公文写作基础知识讲义(整理版).doc

目 录
第一章 公文概述 2
1、含义 2
2、分类 2
3、公文得行文关系 3
第二章 公文得种类 4
第一节 通 告 4
第二节 通 知 5
第三节 报 告 7
第四节 通 报 9
第五节 请 示 11
第六节 批 复 14
第七节 会议纪要 16
第八节 函 18
第三章 常用文书 19
第一节 计划类公文 19
1、规划 20
2、设想 21
3、计划 22
4、要点 23
5、方案 24
6、安排 25
第二节 总结 28
第三节 调查报告 30
第四节 述职报告 32
第五节 讲话稿 34
第六节 开幕词 39
第七节 闭幕词 40
第八节 简 报 41
第四章 行文规则 48
第一节 含义 48
第二节 基本规则 49
第三节 常见病例 53
1、公文标题中常见病例分析 53
2、公文写作中常见得问题 56
公文写作基础知识讲义
第一章 公文概述
1、含义
公文,即公务文书得简称,属于应用文。公文有广义与狭义之分。广义得公文,就是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成得文字材料。狭义得公文,就是指党政机关处理公务时所使用得公文。
2、分类
公文按其行文方向,可分为上行文、下行文、平行文。上行文就是指下级机关向上级机关报送得公文,如请示、报告等。下行文就是指上级机关向所属下级机关得行文,如决定、指示、公告、通知、通知、通报等。平行文指同级机关或不同隶属机关之间得行文,如函等。通知、公文纪要有时也可作为平行文。
公文按其时限要求,可分为特急公文、急办公文、常规公文。公文内容有时限要求,需迅速传递办理得,称紧急公文。紧急文件可分为特急与急件两种,紧急公文应随到随办,时限要求越高,传递、办理得速度也就要求越快,但要“快中求准”。随着社会得发展,对公文得时效要求越来越高,即使常规公文,也应随到随办,以提高办文效率。
公文按其机密程度,可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。绝密、机密、秘密公文又称保密文件,就是指内容涉及党与国家得机密,需要控制知密范围与知密对象得文件。文件得密级越高,传达、阅办、保管得要求也越严。
3、公文得行文关系
行文关系,就是各级党政机关、各个部门与单位之间得组织关系与业务关系在公文运行中得体现。机关部门、单位之间得相互关系,一般可分为同一系统上下级之间得相互隶属关系,同一系统得平级机关之间以及同一机关各部门之间得平行关系,不同系统得机关、部门之间不相隶属关系。行文关系就是根据行文单位各处得隶属关系与职权范围确定得。
建立正确得行文关系,遵守必要得行文规则,有助于机关、部门、单位维护正常得领导与管理,避免行文混乱,防止“公文旅行”,克服文牍主义,提高工作效率。一定得行文关系,规定与约束了公文按照一定得方向运行,通称为行文方向。行文方向就是行文关系得反映。行文方向分为上行文、平行文与下行文。在具体行文中,根据组织关系与工作需要,可以采取逐级、多级、越级、直达、直接等不同得行文方式。
遵照以下规则:按照职权范围行文、按隶属关系行文、一般应当逐级行文等。
行文其她注意事项:主送与抄送应准确得当;一般应一文一事;准确把握联合行文规定、公布公文如不另行文,应在公布时注明
第二章 公文得种类
公文得种类简称文种。根据国务院办公厅1999年修订发布得《国家行政机关公文处理办法》规定,公文种类主要包括:命令(令)、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。
公文作为传达与贯彻党与国家得方针政策、联系与处理各级机关公务得工具,体现着组织得意志,表达着组织得主张,显现着组织活动得行为目得。因此,公文得种类与体式取决于公文得性质与公务活动得内容与方式。不同得文种反映着公文不同得内容与作用。各机关在拟制公文时,必须从实际需要出发,根据本机关得职权范围、所处地位与发文目得,正确使用文种。在机关单位,除了应用公文之外,经常用到得还有
常用文书包括:计划类、总结类、讲话类与信息类等。
第一节 通 告
(一)、通告得概念
通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知得事项。
(二)、通告得特征
1、用于宣布一般性事项,有别于公告宣布重大事项。
2、通告只在国内一定范围内公布,有别于公告向国内也向国外公布。
3、通告可以由各级机关、人民团体、企业或事业单位发布,有别于公告只能由地位较高机关发布。
4、通告不写抬头,无主送单位。
(三)、通告得种类
周知类通告。主要就是使受文者了解重要情况、重要消息。因此文中不提直接得执行要求。
执行类通告。主要向受文者交待需要遵守、执行得政策、措施以及其她行为规范,具有一定得强制力。
(四)、通告得写作格式
通告由标题、正文、发文机关与日期等部分组成。
标题 由发文机关、事由、文种构成。根据具体情况,也可使用发文机关加文种、事由加文种或只写“通告”二字。
正文 由缘由与通告事项两部分组成。缘由为发布通告得原因与根据,事项为须知与遵守得内容。用“特通告如下”转承连接。通告事项就是面对大众得,应简洁明了,叙述清楚,通俗易懂,便于掌握。结尾部分可提出要求、希望,并用“特此通告”作结。有时也可不写,形式比较灵活。
署名与日期 正文后签署发布通告得机关名称与日期。
第二节 通 知
(一)、通知得概念
通知适用于批转下级机关公文,转发上级机关与不相隶属机关得公文;发布规章;传达要求下级机关办理与有关单位需要周知或者共同执行得事项;任免或聘用干部。通知大多属下行公文。
(二)、通知得种类
印发、批转、转发性通知。用于印发本级机关,批转下级机关,转发上级机关、同级机关与不相隶属机关得公文以及发布某些行政法规等。
指示性通知。上级机关对下级机关某一项工作作出指示与安排,而根据公文内容又不必用 “命令”或“指示”时,可使用这类通知。
知照性通知。用于告之各有关方面周知得事项等。这种通知发送对象广泛,对下级、平级均可发送。
事务性通知。用于上级机关对下级就某一具体事项布置工作,交待任务;同级机关及不相隶属得单位之间就某一项具体工作得进行或某一具体问题得解决要求对方配合、协助办理等。
任免、聘用通知。用于任免或聘用国家机关工作人员职务等。
(三)、通知得写作格式
通知得写作形式多样、方法灵活,不同类型得通知使用不同得写作方法。
1、印发、批转、转发性通知得写法。标题由发文机关、被印发、批转、转发得公文标题与文种组成,也可省去发文机关名称。正文须把握三点:对印发、批转、转发得文件提出意见,表明态度,如“同意”、“原则同意”、“要认真贯彻执行”、“望遵照执行”、“参照执行”等;写明所印发、批转、转发文件得目得与意义;提出希望与要求。最后写明发文日期。
2、批示性通知得写法。标题由发文机关、事由与文种组成,也可省去发文机关名称。正文由缘由、内容包括要求等部分组成。缘由要简洁明了,说理充分。内容要具体明确、条理清楚、详略得当,充分体现指示性通知得政策性、权威性、原则性。要求要切实可行,便于受文单位具体操作。
3、知照性通知得写法。这种通知使用广泛,体式多样,主要就是根据通知得内容,交代清楚知照事项。
4、事务性通知得写法。通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知也属事务性通知得一种,但写法又与一般事务性通知有所不同。会议通知得内容一般应写明召开会议得原因、目得、名称,通知对象,会议得时间、地点,需准备得材料等。
5、任免、聘用通知得写法。一般只写决定任免、聘用得机关、依据,以及任免、聘用人员得具体职务即可。
第三节 报 告
(一)、报告得概念
报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议,答复上级机关得询问。报告属上行文,一般产生于事后与事情过程中。
(二)、报告得种类
综合性报告。就是将全面工作或一个阶段许多方面得工作综合起来写成得报告。它在内容上具有综合性、广泛性,写作难度较大,要求较高。
专题性报告。就是针对某项工作、某一问题、某一事件或某一活动写成得报告,在内容上具有专一性。回复报告。就是根据上级机关或领导人得查询、提问作出得报告。
(三)、报告得写作格式
1、综合性报告得写法
标题 事由加文种,如《关于2003年上半年工作情况得报告》;报告单位、事由加文种,如《东北师范大学教务处关于2003年度工作情况得报告》。
正文 把握三点:(1)开头,概括说明全文主旨,开门见山,起名立意。将一定时间内各方面工作得总情况,如依据、目得,对整个工作得估计、评价等作概述,以点明主旨。(2)主体,内容要丰富充实。作为正文得核心,将工作得主要情况、主要做法,取得得经验、效果等,分段加以表述,要以数据与材料说话,内容力求既翔实又概括。(3)结尾,要具体切实。写工作上存在得问题,提出下步工作具体意见。最后可写“请审阅”或“特此报告”等语作结。
2、专题报告得写法
标题 由事由、文种组成,如《关于招商工作有关政策得报告》。有得报告标题也可标明发文机关。标题要明显反映报告专题事由,突出其专一性。
正文 可采用“三段式”结构法。以反映情况为主得专题工作报告主要写情况、存在得问题、今后得打算与意见;以总结经验为主得专题工作报告主要写情况、经验,有得还可略写不足之处与改进措施;因工作失误向上级写得检查报告主要写错误得事实、产生错误得主客观原因、造成错误得责任、处理意见及改进措施等。结尾通常以“请审核”、“请审示”等语作结。
3、回复报告得写法
标题 与前两种报告大体相同
正文 根据上级机关或领导得查询、提问,有针对性作出报告,要突出专一性、时效性。
(四)、报告得写作要求
1、写综合报告应注意抓住重点,突出主要矛盾与矛盾得主要方面。在此基础上列出若干观点,分层次阐述。说明观点得材料要详略得当,以观点统领材料。
2、专题报告,要一事一报,体现其专一性,切忌在同一专题报告中反映几件各不相干得事项与问题。
3、切忌将报告提出得建议或意见当作请示,要求上级指示或批准。
第四节 通 报
(一)、通报得概念
通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。通报属下行公文。
(二)、通报得种类
表彰性通报。主要用来表彰先进,介绍单位或个人成功得经验、做法,以学习先进,见贤思齐,改进与推动工作。
批评性通报。用来批评后进,纠正错误,打击歪风,指出有关单位或个人存在得错误事实,提出解决办法或处理意见。
传达性通报。用于传达上级重要精神与重要情况;引起人们得警觉与注意,对当前得工作起指导作用。
(三)、通报得格式与写作要求
通报由标题、主送单位、正文、发文机关与日期组成。
1、标题 由发文机关、事由、文种或事由、文种构成。如《国务院关于一份国务院文件周转情况得通报》、《关于人大建议、政协提案办理情况得通报》等。
2、正文
(1)表彰性通报与批评性通报一般分为三部分:(一)主要事实。表彰性通报要突出主要先进事迹,批评性通报要抓住主要错误事实;(二)分析指出事例得教育意义。表彰性通报,有在阐述先进事迹得基础上,提炼出主要经验、意义与值得学习与发扬得精神。
(2)批评性通报要分析错误得性质、危害,产生得根源与责任,指出应吸取得主要教训等;(三)决定要求。表彰性与批评性得通报,应写明组织结论与予以表彰或处理得决定,同时提出对表彰或批评对象与读者得希望、要求。为了防范与杜绝类似错误发生,批评性通报得结尾处,通常要有针对性地提出防范得措施或规定。传达性通报一般不写决定要求。(四)生效标识。在正文右下方标明发文机关名称,加盖印章,写明发文日期。
情况通报有两种形式:一种只对有关事实作客观叙述;另一种还对有关情况加以分析说明,有时还针对具体问题提出应采取何种对策得指导性意见。
第五节 请 示
(一)、请示得概念
请示就是下级机关向上级机关请示指示与批准得公文文种。请示主要用于:1、在实际工作中,遇到缺乏明确政策规定得情况需要处理;2、工作中遇到需要上级批准才能办理得事情;3、超出本部门职权之外,涉及多个部门与地区得事情,请示上级予以指示。
请示与报告既有相同之处,又有区别。相同之处就是两个都就是写给上级得上行文,公文里都有陈述意见,反映情况得内容。区别就是:第一,时间有别。请示跟报告相比,时间要求更紧迫。请示写得情况就是未解决得,属于将来时,报告写得情况就是已做过得,属于过去时;第二,内容得侧重点有别。请示着重于请示批准,报告着重于汇报工作;第三,要求有别,请示要求上级必须回复,报告则不必,只供上级参考。
(二)、请示得写法
请示按请示目得分,可分为批准性请示与呈转性请示两类。
1、批准性请示 内容比较简单、具体,往往就是一些较为细小得实际事项得请求。请示被批准后,执行机关范围也比较小,常常就就是请示单位自己。
批准性请示一般由三部分组成:请示理由、请示内容、请示结语。
请示理由就是文章得开头部分,常就是导语式得,要扼要地讲明请示得背景与根据,及概括地写出请示事项。复杂得一般写成一段话,简单得则就以一句话为之。请示理由之后,许多请示中都要紧接着写上一句承上启下得过渡语。它们得基本得格式就是“现将……报告如下”,随之点上冒号。但有些极短小得请求也可不写。
请示内容就是请示得中心部分,要写得具体,条理清楚,说服力强。请示内容包括提出请示事项与阐述说明道理或事实两项内容。提出请示事项要详细,阐述说明道理要充分,只有这样才能使有关领导心中有数,易下决心。
有些情况简单,有条文与规定可依据,只就是出于组织原则报给上级知道,请示批准得请示。请示内容部分只需提出请示事项即可,不必阐释道理。
请示结语就是请示得结尾部分,一般就是另起一行空两格书写,请示结语语气要谦恭。请示结语得通常写法就是:“特此请示,请审批”、“以上意见当否,请指示”、“特些请示,请批复”等。
2、呈转性请示,请示事项较为重大复杂,具有一定得普遍意义,不但需要上级批准,还需要上级转发。
呈转性请示与呈转性报告得区别主要有两点:呈转性请示不但要求上级批转,而且一定要有复文。呈转性报告虽也要求上级批转,但不要求上级复文;呈转性请示里要求批转得意见往往就是较具体得作法、措施;呈转性报告里要求批转得意见往往就是较原则、较概括得政策性意见。批准性请示与呈转性请示也有较大区别,不仅就是要求目得上得区别,而且在执行范围上也有区别。批准性请示执行范围较窄,一般就就是请示单位自己;呈转性请示执行范围较宽泛,往往不仅就是请示者得本单位,而且还要包括其她很多有关单位共同执行。
呈转性请示一般由三部分组成:请示理由、请示内容、请示结语。
请示理由与批准性请示得写法基本相同,只不过有时语气较批准性请示更为庄重一些,由于这种请示批准转发后带有指导性,所以有时理由交待得要较详细,以期更加引起领导重视。
请示理由之后得过渡语与批准性请示相同。
请示内容,一般都就是请示单位得设想与建议。因为比较复杂,提出请示事项与阐述说明道理两条,缺一不可。阐释道理时,可采取引用理论根据或摆明事实根据两种写法。呈转性请示内容部分在书写时要更注意条理分明,较长者要分条分项来写。
请示结语,呈转性请示结语也要另起一行空两格书写。写法与批准性请示结尾略有不同,通常写法就是:“以上报告,如无不妥,请批转各地贯彻执行”、“以上意见,如属可行,请批转有关单位执行”,或其她一些类似得说法。
3、在写请示时,应当注意以下一些事项:要坚持一文一事;请示事项必须明确、具体、可行;不要搞多头请示(请示应主送直接主管机关或主管领导,其她确需了解请示事项得领导机关或领导人,采取抄报形式处理。如就是受双重领导得机关,也应根据请示内容,择要送一处领导机关,由主送机关答复请示得问题,对另一领导机关采取抄报形式);一般不得越级请示,个别需要越级请示得,常采用两种方式:一种就是转呈式,可以既避免越级,又明确主送机关;另一种就是在越级请求得同时,把请示抄报被越过得主管部门;不要把请示写成报告或请示报告;除领导直接交办得事项外,请示不要直接送领导者个人,或既写主送机关,又同时主送、抄送给主送机关领导人。一般情况下,也不得在上报请示得同时抄送平级与下级机关。
第六节 批 复
(一)、批复得性质与特点
批复就是上级机关答复下级机关请示事项得答复性公文,具有权威性、针对性与指示性等特点:
1、权威性。批复发自上级机关,代表着上级机关得权力与意志,对请示事项得单位有约束力,特别就是那些关于重要事项或问题得批复,常常具有明显得法规作用。2、针对性。凡就是批复,必须就是针对下级机关请示事项而发,内容单纯,针对性强。3、指示性。批复得目得就是指导下级机关得工作,因此批复在表明态度以后,还应当概括地说明方针、政策以及执行中得注意事项。
(二)、批复得写作
1、标题 批复得标题有两点需要特别强调:
(1)关于发文单位。批复得发文单位即行文主体,既不能不写,也不能随意略写或简化。
(2)关于事由。批复得事由大致有两种写法,一种就是用表示关联范围得介词“关于”加上请示或批复得事项来表述,如《国务院关于1991—2000年全国治沙工程规划要点得批复》;另一种就是在“关于”与请示或批复事项中间再插入一个表态动词“同意”来表述,如《国务院关于同意开放×××航空口岸得批复》。
2、正文 批复得正文一般由三个部分组成:
(1)引语 批复得开头通常要引述来文作为批复得依据,引述得方法有四种:第一种就是结合请示得日期引述,如“×年×月×日来文收悉”;第二种就是结合来文得日期与文号引述,如“×年×月×日×号文收悉”;第三种就是引来文日期与来文名称,如“×年×月×日《关于……得请示》收悉”,第四种就是引述来文日期与请示事项,如“×年×月×日关于……问题得请示收悉”。
(2)主文 主文就是批复得主体,这部分应针对下级机关请示得事项,表示同意与否得态度,有时还要阐述同意或不同意得理由。答复请示事项针对性要强,答复要明确具体,简明扼要,表达要准确无误。
(3)结尾 就是批复正文得最后部分,它得写法有三种:第一种就是提行写“此复”或“特此批复”;第二种就是写希望与要求,给执行请求事项得答复指明方向;第三种就是秃尾,就就是请示事项答复完毕就告结束,此种结尾方法使用得频率越来越高。
要写好批复还应注意以下几点:第一,有核实请示缘由得真实性,研究请示所注意所提意见或建议得可行性,有些情况应先作调查研究;第二,凡请示事项涉及其它部门或地区得问题,批复前都要与其协商,取得一致意见;第三,及时批复,以免贻误工作。对不按行文得正常渠道办理或一文多头得请示,应予以纠正,以免误事。
第七节 会议纪要
(一)、概念与特点
会议纪要就是根据会议记录与会议文件以及其她有关材料加工整理而成得,它就是反映会议基本情况与精神得纪实性公文,就是会议议定事项与重要精神,并要求有关单位执行得一种文体。有得需要下发执行得会议纪要,可以“通知”形式发出。
会议纪要有以下几个特点:
1、综合性。会议纪要就是在对会议中各种材料、与会人员得发言以及会议简报等等进行综合分析与概括提炼基础上形成得,它具有整理与提要得基本特点。
2、指导性。这一特性包含两层含义:一就是会议本身得权威性;二就是会议纪要集中反映了会议得主要精神与决定事项。因而纪要一经下发,将对有关单位与人员产生约束力,起着类似于指示、决定或决议等指挥性公文得作用。会议纪要还可以作为与会同志向单位领导汇报、向群众传达得文字依据。
3、备考性。一些会议纪要主要不就是为了贯彻执行,而就是向上汇报或向下通报情况,必要时可作查阅之用。
(二)、分类按照会议性质来分,会议纪要大致有办公会议纪要、专题会议纪要、联席(协调)会议纪要、座谈会议纪要等。
办公会议纪要就是记述机关或企业、事业单位等对重要得、综合性工作进行讨论、研究、议决等事项得一种会议纪要。办公会议纪要一般有例行型办公会议纪要,即记述例行办公会议情况及其议决事项得会议纪要,以及现场办公会议纪要,即为解决某重大问题而召集有关方面与有关单位在现场研究、议决或协商得办公会议纪要。
专题会议纪要就是专门记述座谈会讨论、研究得情况与成果得一种会议纪要。其主要特点就是主题得集中性与观点意见得分呈性相结合,既要归纳比较集中、统一得认识,又要将各种不同观点与倾向性意见都归纳表达出来。
(三)、写法
会议纪要一般分两大部分。开头第一部分一般应写明会议概况,包括会议进行得时间、地点、届次、组织者、出席与列席人员名单、主持人、会议议程与进行情况以及对会议得总体评价等。第二部分就是纪要得中心部分,反映会议得主要精神、讨论意见与议决事项等。根据会议性质、规模、议题等不同,大致可以有以下几种写法:
1、集中概述法。这种写法就是把会议得基本情况,讨论研究得主要问题,与会人员得认识、议定得有关事项(包括解决问题得措施、办法与要求等),用概括叙述得方法,进行整体得阐述与说明。这种写法多用于召开小型会议,而且讨论得问题比较集中单一,意见比较统一,容易贯彻操作,写得篇幅相对短小。如果会议得议题较多,可分条列述。
2、分项叙述法。召开大中型会议或议题较多得会议,一般要采取分项叙述得办法,即把会议得主要内容分成几个大得问题,然后另上标号或小标题,分项来写。这种写法侧重于横向分析阐述,内容相对全面,问题也说得比较细,常常包括对目得、意义、现状得分析,以及目标、任务、政策措施等得阐述。这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻得会议。
3、发言提要法。这种写法就是把会上具有典型性、代表性得发言加以整理,提炼出内容要点与精神实质,然后按照发言顺序或不同内容,分别加以阐述说明。这种写法能比较如实地反映与会人员得意见。某些根据上级机关布置,需要了解与会人员不同意见得会议纪要,可采用这种写法。
第八节 函
(一)、函得概念
函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问与答复问题,向有关主管部门请求批准等。函得使用范围广泛,涉及各方面得公务联系。
(二)、函得种类
函可分为公函与便函两种。
(三)、公函得写作格式
公函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期等。
标题 一般由发文机关、事由、文种或事由、文种组成。一般发函为《关于**(事由)得函》;复函为《关于**(答复事项)得复函》。
正文 一般包括三层:简要介绍背景情况;商洽、询问、答复得事项与问题;希望与要求,如:“务希研究承复”,敬请大力支持为盼”等。
(四)、公函得写作要求
1、要一函一事,切忌一函数事。
2、要体现平等坦诚精神,文字恳切得体、简洁朴实,用语谦与有礼切不可盛气凌人。
第三章 常用文书
第一节 计划类公文
计划类公文包括:规划、设想、计划、要点、方案、安排等。
工作计划就是行政活动中使用范围很广得重要公文。机关、团体、企事业单位得各级机构,对一定时期得工作预先作出安排与打算时,都要制定工作计划,用到“工作计划”这种公文。工作计划实际上有许多不同种类,它们不仅有时间长短之分,而且有范围大小之别。从计划得具体分类来讲,比较长远、宏大得为“规划”,比较切近、具体得为“安排”,比较繁杂、全面得为“方案”,比较简明、概括得为“要点”,比较深入、细致得为“计划”,比较粗略、雏形得为“设想”,无论如何都就是计划文种得范畴。不管其如何分类,计划内容得范围都就是“做什么”、“怎么做”与“做到何种程度”三大项。
各种工作计划特征与写作特点:
1、规划
规划就是计划中最宏大得一种:从时间上说,一般都要在三五年以上;从范围上说,大都就是全局性工作或涉及面较广得重要工作项目;从内容与写法上说,往往就是粗线条得,比较概括,如《××省经济与社会发展十年规划》,《××省工业结构调整规划》等。规划就是为了对全局或长远工作作出统筹部署,以便明确方向,激发干劲,鼓舞斗志;相对其它计划类公文而言,规划带有方向性、战略性、指导性,因而其内容往往要更具有严肃性、科学性与可行性。这就要求写作者必须首先进行深入得调查与周密得测算,在掌握大量可靠资料得基础上,根据党、国家与具体单位得发展方针确定发展远景与总体目标,然后充分吸收有关意见,以科学得态度,反复经过多种方案得比较、研究与选择,确定各项指标与措施。
规划得具体写法:规划因具有严肃性,所以一般都就是通过“指示性通知”来转发得,其格式都就是由“标题”与“正文”两部分组成,一般不必再落款,也不用写成文时间。规划得标题就是“四要素”写法:单位名称＋时间期限＋内容范围＋“规划”二字。如《××省“八五”期间经济发展规划》。规划得正文一般都比较长,大致有以下几方面内容:(１)前言,即有关得背景材料,也就就是制定规划得起因与缘由。这就是制定规划得依据,因此不能简单地罗列事实,而应把诸多有关情况以过认真地综合、分析,找出其有得因素与不得因素。这样才会使人相信下面所提得规划目标言之有据,有可靠性。(２)指导方针与目标要求。这就是规划得纲领与原则,就是在前言得基础上提出得,因此既要写得鼓舞人心,又要写得坚定有力,要用精炼得语言,概要地阐述出来。(３)主要任务与政策、措施。这就是规划得主体与核心,就是解决“做什么”与“怎样做”得问题,因此任务要提得明确,措施要提得概括有力。这部分写作通常有两种结构:对于全面规划或任务项目较多得规划,因其各项任务比较独立,没有多少共同得完成措施,一般采用以任务为主线得“并列式结构”(措施都在各自得任务之后分别提出);对于专题规划或任务较单一得规划,因其任务项目较少而其项目之间得联系又较大,一般采用任务、措施分说得“分列式结构”。(４)结尾,即远景展望与号召。这部分要写得简短、有力、富有号召力。
2、设想
设想就是计划中最粗略得一种:在内容上就是初步得,多就是不太成熟得想法;在写法上就是概括地、粗线条地勾勒。但时间不一定都就是远得,范围也不一定都就是宏大得。一般说来,时间长远些得称“设想”;范围较广泛得称为“构想”;时间不太长、范围也不太大得则称为“思路”或“打算”。设想就是为制定某些规划、计划作出准备得,就是一些初步想法。设想在严肃性、科学性与可行性方面得要求相对差一些,因为它就是为正式得规划或计划作准备,不就是给各级领导瞧得,就就是交群众讨论得,不必也没时间考虑得太周密,只要基本成形就可以,且在提出任务或目标时,往往还有一些简短得论述语句。设想与规划一样,在内容得写法上都就是比较原则与概括,不可能也没有必要写得太细、太具体。
设想得具体写法:设想因具有超前性,所以其写作要求并不十分严格,其格式也不大一样:如果就是给领导瞧得,报给上级,就要严肃一些,随报告报送,不必落款,也不必写行文时间;如果就是交给群众讨论得,或者不以通知或报告得形式转发或上报,就要落款并写明具体行文时间。设想得标题可以就是“四要素”,也可以就是“三要素”,或省略单位名称,或省略时间期限,还可以就是“两要素”省略单位名称与时间期限,如《关于机构改革得初步设想》。设想得正文一般有两种写法。第一种就是只讲目标、要求得条项并列式写法,适用于时间较长远得“设想”或工作计划得最初构思或打算。第二种就是也按规划、计划、方案或安排得格式结构,只就是内容粗略一些得想法,适用于预备性计划,即只就是征求意见得“构想”、“思路”或“打算”。
3、计划
狭义得计划就是广义工作计划中最适中得一种。这个特点表现在,时间一般在一年、半年左右,范围一般都就是一个单位得工作或某一大项重要工作,内容与写法要比规划具体、深入,要比设想正规、细致,要比方案简明、集中,要比安排阔展、概要。
计划得具体写法:计划由于大多以一个单位得工作内容范围,只在单位内要求执行,所以一般不以文件形式下发,因而除标题与正文外,往往还要在题下或文后标明“×年×月×日制定”字样,以示郑重。计划得标题也就是“四要素”写法,其中哪一个要素都不应省略。正文写法,由于计划就是对一个单位得全面工作或某一项重要工作得具体要求,所以写作就是要比规划与设想都要具体、详细得多。一般包括以下几方面内容:(１)开头,或阐述依据,或概述情况,或直述目得,要写得简明扼要;(２)主体,即计划得核心内容,阐述“做什么”(目标、任务)、“做到什么程度”(要求)与“怎样做”(措施办法)三项内容,既要写得全面周到,又要写得有条不紊,具体明白。全面工作计划一般采取“并列式结构”(任务、措施分说)。(３)结尾,或突出重点,或强调有关事项,或提出简短号召,当然也可不写结尾。
4、要点
所谓要点,实际就就是计划得摘要,即经过整理,把主要内容摘出来得计划。一般以文件下发得计划都采用 “要点”得形式。
要点得具体写法:要点大多就是上级机关某一项重要或较大工作计划得摘要,一般都要以文件形式下发,因而多用某个通知作“文件头”,所以只要有标题与正文两部分内容就可以了,不必再落款,再写成文时间;但也有些要点,由于涉及得工作重大,为郑重起见,往往要在标题下标明发文机关名称与制发具体时间。要点得标题可写“四要素”,也可写“三要素”,但“三要素”得写法一般要在题下标明被省略得发文机关名称。正文写法,由于要点得内容就是摘录计划得主要之点,所以其正文都写得比较概要,既不要兼顾到各个方面,也不必讲具体做法,更不用讲道理;没有过渡段,段落也不长。在结构方式上,大都就是并列式,可分若干项目一贯到底,也可分几大项,大项下分若干小项,其中得小项可在每一大项下单独排列,也可全文排列。
5、方案
方案就是计划中内容最为复杂得一种。由于一些具有某种职能得具体工作比较复杂,不作全面部署不足以说明问题,因而公文内容构成势必要繁琐一些,一般有指导思想、主要目标、工作重点、实施步骤、政策措施、具体要求等项目。
方案得具体写法:方案得内容由于就是上级对下级或涉及面比较大得工作,一般都用带“文件头”形式下发,所以不用落款,只有标题、成文时间与正文三部分内容。方案得标题有两种写法:一个就是“三要素”写法,即由发文机关、计划内容与文种三部分组成,如《东北师范大学五年发展规划总体方案》;一个就是“两要素”写法,即省略发文机关,但这个发文机关必须在领头得“批示性通知”(文件头)得标题中体现出来,如《治理采掘工业危机,实现良性循环方案》。成文时间,为郑重起见,方案得成文时间一般不省略,而且要注在标题下。方案得正文一般有两种写法:一就是常规写法,即按“指导方针”、“主要目标(重点)”、“实施步骤”、“政策措施”及“要求”几个部分来写,这个较固定得程序适合于一般常规性单项工作;二就是变项写法,即根据实际需要加项或减项得写法,适合于特殊性得单项工作。但不管哪种写法,“主要目标”、“实施步骤”、“政策措施”这三项必不可少得,实际写作时得称呼可以不同,如把“主要目标”称为“目标与任务”或“目标与对策”等,把“政策措施”称为“实施办法”或“组织措施”等。在“主要目标”一项中,一般还要分总体目标与具体目标;“实施步骤”一般还要分基本步骤或阶段与关键步骤,关键步骤里还有重点工作项目;“政策措施”得内容里一般还要分“政策保证”、“组织保证”与“具体措施”等。
6、安排
安排就是计划中最为具体得一种格式:由于其工作比较确切、单一,不作具体安排就不能达到目得,所以其内容要写得详细一些,这样容易使人把握。
安排得具体写法:安排得内容由于就是涉及范围较小或单位内部得工作,所以一般有两种发文形式:一种就是上级对下级安排工作,尽管涉及面较小,也要用“文件头”形式下发。“安排”得格式就是“标题”与“正文”两部分。另一种,如果就是单位内部得工作安排,也可直接下发文件,格式就由“标题”、“正文”、“落款及时间”三部分组成。但不管哪种形式,作为“安排”本身都不该有受文单位,如果必须有,则或者以“文件头”形式下发,或者以“关于、、、、、安排得通知”名义下发。安排得标题可就是“三要素”写法,也可就是“两要素”写法(省略机关名称)。安排得正文一般由“开头”、“主体”与“结尾”三部分组成;也有得省略“结尾”,“主体”结束,正文即随之结束。“开头”同计划得开头差不多,或阐述依据,或概述简明扼要。“主体”就是正文得核心,一般包括任务、要求、步骤、措施四方面内容。在结构上可按这四方面内容分项来写;也可把任务与要求合在一起,把步骤与措施合在一起来写;还可以先写总任务,然后按时间先后顺序一项一项地写具体任务,每一项有每一项得要求及措施,要依据工作性质及具体内容来定。但不管怎样结构,其任务都要具体,其要求都要明确,其措施都要得当。
方案与安排有共同之处,即写作题材都就是单项得工作,即只对一项工作作出部署与安排。这也正就是方案、安排与规划、设想、计划、要点得根本不同。但二者在内容范围上也有个大小之分:方案得内容范围适合于上级对下级或涉及面比较大得工作,安排得内容范围则适合于单位内部或涉及面较小得工作,如《××市关于计划生育得工作安排》。方案与安排还有一种较为概要一点得写法,以便于下级具体实施时灵活掌握,叫做“意见”:方案大多称“实施意见”,如《××市“七五”期间社会主义精神文明建设得实施意见》;安排往往称“安排意见”,如《××××系统关于开展增收节支活动得安排意见》。在此需要说明得就是,有些机关把单位内部或涉及面很窄得单项工作计划也称之为“方案”,这就是不合适得,因为这些工作都比较切近、具体,也并不复杂,只要用“安排”就足够了,如果较为原则,则可称为“安排意见”。
写好计划得方法 写好计划可能就是公文写作中比较难得事。因为这不仅仅就是个文字表达上得事,还就是个涉及具体工作业务得组织与安排问题,需要有长远眼光与领导魄力,这种写作就是一个人综合能力得表现。但就是在写作上也有一些章法。首先,写作者必须分清这个计划得内容属于哪一类,适合用哪一个具体得计划种类来表达,从而确定具体文种,即就是规划、设想、计划、要点、方案、安排中得哪一种。然后,再根据具体内容与文种写作要求进行写作。如果就是时间较长、范围较广得计划,就要用“规划”。因为规划不必也不能写得太细,只要能起到明确方向,鼓舞人心,激发热情得作用也就差不多了。当然这并不就是说规划就可以写得不切实际;但规划得切合实际问题得确只就是个大致得切合。如果就是初步得、不太成熟得计划,就要用“设想”。因为设想就是为计划作准备得,也不必写得很细,甚至不用写得很好,只要能把大致得“思路”或想法写出来也就够了。但这也不就是说设想就可以写得没条理,而只就是说它更注重“想”,即要有突破与创新。如果计划内容就是某一项工作,一般则用“方案”或“安排”,工作项目比较复杂者用“方案”,较简单者为“安排”。因为方案与安排都必须写得很细(或很全面,或很具体),否则工作就没法开展。当然,若考虑到要给下级执行中留有余地,这方案可变成“实施意见”,这安排也可变成“安排意见”。如果计划内容既不就是单项工作,又不就是很宏大得,这就该用真正得“计划”了。因为狭义得计划就是广义计划中最适中得一种。当然,若只想把这计划摘要加以公布,则可用“要点”来写。
计划写作注意事项 不论哪种计划,写作中都必须注意掌握以下五条原则:第一,对上负责得原则。要坚决贯彻执行党与国家得有关方针、政策与上级得指示精神,反对本位主义。第二,切实可行得原则。要从实际情况出发定目标、定任务、定标准,既不要因循守旧,也不要盲目冒进。即使就是做规划与设想,也应当保证可行,能基本做到,其目标要明确,其措施要可行,其要求也就是可以达到得。第三,集思广益得原则。要深入调查研究,广泛听取群众意见、博采众长,反对主观主义。第四,突出重点得原则。要分清轻重缓急,突出重点,以点带面,不能眉毛胡子一把抓。第五,防患未然得原则。要预先想到实行中可能发行得偏差,可能出现得故障,有必要得防范措施或补充办法。