采购管理制度规范.doc

采购管理制度规范652020年5月29日文档仅供参考采购管理制度标准采购作业程序 采购作业内容是从收到请购案件开始进行分发采购案件,由采购经办人员先核对请购内容,查阅厂商资料、采购记录及其它有关资料后,开始办理询价,于报价后,整理报价资料,拟订议价方式及各种有利条件,进行议价,办妥后,依核决权限,呈核订购。详细作业程序及要点如: 采购作业程序及要点标准采购作业细则 请 购第一条 请购部门的划分各项材料的请购部门如下:(一)常备材料:生产管理部门(二)预备材料:物料管理部门(三)非常备材料:1.订货生产用料:生产管理部门2.其它用料:使用部门或物料管理部门第二条 请购单的开立、递送(一)请购经办人员应依存量管理基准、用料预算,参酌库存情况开立请购单,并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核并编号(由各部门依事业部别编订),请购单(内购)(外购)附请购案件寄送清单送采购部门。(二)需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料,请购部门应以请购单附表,一单多品方式,提出请购。(三)紧急请购时,由请购部门于请购单说明栏注明原因,并加盖紧急采购章,以急件卷宗递送。(四)材料检验须待试车方能实施者,请购部门应于请购单上注明试车检验及预定试车期限。(五)庶务用品由物料管理部门按月依耗用状况,并考虑库存情况,填制请购单提出请购。第三条 免开请购单部分(一)下列总务性物品免开请购单,并能够总务用品申请单委托总务部门办理,但其核决权限另订,其列举如下:1. 贺奠用物品:花圈、花篮、礼物等。2. 招待用品:饮料、香烟等。3. 书报(含技术性书籍及定期刊物)、名片、文具等。4. 打字、刻印、报表等。(二)零星采购及小额零星采购材料项目。第四条 请购核决权限(壹) 内购:1. 原物料:(1) 请购金额预估在1万元以上者,由科长核决。(2) 请购金额预估在1万元至5万元者,由经理核决。(3) 请购金额预估在5万元以上者,由总经理核决。2.财产支出:(1)请购金额预估在 元以下者,由科长核决。(2)请购金额预估在 元至2万元者,由经理核决。(3)请购金额预估在2万元以上者,由总经理核决。3. 总务性用品:(1)请购金额预估在1000元以下者,由科长核决。(2)请购金额预估在1000元至1万元者,由经理核决。(3)请购金额预估在1万元以上者,由总经理核决。附注:凡列入固定资产管理的请购项目应以财产支出核决权限呈核。(二)外购:1.请购金额预估在10万(含)元以下者,由经理核决。2.请购金额预估在10万元以上者,由总经理核决。第五条 请购案件的撤销(一)请购案件的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购,同时于请购单(内购)或请购单(外购)第一、二联加盖红色撤销的戳记及注明撤销原因。(二)采购部门办妥撤销后,依下列规定办理:1.采购部门于原请购单加盖撤销章后,送回原请购部门。2.原请购单已送物料管理部门待办收料时,采购部门应通知撤销,并由物料管理部门据以将原请购单退回原请购部门。3. 原请购单未能撤销时,采购部门应通知原请购部门。 采 购第一节 一般规定第六条 采购部门的划分(一)内购:由国内采购部门负责办理。(二)外购:由国外采购部门负责办理,其进口庶务由业务部门办理。(三)总经理或经理对于重要材料的采购,可直接与供应商或代理商议价。专案用料,必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。第七条 采购作业方式 除一般采购作业方式外,采购部门可依材料使用及采购特性,选择下列一种最有利的方式进行采购:(一)集中计划采购:凡具有共同性的材料,须以集中计划办理采购较为有利者,可核定材料项目,通知各请购部门依计划提出请购,采购部门定期集中办理采购。(二)长期报价采购:凡经常性使用,且使用量较大宗的材料,采购部门应事先选定厂商,议定长期供应价格,呈准后通知各请购部门依需要提出请购。第八条 采购作业处理期限 采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需,分类制定材料采购作业处理期限,通知各有关部门以便参考,遇有变更时,应立即修正。第二节 国内采购作业处理 第九条 询价、比价、议价(一)采购经办人员接获请购单(内购)后应依请购案件的缓急,并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料,除经核准得以电话询价之外,另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。(二)若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者,采购经办人员应检附资料并于请购单上予以证明,经主管核发后,先会使用部门或请购部门签注意见后呈核。(三)属于买卖惯例超交者(如最低采购量超过请购量),采购经办人员于议价后,应于请购单询价记录栏中注明,经主管签认后呈核。(四)对于厂商的报价资料经整理后,经办人员应深入分析后,以电话等联络方式向厂商议价。 (五)采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件,主管应立即指定经办人员先行询价、议价,待接到请购单后,按一般采购程序优先办理。(六)试车检验的采购条件,采购经办人员应于请购单注明与厂商议定的付款条件呈核。第十条 呈核及核决(一)采购经办人员询价完成后,于请购单详填询价或议价结果及拟订订购厂商交货期限与报价有效期限经主管审核,并依请购核决权限呈核。(二)采购核决权限: 第十一条 订购(一)采购经办人员接到经核决的请购单后应以订购单向厂商订购,并以电话或传真确定交货(到货)日期,同时要求供应商于送货单上注明请购单编号及包装方式。(二)若属分批交货者,采购经办人员应于请购单上加盖分批交货章以资识别。(三)采购经办人员使用暂借款采购时,应于请购单加盖暂借款采购章,以资识别。第十二条 进度控制及事务联系(一)国内采购部门应分询价、订购、交货三个阶段,以采购进度控制表控制采购作业进度。 (二)采购经办人员未能按既定进度完成作业时,应填制进度异常反应单并注明异常原因及预定完成日期,经呈主管核示后转送请购部门,依请购部门意见拟订对策处理。第十三条 整理付款(一)物料管理部门应按照已办妥收料的请购单连同材料检验报告表(其免填材料检验报告表部分,应于收料单加盖免填材料检验报告表章)送采购部门,经与发票核对无误,于翌日前由主管核章后送会计部门。会计部门应于结帐前,办妥付款手续。如为分批收料者,请购单(内购)的会计联须于第一批收料后送会计部门。(二)内购材料须待试车检验者,其订立合同部分,依合同规定办理付款,未订合同部分,依采购部门呈准的付款条件整理付款。(三)短交应补足者,请购部门应依照实收数量,进行整理付款。(四)超交应经主管核示始得依照实收数量进行整理付款,否则仅依订货数付款。第三节 境外采购作业处理(含进口事务、关务)第十四条 询价、比价、议价(一)外购部门依请购单(外购)的需求日及急缓件加以整理,并依据供应厂商资料,并参考市场行情及过去询价记录,以电话或传真方式进行询价作业,但因特殊情况(独家制造或代理等原因)应于请购单(外购)注明外,原则上应向三家以上供应厂商询价、比价或经分析后议价。(二)请购的材料规范较复杂时,外购部门应附上各厂商所报材料的重要规范并签注意见后,会请购部门确认。 第十五条 呈核及核决(一)比价、议价完成后,外购部门应填制请购单(外购),拟订订购厂商预定装船日期等,连同厂商报价资料,送请购部门依采购核决权限核决。(二)核决权限1.采购金额以CIF美元总价折合在元(含)以下者由经理核决。2.采购金额以CIF美元总价折合超过元以上者由总经理核决。(三)采购案件经核决后,如发生采购数量、金额的变更时,请购部门应依更改后的采购金额所需的核决权限重新呈核;但若更改后的核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主管核决。第十六条 订购与合同(一)请购单(外购)经核决送回外购部门后,即向厂商订购并办理各项手续。(二)需与供应厂商签订长期合同者,外购部门应以签呈及拟妥的长期合同书,依采购核决权限呈核后办理。第十七条 进度控制及异常处理(一)外购部门应以请购单(外购)及采购控制表控制外购作业进度。(二)外购部门于每一作业进度延迟时,应主动开立进度异常及反应单记明异常原因及处理对策,据此修订进度并通知请购部门。(三)外购部门于外购案件装船日期有延误时,应主动与供应厂商联系催交,并开立进度异常反应单记明异常原因及处理对策,通知请购部门,并依请购部门意见处理。第十八条 进口签证前(请购单(外购)核准后)的专案申请(一)专案进口机器设备的申请专案进口机器设备时,外购部门应准备全部文件申请核发输入许可证,申请函中并应请求国贸局在输入许可证加盖国内尚无产制的戳记及核准章,以便进口单位凭以向海关申请专案进口及分期缴税。(二)进口度量衡器及管理物品时,外购部门应于申请输入许可证之前准备报价单及其它有关资料送进口单位向政府机关申请核准进口。第十九条 进口签证 外购材料订购后,外购部门应即检具请购单(外购)及有关申请文件,以申请外汇处理单(需在一星期内办妥结汇时,加填紧急外购案件联络单)送进口单位办理签证。进口单位应依预定日期向国贸局办理签证,并于输入许可证核准时通知外购部门。第二十条 进口保险(一)FOB、FAS、CF条件的进口案件,进口单位应依请购单(外购)外购部门指示的保险范围办理进口保险。(二)进口单位应将承保公司指定的公证行在请购单(外购)上标示,以便货品进口必须公证时,进口单位凭以联络该指定的公证行办理公证。第二十一条 进口船务(一)FOB、FAS的进口案件,进口单位(船务经办人员)于接获请购单(外购)时,应视其装运口岸及装船期限并参照航运资料,原则上选定三家以上船公司或承揽商,以便进口货品可机动选择船只装运。(二)进口单位(船务经办人员)应将所选定的船公司或承揽商品名称,提供进口结汇经办人员,于信用状开发申请书列明,作为信用状条款,向发货人指示装船。(三)如因输出口岸偏僻或因使用部门急需,为避免到货延误,外购部门应于请购单(外购)上注明,避免在信用状指定船公司而委由发货人代为安排装船。第二十二条 进口结汇 进口单位应依请购单(外购)标示的间发信用状日期办理结汇,并于信用状(LC)开出后以开发LC快报通知外购部门联络供应厂商。第二十三条 税务(一)免货物税及工业用证明的申请1.进口的货品可申请免货物税者,外购部门应于输入许可证核准后,检具必须文件,向税捐处申请,经取得核准函后向海关申请免货物税。2.除免凭经济部工业局证明办理具结免税进口的项目外,其它合于免税规定的人造树脂类材料,外购部门应于开发信用状后检具必须文件向经济部工业局申请非供塑胶用证明,以便于报关时据此向海关申请依工业用物品税率缴纳进口关税。(二)专案进口税则预估及分期缴税的申请及办理外购部门应于进口前,检具有关文件,凭以向海关申请税则预估,等核准后并办理分期缴税及保证手续。第二十四条 输入许可证、信用状的修改 供应商成本公司要求修改输入许可证或信用状时,外购部门应开立信用状、输入许可证修改申请书经呈核后,检具修改申请文件送进口事务科办理。第二十五条 装船通知及提货文件的提供(一)外购部门接到供应商通知有关船名及装船日期时,应立即填制装船通知单分别通知请购部门、物料管理部门及有关部门。(二)外购部门收到供应商的装船及提货文件时,应检具输入许可证及有关文件,以装运文件处理单先送进口单位办理提货背书。(三)提货背书办妥后,外购部门应检具输入许可证及提货等有关文件,以装运文件处理单办理报关提货。(四)管理进口物品放行证的申请: 进口管理物品时,外购部门应于收到装运文件后,检具必须文件送政府主管机关申请进口放行证或进口护照,以便据此报关提货。第二十六条 进口报关(一)关务部门收到请购单(外购)及报关文件时,应视买卖、保险及税率等条件填制进口报关处理单连同报关文件,委托报关行办理报关手续,同时开立外购到货通知单(含外购收料单)送材料库办理收料。(二)不结汇进口物品,进口单位(邮寄包裹则为总务部门)应于接获到货通知时,查明品名、数量等资料,并会外购部门确认需要提货者再行办理报关提货。如系无价进口的材料、补运赔偿及退货换料等,报关时关务部门应开立外购到货通知单(含外购收料单)通知收货部门办理收料,而属其它材料及物品则由收件部门于联络单签收后,送处理部门处理。(三)关税缴纳前进口单位应确实核对税则、税率后申请暂借款缴纳。 (四)海关估税的税率如与进口单位估列者不符时,进口单位应立即通知外购部门提供有关资料,于海关核税后14天内以书面向海关提出异议,申请复查,并申请暂借款办理押款提货。押款提货的案件,进口单位应于进口报关追踪表记录,以便督促销案。(五)税捐记帐的进口案件,进口单位应依请购单(外购),于报关时检具必须文件办理具结记帐,并将记帐情况记入税捐记帐额度记录表及税捐记帐额度控制表。(六)船边提货的进口材料,进口单位应于货物抵港前办妥缴税或记帐手续,以便船只抵港时,即时办理提货。第二十七条 报关进度控制 关务部门应分报关、验关、估税、缴税、放行五阶段,以进口报关追踪表控制通关进度。第二十八条 公证(一)各公司事业部应依材料进口索赔记录及材料特性等因素,研判材料项目(如外购散装材料),通知进口单位于材料进港时,会同公证行前往公证。(二)外购材料于验关或到厂后发现短损而合于索赔条件者,进口单位应于接获报关行或材料库通知时,联络公证行办理公证。(三)进口货品办理公证时,进口单位应于公证后配合索赔经办时效,索取公证报告分送有关部门。第二十九条 退汇(一)外购部门依进口材料的装运情况,判断信用状剩余金额已无装船的可能时,应于提供报关文件时提示进口单位,并于进口材料放行及输入许可证收回后,开立信用状退汇通知单连同输入许可证送进口事务科办理退汇。(二)退汇金额较大,但信用状未逾有效期限者,外购部门应向供应厂商索回信用状正本,送进口单位办理退汇。第三十条 索赔(一)外购部门接到收货异常报告(材料检验报告表或公证报告等)时,应立即填制索赔记录单连同索赔资料交索赔经办部门办理。(二)以船公司或保险公司为索赔对象者,由进口单位办理索赔;以供应厂商为索赔对象时,由外购部门办理索赔。(三)索赔案件办妥后,索赔记录单应依原采购核决权限呈核后归档。第三十一条 退货或退换(一)外购材料须予退货或退换时,外购部门应适时通知进口单位依政府规定期限向海关申请。 (二)复运出口、进口的有关事务,外购部门应负责办理,其出口进口签证、船务、保险报关等事务则委托出口单位及进口单位配合办理。(三)退换的材料进口时依本节有关规则办理。第四节 价格及质量的复核第三十二条 价格复核与市场行情资料提供(一)采购部门应调查主要材料的市场与行情,并建立厂商资料,作为采购及价格审核的参考。 (二)采购部门应就企业内各公司事业部所提重要材料的项目,提供市场行情资料,作为材料存量管理及核决价格的参考。第三十三条 质量复核 采购单位应就企业内所使用的材料质量予以复核(如材料选用、质量检验)等。第三十四条 异常处理 审查作业中,若发现异常情况,采购单位审查部门应即填制采购事务意见反应处理表(或附报告资料),通知有关部门处理。 附 则第三十五条 本办法呈总经理核准后实施,增设修订亦同。需求单审批管理规定 为了进一步加强计划管理,健全企业管理制度,监督和控制不必要的开支,促进资金的合理周转,堵塞开支过程中的各种漏洞,公司对需求单的审批工作新作如下通知:(一)自年月日起,公司(包括分公司)启用新的需求单,同时废止过去使用的需求单。新的需求单分为计划内开支(采购)需求单和计划外开支(采购)需求单。(二)各部门、分公司在业务生产、基建、维护中需采购的各类物资、工具、仪器仪表、房屋装修、维修等各类开支,都必须按计划内开支(采购)需求单和计划外开支(采购)需求单所列内容填报。(三)审批手续和权限:1.发单人必须填写大约价值并提出开支(采购)的足够理由,经部门经理(部门经理因公出差时,可授权副经理)审批签字后,送主管部门审批,主管部门审批后送财务部审批,财务部审批后分类送公司分管领导审批。部门经理审批权限在2万元以内,公司分管副总经理(含同级领导)审批权限在20万元以内,每份需求单所列合计金额超过20万元人民币以及购买汽车、摩托车、手提无线电话等贵重物品必须报总经理审批,最后由财务部分送物资部或其它部门执行。2.物资供应部意见栏所列发单部门自购或物资供应部采购是指物资供应部经理对某些急需物料是否同意发单部门自购时签注的意见。(四)对预算外需求单的审批,除执行以上审批手续外,一律报总经理审批。(五)各部门需开支(采购)时,凡没有按上述审批手续审批的,财务部将拒绝付款。特此通知,请各部门遵照执行。进料验收管理办法 第一条 本公司对物料的验收以及入库均依本办法作业。第二条 待收料 物料管理收料人员于接到采购部门转来已核准的采购单时,按供应商、物料别及交货日期分别依序排列存档,并于交货前安排存放的库位以利收料作业。第三条 收料(一)内购收料1.材料进厂后,收料人员必须依采购单的内容,并核对供应商送来的物料名称、规格、数量和送货单及发票并清查数量无误后,将到货日期及实收数量填记于请购单,办理收料。2.如发觉所送来的材料与采购单上所核准的内容不符时,应即时通知采购处理,并通知主管,原则上非采购单上所核准的材料不予接受,如采购部门要收下该等材料时,收料人员应告知主管,并于单据上注明实际收料状况,并会签采购部门。(二)外购收料1.材料进厂后,物料管理收料人员即会同检验单位依装箱单及采购单开柜(箱)核对材料名称、规格并清点数量,并将到货日期及实收数量填于采购单。2.开柜(箱)后,如发觉所载的材料与装箱单或采购单所记载的内容不同时,通知办理进口人员及采购部门处理。3.其发觉所装载的物料有倾覆、破损、变质、受潮等异常时,经初步计算损失将超过5000元以上者(含),收料人员即时通知采购人员联络公证处前来公证或通知代理商前来处理,并尽可能维持异状态以利公证作业,如未超过5000元者,则依实际的数量办理收料,并于采购单上注明损失数量及情况。4.对于由公证或代理商确认,物料管理收料人员开立索赔处理单呈主管核示后,送会计部门及采购部门督促办理。 第四条 材料待验 进厂待验的材料,必须于物品的外包装上贴材料标签并详细注明料号、品名规格、数量及入厂日期,且与已检验者分开储存,并规划待验区以为区分,收料后,收料人员应将每日所收料品汇总填入进货日报表以为入帐清单的依据。第五条 超交处理 交货数量超过订购量部分应予退回,但属买卖惯例,以重量或长度计算的材料,其超交量的3%(含)以下,由物料管理部门于收料时,在备栏注明超交数量,经请购部门主管(含科长)同意后,始得收料,并通知采购人员。第六条 短交处理 交货数量未达订购数量时,以补足为原则,但经请购部门主管(科长含)同意者,可免补交,短交如需补足时,物料管理部门应通知采购部门联络供应商处理。第七条 急用品收料 紧急材料于厂商交货时,若物料管理部门尚未收到请购单时,收料人员应先洽询采购部门,确认无误后,始得依收料作业办理。第八条 材料验收规范 为利于材料检验收料的作业,质量管理部门就材料重要性及特性等,适时召集使用部门及其它有关部门,依所需的材料质量研订材料验收规范,呈总经理核准后公布实施,以为采购及验收的依据。第九条 材料检验结果的处理(一)检验合格的材料,检验人员于外包装上贴合格标签,以示区别,物料管理人员再将合格品入库定位。(二)不合格验收标准的材料,检验人员于物品包装贴不合格的标签,并于材料检验报告表上注明不良原因,经主管核示处理对策并转采购部门处理及通知请购单位,再送回物料管理凭此以办理退货,如特采时则办理收料。第十条 退货作业 对于检验不合格的材料退货时,应开立材料交运单并检附有关的材料检验报告表呈主管签认后,凭此异常材料出厂。第十一条 实施修正 本办法呈总经理核准后实施,修订时亦同。发料作业管理办法 第一条 领料(1)使用部门领用材料时,由领用经办人员开立领料单经主管核签后,向仓库办理领料。(2)领用工具类材料(明细由公司自行制定)时,领用保管人应拿工具保管记录卡到仓库办理领用保管手续。(3)进厂材料检验中,因急用而需领料时,其领料单应经主管核签,并于单据注明,方可领用。 第二条 发料 由生产管理开立的发料单经主管核签后,转送仓库依工令及发料日期备料,并送至现场点交签收。第三条 材料的转移 凡经常使用或体积较大须存于使用单位者,由使用单位填制材料移转单向资料库办理移转,并每日下班前依实际用量填制领料单,经主管核签后送材料库冲转出帐。 第四条 退料(1)使用单位对于领用的材料,在使用时遇有材料质量异常,用料变更或用余时,使用单位应注记于退料单内,再连同料品缴回仓库。(2)材料质量异常欲退料时,应先将退料品及退料单送质量管理单位检验,并将检验结果注记于退料单内,再连同料品缴回仓库。(3)对于使用单位退回的料品,仓库人员应依检验退回的原因,研判处理对策,如原因系由于供应商所造成者,应立即与采购人员协调供应商处理。设备引进管理规定 原则1.为了保证我公司设备引进工作的顺利进行,使引进工作正常化、规范化,特制定本规定。2.引进设备是一项重要、严肃的工作,各级人员必须高度重视,以严肃的态度进行此项工作。3.引进设备必须遵循上级主管单位及本公司的有关规定。4.引进工作必须坚持原则,秉公办事,维护公司的利益。坚持综合考虑质量、价格、交货期、售后服务四个方面,要竞争,择优选取。5.引进工作必须根据公司制定的发展规划和技术发展趋势,结合公司实际,有计划地进行。 规定主要适用于引进较大的项目,其它小项目的引进购置,可参照本规定执行。 机构1.设备引进工作在公司总经理的统一领导下进行。由总工程师主持项目的招标和谈判工作,公司设立设备引进小组。由总工程师任组长,总工程师办公室(称总工办)、工程部、物资部、维护部派代表参加。2.总工办是引进工作的职能部门,其职责是根据需要提出各专业引进项目,报总经理批准立项后,由引进小组搞好引进项目的技术谈判和招投标商务谈判。3.不同专业的设备引进项目,可根据实际需要,临时吸收相关部门的有关技术人员参与项目的招标和谈判。 方法和程序1.设备引进项目由总工办提出,然后交引进小组审定,报公司总经理批准后,由引进小组组织总工办及有关技术人员进行项目的招标和谈判。2.需要招标或询价的项目,必须经过讨论确定招标、询价的对象。总工办制定和发放招标书,并妥善保管外商的投标资料。3.引进小组组织项目的开标和议标,并确定谈判对象及有关事项。4.引进小组负责通知供应商谈判。谈判时引进小组成员一般不少于总人数的四分之三。5.开标、议标和谈判必须指定专人记录。记录资料必须妥善保存。6.物资部负责编制合同书并完成其它商务事项。 纪律注意事项1.引进项目的招标、询价和谈判,必须严格按照有关规定和程序进行。2.引进工作人员必须严格遵守公司的有关情报和机密。任何人不得单独与供应商接触谈及引进项目的实质性问题,更不能向对方泄露公司拟定的标底和谈判策略,任何人不得将我方的重要信息以任何方式告知对方。3.在引进工作过程中,除正当的业务或礼节需要接受少量价值不高的纪念品外,不准单独接受超额馈赠礼品,确实难以拒绝的应交公司处理。4.对于违反上述规定者,视情节轻重,给予相应的纪律处分;触犯刑律的,交司法机关追究其刑事责任。 其它 技术培训、验收的名单由总工办与相关主管领导研究确定报总经理批准,根据工作关系和需要与相关主管领导研究确定。国内采购办法 第一条 为求本公司的国内采购工作合理与统一起见,其事务处理除遵照国内采购流程图有关规定外,特定本办法。第二条 各单位(以下简称请购单位)应根据营业、工程、生产计划及事务用品的预算表或库存不足部分开立请购单,必须将品名、规格、用途、数量、厂牌及交期等详填写,并依内购核决权限表的规定呈准后办理。第三条 请购单由请购单位编列号码,并将第二联送财务部总务科(以下简称采购单位),或径自行办理采购。第四条 请购单位对于所请购材料,倘需要变更规格或数量时,必须立即函洽或电告采购单位,如因已订购,而于事后变更者,采购单位须即函复已订情形,并洽请购单位设法收受,或由请购单位负责会同采购单位与承售商协调解决,但尽可能避免之。第五条 请购单位所请购材料,如系本公司各单位的制品或材料者,请购单位应径向各该单位购拨(其价格采中间价解决)。第六条 采购单位于接到请购单时,立即办理询价、议价,并将询议价结果记录于请购单,然后将请购单第二联呈准,但必要时得事先送请购单位签注意见。第七条 请购单呈核后送回采购单位向承售商办理订购,必要时应与承售商订定买卖合约书一式四份,第一份正本存采购单位,第二份正本存承售商,第三份副本存请购单位,第四份副本及暂付款申请书第二联送会计单位供整理定金用,如不需支付定金时,第四份副本免填。第八条 采购单位订购手续办完后,应即填写订货收料单一式三联,并将第一、二联送请购单位登记及验收手续。第九条 因缺货或不明供应处所,以致无法购得或逾期者,采购单位应即通知请购单位。第十条 请购单位于厂商交货时,先将供应厂商的托运单据与请购单查封,并实际清点件数及重量,相符后签收,如发现不符时,即通知采购单位会同处理。第十一条 请购单位于厂商交货时,即行通知使用单位(或品检单位)派员验收品质,验收合格后于订货收料单内验收栏加盖印章,并将第二联及供应厂商单据,发票等一并送采购单位整理付款。第十二条 分批交货以分批方式收料时,必须以分批收料单(一式三联)办理收料,其手续与本办法第十一条规定相同。第十三条 采购单位将已办妥收料的订货收料单第二联与发票单据等并在一起核章,然后送会计单位整理支付传票转出纳付款。第十四条 承售商领款时,必须将托运单据签收联缴回出纳,经出纳人员核对无误后,再凭对供应厂商资料卡上公司章及领款人私章领款。第十五条 本办法经呈准后公布实施,修改时亦同。国内物资采购供应工作制度 为保证本公司工程、维护以及一切生产用物资的正常供应,特订如下制度:(一)加强物资的计划管理。根据各部门上报的年度所需物资计划及仓存情况,每年第四季度统筹做好第二年的物资供应计划,力争按时准确上报公司年度材料计划。(二)加强物资订购合同的管理。物资合同的签订是一种经济责任,必须由物资供应部统一对外签订,其它单位(部门)不得对外签订合同,否则财务部拒绝付款。在签订合同前应主动征求有关部门和生产单位的意见,尽量做到采购回来的物资符合质量要求,使用部门满意;同时要对购货合同进行登记,便于办理提货及时付款手续。每年第一季度要根据年度的计划,寻找供应商,签订全年的大宗工程,维护物资的供货合同,以保证大宗物资供应的稳定可靠性。(三)签订合同的物资由供应室根据仓存和工程、维护用量情况实行分批进货。常见零星物资要根据要求部门的需求量和仓存情况进行分散进货,做到物资无积压,数量品种充分又齐全。(四)物资进仓实行质检员、仓管员、采购员联合作业,对物资质量、数量进行严格检查,做到货板相符,把好物资进仓质量关。(五)采购业务工作人员要严格履行自己的职责,在订货、采购工作中实行货比三家的原则,询价后报领导核准供应商,不得私自订购和盲目进货。在重质量、遵合同、守信用、售后服务好的前提下,选购低价物资,做到质优价廉。同时要实行跟踪办事负责到底的责任制,不得无故积压或拖延办理有关商务、帐务工作。(六)为掌握瞬息万变的市场经济商品信息,如价格行情等,物供人员必须经常自觉学习业务知识,提高商务工作的能力,以保证及时、保质、保量地做好物资供应工作。(七)物资供应工作必须始终贯彻执行有关政策法令,严格遵守本公司的各项规章制度,做到有令即行,有禁即止。全体物供人员必须牢固树立企业主人翁思想,尽职尽责,在商务工作中做到廉洁自律,秉公办事,不谋私利。进口物资采购供应工作制度(一)根据各部门上报的年度工程、维护所需要的进口物资计划,结合仓库现有物资库存情况,拟定年度进口物资采购计划,上报公司领导审批下达进口物资的采购任务。(二)加强进口物资采购工作的管理,切实做好公司引进小组确定的各项进口设备、物资的招标、询价、合同起草、批文的申请、物资报关、到货处理和货款结算等各项工作。(三)认真执行公司部门拟定的合同、单证审批会签手续,增加进口物资在采购过程中的透明度。对进口物资的合同签订、货款预付、到货后的检查验收以及货款支付各个环节的工作,做到认真负责,万无一失。(四)执行对大宗进口物资实行招标,小宗进口物资进行多家报价的询价原则,选择供货时间短,产品质量优良,价格条件合理的供应商,购买物美价廉的进口物资,保障工程和维护生产的需要。 (五)严格执行国家发布的关于进口物资管理规定,申报进口物资批文规定以及进口物资报关管理制度等。遵守公司的各项规章制度,做到有令即行,有禁即止。全体进口物资采购员、办事员、业务员必须牢固树立企业主人翁的思想,尽职尽责,在商务工作和对外业务工作中做到廉洁自律,秉公办事,不谋私利。委托制造、外加工管理准则 总 则第一条 目的 为使本公司外制开发及半成品、成品外协处理有所遵循,特订本细则。第二条 范围 本细则系指配合本公司销售、生产上需要,需经过协作厂商完成新产品零配件的试作、量试及认可后的大量外协制造等作业均属此范围。第三条 外协类别 外协依其加工性质的不同区分为:(一)成品外协 系指由本公司提供材料或半成品供协作厂商制成成品,其外协加工后即可缴交物量部门当作成品销售或可直接由协作厂商交运者。(二)半成品外协 系指由本公司提供材料、模具或半成品供协作厂商制造,其外协加工后尚需送回本公司再经过加工始能完成成品者。(三)材料外协 产品制造所需经过的某段加工过程必须的材料,由于本公司无此种设备(或设备不足)需要外协加工使其于公司内能使用均属之。第四条 经办部门 外协加工事务由下列部门办理。 试作与量试外协 第六条 厂商调查(一)为了解外协厂商的动态及产品质量,采购外制人员应随时调查,凡欲与本公司建立外协关系而能符合条件者应填具协作厂商调查表以建立征信资料,作为日后选择协作厂商的参考。协作厂商调查表一式一份呈主管核准后,自存。(二)采购外制人员应依据协作厂商调查表每半年复查一次以了解厂商的动态,同时依变动情况,更正原有资料内容。(三)于每批号结束后,将协作厂商试作、外协的实绩转记于协作厂商调查表以供日后选择厂商的参考。第七条 申请(一)试作 采购外制人员依据产品设计人员所填制的开发通报书、开发进度表、新开发零件部门进度追踪报告、零件表及图详细审核归划外制的零配件等资料是否齐全、清晰,并即按进度要求分别开立外协加工申请单一式四联,呈总经理核准后,第一联送会计部门,第二联自存,第三、四联物量,待试制品合格收料后,第三联附发票、收料单送会计部门整理付款。(二)量试1.采购外制人员于第一批小量试作品完成并送交工程设计人员经确认正常后(如需修改,则再通知外协厂商重新送样,以迄正常为止,即进行第二阶段的试量,其中申请手续同 第七条第一项作业。 2.如于量试与试作过程中,产品设计人员为求产品增加美观与功能必须增减或修改某些零配件时,应统一由产品设计人员重新绘制零配件成品图,循第七条第一项作业,唯若必须重新开发模具者,应洽协作厂商提供损失的费用。第八条 询价(一)采购外制人员提出外协加工申请单前,应依需要日期及协作厂商资料进行询价,询价对象以二家以上为原则(最好三家)并需提供估价单,其内容有模具与零件的材料、人工、税金、利润等资料,每家填写壹张外包零件模具估价表及估价分析表。(二)经办人员审核估价明细表后循议价、比价方式(以确保质量交货期为前提)将询价记录填写于外协加工申请单内呈主管核准后,外制人员需将承制厂商、外协工资及约定交货期转记于外协加工控制表凭以控制外协品的交货期。(三)为配合工程设计部门之要求或制造部门的紧急需求,采购外制人员得参考以往之类似品的外协价格,免经过议价、比价手续,径行指定信用可靠的厂商先行加工作业,但亦应事后补办外协申请单及签订合同的手续。第九条 外协内容与厂商变更(一)外协询价经核准后,如需变更外协内容或承制厂商时,承办部门应开立外协内容变更申请表一式四联,注明变更的原因及更改的厂商呈主管核准,第一联送会计部门,第二联送物料管理,第