中小企业如何破解费用管理迷局.pdf

孙巍首席费控业务专家 破解费用管理迷局破解费用管理迷局企业管理者企业管理者我要的数据什么时候能给我？到底你们谁的数据是准的？我要的数据什么时候能给我？到底你们谁的数据是准的？为什么这个月的预算又超支了？为什么这个月的预算又超支了？企业费用管理的迷局企业费用管理的迷局公司员工公司员工这张报销单到底该怎么填？我的报销到底审批到哪儿了？这张报销单到底该怎么填？我的报销到底审批到哪儿了？领导又不在，要等到什么时候？领导又不在，要等到什么时候？企业费用管理的迷局企业费用管理的迷局财务人员财务人员这张报销单怎么又填错了？这么多报销，我到哪里去找你那张单？这么多报销款，又要加班了？企业费用管理的迷局企业费用管理的迷局费用管理迷局产生的根源费用管理迷局产生的根源没有理清各业务的异同点。费用控制全靠老板一支笔。管理完全依赖财务核算的数据。没有理清各业务的异同点。费用控制全靠老板一支笔。管理完全依赖财务核算的数据。没有使用合适的系统工具。没有使用合适的系统工具。业务模型控制策略业务单据审批流程业务模型控制策略业务单据审批流程费用该如何管费用该如何管单据格式单据格式预算维度预算维度关联逻辑关联逻辑业务流程业务流程审批制度审批制度控制策略控制策略凭证规则凭证规则发生机制发生机制业务模型控制策略业务单据审批流程业务模型业务模型-设计考虑因素设计考虑因素模型一：直接报销类业务模型模型四：补录类业务模型模型二：事前申请类业务模型模型五：回写类业务模型模型三：资产采购类业务模型模型六：实际数调整业务模型模型七：预算调整业务模型业务模型控制策略业务单据审批流程业务模型业务模型-常见业务模型常见业务模型经过对企业经营的规划、分析和量化，使企业目标得以具体化；有助于公司高层管理人员及下属各级主要管理人员找出经营中存在的和潜在的瓶颈，然后归集关键性资源以缓解瓶颈，防止它们成为公司实现预算目标的障碍。预算目标的制定为管理控制、绩效评估及信息反馈提供标准；同时预算为管理提供一个参考框架，指导经营活动，提供管理、控制活动的标准并进行相应的授权。高层领导可以通过预算表达未来发展战略及经营计划，减少各个部门间操作的隔阂，成为公司内部沟通的工具。通过预算，高层管理者可以将计划和目标传达给整个组织；同时，每个部门由此可以确定需要做哪些工作来履行对其他部门的责任。预算表明了在一定期间内组织对所有部门和所有人员的期望和要求。预算详列了各个部门应作的工作以使部门间的活动能协调一致，使企业资源达到最有效配置。根据表述清晰的预算目标，使员工清楚了解公司的希望，使其保持高昂的战斗力，努力实现预算目标；在经营期末，公司预算还可以作为业绩评价的标准，预算代表了在预算期间内对公司员工和部门行为结果的期望和要求，可以用此来评价实际经营成果的业绩，通过依据预算经行考核、奖励来激励员工。规划功能控制功能沟通功能协调功能规划功能控制功能沟通功能协调功能激励功能激励功能控制策略控制策略-引入预算管理理念引入预算管理理念业务模型控制策略业务单据审批流程期间年季度月天年季度月天大区省分公司大区省分公司县支公司县支公司组织机构组织机构预算指标预算指标预算维度组织机构科目项目产品渠道预算维度组织机构科目项目产品渠道期间客户期间客户 业务模型控制策略业务单据审批流程控制策略控制策略-预算控制维度预算控制维度业务模型控制策略业务单据审批流程控制策略控制策略无需预算控制按照事项进行单项预算控制。分部门按照年度进行预算控制事前申请控制+分部门年度预算控制+标准控制事前申请控制+预算进度控制费用事项费用事项水电费、物业管理费会议费交际应酬费差旅费广告费控制策略控制策略-定义控制策略定义控制策略业务模型控制策略业务单据审批流程业务单据业务单据业务模型控制策略业务单据审批流程审批流程审批流程报销单据电子化报销单据电子化审批流程标准化信息查询实时化审批流程标准化信息查询实时化费用审批网络化费用审批网络化费用控制自动化数据交互智能化费用控制自动化数据交互智能化费用管理工具费用管理工具 利用审批和自动化方式对O2O在线消费在线消费行为进行事前控制事前控制，有效加强管控效果 通过云快报账户统一结算统一结算（预存、月结），员工不需要垫付资金，报销事项大幅减少 财务不需要处理量的零散的发票、记账、支付工作，工作量大幅降低工作量大幅降低互联网互联网+报销报销移动及PC端协同碎片时间审批消费记录随时记自定义标准控制滴滴、京东、艺龙、同程等消费平台接入财务软件无缝对接费用分摊 归属合理互联网互联网+报销报销移动端消费记录导入报销单据，完成自动填单，启动报销流程互联网互联网+报销报销面临的挑战应对措施面临的挑战应对措施管理层面产品层面实施层面需要高层领导的深度参与，向全公司宣导项目建设的意义，并需要对相关部门提出明确要求。使用成熟稳定的软件产品：页面美观、简单易用、性能高效、配置灵活。成熟稳定的咨询、实施、运维服务团队，具备较多的成功案例。管理上的变革，很可能会导致企业责权利的调整，容易产生抵触情绪。用户背景差异较大涵盖：职能部门与销售部门、财务用户与非财务用户、系统管理员与普通用户。用户量大，并发量大，带宽资源有限。管理和用户需求的变化。解决方案的成熟度实施经验是否丰富能否提供长期优质的运维服务系统实施面临的挑战及应对措施系统实施面临的挑战及应对措施谢谢观看谢谢观看