用友采购管理上.pptx

用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation课课 程程 内内 容容 业务选项配置 采购期初余额 普通采购业务 采购管理概述 采购业务类型介绍初始化部分初始化部分日常处理部分日常处理部分用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation采购概述采购概述-采购在供应链中的重要地位采购在供应链中的重要地位采购在供应链中的重要地位采购在供应链中的重要地位用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation对生产企业来说，材料的采购是生产的准备阶段，对生产企业来说，材料的采购是生产的准备阶段，目的是适时地采购生产适用、价格公道、质量合格目的是适时地采购生产适用、价格公道、质量合格的原材料的原材料对商业企业来说，要使企业获得尽可能多的销售收对商业企业来说，要使企业获得尽可能多的销售收入，必须采购适销对路且价格公道的商品入，必须采购适销对路且价格公道的商品采购直接导致货币资金的支出或对外负债的增加采购直接导致货币资金的支出或对外负债的增加采购业务发生频繁，工作量大，运作环节多，容易采购业务发生频繁，工作量大，运作环节多，容易产生管理漏洞产生管理漏洞采购管理概述采购管理概述用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation采购概述采购概述-接口关系用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation1 1、采购系统启用、采购系统启用2 2、采购相关基础档案设置、采购相关基础档案设置3 3、采购选项设置、采购选项设置4 4、采购期初数据、采购期初数据采购管理初始化工作采购管理初始化工作用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation1 1、打开、打开【系统启用系统启用】菜单菜单2 2、选选择择要要启启用用的的系系统统，只只有有系系统统管管理理员员和和账账套套主主管管有有系系统统启启用用权限权限3 3、在在启启用用会会计计期期间间内内输输入入启启用用的的年、月数据年、月数据4 4、用用户户按按确确认认按按钮钮后后，保保存存此次的启用信息此次的启用信息操作步骤：操作步骤：采购管理启用采购管理启用用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation供应商分类供应商分类/档案档案采购类型采购类型发运方式发运方式供应商存货对照表供应商存货对照表采购相关基础档案采购相关基础档案用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation选项配置选项配置1用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation选项配置选项配置2用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation选项配置选项配置3用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation1、录入期初数:期初暂估入库;期初在途存货;期初未结算的受托代销商品2、期初记账采购期初余额采购期初余额用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation采购期初余额案例采购期初余额案例上月收到欣欣公司上月收到欣欣公司“材料材料A A”100100个，入原材料仓，个，入原材料仓，发票未到，以估计进货单价发票未到，以估计进货单价9 9元入账。元入账。上月收到建昌公司专用发票一张，票号：上月收到建昌公司专用发票一张，票号：0123401234，采购的采购的“材料材料B B”150150个，单价个，单价1010元，货物正在途中元，货物正在途中尚未到达。尚未到达。上月收到大成商行代销商品上月收到大成商行代销商品“代销商品代销商品A A”200200个，个，单价单价120120元，入代销商品仓，尚未结算。元，入代销商品仓，尚未结算。案例案例案例案例1 1 1 1：案例案例案例案例2 2 2 2：案例案例案例案例3 3 3 3：用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation采购业务类型介绍采购业务类型介绍1、普通采购业务2、直运采购业务3、受托代销采购业务用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation采购业务类型采购业务类型普通采购业务普通采购业务采购入库单采购入库单填制采购发票填制采购发票采购结算采购结算审核采购入库单审核采购入库单将入库单进行记账将入库单进行记账 生成入库凭证生成入库凭证审核采购发票审核采购发票生成采购凭证生成采购凭证请购单请购单采购订单采购订单采购到货单采购到货单发发票票将将传传至至应应付付系统等待确认系统等待确认用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation采购业务类型采购业务类型直运采购业务直运采购业务用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation必有订单的直运业务必有订单的直运业务必有订单的直运业务必有订单的直运业务单单单单据据据据流流流流程程程程直直运运采采购购发发票票采采采采购购购购管管管管理理理理销销销销售售售售管管管管理理理理直直运运销销售售发发票票直运销售订单直运销售订单直运销售订单直运销售订单直运采购订单直运采购订单直运采购订单直运采购订单用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation订单非必有的直运业务订单非必有的直运业务订单非必有的直运业务订单非必有的直运业务单单单单据据据据流流流流程程程程直直运运采采购购发发票票采采采采购购购购管管管管理理理理销销销销售售售售管管管管理理理理直直运运销销售售发发票票如果有直运销售订单，则必须按照如果有直运销售订单，则必须按照如果有直运销售订单，则必须按照如果有直运销售订单，则必须按照“订单为中心直运业务订单为中心直运业务订单为中心直运业务订单为中心直运业务”的单据流程进行操作的单据流程进行操作的单据流程进行操作的单据流程进行操作用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation采购业务类型采购业务类型受托代销业务受托代销业务用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation受托代销业务受托代销业务受托代销业务受托代销业务业业业业务务务务处处处处理理理理说说说说明明明明对于受托代销商品，必须选中对于受托代销商品，必须选中对于受托代销商品，必须选中对于受托代销商品，必须选中是否受托代销是否受托代销是否受托代销是否受托代销 并且把存货属性设置为并且把存货属性设置为并且把存货属性设置为并且把存货属性设置为外购外购外购外购。由于受托代销商品。由于受托代销商品。由于受托代销商品。由于受托代销商品 一般用于销售，还可设置销售属性。一般用于销售，还可设置销售属性。一般用于销售，还可设置销售属性。一般用于销售，还可设置销售属性。设置为受托代销商品的存货不能用于非受托代销设置为受托代销商品的存货不能用于非受托代销设置为受托代销商品的存货不能用于非受托代销设置为受托代销商品的存货不能用于非受托代销 商品的采购业务商品的采购业务商品的采购业务商品的采购业务 采购计划、采购请购单、销售订单可参照生成采购计划、采购请购单、销售订单可参照生成采购计划、采购请购单、销售订单可参照生成采购计划、采购请购单、销售订单可参照生成 受托代销订单，只能参照受托代销存货。受托代销订单，只能参照受托代销存货。受托代销订单，只能参照受托代销存货。受托代销订单，只能参照受托代销存货。用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation普通采购业务处理普通采购业务处理用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation订货入库、收发票结算提出采购要求到货财务处理业业业业务务务务流流流流程程程程请购单订货单入库单发票结算单暂估记帐凭证到货单系系系系统统统统实实实实现现现现普通采购业务普通采购业务用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation普通采购业务普通采购业务请购单请购单请购请购请购请购 用来描述采购的需求即请求采购.是采购业务处理的起点,指企业内部部门向采购部门提出采购申请,或采购部门汇总企业内部采购需求提出采购清单.请购单请购单请购单请购单 描述请购内容的单据，如采购什么货物、采购多少、何时使用、哪个部门使用等内容；同时也可为采购订单提供建议内容，如建议供应商、建议订货日期等。请购请购请购请购适用于采购业务复杂，对采购业务管理有严格要求的单位，请购单是可选单据，根据业务需要选用请购单采购订单比价比价比价比价审核审核审核审核根据采购计划生成或手工输入用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation请购业务案例请购业务案例 2007 2007年年1 1月月1 1日，仓储部向采购部提日，仓储部向采购部提出购买出购买100100个个“材料材料A A”的请求，希望的请求，希望能够在能够在1 1月月1010日前使用。日前使用。案例案例1 1：用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation请购单订货单入库单发票结算单暂估记帐凭证到货单订货入库、收发票结算提出采购要求到货财务处理业业业业务务务务流流流流程程程程系系系系统统统统实实实实现现现现根据请购单下达订货合同用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation普通采购业务普通采购业务整个业务流程的执行都回写到采购订单，通过采购订单可以跟踪采购的整个业务流程可通过计划批量生单、请购比价功能生成采购订单采购订单采购订单采购订单采购订单是指企业与供应商之间签订的采购合同或购销协议.采购订单采购订单描述采购什么货物、采购多少、由谁 供货，什么时间到货、到货地点、运输方式、价格、运费等。采购订单采购订单适用于采购业务复杂，对采购业务管理有严格要求的单位，采购订单是可选单据，根据业务需要选用。采购订单采购订单参照采购请购单参照采购请购单参照销售订单参照销售订单参照参照MPS/MRPMPS/MRP计划计划参照采购合同参照采购合同参照参照ROPROP计划计划手工录入手工录入用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation案例案例案例案例1 1 1 1：20072007年年1 1月月2 2日，采购部根据仓储部提交的请购需求向日，采购部根据仓储部提交的请购需求向欣欣公司购买欣欣公司购买“材料材料A A”100100个，双方商定不含税价格个，双方商定不含税价格为为1010元元/个，计划个，计划1 1月月4 4日到货。日到货。案例案例案例案例2 2 2 2：20072007年年1 1月月3 3日，采购部根据之前与建昌公司签定的日，采购部根据之前与建昌公司签定的“材料材料B B”采购合同，向建昌公司购买采购合同，向建昌公司购买“材料材料B B”500 500个，个，不含税价格不含税价格9 9元元/个。个。案例案例案例案例3 3 3 3：20072007年年1 1月月4 4日，销售部与客户签定了日，销售部与客户签定了2020个产品个产品C C的销售的销售订单，由于本公司不生产该产品，需要向兴华公司订订单，由于本公司不生产该产品，需要向兴华公司订购。采购部根据销售订单向兴华公司直接订购。双方购。采购部根据销售订单向兴华公司直接订购。双方商定不含税价格为商定不含税价格为100100元元/个。个。订货业务案例订货业务案例案例案例案例案例4 4 4 4：20072007年年1 1月月4 4日，根据日，根据ROPROP计划生成计划生成“材料材料C C”的采购订的采购订单，向建昌公司采购，不含税价格单，向建昌公司采购，不含税价格1010元元/个。个。用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation选项设置对采购订单的影响：选项设置对采购订单的影响：选项设置对采购订单的影响：选项设置对采购订单的影响：是否允许超计是否允许超计划订货划订货采购价格的录采购价格的录入方式入方式订货业务订货业务用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation请购单订货单入库单发票结算单暂估记帐凭证到货单订货入库、收发票结算提出采购要求到货财务处理业业业业务务务务流流流流程程程程系系系系统统统统实实实实现现现现根据订单到货用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation业业业业务务务务处处处处理理理理说说说说明明明明采购到货采购到货是采购订货和采购入库的中间环节，一般由采购业务员根据供方通知或送货单填写，确认对方所送货物、数量、价格等信息，以入库通知单的形式传递到仓库作为保管员收货的依据，根据到货单可生成报检单报送给质量检验部门对货物进行检验。采购到货单采购到货单是可选单据，用户可以根据业务需要选用。普通采购业务普通采购业务到货单到货单用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation案例：案例：案例：案例：2007 2007年年1 1月月5 5日，向欣欣公司购买的日，向欣欣公司购买的“材料材料A A”100100个个已送货，通知仓库作收货处理。已送货，通知仓库作收货处理。到货案例到货案例用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation选项设置对到货入库的影响：选项设置对到货入库的影响：选项设置对到货入库的影响：选项设置对到货入库的影响：普通业务是否普通业务是否必有订单必有订单是否允许超订是否允许超订单及入库单及入库到货业务到货业务用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation请购单订货单入库单发票结算单暂估记帐凭证到货单订货入库、收发票结算提出采购要求到货财务处理业业业业务务务务流流流流程程程程系系系系统统统统实实实实现现现现货物入库用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation采购入库采购入库 是通过采购到货、质量检验环节，对合格到货的存货进行入库验收。普通采购业务普通采购业务采购入库采购入库采购订单采购订单采购订单采购订单采购到货单采购到货单采购到货单采购到货单采购入库单采购入库单采购入库单采购入库单人工输入生单生单生单生单用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation案例案例案例案例1 1 1 1：20072007年年1 1月月6 6日，根据到货单办理欣欣公司的日，根据到货单办理欣欣公司的“材料材料A A”100100个的入库手续，入材料仓。个的入库手续，入材料仓。案例案例案例案例2 2 2 2：20072007年年1 1月月7 7日，收到建昌公司日，收到建昌公司“材料材料B B”200200个，根个，根据之前与建昌公司签定的据之前与建昌公司签定的“材料材料B B”采购订单办理入采购订单办理入库手续。库手续。20072007年年1 1月月8 8日，收到建昌公司日，收到建昌公司“材料材料B B”300300个，根个，根据之前与建昌公司签定的据之前与建昌公司签定的“材料材料B B”采购订单办理入采购订单办理入库手续。库手续。入库业务案例入库业务案例案例案例案例案例3 3 3 3：20072007年年1 1月月9 9日，收到建昌公司日，收到建昌公司“材料材料C C”100100个，直个，直接办理入库手续，进货价格未定。接办理入库手续，进货价格未定。用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation请购单订货单入库单发票结算单暂估记帐凭证到货单订货入库、收发票结算提出采购要求到货财务处理业业业业务务务务流流流流程程程程系系系系统统统统实实实实现现现现收到发票用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation普通采购业务普通采购业务采购发票采购发票 是供应商开出的销售货物的凭证，系统将根据采购发票确认采购成本，并据以登记应付账款采购发票采购发票转应付帐款（包括）现付发票采购发票采购发票采购发票采购发票手工录入或根据订单/入库单生成采购订单采购订单采购订单采购订单采购入库单采购入库单采购入库单采购入库单手工输入手工输入手工输入手工输入采购结算采购结算采购结算采购结算用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation案例案例案例案例1 1 1 1：20072007年年1 1月月1010日，收到欣欣公司开出的日，收到欣欣公司开出的“材料材料A A”100100个个的专用发票，票号为的专用发票，票号为1234512345，不含税单价，不含税单价1010元元/个，税个，税率率17%17%，收到发票后马上向欣欣公司支付支票一张，支，收到发票后马上向欣欣公司支付支票一张，支票号票号100345100345。案例案例案例案例2 2 2 2：20072007年年1 1月月1111日，收到建昌公司开出的日，收到建昌公司开出的“材料材料B B”500500个个的专用发票，票号为的专用发票，票号为2345623456，不含税单价，不含税单价9 9元元/个，税率个，税率17%17%。20072007年年1 1月月1212日，收到建昌公司开出的日，收到建昌公司开出的“材料材料C C”100100个个的普通发票，票号为的普通发票，票号为3456734567，含税单价，含税单价1212元元/个，税率个，税率17%17%。发票业务案例发票业务案例案例案例案例案例3 3 3 3：用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation普通采购业务普通采购业务采购入库单采购入库单采购结算采购结算采购发票采购发票采购结算采购结算采购结算也称采购报账，是指采购核算人员根据采购发票核算采购入库成本，即以采购发票的结算价格回填采购入库单价格采购结算单是记录采购结算结果的单据。采购结算操作处理上分为自动结算、手工结算两种方式，运费发票可以单独进行费用折扣结算。运费发票运费发票用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation普通采购业务普通采购业务一一一一、自动结算自动结算二、二、二、二、手工手工结算结算结算结算采购结算采购结算自动结算可处理入库单和发票，红蓝入库单、红蓝发票成批结算；自动结算功能中有三种结算模式：入库单和发票、红蓝入库单、红蓝发票。自动结算是由计算机系统自动将相同供货单位的，存货相同且数量相等采购入库单和采购发票进行结算。注意：红蓝入库单对结，入库单上必须有金额，可以不等。手工结算可处理合理损耗/非合理损耗及采购费用分摊。合理损耗和采购费用可以分摊入采购成本。用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation案例案例案例案例1 1 1 1：在收到欣欣公司开出的在收到欣欣公司开出的“材料材料A A”100100个的专用发票的个的专用发票的同时进行自动结算。同时进行自动结算。案例案例案例案例2 2 2 2：在收到建昌公司开出的在收到建昌公司开出的“材料材料B B”500500个的专用发票后个的专用发票后进行手工结算。进行手工结算。进行成批自动结算。进行成批自动结算。采购结算案例采购结算案例案例案例案例案例3 3 3 3：用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation录入采购发票录入采购发票采购发票审核采购发票审核生成应付凭证生成应付凭证录入付款单录入付款单核销应付款核销应付款生成付款凭证生成付款凭证付款单据审核付款单据审核应付账及付款核销应付账及付款核销 用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation财务根据已付款的欣欣公司发票进行确认并生财务根据已付款的欣欣公司发票进行确认并生成财务凭证。成财务凭证。应付账应付账/付款核销案例付款核销案例 案例案例案例案例1 1 1 1：案例案例案例案例2 2 2 2：案例案例案例案例3 3 3 3：财务根据建昌公司的发票进行应付款的确认并财务根据建昌公司的发票进行应付款的确认并生成财务凭证。生成财务凭证。20072007年年1 1月月1313日，查询尚欠建昌公司的应付款明日，查询尚欠建昌公司的应付款明细；支付建昌公司细；支付建昌公司“材料材料B B”的应付款项，生成的应付款项，生成财务凭证，并核销该公司的应付款。财务凭证，并核销该公司的应付款。案例案例案例案例4 4 4 4：20072007年年1 1月月1313日，选择建昌公司的日，选择建昌公司的“材料材料C C”的的应付款项进行支付，生成财务凭证。应付款项进行支付，生成财务凭证。用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation 外购存货与采购发票在同一会计期间内到，外购存货与采购发票在同一会计期间内到，用户可以根据采购发票得到采购入库成本。用户可以根据采购发票得到采购入库成本。外购入库的货物发票未到，在不知道具体单价外购入库的货物发票未到，在不知道具体单价时，财务人员期末暂时按估计价格入账。时，财务人员期末暂时按估计价格入账。采购发票先到，外购商品尚未到达。用采购发票先到，外购商品尚未到达。用户可以先挂账，等货到时再处理。户可以先挂账，等货到时再处理。货票同行：货票同行：暂估业务：暂估业务：采购在途：采购在途：采购成本核算采购成本核算用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation案例：案例：2007 2007年年1 1月月1313日对之前已入库的材料进日对之前已入库的材料进行采购成本核算，生成凭证。行采购成本核算，生成凭证。已结算的采购入库单已结算的采购入库单生成凭证生成凭证单据记账单据记账货票同行货票同行：采购成本核算采购成本核算用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation请购单订货单入库单发票结算单暂估记帐凭证到货单订货入库、收发票结算提出采购要求到货财务处理业业业业务务务务流流流流程程程程系系系系统统统统实实实实现现现现采购暂估处理采购暂估处理用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation暂估业务：当月货到票未到，不能用采购发票上的金额来确认成本时，月末需要估价入帐1 1、月初回冲、月初回冲2 2、单到回冲、单到回冲3 3、单到补差、单到补差 注：注：注：注：在存货系统做暂估设置和处理在存货系统做暂估设置和处理在存货系统做暂估设置和处理在存货系统做暂估设置和处理 采购业务采购业务暂估处理暂估处理暂估方式用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation记帐、期末处理记帐、期末处理及结帐及结帐货到入库货到入库票到报销票到报销月初回冲月初回冲业务核算业务核算业业业业务务务务流流流流程程程程财务人员财务人员系统系统采购人员采购人员财务人员财务人员库管人员库管人员系系系系统统统统实实实实现现现现自自动动生生成成期末处理及月末结账采购入库单记账审审核核红字回冲单采购发票采购结算结算成本处理蓝字回冲单自自动动生生成成暂估处理暂估处理月初回冲月初回冲用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation暂估业务流程采购业务采购业务暂估处理暂估处理1 1、采购入库、采购入库2 2、月末估价入帐（录入暂估价并记帐）、月末估价入帐（录入暂估价并记帐）3 3、以后某月取得采购发票、以后某月取得采购发票4 4、采购结算、采购结算5 5、存货核算中进行、存货核算中进行“结算成本处理结算成本处理”：即自：即自动调帐处理动调帐处理6 6、存货核算、存货核算明细帐明细帐中查询调帐结果（系中查询调帐结果（系统自动生成红统自动生成红/蓝回冲单或系统调整单）蓝回冲单或系统调整单）用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation20072007年年1 1月月1414日，收到欣欣公司上月已入库日，收到欣欣公司上月已入库“材材料料A A”的专用发票，票号：的专用发票，票号：4567845678，不含税单价，不含税单价1010元元/个，同时进行采购结算。个，同时进行采购结算。暂估处理案例暂估处理案例 案例案例案例案例1 1 1 1：案例案例案例案例2 2 2 2：案例案例案例案例3 3 3 3：进行结算成本处理。进行结算成本处理。查询存货明细帐和系统自动生成的回冲单。查询存货明细帐和系统自动生成的回冲单。用友软件股份有限公司 UFIDA20062006 UFIDA Software Corporation普通采购业务小结普通采购业务小结