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Excel论文：基于Excel的人事档案检索系统的构建
［摘要］ 随着我国人事制度改革的不断深入，人事档案管理也不断地向科学化、信息化的方向迈进。目前在一些大型的企事业单位，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，但是在中小企业，人事档案管理依然停留在手工管理阶段，有的单位只把个人信息、档案目录输入计算机，而资料检索、调阅档案等工作仍习惯用手工操作，无纸化阅档基本没有实施。这样既不利于档案的保管，又影响工作效率。本文利用excel的函数构建了一个人事档案检索系统，以供同行参考使用。
［关键词］ excel；档案；检索；系统
随着社会的发展和科技的进步，ｉｔ技术的应用在社会各领域中都得到了普及，越来越多的人都感受到利用计算机进行各类管理的科学性和便捷性，认识到管理信息系统对于管理工作的重要性。通过人事档案检索系统对人事档案进行检索、调阅，具有人工管理所无法比拟的优点，它可以使人们从繁重的传统手工管理中解脱出来，从而提高企业人事档案管理的工作效率，协助企业更好地完成人事档案管理工作。
1建立人事档案表的相关技巧
打开ｅxcel工作簿，将ｓｈｅｅｔ １工作表重命名为“档案管理表”输入相关信息，如图１所示。
其中，“部门”、“职务”、“职称”、“学历”、“性别”、“婚否”等列，可通过“数据有效性”设置减少重复输入。以“性别”字段为例，其具体方法是：选中该列→单击【数据】菜单→选择【数据有效性】命令→在弹出的【数据有效性】对话框中，选择【设置】选项卡，进行相应的设置（如图2所示）。单击【确定】按钮后即可在该列下拉列表框中选择填入。其他各列同理。
2 建立检索卡
将ｓｈｅｅｔ ２重命名为“检索卡”，设置检索卡样式，如图３所示。
2.1方法一
单击ｃ３单元格→在编辑栏中输入“＝ｖｌｏｏｋｕｐ（ｂ２，档案管理表！ａ２：ｍ２４，２，ｆａｌｓｅ）”→单击【确定】按钮后，该人员的部门信息就会自动出现在ｃ３单元格中。
其中：“ｖｌｏｏｋｕｐ”是查找函数，可以单击【插入】菜单→选择【函数】命令→在弹出的【插入函数】对话框中，选择该函数；也可以在编辑栏中直接输入该函数。注意手工输入时前面要加“＝”号。
该函数的含义是：在档案表的ａ２：ｍ２４单元格区域中查找ｂ２单元格的数值，找到后返回该区域第２列相对位置的数值（因为“部门”字段在该区域的第２列），“ｆａｌｓｅ”为精确查找。这样，如果在ｂ２单元格中输入ｄ０００１，则返回的部门即是“经理室”。 其他各列同理。注意修改第３个参数，分别是３~１３；ｅ４单元格与ｇ３单元格要设置为日期型。检索结果如图４所示。
该检索卡的功能是可对该企业任意一个人员进行个体化的检索，只需输入相应的编号即可。
2.2方法二
单击ｃ３单元格→在编辑栏中输入“＝ｌｏｏｋｕｐ（ｂ２，档案管理表！ａ３：ａ２４，档案管理表！ｂ３：ｂ２４）”→单击【确定】按钮后，该人员的部门信息就会自动出现在ｃ３单元格中。
该函数也是一个查找函数，其含义是：在档案管理表的ａ３：ａ２４单元格区域中查找ｂ２单元格的内容，找到后返回ｂ３：ｂ２４单元格区域相对位置的数值，如果在ｂ２单元格中输入ｄ０００３，则返回的部门是“财务部”。其他同理。
3添加动态按钮
首先将人员编号这一列的数值改为数值型的数据，在菜单栏空白处，右击→打开【窗体】控件→单击【滚动条】按钮→在ｃ２：ｄ２单元格区域添加【滚动条】控件→右击【滚动条】→选择【设置控件格式】→在弹出的【设置控件格式】对话框中作相应的设置（如图５所示）。
注意：单元格到ｂ２单元格。
添加滚动条以后，就可通过滚动条来进行信息检索，无须输入编号。滚动检索结果如图６所示。
4 批量检索
如果要进行批量检索，如按性别、按部门、按学历检索，可通过“高级筛选”功能完成。
具体操作如下（如查找性别为男而且学历为本科的人员）：
在“档案管理表”工作表的任意位置输入如图７所示的内容，单击【数据】菜单→选择【筛选】→【高级筛选】→在打开的【高级筛选】对话框中作如图８所示的设置。其中“条件区域”应选择ｎ２：ｏ３单元格区域。这样性别为男而且学历是本科的人员即可筛选出来，如图９所示。
如果要查找性别为男或者学历为本科的人员，则应将“条件区域”中的“本科”填在ｏ４单元格中，“条件区域”即为ｎ２：ｏ４单元格区域。
5 小结
总之，企业人事档案管理的信息化是企业整体管理信息化建设的重要组成部分。利用ｅｘｃｅｌ提供的大量函数，可以很方便地进行管理分析、统计分析、预测分析，对档案管理过程的保管、编目、统计、利用等各个环节都有实际应用价值，作为一名合格的档案管理工作者，掌握ｅｘｃｅｌ的相关知识，对在档案管理中应用ｅｘｃｅｌ来解决各类问题，是会有很大帮助的。
主要参考文献
［１］ｅｘｃｅｌ ｈｏｍｅ．ｅｘｃｅｌ应用大全［ｍ］．：人民邮电，２００８.

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