保会通软件操作培训手册.doc

财政财务集中核算软件操作培训手册目 录第一部分 软件安装配置3一、安装软件3二、软件运行与数据库连接配置5三、建立账套及账套信息设置7第二部分 账务初始化设置10 一、模板账套10 二、功能调用10 三、年初余额设置11第三部分 会计账务12一、账务逻辑与科目结构12二、会计凭证17三、分录模板20四、账簿21五、账务汇总表与常用默认选项25六、月报表27七、凭证打印27第四部分 出纳账务28 一、出纳账模块（单式账）3二、年初余额录入29 三、日常业务录入（记账）31四、会计与出纳对账32五、出纳账簿33 六、余额发生额表34七、账务汇总表35第五部分 固定资产操作说明35 一、相关制度35 二、固定资产基础设置36 三、固定资产年初录入40四、日常业务处理41五、资产账表42第六部分 注意事项43一、数据文件信息的修改注意事项43二、财务人员登录密码管理43三、离线账务处理需指定账模位置44四、影响数据完整性的不正当操作44五、咨询服务45财务软件操作培训手册第一部分 软件安装配置一、安装软件将U盘的“保会通数据”文件夹拷贝到电脑的D盘下，打开“保会通数据”文件夹下的“保会通软件安装盘”，双击执行Setup.exe文件。按提示选择“接受此协议”，下一步，按提示执行下一步，默认安装位置，完成软件安装。如下图：1、双击Setup.exe文件开始安装。2、点击下一步。3、勾选我接受协议。点击下一步。4、勾选软件版本号，点击下一步。5、点击完成后软件自动完成安装。本安装包含帮助视频文档，请耐心等待安装完成。二、软件运行与数据库连接配置软件安装完成后，桌面产生图标，双击此图标便进入本地数据，注意部分杀毒软件需要退出后才能完成安装，双击此图标不能进入数据说明没有安装完成，需要退出杀毒软件后重新安装，运行时若杀毒软件有禁止提示需要添加信任，选择允许程序所有操作；还有部分电脑在被限制了其他程序安装，遇到安装包无法运行，可以尝试点击右键，选择“以管理员身份运行”可完成安装，最好的处理方法是安装在另外一台电脑上。1、 首次运行软件，其默认本地数据，如下图： 2、 将上图数据库Access右边下拉菜单选项选为SQL Server数据库，点击右上角“配置”，点击“从授权证书导入”，点击“查找范围”选项框右边的下拉菜单，选择证书位置为“保会通数据”，财政网用户选择双击“保会通数据库财政网授权证书”，政务网用户选择双击“保会通数据库政务网授权证书”，双击之后编导入证书，点击右上方“确定”之后，等待数据库配置完成。如果不确定是财政网还是政务网，可以分别试试，直到配置成功。3、 配置成功之后便显示服务器账套，账套管理员（101）初始密码都是“101”，102为会计员，103为出纳员，各单位先用管理员身份进入修改会计、出纳的姓名以及单位负责人，财务主管等相关信息，102、103初始密码为空，大家可以分别用102、103打开数据进行操作测试，各单位正式账套都有各个单位名称，会计（102）、出纳（103）初始密码为空，正式开始使用时请修改密码，空密码时系统自动提示设置密码，已设置密码的也可打开账套之后，点击左上方“设置密码”，正确输入老密码后点击确定，输入两次9个字符以内的密码进行修改，建议以字母和数字交叉使用增加密码的安全性。注意：不同操作员需要以不同的操作身份进行密码设置与修改。如下图： 三、建立账套及账套信息设置1、服务器账套已经在服务器建好，各单位直接找到便可使用，培训练习或者需要离线处理数据时，请选择数据库Access，双击打开软件后，在“保会通数据”下找到所属单位会计制度的账模，展开年度，对着年度点击右键，在右键菜单中选择“以此为模板新建数据文件”，把账模名称修改为实际单位名称，修改建账年度，点击确定，按提示设置相关信息直至完成新建账套。如下图：2、修改账套信息，服务器已建好的各单位账套需要修改相关账套信息，打开账套后，双击“管理”，双击管理下的“数据文件信息”，在弹出的窗口修改单位名称，法人等信息，注意：服务器账套的标识码选项、数据备份选项、模板账模账套位置选项不用修改，其他事项修改完成点击确定。如下图：2、双击“操作员及操作权限”，在弹出的窗口双击已有的操作员便可修改操作员名称，或者点右键，选择“新增”，便可添加操作员及密码设置。如下图：第二部分 账务初始化设置一、 模板账套：以模板建账及服务器已建好的单位账套，已经按所属会计制度建好会计科目及政府收支分类等辅助科目、报表、账簿、辅助决算表等。属于单位往来明细（其他应收款、其他应付款等科目的明细核算科目）、专款项目辅助核算明细科目等属于不同单位私有科目，只需要在年初余额设置和账务处理过程中实时设置。二、 功能调用：保会通软件所有功能集中展示在操作界面左边的属性功能模块结构菜单，功能菜单左边的“+”号表示点击“+”号或者双击该功能菜单可以展开下属子菜单进行操作。双击末级菜单直接进入功能操作使用。如下图：三、 年初余额设置：1、 双击展开“复式账”菜单，双击“复式账”下的“设置”菜单，双击“年初余额”菜单，便可进入科目年初余额表进行年余额设置。有多套账汇总核算的账套，先点击左上方“总账科目”字样上方“全部”选项框右边的下拉菜单，双击选择要设置年初余额的末级账套。双击左上角“总账科目”展开或收起科目；不需要明细核算的科目直接在科目年初余额表右边金额栏录入年初余额；灰色字样的科目表示有下级子科目，需要双击左边总账科目下方的该科目展开末级子目录入金额。如下图：2、 同时设置明细核算科目同时录入年初余额：需要明细核算的科目，需要增加明细科目，左边总账科目下方，找到需要明细核算的上级科目，点击右键，选择新增，自动生成的明细科目代码可以修改科目代码长短，以满足科目数量需求；输入科目名称和年初余额，点击确定，完成后自动进入连续新增同级明细科目及录入年初余额。如下图：3、 带辅助核算项的科目年初余额录入：为了满足财政财务核算、决算口径的一致性，以及自动生成辅助决算报表，项目管理等，实现账务的轻松操作和查询统计，保会通软件行政事业版本将政府收支功能分类科目、支出经济类科目、专款项目等明细核算项分组设置成辅助科目，在行政、事业账模里主要是收入类科目、支出类科目、和结转结余科目。在录入年初余额时主要是指结转结余科目，不能在模板已设置科目以外增加总账科目的明细科目，只能在“总账科目”下方选择按账模设置好的结转结余科目的主科目末级科目，按对应的科目年初余额表先录入辅助核算科目后，再按辅助科目分别录入年初余额。如下图：4、录完已选择主科目的明细科目年初余额后，点击选择下一个主科目时自动弹出“当前文档已发生变化，保存吗？”，点击“是”保存以录入的年初余额，录完最后一个科目年初余额后，点击左上方“总账科目”后，右下方合计栏显示“平”表示年初余额已平，显示“借”或“贷”则表示年初不平。如下图：第三部分 会计账务一、 账务逻辑与科目结构1、 行政事业单位账务逻辑：保会通软件行政事业单位账务核算设置，主要通过对收入、支出、结转结余科目进行主科目结合功能类、经济类、专款项目分组设置为独立分配调用的辅助科目组，从而实现辅助决算表、日常收支明细查询、专项资金收支对应查询等动态报表，通过模板建账已设置好收支结转的自动凭证。账务逻辑如下图：2、 科目结构：保会通软件账模已经按最新执行的相关会计制度设置好各级通用主科目，同时设置好最新年度的政府收支分类辅助科目，为保持财政财务核算口径的一致性，已设置好的各级科目限制修改和新增末级科目的同级科目，部分科目可根据单位实际需要增加下级明细核算科目，根据单位核算需要增加明细科目的主科目有：银行存款（单位有多个专用账户）；应收账款、应付账款、其他应收款、应收票据、应付票据、应付账款、预收账款、短期借款、长期借款、其他应付款、长期应付款(往来明细对象)；收、支、余主科目全部按固定的核算口径格式和级次设置，单位不能做相关的修改，包括明细科目的增加，其对应的辅助科目如专款项目、部门、站所需要根据单位的实际核算需要增加明细科目。如下图： 收、支、余主科目组不能修改和添加明细 二、 会计凭证1、 凭证管理：双击“复式账”展开功能菜单，双击“操作及查询”进入凭证管理功能，包含新增凭证录入；凭证查询（显示凭证月份、凭证号、摘要、制作员、复核员、出纳员等凭证信息）；按制作员、复核员、已复核、未复核等选项筛选凭证；按住“Ctrl”键，可以任意选择凭证；凭证列表框内点右键，出现右键菜单，右键菜单功能有复核登账、取消复核、复制凭证、粘贴凭证（已复制后）、全选（选择显示的所有凭证）等功能，“操作及查询”功能菜单将常规软件多个分步操作与一体，减少界面切换，提高账务操作效率。如下图：2、 凭证录入选择账务处理月份，新增空白凭证后，首张凭证需要修改制作时间，双击凭证号位置自动生成凭证号，出纳签字位置可以有凭证制作人选择自动签名，也可以清空；手动输入摘要，以后的相同摘要不用输入，保存凭证后系统自动复制；输完上一个录入项点回车键，自动进入下一输入项；进入科目录入选项后，双击可以进入科目列表框选择科目，找到需要的末级科目双击选入凭证科目栏；在凭证科目栏录入科目名称、首拼、科目代码也可以直接录入科目；也可以按资产1、负债2、净资产3、收入4、支出5的科目类别录入首位代码进科目组列表选择末级科目双击录入科目；录入科目后回车键，进入金额栏录入金额；主凭证最后一项金额可以双击该项金额栏自动找平；录完凭证点击左上角“新增凭证”，提示保存选择“是”后，连续制作凭证。如下图：3、 收、支、余科目组在凭证附表录入主凭证录入收、支、余科目后，凭证默认主科目方向（收入和结余默认贷方、支出借方），同时自动调出记账凭证附表（辅助科目组录入），此时不能在主凭证录入金额，需要在附表录入相关辅助核算科目（跟主科目摘要相同可以不录入摘要）；辅助科目也可以使用科目名称、首拼、代码检索录入；录完辅助科目后录入金额，记账凭证附表金额自动汇总到对应的主科目金额栏；相同的收、支、余主科目在主凭证只能出现一条，出现第二条则默认为冲销（默认科目方向的反方向）；单独的冲销凭证需要手动确认主科目的方向，再进入附表录入相关事项。如下图：4、 边操作账务边添加科目往来明细科目、专款项目、部门等单位私有辅助科目可以边操作账务，边添加科目，在相应的科目录入栏选择同一口径账模的末级科目，选择单级列表或树形列表（科目列表展示形式），单级添加本级科目、树形添加下级科目；添加好科目后直接选择新科目回到凭证制作；也可以连续添加同级科目。如下图：5、 凭证修改凭证未复核登账或者尚未做月结，发现账务处理错误可以直接打开错误的凭证进行修改，包含摘要、科目、金额的修改，需要注意的是，收、支、余等设置了辅助核算的科目，只能修改记账凭证附表，如果附表正确，需要修改主科目，则可以全选附表所有记录，剪切后再修改主科目或调整主科目方向，再回到附表第一空粘贴。如下图：三、 分录模板（模板凭证）1、 模板凭证模板凭证主要用于年终收支结转，自动将收入、支出转入结转、结余科目；也可以把常用凭证打开，使用右键菜单，选择“保存为分录模板”以便日常调用，生成无金额栏的凭证，填入金额。2、 分录模板使用年终结转时，在复核所有已做凭证的前提下，新增空白凭证，确认凭证时间后，点击摘要输入栏后，点击凭证上方的“模板”，双击“年终收入结转”，自动生成凭证后点右键，点击“复核登账”，再新增空白凭证，接着做下一项年终结转；日常业务的常用凭证除了使用模板生成凭证外，还可以复制上月对应凭证，将“操作及查询”凭证列表框时间选择为做账时间，使用右键菜单“粘贴”选项，将复制好的凭证粘贴后，双击打开粘贴的凭证进行相应修改。如下图：四、 账簿1、 标准账簿标准账簿主要是年终账簿打印使用，年终打印时选择点击列表，右键菜单“全选”后，勾选“枚举子账户”，“打开”之后，点击打印，将按科目顺序，总账连同明细账顺序打印出年终标准账簿；也可用于平时账务查询，任选科目双击便可打开该账户账簿，点击账簿上方的“下一账户”或“上一账户”，可以连续查看各科目账簿。如下图：2、 活动账簿活动账簿主要是提供账务检索、搜索查询功能，包含输入主科目、辅助科目检索；账务期间、结转标志筛选；还可以输入相关摘要或者指定的金额进行搜索查找。如下图：3、 余额发生额表余额发生额表功能下的各项直接双击相应菜单打开选项框输入筛选项，点击“打开”，便打开各项余额发生额表，在表中双击对应的科目直接进入账簿查询，再双击账簿对应的凭证号即可调出凭证查询，更多操作演示介绍此不详述，如下图：4、 账务汇总表账务汇总表主要是提供日常账务结合财政核算口径的动态关联查询监控账表和辅助决算报表，账务汇总表下第一张表为母表，余额显示负数表示贷方余额，本表不使用，其余一部分为日常账务监控表和年终辅助决算表。日常账务监控表部分主要是帮助财务人员对账务处理事项的自我监控与指导，对于涉及财政资金多项不同类款和多个项目资金的单位尤其有帮助，建议处理完当期收入凭证和进入下月凭证处理时，先打印出部分报表，提交单位领导实时掌握各类资金收支余动态，并指导账务处理，避免资金超支和账务操作串户，使得账务更加规范。平时使用好日常账务监控表的前提下，年终辅助决算表便可轻松指导年终决算。详见软件操作演示。如下图：五、 账务汇总表常用默认选项1、账务汇总表常用默认筛选项如下图（以行政单位为例），在日常修改筛选查询后，可参照图示设置还原。2、其他执行不同会计制度的单位可以从账模账套中参照修改设置参数，账模账套会计员102密码为102，出纳员103密码103，打开账模后找到对应报表双击打开筛选项选择对话框，按如下图示操作。六、 月报表月报表使用“报表” 模块功能，在已审核所有已做凭证前提下，对着“报表”点击右键，点击右键菜单中的“报表计算”，选择会计期间，提示“一共生成xx张报表”后边生成所有报表；根据单位实际情况，在对应的报表名（如“资产负债表”）点右键，点击“修改”，可勾选“月报”、“季报”、“半年报”等子报表选项；在装订报表时，除了“报表”模块下的报表外，还应进账务汇总表打印当期“收支结余明细表”和“支出明细表”一并装订。如下图：七、 凭证打印1、 打印格式会计凭证打印默认设置为标准凭证打印格式，凭证纸的规格大小接近标准凭证盒的大小，规格为125cm230cm,凭证打印纸可以自己裁制使用，也可以由我公司代购。使用其他格式纸张打印凭证需要按纸张尺寸修改打印格式，由于账务设置需要满足财政核算、决算口径，凭证纸如果太小，辅助明细科目或者金额打印不全，所以建议统一使用标准凭证纸打印凭证；打印格式设置方法：点击凭证左上方“文件”，在弹出菜单中选择“页面设置”，按实际纸张规格设置打印坐标即可，默认格式为A4纸张参照设置，坐标左90、右15、上55、下50，方向为横向，行距为3。需要特别调整打印格式的单位请与我们联系。如下图：2、 批量连续打印凭证 双击“操作及查询”，选择打印凭证的月份，对着凭证列表框点右键，选择“全选”，点击“打开”，点击已打开凭证上方的“打印”，所选凭证将按凭证号顺序打印出来，只需要按着凭证号装订凭证即可。第四部分 出纳账务一、出纳账模块（单式账）双击软件图标，输入相关登录信息，点击打开或者按回车键，即可进入账套，下次登录已默认信息，只要输入密码。如下图：二、年初余额录入1、 双击展开“单式账”，双击“单式账”下的“设置”菜单，双击“年初余额”，便可进入科目年初余额表进行年初余额设置。有多套账汇总核算的账套，先点击左上方“总账科目”字样上方“全部”选项框右边的下拉菜单，双击选择要设置年初余额的末级账套。点击左上角“全部”下拉菜单，选到末级账套单位；双击左上角“单式账科目”展开或收起科目；不需要明细核算的科目直接在科目年初余额表右边金额栏录入年初余额；灰色字样的科目表示有下级子科目，需要双击左边总账科目下方的该科目展开末级科目录入金额。如下图：录入金额2、有明细的对着科目点击右键，点击“新增”，录入明细科目名称，点击“确定”新增科目。如下图：3、设置有辅助科目的主科目需要录入功能类、预算指标、再录入金额。录入科目时，可以直接录入科目代码，也可以使用科目名称、首拼查找科目，录到指标科目时，在“树形”列表框下选择“基本”或“项目指标”，点击右键，点击“新增”，按单位预算指标添加指标明细科目；如下图：选择“基本”或“项目”指标点击右键添加指标明细三、日常业务录入（记账）双击“单式账”下的“记账”，在弹出对话框上方的“D单位”后的选项框，选择末级账套，“在K科目”字样后的选项框，选择记账科目，在“T时段”字样后的选项框选择账务期间，点击“打开”，开始记账，录入日期、时间、摘要、金额，录完后点击“保存”退出。注意：打开的时段要和记账期间必须一致，否则录金额不能保存；上月转入的期初和转入下月不用录入，只录入记账期间的发生额。选择记账期间选择记账科目选择末级账套四、 会计与出纳对账1、 对账科目设置双击“单式账”下的设置展开，点击科目，选择科目，点击“修改”，选择出纳科目对应的会计科目，点击“确定”，完成对账科目设置。流程步骤如下图：2、 对账方法双击“单式账”下的“对账”，双击“会计与出纳对账单”，在“T时间”字样后的选项框选择时间、末级账套，再点击打开，即可实现会计与出纳对账五、出纳账簿1、标准账簿标准账簿主要用于是年终账簿打印，年终打印时选择点击“单级列表”科目框，在科目框内点击右键菜单，点击“全选”后，勾选“枚举子账户”，“打开”之后，点击打印，将按科目顺序，总账连同明细账顺序打印出年终标准账簿；也可用于平时账务查询，任选科目双击便可打开该账户账簿，点击账簿上方的“下一账户”或“上一账户”，可以连续查看各科目账簿。如下图：2、活动账簿活动账簿主要是提供账务检索、查询功能，包含输入主科目、辅助科目检索；账务期间、结转标志筛选；还可以输入相关摘要或者指定的金额进行搜索查找。如下图：六、 余额发生额表余额发生额表功能下的各项直接双击相应菜单，打开选项框输入筛选项，打开的各项余额发生额表，双击对应的科目直接进入账簿查询，更多操作此不详述，如下图：七、 账务汇总表账务汇总表主要是提供日常账务结合财政核算口径的动态关联查询监控账表账务汇总表下第一张表为母表，余额显示负数表示贷方余额，本表不使用，其余部分表为日常账务监控表，可根据日后财政财务相关的改革事项添加常用动态报表。日常账务监控表部分主要是帮助财务人员对账务处理事项的自我监控与指导，对于涉及财政资金多项不同类款和多个项目资金的单位尤其有帮助，建议处理完当期账务后，先打印出部分报表，提交单位领导实时掌握各类资金收支余动态，并指导账务处理，避免资金超支和账务操作串户，使得账务更加规范。平时使用好日常账务监控表的前提下，年终辅助决算表便可轻松指导年终决算。详见软件操作演示。第三部分 固定资产操作说明一、 相关制度固定资产模块主要提供记录固定资产相关业务，包含年初录入、新增、固定资产折旧及各类资产账务处理与查询，关于固定资产，根据最新行政事业会计制度，行政事业单位固定资产也要计提折旧以反映资产真实价值，但是与新制度与相关的配套改革尚未出台，建议单位待各类固定资产入账标准、使用年限、折旧办法等相关规定出台之后再进行固定资产模块初始化设置。二、 固定资产基础设置1、内部分类设置双击展开“固定资产”，双击展开“设置”，双击展开“内部分类”，在“树形”列表下点击左键，单击固定资产“内部类别”，点击“新增”，在名称位置录入固定资产内部分类。如下图：选择“树形”科目列表框设置折旧方法等信息2、取得方式设置双击展开“固定资产”，双击展开“设置”，双击展开“取得方式”，点击“新增”，在名称位置录入固定资产取得方式“购入”、“捐赠”等。如下图：3、使用部门设置双击展开固定资产，双击展开设置，双击展开使用部门，在“树形”列表下对着使用部门点击右键，点击新增，在名称位置录入使用的部门名称。如下图：4、人员信息设置双击展开固定资产模块下的“设置”，双击展开使用人，点击“新增”，录入使用人的相关信息。如下图： 5、用途设置双击展开固定资产模块下的“设置”，双击展开“用途”，点击”新增“，在名称位置录入用途。如下图：5、 使用状态双击展开固定资产，双击展开设置，双击展开使用状态，点击“新增”，在名称位置录入使用状态名称。如下图：6、 处置方式双击展开固定资产，双击展开设置，双击展开处置方式，点击“新增”，在名称位置录入固定资产的处置方式。如下图：三、固定资产年初录入双击展开固定资产，双击展开设置，双击展开年初余额，空白处点右键出来菜单，点击“新增”，在固定资产年初余额里录入固定资产相关信息。如下图：四、日常业务处理1、新增资产双击展开固定资产，双击展开固定资产业务，选择末级账套和新增固定资产的时间，在弹出的资产卡片信息窗口录入相关资产信息后点确定。如下图： 2、其他固定资产业务操作双击打开固定资产业务，空白处点右键弹出菜单，点击菜单选项业务类型，也可以直接点击固定资产业务对话框上方的业务类型选项，便可以对固定资产变更、提折旧、复核、生成会计凭证等业务处理。如下图：五、资产账表双击“固定资产”模块下的“明细账”、“业务明细表”、“变动情况表”“二重分类汇总表”等功能菜单，按弹出对话框的提示，输入末级账套、会计期间、筛选条件等便可以动态查询各类资产账表，筛选项录入时，注意“行输出”和“栏输出”不要重复，否则就不是二重动态报表。如下图：第六部分 注意事项一、 数据文件信息的修改注意事项修改数据文件信息时，以下事项不能修改，否则无法保持财政财务核算、决算口径的一致性。如下图：2123二、 财务人员登录密码管理操作密码是数据安全和财务人员合法权限的保障，请财务人员一定要自己设置操作密码，其中101为管理员密码，只具有数据管理权限，没有账务操作与修改权限，管理员密码统一由财政局信息管理专人管理，不用修改，管理员没有权限修改财务人员的密码，财务人员的密码必须由实际操作人员修改设置。设置方法如下图：三、 离线账务处理需指定账模位置正常处理账务需要在线操作，考虑到特殊应急事项，保会通软件提供了特殊情况下的应急处理账务方案，需要应急处理时，应急处理数据账套需要确定模板账套位置，才能保证核算口径的一致性，在离线处理账务前，先展开“管理”，双击“数据文件信息”，在弹出的对话框“账模位置”右边点击选项按钮，选择D盘下“账模位置”文件夹下的对应单位会计制度账模，点击“确认”后设置成功后，出现“账模位置 XXX会计制度” 字样。如下图：四、 影响数据完整性的不当操作1、在操作账务处理过程中，遇到突然事情耽误，请先退出软件，下次操作的时候再次登录，以免账务保存不完整。2、进行模板凭证自动生成、年度结转、备份数据等事项操作的时候，数据处理时间稍长，软件出现“请稍后”字样时，请等待软件自动运行，切忌强行停止导致数据出错。 保会通软件公司 45