发
第一条 财务部帐款组依业务员类别整理帐单, 定期汇集编制帐单清表一式三份, 将帐单清表二份连同帐单寄交业务人员签收。
第二条 业务人员收到帐单清表时, 一份自行留存, 另一份应尽速签还财务部帐款组, 如发现有不属本身的帐单, 应立即以挂号寄回。
第三条 客户要求寄存帐单时, 应填写”寄存帐单证明单”一份, 详列笔数金额等交由客户签认, 收款时才交还予客户。如因寄存帐单未取得客户签认致不能收款时, 由业务人员负责赔偿。管财理财( 天财网: ) 尽在天财
第四条 收到公司寄来的帐单后, 于访问时如未能立即收款, 则应取得客户于帐单上的签认, 若未能取得客户的签认, 则应尽速于发货日起三个月内, 向总务部申请取得邮局包裹追踪执据, 执凭收款。逾期不办致无法收取货款时, 由业务人员负责赔偿。
□ 收款处理程序
第五条 业务人员于每日收到货款后, 应于当日填写收款日报表一式四份(一份自留, 三份寄交公司财务部出纳组)。
第六条 属于本市的直接将现金或支票连同收款日报表第一、 二、 三联亲交出纳并取得签认。
第七条 外埠地区的应将现金部分填写××银行送款单或邮政划拨储金通知单, 存入附近××银行分行或邮局。
次日上午将支票, ××银行送款单存根或邮政划拨单存根, 用回纹针别于收款日报表第一、 二、 三联, 以挂号寄交财务部出纳组。
业务人员应将挂号收执贴于自存的收款日报表左下角备查。
□ 收款票期规定
第八条 依客户的区别规定如下:
(一)直接客户: 以货到收款为条件者, 由送货员收取现金。签收的客户, 则为销货日起一个月内的支票或现金。
(二)一般商店: 自销货日期起三个月内的票期。
第九条 收款票期超过公司的规定时, 依下列方式计算收款成绩。
(一)超过1～30时, 扣该票金额20％的成绩。
(二)超过31～60天时, 扣该票金额40％的金额。
(三)超过61～90天时, 扣该票金额60％的成绩。
(四)超过91～120天时, 扣该票金额80％的成绩。
(五)超过121天以上时, 扣该票金额100％的成绩。
□ 收取票据须知
第十条 法定支票记载的金额、 发票人图章、 发票年月日、 付款地, 均应齐全, 大写金额绝对不可更改, 否则盖章仍属无效, 其它有更改之处, 务必加盖负责人印章。
第十一条 支票的抬头请写上”××股份有限公司”全衔。
第十二条 跨年度时, 日期易生笔误, 应特别注意。
第十三条 字迹模糊不清时, 应予退回重新开立。
第十四条 收取客票时, 应请客户背书, 而且写上”背书人××股份有限公司”, 千万不可代客户签名背书。
第十五条 ”禁止背书转让”字样的客票, 一律不予收取。
第十六条 收取客户客票大于应收帐款时, 不应以现金或其它客户的款项找钱, 应依下列方式处理。
(一)支票到期后, 由公司以现金找还。
(二)另行订购抵帐, 或抵交未付帐款中的一部分。
第十七条 本公司无销货折让的办法, 如因发票金额误开, 需将原开统一发票收回, 寄交公司更改或重新开立发票。
如无法收回而不得已需抵扣时, 则于下次向公司订货时, 以备忘录说明, 经业务经理核准后扣除, 不得于收款时, 扣除货款或以销货折让方式处理, 否则尾数由业务人员负责。
五、 应收帐款及应收票据管理办法
第一条 为确保公司权益, 减少坏帐损失, 特制定本准则, 以资遵行。
第二条 各营业部门应详实办妥客户征信调查, 并随时侦查客户信用的变化(可利用机会经过A客户调查B客户的信用情况)签注于征信调查表相关栏内。”但政府机关、 公营事业、 信用良好的民营大企业及风险低的小金额或现金交易客户应不受此限。”
第三条 营业部门, 至迟应于出货日起60日内收款。如超过上列期限者, 财务科就其未收款项详细列表, 通知各营业部门主管, 转为呆帐, 并自奖金中扣除。嗣后收回票据时, 再行冲回。”但政府机关、 公营事业及民营大企业等订有其内部付款程序者, 应依其规定。” 第四条 营业部门所收票据, 自销售日起算, 至票据兑现日止, 以120天为限。如超过上列期限者, 财务科即依查得资料, 就其超限部分的票据所编列明细表, 通知营业部门加收利息费用, 利息概以月息二分计算。
第五条 赊售货品收受支票时, 应注意下列事项:
(一)注意发票人有无权限签发支票。
(二)非该商号或本人签发的支票, 应要求交付支票人背书。
(三)注意查明支票有效的绝对必要记载事项, 如文字、 金额、 到期日、 发票人盖章等等是否齐全。
(四)注意所收支票帐号号码愈少表示与该银行往来期愈长, 信用较为可靠(可直接向银行查明或请财务科协办)。
(五)注意所收支票帐户与银行往来的期间、 金额、 退票记录情况(可直接向付款银行查明或请财务科协办)。
(六)支票上文字有无涂改、 涂销或更改。
(七)注意支票记载何处不能修改(如大写金额), 可更改者是否于更改处加盖原印鉴。 (八)注意支票上的文字记载(如禁止背书转让字样)。
(九)注意支票是否已逾到期日一年(逾期一年失效), 如有背书人, 应注意支票提示日期, 是否超过第六条的规定。
(十)尽量利用机会经过A客户注意B客户支票(或客票)信用。
第六条 本公司收受的支票提示付款期限, 至迟应于到期日后六日内予以处理。
第七条 所收支票已缴交者, 如退票或因客户存款不足, 或其它因素, 要求退回兑现或换票时, 营业单位应填具票据撤回申请书, 经部门主管签准后, 送财务科办理, 营业部门取回原支票后, 必须先向客户取得相当于原支票金额的现金或担保品, 或新开支票, 始将原支票交付, 但仍须依上列规定办理。
第八条 应收帐款发生折让时, 应填具折让证明单, 其折让部分, 应设销货折让科目表示, 不得直接由销货收入项下减除。
第九条 财务科接到银行通知客户退票时, 应即转告营业部门, 营业部门对于退票, 无法换回现金或新票时, 应即寄发存证信函如附表1, 通知发票人及背书人, 并迅速拟定善策处理。
第十条 营业部门对退票申诉案件送请财务科办理时, 应提供下列资料:
(一)发票人及背书人户籍所在地(先以电话告知财务科)。
(二)发票人及背书人财产(土地应注明所有权人、 地段、 地号、 面积、 持分设定抵押)。建物(土地改良物)应注明所有权人、 建号、 建坪持分、 设定抵押。其它财产应注明名称、 存放地点、 现值等。
(三)其它投资事项。
第十一条 上列债权确定无法收回时, 应专案列送财务科, 并附税捐机关认可的合法凭证(如法院裁定书、 或当地派出所证明文件、 或邮政信函等)呈总经理核准后, 始得冲销应收帐款。管财理财( 天财网: ) 尽在天财
第十二条 依法申诉而无法收回债权部分, 应取得法院债权凭证, 交财务科列册保管, 倘事后发现债务人(利益偿还请求权。时效为 内)有偿债能力时, 应依上列有关规定申请法院执行。
第十三条 本公司营业人员不依本准则的各项规定办理或有勾结行为, 致使本公司权益蒙受损失者, 依人事管理规则议处, 情节重大者得移送法办。
第十四条 本办法经呈准后公布实施, 修订时亦同。
六、 问题帐款管理办法
第一条 为妥善处理”问题帐款”, 争取时效, 维护本公司与营业人员的权益, 特制定本办法。
第二条 本办法所称的”问题帐款”, 系指本公司营业人员于销货过程中所发生被骗、 被倒帐、 收回票据无法如期兑现或部分货款未能如期收回等情况的案件。
第三条 因销货而发生的应收帐款, 自发票开立的日起, 逾两个月尚未收回, 亦未公司规定办理销货退回者, 视同”问题帐款”。但情况特殊经呈报总经理特准者, 不在此限。
第四条 ”问题帐款”发生后, 该单位应于二日内, 据实填妥”问题帐款报告书”(如后附的附表5.3.2), 并检附有关证据、 资料等, 依序呈请单位主管查证并签注意见后, 转请法务室协助处理。
第五条 前条报告书上的基本资料栏, 由单位会计员填写, 经过情况、 处理意见及附件明细等栏, 由营业人员填写。
第六条 法务室应于收到报告书后二日内, 与经办人及单位主管会商, 了解情况后拟订处理办法, 呈请总经理批示, 并即协助经办人处理。
第七条 经指示后的报告书, 法务室应即复印一份通知财务部备案, 如为尚未开立发票的”问题帐款”, 则应另复印一份通知财务部备案。
第八条 经办人填写报告书, 应注意:
(一)务必亲自据实填写, 不得遗漏。
(二)发生原因栏如勾填”其它”时, 应在括弧内简略注明原因。
(三)经过情况栏应从与客户接洽时, 依时间的先后, 逐一载明至填报日期止的所有经过情况。本栏空白若不敷填写, 可另加粘白纸填写。
(四)处理意见栏乃供经办人自己拟具赔偿意见之用, 如有需公司协助者, 亦请在本栏内填明。
第九条 报告书未依前条规定填写者, 法务室得退回经办人, 请其于收到原报告书二天内重新填写提出。
第十条 ”问题帐款”发生后, 经办人未依规定期限提出报告书, 请求协助处理者, 法务室得不予受理。逾15天仍未提出者, 该”问题帐款”应由经办人负全额赔偿责任。
第十一条 会计员未主动填写报告书的基本资料, 或单位主管疏于督促经办人于规定期限内填妥并提出报告书, 致经办人应负全额赔偿责任时, 该单位主管或会计员应连带受行政处分。
第十二条 ”问题帐款”处理期间, 经办人及其单位主管应与法务室充分合作, 必要时, 法务室得借阅有关单位的帐册、 资料, 并得请求有关单位主管或人员配合查证, 该单位主管或人员不得拒绝或借故推拖。
第十三条 法务室协助营业单位处理的”问题帐款”, 自该”问题帐款”发生的日起40天内, 尚未能处理完毕, 除情况特殊经报请总经理核准延期赔偿者外, 财务部应依第十四条的规定, 签拟经办人应赔偿的金额及偿付方式, 呈请总经理核定。
第十四条 各员销售时, 应负责收回全部货款, 遇倒帐或收回票据未能如期兑现时, 经办人应负责赔偿售价或损失的50％(所售对象为私人时, 经办人员应负赔偿售价或损失的100％)。但收回的票据, 若非统一发票抬头客户正式背书, 因而未能如期兑现或交货尚未收回货款, 而不按公司规定作业, 手续不全者, 其经办人应负责赔偿售价或损失80％。产品遗失时, 经办人应负责赔偿底价100％(以上所
称的售价如高于底价时, 以底价计算)。上述赔偿应于发生后即行签报, 若经办人于事后追回产品或货款时, 应悉数缴回公司, 再由公司就其原先赔偿的金额依比例发还。
第十五条 本办法各条文中所称”问题帐款发生之日”, 如为票据未能兑现, 系指第一次收回票据的到期日, 如为被骗, 则为被骗的当日, 另外的原因, 则为该笔交易发票开立之日起算第60天。
第十六条 经核定由经办人先行赔偿的”问题帐款”, 法务室仍应寻求一切可能的途径继续处理。若事后追回产品或货款时, 应通知财务部于追回之日起4天内, 依比率一次退还原经办人。
第十七条 法务室对”问题帐款”的受理, 以报告书的收受为依据, 如情况紧急时, 得由经办人先以口头提请法务室处理, 但经办人应于次日补具报告书。
第十八条 经办人未据实填写报告书, 以致妨碍”问题帐款”的处理者, 除应负全额赔偿责任外, 法务室并得视情节轻重签请惩处。
第十九条 本办法经总经理核准后公布实施, 修正时亦同。
附表5.3.2
基本资料栏
客户名称
公司地址
电 话
工厂地址
电 话
负责人
洽办人
开始往来日期
交易项目
平均每月交易额
授信额度
问题帐金额
经过
情况
1、 发生原因: □客户倒闭 □拖延付款 □质量不良 □数量不符
□客户要求延后付款 □其它( )
2、 经过情况:
处理
意见
附件
明细
标准: 复核: 制表:
七、 问题帐款处理办法
第一条 为妥善处理”问题帐款”, 争取时效, 以维护本公司与销货经办人的权益, 特制定本办法。
第二条 本办法所称的”问题帐款”系指本公司营业人员于销货过程中(含表演与试用)所发生被骗、 被倒帐、 收回票据无法如期兑现或部分货款未能如期收回等情形的案件。
第三条 因销货而发生的应收帐款自发票开立之日起逾两个月尚未收回, 亦未按公司规定办理销货退回者, 视同”问题帐款”。但情形特殊经呈报副总经理特准者不在此限。
第四条 ”问题帐款”发生后, 该单位应于2日内据实填妥”问题帐款报告书”(以下简称报告书), 并检附有关证据、 资料等依序呈请单位主管查证并签注意见后, 转请人事部协助处理。
第五条 前条报告书上的基本资料栏由单位会计员填写; 经过情形、 处理意见及附件明细等栏由销货经办人填写。
第六条 人事部应于收到报告书后2日内与经办人及单位主管会商、 了解情况后拟订处理办法, 呈请直属副总经理批示, 并协助经办人处理之。
第七条 经批示后的报告书, 人事部应即复印一份通知财务部备案, 如为尚未开立发票的”问题帐款”, 则应另复印一份通知财务部备案。
第八条 仓库部接到人事部转来的报告书后, 应将”问题帐款”的商品, 专案列帐, 免受试用日数的限制。
第九条 经办人填写报告书后, 应注意:
(一)务必亲自据实填写, 不得遗漏。
(二)发生原因栏如勾填”其它”时, 应在括弧内注明简略原因。
(三)经过情形栏应从与客户接洽时起, 依时间的先后, 逐一载明至填报日期止的所有经过情形。本栏空白若不敷填写, 可另加粘白纸填写。
(四)处理意见栏乃供经办人自己拟具赔偿意见之用, 如有需公司协助者, 亦请在本栏内填明。
第十条 报告书未依前条规定填写者, 人事部得退回经办人, 请其于收到原报告书2天内重新填写提出。
第十一条 ”问题帐款”发生后, 经办人未依规定期限提出报告书, 请求协助处理者, 人事部应不予受理。逾15天仍未提出者, 该”问题帐款”应由经办人负全额赔偿责任。
第十二条 会计员未主动填写报告书的基本资料或单位主管疏于督促经办人于规定期限内填妥并提出报告书, 致经办人应负全额赔偿责任者, 该单位主管或会计员应连带受行政处分。
第十三条 ”问题帐款”处理期间, 经办人及其单位主管应与人事部充分合作, 必要时, 人事部得借阅有关单位的帐册、 资料, 并请求有关单位主管或人员配合查证, 该单位主管或人员不得拒绝或借故推拖。
第十四条 人事部协助直线单位处理的”问题帐款”自该”问题帐款”发生之日起40天内, 尚未能处理完毕, 除情形特殊经报请副总经理核准延期赔偿者外, 财务部应依外务人员、 营业主任待遇办法中有关倒帐赔偿的规定, 签拟经办人应赔偿的金额及其偿付方式, 呈请执行副总经理核定。
第十五条 本办法各条文中所称”问题帐款发生之日”如为票据未能兑现, 系指第一次收回票据的到期日; 如为被骗, 则为被骗的当日; 另外的原因, 则为该笔交易发票开立之日起算第60天。
第十六条 经核定由经办人先行赔偿的”问题帐款”, 人事部仍应寻求一切可能的途径继续处理。若事后追回商品或货款时, 应通知财务部于追回之日起5天内依比率一次退还原经办人。
第十七条 人事部对”问题帐款”的受理, 以报告书的收受为依据, 如情况紧急时, 得由经办人先以口头提请人事部处理, 但经办人应于次日补具报告书。
第十八条 经办人未据实填写报告书, 以致妨碍”问题帐款”的处理者, 除应负全额赔偿责任外, 人事部并得视情节经重签请惩处。
第十九条 本办法经总经理核准后公布实施, 修正时相同。
九、 呆帐管理办法
第一条 本公司为处理呆帐, 确保公司在法律上的各项权益, 特制订本办法。
第二条 各分公司应对所有客户建立”客户信用卡”, 并由业务代表依照过去半年内的销售实绩及信用的判断, 拟定其信用限额(若有设立抵押的客户, 以其抵押标的担保值为信用限额), 经主管核准后, 应转交会计人员善加保管, 并填记于该客户的应收帐款明细帐中。
第三条 信用限额系指公司可赊销某客户的最高限额, 即指客户的未到期票据及应收帐款总和的最高极限。任何客户的未到期票款, 不得超过信用限额, 否则应由业务代表及业务主管、 会计人员负责, 并负所发生倒帐的赔偿责任。
第四条 为适应市场, 并配合客户的营业消长, 每年分两次, 可由业务代表呈请调整客户的信用限额, 第一次为6月30日, 第二次为12月31日, 核定方式如第二条。
分公司主管视客户的临时变化, 应要求业务代表随时调整各客户的信用限额, 但若因主管要求业务代表提高某客户信用限额所遭致的倒帐, 其较原来核定为高的部分全数由主管负责赔偿。
第五条 业务代表所收受支票的发票人非客户本人时, 应交客户以店章及签名背书, 经分公司主管核阅后缴交出纳, 若因疏忽所遭致的损失, 则应由业务代表及分公司主管各负二分的一的赔偿责任。
第六条 各种票据应按记载日期提示, 不得因客户的要求不为或迟延提示, 但经分公司主管核准者不在此限。
催讨换延票时, 原票尽可能留待新票兑现后始返还票主。
第七条 业务代表不得以其本人的支票或代换其它支票充缴货款, 如经发现, 除应负责该支票兑现的责任外, 以侵占货款依法追究其责任。
第八条 分公司收到退票资料后, 倘退票支票为客户本人属发票人时, 则分公司主管应即督促业务代表于一周内收回票款。倘退票支票有背书人时, 应即填写支票退票通知单, 一联送背书人, 一联存查, 并进行催讨工作, 若因违误所造成的损失, 概由分公司主管及业务代表共同负责。
第九条 各分公司对催收票款的处理, 在一个月内经催告仍无法达到催收目的, 其金额在2万元以上者。应即将该案移送法务室依法追诉。
第十条 催收或经诉讼案件, 有部分或全部票款未能收回者, 应取具警察机关证明、 邮局存证信函及债权凭证、 法院和解笔录、 申请调解的裁决凭证、 破产宣告裁定等, 其中的任何一种证件, 送财务部做冲帐准备。
第十一条 没有核定信用限额或超过信用限额的销售而遭致倒帐, 其无信用限额的交易金额, 由业务代表负全数赔偿责任。而超过信用限额部分, 若经会计或主管阻止者, 全数由业务代表负责赔偿, 若会计或主管未加阻止者, 则业务代表赔偿80%, 会计及主管各赔偿10%。 若超过信用限额达20%以上的倒帐, 除由业务代表负责赔偿外, 分公司主管则视情节轻重予以惩处。
第十二条 业务代表应防止而未防止或有勾结行为者, 以及没有合法营业场所或虚设行号的客户, 不论信用限额若何, 全数由业务代表负赔偿责任。送货签单因归罪于业务代表的疏忽而遗失, 以致货款无法回收者亦同。
第十三条 设立未满半年的客户, 其信用限额不得超过人民币2万元, 如违反规定而发生呆帐, 由业务代表负责赔偿全额。
第十四条 各分公司业务主管, 业务代表于其所负责的销售区域内, 容许呆帐率(即实际发生呆帐金额除以全年销售净额的比率)设定为全年的5‰。
第十五条 各分公司业务主管, 业务代表其每年发生的呆帐率超过容许呆帐率的惩处如下:
(一)超过5‰, 未满6‰者, 警告一次, 减发年终奖金10%。
(二)超过6‰, 未满8‰, 申诫一次, 减发年终奖金20%。
(三)超过8‰, 未满10‰, 小过一次, 减发年终奖金30%。
(四)超过10‰, 未满12‰, 小过二次, 减发年终奖金40%。
(五)超过12‰, 未满15‰, 大过一次, 减发年终奖金50%。
(六)超过15‰以上, 即行调职, 不发年终奖金。
若中途离职, 于其任期中的呆帐率达到上列的各项程度时, 减发奖金的比例, 以离职金计算。
第十六条 各分公司业务主管, 业务代表其每年发生的呆帐率低于5‰时的奖励如下: (一)低于5‰(不包括5‰), 高于4‰(包括4‰), 嘉奖一次, 加发年终奖金10%。
(二)低于4‰, 高于3‰, 嘉奖二次, 加发年终奖金20%。
(三)低于3‰, 高于2‰, 小功一次, 加发年终奖金30%。
(四)低于2‰, 高于1‰, 小功二次, 加发年终奖金40%。
(五)低于1‰, 大功一次, 加发年终奖金50%。
若中途离职, 不予计算奖金。
第十七条 各分公司业务主管, 业务代表以外人员的奖励, 以该分公司每年所发生的呆帐率, 低于容许呆帐率时实行。内容如下:
(一)低于5‰(不包括5‰), 高于4‰(包括4‰), 每人加发年终奖金5%。
(二)低于4‰, 高于3‰, 每人加发年终奖金10%。
(三)低于3‰, 高于2‰, 每人加发年终奖金15%。
(四)低于2‰, 高于1‰, 每人加发年终奖金20%。
(五)低于1‰, 每人加发年终奖金25%。
第十八条 分公司因倒帐催讨回收的票款, 可作为其发生呆帐金额的减项。
第十九条 法务室依第九条接受办理的呆帐, 依法催讨收回的票款减除诉讼过程的一切费用的余额, 其承办人员可获得如下的奖金:
(一)在受理后6个月内催讨收回者, 得20%的奖金。
(二)在受理后1年内催讨收回者, 得10%的奖金。
第二十条 依第十一条已提列坏帐损失或已从呆帐准备冲转的呆帐, 业务人员及稽核人员仍应视其必要性继续催收, 其收回的票款, 由催收回者获得30%奖金。
第二十一条 本办法的呆帐赔偿款项, 均在该负责人员的薪资中, 自确定月份开始, 逐月扣赔, 每月的扣赔金额, 由其主管签呈核准的金额为准。
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