前台接待流程图.doc

前台接待流程图客人来访接待工作流程流程名称客人来访接待工作流程实施环节行政人事主管前台接待专员客人各职能部门管理行为审核存档来访信息录入、记录汇总引领会见通知被访者来访登记确认与提醒访问事宜整理当天预约记录结束客人等待来访送走客户接待来访客人准备接待来访客人确认来访并告知相关事宜配合告知来访者情况开始相关说明各部门人员将预约客人情况知会前台汇总当日预约记录；通过电话等方式提醒相关同事，确认客人到访事宜；客人到访，礼貌相迎并让其填写公司来访客人登记表；确认客人身份及访问对象、事由，及时通知被访者，并安排客人等候；被访者确认来访后告知让客人等候及等候地点等事项；前台接待专员指引或亲自引领客人到指定的场所等待会见；送走客人后，前台接待专员将来访客人信息录入相关信息系统；当日来客访问信息的及时汇总，报主管审核后存档。来电接转流程流程名称来电接转流程实施环节前台接待专员外部单位人员各部门或员工管理行为不在明确被访人在否留言记录告知情况转接处理倾听来电事宜拿起话筒接听听到电话铃响在公司范围内范围外结束来访开始接电相关说明电话铃声响起；前台在电话铃响3声之内要拿起话筒接听，接通后“您好，汇能投资”；前台认真倾听对方来电事由；职责范围内能够处理的事情直接回复对方；前台对自己职责范围外或直接找人的电话进行转接，人在办公室，则进行转接；若人不在办公室，则明确告知对方，并请对方留言或问明事由自己代为转告；若对方同意留言或前台代为转告，则前台要记录清楚对方的单位、姓名、联系方式，要找人、事由等，并跟对方确认无误后结束电话。信函文件邮件收发流程流程名称信函文件邮件收发流程实施环节行政人事主管前台接待专员各职能部门管理行为结束审核审核有无留言记录寄信回信拆信是否有收件人分信登记接受信函开始接收相关说明前台收到外部物件，根据物件的类型和日期整理、分类；前台在物件登记簿上进行登记，对于报刊杂志、商品和邮购广告，除非与主管有直接关系，一般由前台人员处置，或者用红笔将有关事项勾出，以便主管参阅；信函物品归类后，送行主管审核，前台对物件进行分发，其他职能部门接收到前台发来的物品；前台对剩下的不能分发的函件，进行拆封；前台根据函件内容的要求及时处置回复拟稿；回复拟稿须经过主管领导的审核；对回复的信函底稿进行存档。