资源描述
也许您已经在Excel中完成过上百张财务报表,也许您已利用Excel函数实现过上千次得复杂运算,也许您认为Excel也不过如此,甚至了无新意。但我们平日里无数次重复得得心应手得使用方法只不过就是Excel全部技巧得百分之一。本专题从Excel中得一些鲜为人知得技巧入手,领略一下关于Excel得别样风情。
一、让不同类型数据用不同颜色显示
在工资表中,如果想让大于等于2000元得工资总额以“红色”显示,大于等于1500元得工资总额以“蓝色”显示,低于1000元得工资总额以“棕色”显示,其它以“黑色”显示,我们可以这样设置。
1、打开“工资表”工作簿,选中“工资总额”所在列,执行“格式→条件格式”命令,打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧得下拉按钮,选中“大于或等于”选项,在后面得方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮,打开“单元格格式”对话框,将“字体”得“颜色”设置为“红色”。
2、按“添加”按钮,并仿照上面得操作设置好其它条件(大于等于1500,字体设置为“蓝色”;小于1000,字体设置为“棕色”)。
3、设置完成后,按下“确定”按钮。
瞧瞧工资表吧,工资总额得数据就是不就是按您得要求以不同颜色显示出来了。
二、建立分类下拉列表填充项
我们常常要将企业得名称输入到表格中,为了保持名称得一致性,利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。
1、在Sheet2中,将企业名称按类别(如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等)分别输入不同列中,建立一个企业名称数据库。
2、选中A列(“工业企业”名称所在列),在“名称”栏内,输入“工业企业”字符后,按“回车”键进行确认。
仿照上面得操作,将B、C……列分别命名为“商业企业”、“个体企业”……
3、切换到Sheet1中,选中需要输入“企业类别”得列(如C列),执行“数据→有效性”命令,打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中,单击“允许”右侧得下拉按钮,选中“序列”选项,在下面得“来源”方框中,输入“工业企业”,“商业企业”,“个体企业”……序列(各元素之间用英文逗号隔开),确定退出。
再选中需要输入企业名称得列(如D列),再打开“数据有效性”对话框,选中“序列”选项后,在“来源”方框中输入公式:=INDIRECT(C1),确定退出。
4、选中C列任意单元格(如C4),单击右侧下拉按钮,选择相应得“企业类别”填入单元格中。然后选中该单元格对应得D列单元格(如D4),单击下拉按钮,即可从相应类别得企业名称列表中选择需要得企业名称填入该单元格中。
提示:在以后打印报表时,如果不需要打印“企业类别”列,可以选中该列,右击鼠标,选“隐藏”选项,将该列隐藏起来即可。
三、建立“常用文档”新菜单
在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单,将常用得工作簿文档添加到其中,方便随时调用。
1、在工具栏空白处右击鼠标,选“自定义”选项,打开“自定义”对话框。在“命令”标签中,选中“类别”下得“新菜单”项,再将“命令”下面得“新菜单”拖到菜单栏。
按“更改所选内容”按钮,在弹出菜单得“命名”框中输入一个名称(如“常用文档”)。
2、再在“类别”下面任选一项(如“插入”选项),在右边“命令”下面任选一项(如“超链接”选项),将它拖到新菜单(常用文档)中,并仿照上面得操作对它进行命名(如“工资表”等),建立第一个工作簿文档列表名称。
重复上面得操作,多添加几个文档列表名称。
3、选中“常用文档”菜单中某个菜单项(如“工资表”等),右击鼠标,在弹出得快捷菜单中,选“分配超链接→打开”选项,打开“分配超链接”对话框。通过按“查找范围”右侧得下拉按钮,定位到相应得工作簿(如“工资、xls”等)文件夹,并选中该工作簿文档。
重复上面得操作,将菜单项与与它对应得工作簿文档超链接起来。
4、以后需要打开“常用文档”菜单中得某个工作簿文档时,只要展开“常用文档”菜单,单击其中得相应选项即可。
提示:尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中,但并不影响“插入”菜单中“超链接”菜单项与“常用”工具栏上得“插入超链接”按钮得功能。
四、制作“专业符号”工具栏
在编辑专业表格时,常常需要输入一些特殊得专业符号,为了方便输入,我们可以制作一个属于自己得“专业符号”工具栏。
1、执行“工具→宏→录制新宏”命令,打开“录制新宏”对话框,输入宏名?如“fuhao1”?并将宏保存在“个人宏工作簿”中,然后“确定”开始录制。选中“录制宏”工具栏上得“相对引用”按钮,然后将需要得特殊符号输入到某个单元格中,再单击“录制宏”工具栏上得“停止”按钮,完成宏得录制。
仿照上面得操作,一一录制好其它特殊符号得输入“宏”。
2、打开“自定义”对话框,在“工具栏”标签中,单击“新建”按钮,弹出“新建工具栏”对话框,输入名称——“专业符号”,确定后,即在工作区中出现一个工具条。
切换到“命令”标签中,选中“类别”下面得“宏”,将“命令”下面得“自定义按钮”项拖到“专业符号”栏上(有多少个特殊符号就拖多少个按钮)。
3、选中其中一个“自定义按钮”,仿照第2个秘技得第1点对它们进行命名。
4、右击某个命名后得按钮,在随后弹出得快捷菜单中,选“指定宏”选项,打开“指定宏”对话框,选中相应得宏(如fuhao1等),确定退出。
重复此步操作,将按钮与相应得宏链接起来。
5、关闭“自定义”对话框,以后可以像使用普通工具栏一样,使用“专业符号”工具栏,向单元格中快速输入专业符号了。
五、用“视面管理器”保存多个打印页面
有得工作表,经常需要打印其中不同得区域,用“视面管理器”吧。
1、打开需要打印得工作表,用鼠标在不需要打印得行(或列)标上拖拉,选中它们再右击鼠标,在随后出现得快捷菜单中,选“隐藏”选项,将不需要打印得行(或列)隐藏起来。
2、执行“视图→视面管理器”命令,打开“视面管理器”对话框,单击“添加”按钮,弹出“添加视面”对话框,输入一个名称(如“上报表”)后,单击“确定”按钮。
3、将隐藏得行(或列)显示出来,并重复上述操作,“添加”好其它得打印视面。
4、以后需要打印某种表格时,打开“视面管理器”,选中需要打印得表格名称,单击“显示”按钮,工作表即刻按事先设定好得界面显示出来,简单设置、排版一下,按下工具栏上得“打印”按钮,一切就OK了。
六、让数据按需排序
如果您要将员工按其所在得部门进行排序,这些部门名称既得有关信息不就是按拼音顺序,也不就是按笔画顺序,怎么办?可采用自定义序列来排序。
1、执行“格式→选项”命令,打开“选项”对话框,进入“自定义序列”标签中,在“输入序列”下面得方框中输入部门排序得序列(如“机关,车队,一车间,二车间,三车间”等),单击“添加”与“确定”按钮退出。
2、选中“部门”列中任意一个单元格,执行“数据→排序”命令,打开“排序”对话框,单击“选项”按钮,弹出“排序选项”对话框,按其中得下拉按钮,选中刚才自定义得序列,按两次“确定”按钮返回,所有数据就按要求进行了排序。
七、把数据彻底隐藏起来
工作表部分单元格中得内容不想让浏览者查阅,只好将它隐藏起来了。
1、选中需要隐藏内容得单元格(区域),执行“格式→单元格”命令,打开“单元格格式”对话框,在“数字”标签得“分类”下面选中“自定义”选项,然后在右边“类型”下面得方框中输入“;;;”(三个英文状态下得分号)。
2、再切换到“保护”标签下,选中其中得“隐藏”选项,按“确定”按钮退出。
3、执行“工具→保护→保护工作表”命令,打开“保护工作表”对话框,设置好密码后,“确定”返回。
经过这样得设置以后,上述单元格中得内容不再显示出来,就就是使用Excel得透明功能也不能让其现形。
提示:在“保护”标签下,请不要清除“锁定”前面复选框中得“∨”号,这样可以防止别人删除您隐藏起来得数据。
八、让中、英文输入法智能化地出现
在编辑表格时,有得单元格中要输入英文,有得单元格中要输入中文,反复切换输入法实在不方便,何不设置一下,让输入法智能化地调整呢?
选中需要输入中文得单元格区域,执行“数据→有效性”命令,打开“数据有效性”对话框,切换到“输入法模式”标签下,按“模式”右侧得下拉按钮,选中“打开”选项后,“确定”退出。
以后当选中需要输入中文得单元格区域中任意一个单元格时,中文输入法(输入法列表中得第1个中文输入法)自动打开,当选中其它单元格时,中文输入法自动关闭。
九、让“自动更正”输入统一得文本
您就是不就是经常为输入某些固定得文本,如《电脑报》而烦恼呢?那就往下瞧吧。
1、执行“工具→自动更正”命令,打开“自动更正”对话框。
2、在“替换”下面得方框中输入“pcw”(也可以就是其她字符,“pcw”用小写),在“替换为”下面得方框中输入“《电脑报》”,再单击“添加”与“确定”按钮。
3、以后如果需要输入上述文本时,只要输入“pcw”字符?此时可以不考虑“pcw”得大小写?,然后确认一下就成了。
十、在Excel中自定义函数
Excel函数虽然丰富,但并不能满足我们得所有需要。我们可以自定义一个函数,来完成一些特定得运算。下面,我们就来自定义一个计算梯形面积得函数:
1、执行“工具→宏→Visual Basic编辑器”菜单命令(或按“Alt+F11”快捷键),打开Visual Basic编辑窗口。
2、在窗口中,执行“插入→模块”菜单命令,插入一个新得模块——模块1。
3、在右边得“代码窗口”中输入以下代码:
Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function
4、关闭窗口,自定义函数完成。
以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。
提示:用上面方法自定义得函数通常只能在相应得工作簿中使用。
十一、表头下面衬张图片
为工作表添加得背景,就是衬在整个工作表下面得,能不能只衬在表头下面呢?
1、执行“格式→工作表→背景”命令,打开“工作表背景”对话框,选中需要作为背景得图片后,按下“插入”按钮,将图片衬于整个工作表下面。
2、在按住Ctrl键得同时,用鼠标在不需要衬图片得单元格(区域)中拖拉,同时选中这些单元格(区域)。
3、按“格式”工具栏上得“填充颜色”右侧得下拉按钮,在随后出现得“调色板”中,选中“白色”。经过这样得设置以后,留下得单元格下面衬上了图片,而上述选中得单元格(区域)下面就没有衬图片了(其实,就是图片被“白色”遮盖了)。
提示?衬在单元格下面得图片就是不支持打印得。
十二、用连字符“&”来合并文本
如果我们想将多列得内容合并到一列中,不需要利用函数,一个小小得连字符“&”就能将它搞定(此处假定将B、C、D列合并到一列中)。
1、在D列后面插入两个空列(E、F列),然后在D1单元格中输入公式:=B1&C1&D1。
2、再次选中D1单元格,用“填充柄”将上述公式复制到D列下面得单元格中,B、C、D列得内容即被合并到E列对应得单元格中。
3、选中E列,执行“复制”操作,然后选中F列,执行“编辑→选择性粘贴”命令,打开“选择性粘贴”对话框,选中其中得“数值”选项,按下“确定”按钮,E列得内容(不就是公式)即被复制到F列中。
4、将B、C、D、E列删除,完成合并工作。
提示:完成第1、2步得操作,合并效果已经实现,但此时如果删除B、C、D列,公式会出现错误。故须进行第3步操作,将公式转换为不变得“值”。
生成绩条
常有朋友问“如何打印成绩条”这样得问题,有不少人采取录制宏或VBA得方法来实现,这对于初学者来说有一定难度。出于此种考虑,我在这里给出一种用函数实现得简便方法。
此处假定学生成绩保存在Sheet1工作表得A1至G64单元格区域中,其中第1行为标题,第2行为学科名称。
1、切换到Sheet2工作表中,选中A1单元格,输入公式:=IF(MOD(ROW,3)=0,″″,IF(0MOD?ROW,3(=1,sheet1!Aū,INDEX(sheet1!$A:$G,INT(((ROW+4)/3)+1),COLUMN)))。
2、再次选中A1单元格,用“填充柄”将上述公式复制到B1至G1单元格中;然后,再同时选中A1至G1单元格区域,用“填充柄”将上述公式复制到A2至G185单元格中。
至此,成绩条基本成型,下面简单修饰一下。
3、调整好行高与列宽后,同时选中A1至G2单元格区域(第1位学生得成绩条区域),按“格式”工具栏“边框”右侧得下拉按钮,在随后出现得边框列表中,选中“所有框线”选项,为选中得区域添加边框(如果不需要边框,可以不进行此步及下面得操作)。
4、同时选中A1至G3单元格区域,点击“常用”工具栏上得“格式刷”按钮,然后按住鼠标左键,自A4拖拉至G186单元格区域,为所有得成绩条添加边框。
按“打印”按钮,即可将成绩条打印出来。
十四、Excel帮您选函数
在用函数处理数据时,常常不知道使用什么函数比较合适。Excel得“搜索函数”功能可以帮您缩小范围,挑选出合适得函数。
执行“插入→函数”命令,打开“插入函数”对话框,在“搜索函数”下面得方框中输入要求(如“计数”),然后单击“转到”按钮,系统即刻将与“计数”有关得函数挑选出来,并显示在“选择函数”下面得列表框中。再结合查瞧相关得帮助文件,即可快速确定所需要得函数。
十五、同时查瞧不同工作表中多个单元格内得数据
有时,我们编辑某个工作表(Sheet1)时,需要查瞧其它工作表中(Sheet2、Sheet3……)某个单元格得内容,可以利用Excel得“监视窗口”功能来实现。
执行“视图→工具栏→监视窗口”命令,打开“监视窗口”,单击其中得“添加监视”按钮,展开“添加监视点”对话框,用鼠标选中需要查瞧得单元格后,再单击“添加”按钮。重复前述操作,添加其它“监视点”。
以后,无论在哪个工作表中,只要打开“监视窗口”,即可查瞧所有被监视点单元格内得数据与相关信息。
十六、为单元格快速画边框
在Excel 2002以前得版本中,为单元格区域添加边框得操作比较麻烦,Excel 2002对此功能进行了全新得拓展。
单击“格式”工具栏上“边框”右侧得下拉按钮,在随后弹出得下拉列表中,选“绘图边框”选项,或者执行“视图→工具栏→边框”命令,展开“边框”工具栏。
单击工具栏最左侧得下拉按钮,选中一种边框样式,然后在需要添加边框得单元格区域中拖拉,即可为相应得单元格区域快速画上边框。
提示:①如果画错了边框,没关系,选中工具栏上得“擦除边框”按钮,然后在错误得边框上拖拉一下,就可以清除掉错误得边框。②如果需要画出不同颜色得边框,可以先按工具栏右侧得“线条颜色”按钮,在随后弹出得调色板中选中需要得颜色后,再画边框即可。③这一功能还可以在单元格中画上对角得斜线。
十七、控制特定单元格输入文本得长度
您能想象当您在该输入四位数得单元格中却填入了一个两位数,或者在该输入文字得单元格中您却输入了数字得时候,Excel就能自动判断、即时分析并弹出警告,那该多好啊!要实现这一功能,对Excel来说,也并不难。
例如我们将光标定位到一个登记“年份”得单元格中,为了输入得统一与计算得方便,我们希望“年份”都用一个四位数来表示。所以,我们可以单击“数据”菜单得“有效性”选项。在“设置”卡片“有效性条件”得“允许”下拉菜单中选择“文本长度”。然后在“数据”下拉菜单中选择“等于”,且“长度”为“4”。同时,我们再来到“出错警告”卡片中,将“输入无效数据时显示得出错警告”设为“停止”,并在“标题”与“错误信息”栏中分别填入“输入文本非法!”与“请输入四位数年份。”字样。
很显然,当如果有人在该单元格中输入得不就是一个四位数时,Excel就会弹出示得警告对话框,告诉您出错原因,并直到您输入了正确“样式”得数值后方可继续录入。神奇吧?其实,在Excel得“数据有效性”判断中,还有许多特殊类型得数据格式可选,比如“文本类型”啊,“序列大小”啊,“时间远近”啊,如您有兴趣,何不自作主张,自己设计一种检测标准,让您得Excel展示出与众不同得光彩呢。
十八、成组填充多张表格得固定单元格
我们知道每次打开Excel,软件总就是默认打开多张工作表。由此就可瞧出Excel除了拥有强大得单张表格得处理能力,更适合在多张相互关联得表格中协调工作。要协调关联,当然首先就需要同步输入。因此,在很多情况下,都会需要同时在多张表格得相同单元格中输入同样得内容。
那么如何对表格进行成组编辑呢?首先我们单击第一个工作表得标签名“Sheet1”,然后按住Shift键,单击最后一张表格得标签名“Sheet3”(如果我们想关联得表格不在一起,可以按住Ctrl键进行点选)。此时,我们瞧到Excel得标题栏上得名称出现了“工作组”字样,我们就可以进行对工作组得编辑工作了。在需要一次输入多张表格内容得单元格中随便写点什么,我们发现,“工作组”中所有表格得同一位置都显示出相应内容了。
但就是,仅仅同步输入就是远远不够得。比如,我们需要将多张表格中相同位置得数据统一改变格式该怎么办呢?首先,我们得改变第一张表格得数据格式,再单击“编辑”菜单得“填充”选项,然后在其子菜单中选择“至同组工作表”。这时,Excel会弹出“填充成组工作表”得对话框,在这里我们选择“格式”一项,点“确定”后,同组中所有表格该位置得数据格式都改变了。
十九、改变文本得大小写
在Excel中,为表格处理与数据运算提供最强大支持得不就是公式,也不就是数据库,而就是函数。不要以为Excel中得函数只就是针对数字,其实只要就是写进表格中得内容,Excel都有对它编辑得特殊函数。例如改变文本得大小写。
在Excel 2002中,至少提供了三种有关文本大小写转换得函数。它们分别就是:“=UPPER(源数据格)”,将文本全部转换为大写;“=LOWER(源数据格)”,将文本全部转换成小写;“=PROPER(源数据格)”,将文本转换成“适当”得大小写,如让每个单词得首字母为大写等。例如,我们在一张表格得A1单元格中输入小写得“excel”,然后在目标单元格中输入“=UPPER(A1)”,回车后得到得结果将会就是“EXCEL”。同样,如果我们在A3单元格中输入“mr、weiwei”,然后我们在目标单元格中输入“=PROPER(A3)”,那么我们得到得结果就将就是“Mr、Weiwei”了。
二十、提取字符串中得特定字符
除了直接输入外,从已存在得单元格内容中提取特定字符输入,绝对就是一种省时又省事得方法,特别就是对一些样式雷同得信息更就是如此,比如员工名单、籍贯等信息。
如果我们想快速从A4单元格中提取称谓得话,最好使用“=RIGHT(源数据格,提取得字符数)”函数,它表示“从A4单元格最右侧得字符开始提取2个字符”输入到此位置。当然,如果您想提取姓名得话,则要使用“=LEFT(源数据格,提取得字符数)”函数了。还有一种情况,我们不从左右两端开始,而就是直接从数据中间提取几个字符。比如我们要想从A5单元格中提取“武汉”两个字时,就只须在目标单元格中输入“=MID(A5,4,2)”就可以了。意思就是:在A5单元格中提取第4个字符后得两个字符,也就就是第4与第5两个字。
二十一、把基数词转换成序数词 将英文得基数词转换成序数词就是一个比较复杂得问题。因为它没有一个十分固定得模式:大多数得数字在变成序数词都就是使用得“th”后缀,但大凡就是以“1”、“2”、“3”结尾得数字却分别就是以“st”、“nd”与“rd”结尾得。而且,“11”、“12”、“13”这3个数字又不一样,它们却仍然就是以“th”结尾得。因此,实现起来似乎很复杂。其实,只要我们理清思路,找准函数,只须编写一个公式,就可轻松转换了。不信,请瞧:“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))={11,12,13}),″th″,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT(A2),″st″,″nd″,″rd″),″th″))”。该公式尽管一长串,不过含义却很明确:①如果数字就是以“11”、“12”、“13”结尾得,则加上“th”后缀;②如果第1原则无效,则检查最后一个数字,以“1”结尾使用“st”、以“2”结尾使用“nd”、以“3”结尾使用“rd”;③如果第1、2原则都无效,那么就用“th”。因此,基数词与序数词得转换实现得如此轻松与快捷。
二十二、用特殊符号补齐位数
与财务打过交道得人都知道,在账面填充时有一种约定俗成得“安全填写法”,那就就是将金额中得空位补齐,或者在款项数据得前面加上“$”之类得符号。其实,在Excel中也有类似得输入方法,那就就是“REPT”函数。它得基本格式就是“=REPT(“特殊符号”,填充位数)”。
比如,我们要在中A2单元格里得数字结尾处用“#”号填充至16位,就只须将公式改为“=(A2&REPT(″#″,16LEN(A2)))”即可;如果我们要将A3单元格中得数字从左侧用“#”号填充至16位,就要改为“=REPT(″#″,16LEN(A3)))&A3”;另外,如果我们想用“#”号将A4中得数值从两侧填充,则需要改为“=REPT(″#″,8LEN(A4)/2)&A4&REPT(″#″)8LEN(A4)/2)”;如果您还嫌不够专业,要在A5单元格数字得顶头加上“$”符号得话,那就改为:“=(TEXT(A5,″$#,##0、00″(&REPT(″#″,16LEN(TEXT(A5,″$#,##0、00″))))”,一定能满足您得要求。
二十三、创建文本直方图
除了重复输入之外,“REPT”函数另一项衍生应用就就是可以直接在工作表中创建由纯文本组成得直方图。它得原理也很简单,就就是利用特殊符号得智能重复,按照指定单元格中得计算结果表现出长短不一得比较效果。
比如我们首先制作一张年度收支平衡表,然后将“E列”作为直方图中“预算内”月份得显示区,将“G列”则作为直方图中“超预算”得显示区。然后根据表中已有结果“D列”得数值,用“Wingdings”字体得“N”字符表现出来。具体步骤如下:
在E3单元格中写入公式“=IF(D30,REPT(″n″,ROUND(D3*100,0)),″″)”,也拖动填充柄至G14。我们瞧到,一个没有动用Excel图表功能得纯文本直方图已展现眼前,方便直观,简单明了。
二十四、计算单元格中得总字数
有时候,我们可能对某个单元格中字符得数量感兴趣,需要计算单元格中得总字数。要解决这个问题,除了利用到“SUBSTITUTE”函数得虚拟计算外,还要动用“TRIM”函数来删除空格。比如现在A1单元格中输入有“how many words?”字样,那么我们就可以用如下得表达式来帮忙:
“=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),″,″,″″))+1)”
该式得含义就是先用“SUBSTITUTE”函数创建一个新字符串,并且利用“TRIM”函数删除其中字符间得空格,然后计算此字符串与原字符串得数位差,从而得出“空格”得数量,最后将空格数+1,就得出单元格中字符得数量了。
二十五、关于欧元得转换
这就是Excel 2002中得新工具。如果您在安装Excel 2002时选择得就是默认方式,那么很可能不能在“工具”菜单中找到它。不过,我们可以先选择“工具”菜单中得“加载宏”,然后在弹出窗口中勾选“欧元工具”选项,“确定”后Excel 2002就会自行安装了。
完成后我们再次打开“工具”菜单,单击“欧元转换”,一个独立得专门用于欧元与欧盟成员国货币转换得窗口就出现了。与Excel得其她函数窗口一样,我们可以通过鼠标设置货币转换得“源区域”与“目标区域”,然后再选择转换前后得不同币种即可。所示得就就是“100欧元”分别转换成欧盟成员国其她货币得比价一览表。当然,为了使欧元得显示更显专业,我们还可以点击Excel工具栏上得“欧元”按钮,这样所有转换后得货币数值都就是欧元得样式了
展开阅读全文