前台接待流程图.doc

前台接待流程图
客人来访接待工作流程
流程名称
客人来访接待工作流程
实施环节
行政人事主管
前台接待专员
客人
各职能部门
管理
行为
审核

⑧存档
⑦来访信息录入、记录汇总
⑥引领会见
④通知
被访者
③来访登记
②确认与提醒访问事宜
①整理当天预约记录

结束
客人等待
来访

送走客户
接待
来访客人
准备接待
来访客人
⑤确认来访并告知相关事宜
配合
告知来访
者情况
开始

相关
说明
①各部门人员将预约客人情况知会前台汇总当日预约记录；②通过电话等方式提醒相关同事，确认客人到访事宜；③客人到访，礼貌相迎并让其填写《公司来访客人登记表》；④确认客人身份及访问对象、事由，及时通知被访者，并安排客人等候；⑤被访者确认来访后告知让客人等候及等候地点等事项；⑥前台接待专员指引或亲自引领客人到指定的场所等待会见；⑦送走客人后，前台接待专员将来访客人信息录入相关信息系统；⑧当日来客访问信息的及时汇总，报主管审核后存档。
来电接转流程
流程名称
来电接转流程
实施环节
前台接待专员
外部单位人员
各部门或员工
管理
行为
不在
明确被访人在否
⑦留言记录
⑥告知情况
⑤转接
④处理
③倾听来电事宜
②拿起话筒接听
①听到电话铃响

在公司
范围内
范围外
结束
来访
开始

接电

相关
说明
①电话铃声响起；②前台在电话铃响3声之内要拿起话筒接听，接通后“您好，汇能投资”；③前台认真倾听对方来电事由；④职责范围内能够处理的事情直接回复对方；⑤前台对自己职责范围外或直接找人的电话进行转接，人在办公室，则进行转接；⑥若人不在办公室，则明确告知对方，并请对方留言或问明事由自己代为转告；⑦若对方同意留言或前台代为转告，则前台要记录清楚对方的单位、姓名、联系方式，要找人、事由等，并跟对方确认无误后结束电话。
信函文件邮件收发流程
流程名称
信函文件邮件收发流程
实施环节
行政人事主管
前台接待专员
各职能部门
管理
行为
结束
审核
审核

有
无
⑦留言记录
⑥寄信
⑤回信
④拆信
是否有收件人
③分信
②登记
①接受信函
开始

接收

相关
说明
①前台收到外部物件，根据物件的类型和日期整理、分类；②前台在物件登记簿上进行登记，对于报刊杂志、商品和邮购广告，除非与主管有直接关系，一般由前台人员处置，或者用红笔将有关事项勾出，以便主管参阅；③信函物品归类后，送行主管审核，前台对物件进行分发，其他职能部门接收到前台发来的物品；④前台对剩下的不能分发的函件，进行拆封；⑤前台根据函件内容的要求及时处置回复拟稿；⑥回复拟稿须经过主管领导的审核；⑦对回复的信函底稿进行存档。