企业外贸管理制度.doc

企业外贸管理制度

12
2020年6月23日
资料内容仅供参考，如有不当或者侵权，请联系本人改正或者删除。
企业外贸管理条例
一、 组成人员:
老板----盯目标
望远镜---全面的看待市场和使命, 要有前瞻性;

外贸部经理----追过程 求结果-
平面镜---真实的看待自己, 时刻检查自己的工作

外贸部业务员----强有力地正确执行
显微镜---把事情做细, 从小处入手, 精细的做好每一件事情!

共同的关键词: 开心、 付出有回报( 个人能力提升和经济收入)

二、 管理制度
为了更好的发展公司外贸业务, 提升外贸业绩, 同时帮助外贸人员更好的成长, 特制定如下条例:
一、 基础工作:
1) 接受培训----接受阿里巴巴的电子商务培训, 将培训内容运用到日常工作中。
2) 熟悉产品----了解贵公司的产品知识, 相关术语, 建立一份所有产品的价格表, 并经常更新;
3) 准备实物样本和电子样本: 需由生产部配合, 每件产品要提供高质量的样品, 便于寄样。同时制作电子样本, 买家会经常要求寄样品册, 能够用电子样本代替。
4) 准备报价单:
A.报价单采用文本形式, 其优点文件小, 不易受电脑病毒感染, 海外买家更愿意接受。
B 报价单的确定需有生产部门和销售部门的协助, 大家经过详细分析, 最后确定。争取同一产品能有多种报价。
5) 询盘处理:
A/接收客户询盘: 至少每天三次收发email (早中晚各一次)
B/询盘回复:
a. 确保回复每一个查询
b. 及时报价: 一般无特殊情况, 客户的每次询价提问确保在一天内完成, 争取在两小时内完成, 如果需要, 报价时连同电子样本、 报价单一起发出。
c.回复时尽量告诉买家我们能为她做什么,扼要介绍公司并强调优势所在,完整填写公司地址, 电话, 传真让买家感觉我们是一家很正规的公司
C．询盘整理: 每天在收到买家查询后
第一步: 接收和评级, 将所有询盘按A`B`C`D`级进行保存 ( 参考客户管理示范)
第二步: 建立买家数据库:
l 定期向买家发送市场资讯, 行业动态, 公司新闻
l 隔些日子, 向买家发送最新的产品或最热门的产品, 并通知买家到网站上去看;
l 新产品开发: 寻求买家对新产品的要求和建议, 或按照买家的要求定做新产品
l 国外参展并拜访客户; 利用买家数据库找出目的地的客户, 并查看每次联系的记录, 与买家约时间沟通;
l 参加商展; 利用买家数据库通知买家摊位号, 带上商展的最新样品, 追踪表格。按照买家反馈与买家约见面;
l 利用买家数据库寄送最新的样本, 样品和节日问候及正常性商务问候;
l 利用买家数据库进行统计工作; 了解客户源实力, 地域, 性质和最受欢迎的产品。
注: A级: 有明确意向, 成交可能性较大的客户。
B级: 有意向, 但有些犹豫, 需要经过努力才能争取的客户。
C级: 有意向, 但属于长线采购, 周期较长, 不确定因素较多。
D级: 意向不明确, 但也有可能成交。
每月由贵公司操作人员将所有A级客户名单及具体情况提交给总经理。
6) 客户跟进: 按ABCD级进行。
A级: 每周2次 B级: 每周一次 C级: 每半月一次 D级: 每月一次
方法:
1) 将所有的客户资料( 如老客户、 展览会认识的客户) 放入阿里软件/crm客户管理系统中, 而不只是来自阿里巴巴的邮件查询。
2) 每次收到一个陌生的邮件查询、 电话或传真时, 先在客户管理系统中查找她以前有没有和您联系过, 问过产品, 如果以前有过联系, 当时的进展如何? 在对该客户的情况有一个基本的判断, 进行更有效的后续跟进; 如果该客户以前没有联系过, 则将她的资料录入到系统中。
3) 系统地跟踪每一个查询, 一般每半个月至少和客户联系一次, 如果有参展、 新产品发布或促销活动, 通知客户。
4) 经常利用客户管理系统来发直邮给所有问过产品的买家。
5) 常发新产品推荐给买家。
6) 从节省成本角度出发, 合理利用电话、 传真、 邮件, Trademanager; skype, msn…。
TEL电话: 针对A级客户了解详细的情况;
FAX传真: 传真查询用传真回复( 12小时以内) ;
POST: 给买家提供最完整的资料, 用特快专递寄资料, 设计一个反查询表格随信件一起发过去。
7) 客户要求寄样品:
a. 电子样本。先寄电子样本给客户, 因为速度快而且成本为零, 还有样本可随时更新。
b. 真实样品。样品邮寄费一般采用样品免费, 快件费到付方式, 样品量大, 客户先由T/T方式汇到我司帐号, 如果客户对产品确有诚意, 她会主动提出到付, 这样的客户希望很大, 关键就取决于样品质量了。
8) 网页资料更新:
资料更新( 如产品图片更换、 公司基本信息修改) 是非常重要的一个方面。就好比是公司的一张脸, 需要给人以新鲜的面孔。
阿里巴巴的后台操作工具—SupplierCRM是为了针对跟进买家操作特别设计的, 能够自己非常方便的完成部分资料发布及更新。阿里巴巴提供Admin Tools操作手册和培训。

三、 外贸部绩效考核方法:
标准: 1、 销售业绩 2、 阿里平台有效利用率 3、 工作态度及方法( 根据三点每季度综合考核一次)
第一季度: 外贸部所有业务员在进公司后, 工作期间的连续3个月内如果没有出单子( 以到款为准) , 将被辞退。如果没有达到业绩要求, 根据第2、 3点标准, 若表现突出, 公司能够考虑给第二次机会;
有效利用阿里1----3个月要求如下:
A: 对阿里资源的充分利用与彻底了解。在这过程中( 会抽查二次) 。
B: 你对自己产品的充分认识与对产品卖点的充分认识。把自己产品经过邮件达到最大价值化。
C: 对自己阿里展台的充分部置。让买家第一时间能觉的你公司的实力与信认感。
D: 不断的要求自己与买家交流能充分认识的各地区的买家的采购行为。
E: 促步让自己成为电子商务交流的专家, 建立更多的网上朋友。考核: 三个月中有三十个联系中msn或trade manager国外客商。
工作态度及方法: 勤奋、 积极、 热忱

第二季度: 每月初预报自己的业绩, 根据完成率评估。
有效利用阿里4---6个月要求如下( 考证自己前三个月的成绩)
A: 考查自己对各地区的买家行为是否了解透彻。
B: 有没有意向客户产生。( 即有多少个网上朋友)
C: 有多少个网上朋友向你要样品( 但必须出样品费) 。考核条件: 三个月内有6个以上客户要求寄样。
工作态度及方法: 对客户热忱、 专业, 在公司内部积极分享, 和各部门配合交流畅通

第三季度: 每月有客户成交( 不论金额大小)
有效利用阿里7----9个月要求如下
A: 在后台订单栏目里记录每一笔订单
B: 给每个已经合作的客户做服务
C: 邀请高质量客户来华参观我们企业
D: 保持经常与老客户的联系, 挖掘客户的新需求
E: 请求过关系要好客户给公司推荐买家
F: 关注后台报表栏目, 及时掌握公司国际市场及调整公共产品
工作态度及方法: 热忱、 专业、 创新

第四季度: 有至少2个翻单客户
有效利用阿里10---12个月要求如下:
考核自己是否把客户有条理的服务与安排, 这是成功的关键。
把过去一年中与现在的国外客户系统分类:
1、 成交客户按地区、 产品等分类, 做出个性化的服务计划
2、 未成交客户按客户优质等级分类, 并能系统性跟进
A类: 寄过样品, 并一直保持跟进
B类: 对网上产品询价比较仔细与认真
C类: 对网上产品比较统一询价或让你全面报价
D类: 不是对网上产品询价只是对相关产品询价
3、 把过去一年的客户与现在的客户按地区、 产品分类, 总结各地区或各类买家行为
工作态度及方法: 激情、 创新、 归纳总结

四、 薪金待遇制度:
4．1 外贸部销售人员工资待遇:
1、 见习业务员( 三个月考核, 表现优秀者可申请提前转正)
基本工资800元、 餐贴150元、 各种养老津贴200元、 满勤奖50元
2、 业务员: ( 经考核经过, 可转为业务员)
基本工资1200元、 餐贴150元、 电话补贴100元、 按当地劳动部门标准交养老保险、 满勤奖50元
3、 高级业务员: ( 具备独立操作订单的能力, 每季度评估一次)
基本工资1600元、 餐贴150元、 电话补贴200元、 按当地劳动部门标准交养老保险、 满勤奖50元
4、 业务经理: ( 具备独立操作订单的能力, 可熟练的培养新的业务员, 并具备一定的管理能力, 每季度评估一次)
基本工资 元、 餐贴150元、 电话补贴300元、 、 按当地劳动部门标准交养老保险、 满勤奖50元
4．2 提成制度
提成根据外贸业绩, 每月实际结算金额5万美金( 包括5万美金) 提成百分之一; 10万美金( 含10万) , 提成百分之一点三, 20万美金及以上, 提成百分之一点五,
提成部分, 每月结算50%; 其余部分与年终奖金一起发放。

4．3 年终奖金
奖金根据一年时间阿里有效利用率、 工作态度、 方法、 绩效等综合而定,奖金额度不定

五、 外贸部作息时间:
考虑到国外买家的工作时间跟国内工作时间的时差问题, 特调整公司外贸部作息时间如下:
上午: 09:00－11:30工作
中午: 11:30－13:30休息
下午: 13:30－17:00工作
晚上: 17:00－18:00休息
晚上: 18:00－20:00工作
周日休息
如果有特殊情况, 需向公司老总请假说明.
六、 外贸部的学习培训:
为了形成公司内部学习和交流的良好氛围, 达到互助提高的效果, 公司鼓励交流, 学习和互相帮助, 比如: 阿里巴巴公司提供的业务培训要求必须到场, 而且做好学习笔记, 阿里巴巴后台外贸服务部要充分利用, 加强和阿里巴巴外贸服务人员的沟通和学习, 好的意见要充分利用, 帮助自己提升业务能力和业绩;
七、 客户跟进管理方法:
要求每个业务人员, 把自己联系中的客户进行软件管理, 把每个客户每次跟进的情况, 在用户管理平台进行管理和记录, 老板会定期查看; 也方便自己有效管理客户。一周内的新客户必须在当周至少联系一次, 对于客户必须进行等级管理, 较高级别以上的客户每月至少联系5次( 任何形式) 。
八、 工作报告的提交:
要求外贸部人员, 每周写工作报告, 打印出来提交给老板或外贸部经理, 同时要求自己建立报告档案, 报告要求如下: ( 参见工作周报)
1．本周工作回顾;
2．本周重点开发的客户以及重点跟进客户( 要求说明, 客户公司名称, 地址, 主要联系人, 电话, E-mail, 客户跟进情况详细描述) ;
3．工作总结: 本周工作中发现的问题, 包括公司内部的问题, 自身存在的问题, 改进方法, 公司如何给予支持; 自己业务员心态的变化及感受。

公司制定的外贸部管理条例, 每位应员工认真执行, 有意见能够及时向老板提出, 在以后的实施过程中, 能够及时补充目的是为了更好的提升个人和公司业绩, 建立良好的工作氛围。若暂无其它意见, 公司管理层和外贸部人员能够签订制度共同遵守执行。