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关于采购遇到得问题与建议
后勤服务中心职责范围内负责办公用品、零星物品(内容多而量小)、水电气耗材(种类多而量小)、安保服务、保洁服务、绿化养护、食材、食堂耗材,分局职能部门批示得热水器、洗衣机等家用电器采购,除负责后勤服务中心政府采购外还要协助财务部办理政府采购工作。后勤服务中心负责得采购内容相比其它部门多而杂、大部分采购量较小,按照目前分局程序开展采购工作,遇到了如下问题:
一、分局采购金额较小、程序严、流程多,商家不适应
1、后勤服务中心采购普遍金额不大。
2、商家认为分局采购程序严格,报价文件完整性与符合性要求高,采购金额较少,商家投入时间与人力成本高,参与意愿较低。无形中增加了后勤服务中心采购前期市场考察工作量,即便后勤服务中心认真考察与完善询价函,商家报价仍常常出错,导致整个采购工作重新开展。
3、采购金额不论大小,完成采购后均要合同谈判、签订合同与廉政合同,流程较长且环节多,很多商家参加几次后就不愿参与。
4、目前,新世纪、重百、国美等大型商场反馈,不在该商场采购物品不提供营业执照、税务登记证等材料,不符合分局商家必须提供加盖鲜章营业执照、税务登记证得要求,而实际上这些商家信誉度较好。
二、其它部门请示采购物品,由后勤服务中心实施不合理
综合计划与请示部门为技术部或者运管中心,实施由后勤服务中心实施,一个事情分成两个阶段,事前后勤服务中心不知道,实施过程发现请示内容与实际情况不相符,又得按程序现场查瞧、报告、请示,给工作带来困难,降低效率。
三、政府采购存在得问题
1、财务部负责政府集中采购,签订合同后,由后勤服务中心办理验收、安装,但不提供合同不能有效完成工作。
2、在政府采购管理办法中有关于安装材料收费得阐述与要求,但在实际操作中,安装单位在安装过程中增加得耗材不在合同范围以内,需后勤服务中心从其它费用中支出,而且很多单位不能开具增值税专用发票,给后勤工作带来困难。
四、台站物品与耗材得采购
1、边远台站家电得采购,在重庆市区询价采购后,派车送至台站,存在跨省、跨区县得情况,厂家对销售商有渠道保护措施,对家电后期维修不利。
2、边远台站生活用品采购,技术部要求后勤服务中心采购后送至台站,成本高、不及时。
3、零星水电气维修,后勤服务中心派车与人员前往维修
上述方式,不便于边远台站得保障,另外分局派车与人送货上门,往返费用高、时间长,效率低。
五、针对上述问题得一些建议
为保障分局后勤保障工作顺利、有效得开展,从工作实际出发,提出以下建议:
(一)在监督有效得前提下,打破部门间壁垒,优化工作程序,各部门各尽其责,提高工作效率
(二)适当放宽采购限额与简化程序
1、 确定一个直接采购限额,比如**元(1万)以下得可直接采购,采购物品在重庆不足3家(含)以上比选条件得,建议直接采购。
2、确定一个合同签订限额,比如**元(2万元)以上得采购才签订合同。对于品牌型号确定,售后服务体系健全得家用电器产品,在正规商场采购,可不签订合同与廉政合同。
3、物资采购中,对知名度较高得商场与公司,可先报价,中选后提供加盖宣章得资质证书。
(三)放宽各部门权限内采购范围
1、各部门有2000元得采购权限,但对采购内容限制严格,需要放宽采购范围,提高工作效率,赋予技术部等部门一定采购权利,权利与义务相符。
2、边远台站零星物品、生活家电(政府采购目录外)得采购应由使用部门属地化采购,采购程序应简化。
(四)在政府采购中明确安装耗材单价、结算与发票开具方式,政府集中采购提供合同与后勤服务中心。
(五)全部要求开具增值税专用发票困难,建议对小金额零星采购得发票应放宽,降低发票要求。
(六)鉴于采购得复杂性、专业性,为适应当前对廉政风险防控得管理,建议分局考虑成立专门得采购部门,负责分局得采购工作,以提高工作效率与质量。
(七)建议分局专题探索网络采购得机制。
(八)关于2016后勤服务合同到期续签得一些建议
2016年下半年后勤服务中心重点保障过渡搬迁工作,但同时需要开展2017年后勤服务合同签订事宜,例如:职工食堂食材供应合同、牛奶供应合同、电梯维保合同、西区绿化养护合同、机房空调维保合同、办公用品采购合同、安保服务合同、保洁合同等需要签订,重新按照分局流程开展采购工作,工作量大,牵扯精力多,为此建议续签:
1、服务内容变化不大得、服务较好得合同,建议直接续签,例如:职工食堂食材供应合同、牛奶供应合同、办公用品采购合同、电梯维保合同、西区绿化养护合同、西区机房空调维保合同。
2、服务内容变化较大、存在一些不确定因素,建议调整合同金额与内容后续签,例如应东区安保服务与保洁服务采购与费用由第三跑道空管工程项目部负责,并服务至2017年5月份。西区安保服务与保洁服务仍需开展,鉴于这两个单位服务质量较好,在调整服务内容、期限、合同金额得前提下,续签至新得安保与保洁公司服务止。
(九)关于方斗山车辆保障得建议
建议工作人员购买动车票前往石柱,从石柱打车至方斗山开展保障工作,需财务部合理解决石柱至方斗山乘车费用。
技术部至方斗山开展保障工作较多,由分局派司机与车辆前往,来回需要两天时间,路费230元、人员补贴100元/每天,邮费约400元,合计司机与车辆费用为830元,成本较高。目前已开通重庆至石柱县城高铁,票价53、7元,时间1小时10分,一个人往返费用107、4元,从石柱到方斗山打得往返200多元,6人以下至方斗山,自行乘高铁较为划算。