写作与书面沟通.pptx

写作与书面沟通第第第第第第 7 7 讲讲讲讲讲讲书面沟通及其作用（书面语言：最可靠的沟通方式）书面沟通及其作用（书面语言：最可靠的沟通方式）书面沟通及其作用（书面语言：最可靠的沟通方式）书面沟通及其作用（书面语言：最可靠的沟通方式）各种书面沟通媒介的比较各种书面沟通媒介的比较各种书面沟通媒介的比较各种书面沟通媒介的比较管理角度写作的基本原则管理角度写作的基本原则管理角度写作的基本原则管理角度写作的基本原则实现写作与阅读双方的心理共识实现写作与阅读双方的心理共识实现写作与阅读双方的心理共识实现写作与阅读双方的心理共识受众导向的文字组织原则与文字组织技能受众导向的文字组织原则与文字组织技能受众导向的文字组织原则与文字组织技能受众导向的文字组织原则与文字组织技能书面沟通写作过程的五个阶段书面沟通写作过程的五个阶段书面沟通写作过程的五个阶段书面沟通写作过程的五个阶段书面沟通的写作规范书面沟通的写作规范书面沟通的写作规范书面沟通的写作规范管理公文的书写（报告的书写与长篇正式报告格式简介）管理公文的书写（报告的书写与长篇正式报告格式简介）管理公文的书写（报告的书写与长篇正式报告格式简介）管理公文的书写（报告的书写与长篇正式报告格式简介）本讲主要内容：本讲主要内容：本讲主要内容：本讲主要内容：34447.1 7.1 7.1 书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述qq一一一一.书面沟通及其作用书面沟通及其作用书面沟通及其作用书面沟通及其作用n n（一）书面语言：最可靠的沟通方式（一）书面语言：最可靠的沟通方式（一）书面语言：最可靠的沟通方式（一）书面语言：最可靠的沟通方式u1.“口说无凭，落笔为准口说无凭，落笔为准”商业活动中，都要以书面记录方式加以认同，并约束大家行为商业活动中，都要以书面记录方式加以认同，并约束大家行为l内部：公司章程，规章制度，职务说明书，计划，单据，申请内部：公司章程，规章制度，职务说明书，计划，单据，申请l外部：财务报告，市场调研报告，对外的商务信函外部：财务报告，市场调研报告，对外的商务信函以文字表述，最有效整理思路，建构严密信息逻辑。以文字表述，最有效整理思路，建构严密信息逻辑。u2.书面沟通基础：写作水平书面沟通基础：写作水平要达到良好的书面沟通效果，必须具有一定的条件：要达到良好的书面沟通效果，必须具有一定的条件：l较强的写作能力，能够以恰当的形式成文，在恰当的时间以恰当的较强的写作能力，能够以恰当的形式成文，在恰当的时间以恰当的方式送至恰当的对象。方式送至恰当的对象。一旦发生差错，纠正的困难和所需付出的代价往往也较大。一旦发生差错，纠正的困难和所需付出的代价往往也较大。l比如一份不切实际的公司章程，一份有失公正的合同，都会对企业比如一份不切实际的公司章程，一份有失公正的合同，都会对企业产生长远的不利影响。产生长远的不利影响。44447.1 7.1 7.1 书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述u3.书面沟通的优点书面沟通的优点有充分的思考时间。可以在经过认真思考之后，把想要表达的写下来，有充分的思考时间。可以在经过认真思考之后，把想要表达的写下来，边写边想，边写边改，在初稿完成之后，再重新审阅、修改、调整。甚边写边想，边写边改，在初稿完成之后，再重新审阅、修改、调整。甚至可以放置一段较长的时间后再拿出来修改，这样可容易发现一些隐藏至可以放置一段较长的时间后再拿出来修改，这样可容易发现一些隐藏的错误，使最终的作品正确、简明、清晰、完备。的错误，使最终的作品正确、简明、清晰、完备。可以实现多向信息传递。比如一个通知，可以复制多份，发送到相关可以实现多向信息传递。比如一个通知，可以复制多份，发送到相关单位和个人。单位和个人。无需其他的一些辅助条件。比如会议需要安排时间、地点和招待会议无需其他的一些辅助条件。比如会议需要安排时间、地点和招待会议参与者。演讲也是一样，良好的演讲环境是个必备条件。身体语官则更参与者。演讲也是一样，良好的演讲环境是个必备条件。身体语官则更有诸多限制，而书面无需此类讲究。有诸多限制，而书面无需此类讲究。54447.1 7.1 7.1 书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述n n（二）书面沟通的作用（二）书面沟通的作用（二）书面沟通的作用（二）书面沟通的作用u1.沟通信息的内容便于记录，并能得到永久保存。沟通信息的内容便于记录，并能得到永久保存。u2.由于易于保存，且不易被由于易于保存，且不易被“污染污染”，可以不在沟通现场的受众能，可以不在沟通现场的受众能够得到真实的信息。够得到真实的信息。u3.对受众来说，书面信息传递方式快速。对受众来说，书面信息传递方式快速。阅读比倾听快。阅读比倾听快。当然对整个沟通系统来说效率并不一定高。当然对整个沟通系统来说效率并不一定高。l因为这涉及信息发送者的效率问题。因为这涉及信息发送者的效率问题。u4.书面沟通可以特别关注问题的细节。书面沟通可以特别关注问题的细节。而且受众可以更多地获取细节方面的信息。而且受众可以更多地获取细节方面的信息。u5.比口头表达采用更为精确的用词。比口头表达采用更为精确的用词。64447.1 7.1 7.1 书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述n n（三）各种书面沟通媒介的比较（三）各种书面沟通媒介的比较（三）各种书面沟通媒介的比较（三）各种书面沟通媒介的比较读者参与程度低，反应慢对于信息的接受情况缺乏控制难以埋名隐姓更可能受到约束和较为保守搞得好，可能更为清晰；搞得不好，则过于死板要求更符合逻辑和语法规范需要更多的时间准备不太可能与组织中的各层次接触缺乏非语言性沟通，没有口头沟通 那么丰富机密性差传递速度慢读者参与程度高，反应快能立即接收到信息，且能自行控制可以埋名隐姓不太可能受到约束或显得保守搞得好，富有创造力；搞得不好，也可能产生极大的破坏力语言不整洁，错误较多比传统书面沟通花的准备时间少可能与组织中的各层次接触可以使用情感符号来显示非语言性 的信息传达可能比传统书面沟通的机密性差比书面沟通传递速度快纸张、传真纸张、传真电子邮件、电子会议系统电子邮件、电子会议系统74447.1 7.1 7.1 书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述qq二二二二.书面沟通的基本原则书面沟通的基本原则书面沟通的基本原则书面沟通的基本原则 n n（一）管理角度写作的基本原则（一）管理角度写作的基本原则（一）管理角度写作的基本原则（一）管理角度写作的基本原则u1.正确性：写作的首要原则正确性：写作的首要原则写出的文章材料要真实可靠，观点要正确无误，语言要恰如其分。写出的文章材料要真实可靠，观点要正确无误，语言要恰如其分。尤其是对文章主旨的把握，一定要明确写作的意图，正确地传递想要尤其是对文章主旨的把握，一定要明确写作的意图，正确地传递想要传递的信息，实现有效沟通。传递的信息，实现有效沟通。正确性还取决于表述上的准确性，这又取决于以下因素：正确性还取决于表述上的准确性，这又取决于以下因素：l在表达方式上，要符合文章样式的需要。如叙述要讲求事实的概括，在表达方式上，要符合文章样式的需要。如叙述要讲求事实的概括，说明要直接提出要求，界限明确，是非分明，议论要直接表述事理。说明要直接提出要求，界限明确，是非分明，议论要直接表述事理。l文字表达上，要概念明确，判断恰当，推理合乎逻辑。如使用概念文字表达上，要概念明确，判断恰当，推理合乎逻辑。如使用概念要明确其内涵和外延，使用简缩语要坚持约定俗成的原则，判断要要明确其内涵和外延，使用简缩语要坚持约定俗成的原则，判断要性质明确、恰如其分，推理要符合事物内部的固有规律，避免牵强性质明确、恰如其分，推理要符合事物内部的固有规律，避免牵强与武断。与武断。l文字书写上要符合一定的标准。如用从左及右横排书写，简化字要文字书写上要符合一定的标准。如用从左及右横排书写，简化字要符合规范，不随意自造，正确使用标点符号。符合规范，不随意自造，正确使用标点符号。84447.1 7.1 7.1 书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述u2.清晰性清晰性 清晰的文章更能引起读者的兴趣，更能使读者正确领会作者的原义。清晰的文章更能引起读者的兴趣，更能使读者正确领会作者的原义。为此，应该注意：为此，应该注意：l文章的整体布置，包括标题、大小写、字体、页边距等；文章的整体布置，包括标题、大小写、字体、页边距等；l尤其是要留下适当的空白，若是把所有的文字都挤在一起，则很难尤其是要留下适当的空白，若是把所有的文字都挤在一起，则很难阅读；如果是手写，则不能太潦草。阅读；如果是手写，则不能太潦草。u3.完整性完整性完整地表达想要表达的思想、观点，完整地描述事实。完整地表达想要表达的思想、观点，完整地描述事实。为了完整地表述，应该反复检查思考，不断增补重要的事项。为了完整地表述，应该反复检查思考，不断增补重要的事项。u4.简洁性简洁性“简洁简洁”似乎与似乎与“完整完整”是一对矛盾，这其实是个是一对矛盾，这其实是个“度度”的把握问题：的把握问题：l“完整完整”是为了表达想要沟通的重要方面，但并不意味着要把所有是为了表达想要沟通的重要方面，但并不意味着要把所有的事实、观点罗列纸上。的事实、观点罗列纸上。l可以通过排序的方法把不太重要的事项删除，把琐碎的、没有太大可以通过排序的方法把不太重要的事项删除，把琐碎的、没有太大价值的文字精简掉，使得文章言简意赅。价值的文字精简掉，使得文章言简意赅。94447.1 7.1 7.1 书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述qq三三三三.实现写作与阅读双方的心理共识实现写作与阅读双方的心理共识实现写作与阅读双方的心理共识实现写作与阅读双方的心理共识n n（一）正确运用写作语气（一）正确运用写作语气（一）正确运用写作语气（一）正确运用写作语气u1.语气可以揭示撰写者对待读者的态度语气可以揭示撰写者对待读者的态度语气很微妙，它不仅受到文化和习俗的影响，而且有时还受到权力的语气很微妙，它不仅受到文化和习俗的影响，而且有时还受到权力的影响，如上级对下级友善的表述，反过来用于下级对上级时，会显得傲影响，如上级对下级友善的表述，反过来用于下级对上级时，会显得傲慢无礼。慢无礼。正确的语气不仅有助于读者正确理解，而且还有利于展示撰写者及其正确的语气不仅有助于读者正确理解，而且还有利于展示撰写者及其组织的良好形象，保持良好信誉，从而建立与读者的良好关系。组织的良好形象，保持良好信誉，从而建立与读者的良好关系。u2.因此，正确的语气应该遵循以下原则：因此，正确的语气应该遵循以下原则：专业但不能僵硬专业但不能僵硬友善但不虚伪友善但不虚伪自信但不傲慢自信但不傲慢礼貌但不卑微礼貌但不卑微104447.1 7.1 7.1 书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述n n（二）克服写作心理障碍（二）克服写作心理障碍（二）克服写作心理障碍（二）克服写作心理障碍u1.写作障碍及原因写作障碍及原因障碍主要有：障碍主要有：l一是在写作前无从入手。可能是由于没有收集到足够的材料一是在写作前无从入手。可能是由于没有收集到足够的材料l二是写作过程中思维中断，使得写作活动中止。二是写作过程中思维中断，使得写作活动中止。l第三个原因可能是作者缺乏一些写作的基本知识，比如对应用文书第三个原因可能是作者缺乏一些写作的基本知识，比如对应用文书的格式没有完全掌握。的格式没有完全掌握。114447.1 7.1 7.1 书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述u2.要克服写作的心理障碍，撰写者必须做到：要克服写作的心理障碍，撰写者必须做到：积极参与公司的活动。与公司其他成员交流得越多，沟通得越充分，积极参与公司的活动。与公司其他成员交流得越多，沟通得越充分，你对公司、公司的文化、公司的背景的认识就越深刻，写作起来就越得你对公司、公司的文化、公司的背景的认识就越深刻，写作起来就越得心应手。心应手。掌握各种写作技巧。优秀的撰写者往往通晓各种写作技巧，使得他们掌握各种写作技巧。优秀的撰写者往往通晓各种写作技巧，使得他们下笔如神，妙笔生辉。下笔如神，妙笔生辉。树立写作的自信心。坚信只要自己不断勤学苦练，定能越写越好。树立写作的自信心。坚信只要自己不断勤学苦练，定能越写越好。就写作问题多与他人交流。要重视你的上司或同事的反馈信息方面的就写作问题多与他人交流。要重视你的上司或同事的反馈信息方面的问题和技巧经常与他们交流，从而提高自己的写作水平。问题和技巧经常与他们交流，从而提高自己的写作水平。对不同个体进行分析。在决定书面沟通前，有必要根据以往与读者的对不同个体进行分析。在决定书面沟通前，有必要根据以往与读者的交流经历对其进行个体分析，以便增强针对性，实现有效沟通。交流经历对其进行个体分析，以便增强针对性，实现有效沟通。12qq一一一一.受众导向的文字组织原则受众导向的文字组织原则受众导向的文字组织原则受众导向的文字组织原则v受众导向的文字组织原则包括三个方面：受众导向的文字组织原则包括三个方面：一是受众对信息的第一反应会是什么？一是受众对信息的第一反应会是什么？一是受众对信息的第一反应会是什么？一是受众对信息的第一反应会是什么？二是受众到底需要多少信息？二是受众到底需要多少信息？二是受众到底需要多少信息？二是受众到底需要多少信息？三是以何种方式编辑信息以激发受众兴趣？三是以何种方式编辑信息以激发受众兴趣？三是以何种方式编辑信息以激发受众兴趣？三是以何种方式编辑信息以激发受众兴趣？n n（一）受众对信息的第一反应（一）受众对信息的第一反应（一）受众对信息的第一反应（一）受众对信息的第一反应 u1.报告是否值得看报告是否值得看?若受众认为很有用，不但会认真地看，而且会积极采取行动。若受众认为很有用，不但会认真地看，而且会积极采取行动。若受众认为与自己没有关系，或没有兴趣，就会将之束之高阁。若受众认为与自己没有关系，或没有兴趣，就会将之束之高阁。u2.那么，如何才能让受众感兴趣呢那么，如何才能让受众感兴趣呢?用主题句或在首段向受众昭示信息的重要性以及与受众的相关性；用主题句或在首段向受众昭示信息的重要性以及与受众的相关性；把应付诸实施的内容尽量简化；把应付诸实施的内容尽量简化；为使信息内容得以实施，设定一个可行的截止日期；为使信息内容得以实施，设定一个可行的截止日期；信息越短越好。信息越短越好。4447.2 7.2 7.2 文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能134447.2 7.2 7.2 文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能n n（二）受众到底需要多少信息（二）受众到底需要多少信息（二）受众到底需要多少信息（二）受众到底需要多少信息v这要具体分析三个问题这要具体分析三个问题:受众对于讨论的主题知道多少？受众对于讨论的主题知道多少？受众对信息主题的常识来自平时的阅读还是个人经验？受众对信息主题的常识来自平时的阅读还是个人经验？需要提供哪些信息？需要提供哪些信息？u1.受众对于讨论的主题知道多少？受众对于讨论的主题知道多少？如果你所提供的信息完全是新的内容，必须做到：如果你所提供的信息完全是新的内容，必须做到：l通过下定义、概念解释、举例子等方法将主题表达清楚；通过下定义、概念解释、举例子等方法将主题表达清楚；l将新的信息与受众己有的常识相联系；将新的信息与受众己有的常识相联系；l通过分段或加小标题的方式使信息易于理解；通过分段或加小标题的方式使信息易于理解；l用文件草稿在传递对象的抽样人群中进行试读，看他们是否领会和用文件草稿在传递对象的抽样人群中进行试读，看他们是否领会和运用你所写的内容。运用你所写的内容。144447.2 7.2 7.2 文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能u2.受众对信息主题的常识来自平时的阅读还是个人经验受众对信息主题的常识来自平时的阅读还是个人经验从亲身体验直接掌握的知识往往比间接从书本中学到的知识更实际、从亲身体验直接掌握的知识往往比间接从书本中学到的知识更实际、更可信。更可信。尽管有些人会把这些经验视为例外、谬论或侥幸，我们自己则会视之尽管有些人会把这些经验视为例外、谬论或侥幸，我们自己则会视之为将来更好地开展工作的基础。为将来更好地开展工作的基础。要想改变受众对某一信息的认知，必须：要想改变受众对某一信息的认知，必须：l在表达的信息中先对受众的早期认知予以认可；在表达的信息中先对受众的早期认知予以认可；l用理论、统计数据说明长期和短期效果之间的差别，或证明受众的用理论、统计数据说明长期和短期效果之间的差别，或证明受众的经验在此不适用；经验在此不适用；l在不伤面子的前提下，提示受众情况己经发生变化，态度和方法也在不伤面子的前提下，提示受众情况己经发生变化，态度和方法也要作相应的变化。要作相应的变化。154447.2 7.2 7.2 文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能u3.需要提供哪些信息？需要提供哪些信息？为了弄清楚受众所需要借助的信息背景，要做好：为了弄清楚受众所需要借助的信息背景，要做好：l用用“如你所知如你所知”或或“正如你记得的那样正如你记得的那样”的字眼开始提醒对方的有的字眼开始提醒对方的有关信息，避免让对方觉得你认为他们根本就不懂你在说什么；关信息，避免让对方觉得你认为他们根本就不懂你在说什么；l把已为大家接受的或显而易见的内容放在你的句子中；把已为大家接受的或显而易见的内容放在你的句子中；l需要提示的内容过长时，可以用加小标题、单独成段，或列入文件需要提示的内容过长时，可以用加小标题、单独成段，或列入文件和备忘录的附录等形式表达。和备忘录的附录等形式表达。164447.2 7.2 7.2 文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能n n（三）以何种方式编辑信息以激发受众兴趣（三）以何种方式编辑信息以激发受众兴趣（三）以何种方式编辑信息以激发受众兴趣（三）以何种方式编辑信息以激发受众兴趣 u激发受众兴趣的首要切入点激发受众兴趣的首要切入点如何减少受众的抵触情绪，如何减少受众的抵触情绪，消除受众的负面反馈可能给沟通带来的困难。消除受众的负面反馈可能给沟通带来的困难。因为如何让消极受众转化为中立受众，甚至积极受众，是沟通中最困因为如何让消极受众转化为中立受众，甚至积极受众，是沟通中最困难的。难的。v如何编辑信息以激发受众兴趣如何编辑信息以激发受众兴趣 首先，要考虑的是受众会持哪些反对意见？首先，要考虑的是受众会持哪些反对意见？其次，要注意受众对于文章的语言、结构和格式的偏好？其次，要注意受众对于文章的语言、结构和格式的偏好？174447.2 7.2 7.2 文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能u1.要站在受众的立场给他们提供积极信息。要站在受众的立场给他们提供积极信息。具体策略具体策略:l把好消息放在第一段把好消息放在第一段;l把受众可能得到的好处甚至放在好消息之前把受众可能得到的好处甚至放在好消息之前;l开头先讲你们之间的共同点和一致之处开头先讲你们之间的共同点和一致之处;l观点要清楚明确观点要清楚明确;l不要使用煽动性的言论不要使用煽动性的言论;l减少说明或要求等内容的篇幅，若可能，在下次沟通时再提出此类减少说明或要求等内容的篇幅，若可能，在下次沟通时再提出此类内容内容;l说明你的建议是现有最好的解决办法，当然这也不是十全十美的。说明你的建议是现有最好的解决办法，当然这也不是十全十美的。184447.2 7.2 7.2 文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能强调双方的一致点强调双方的一致点l在讲双方之间的一致之处时，不妨向受众提供你们共同的经历、兴在讲双方之间的一致之处时，不妨向受众提供你们共同的经历、兴趣、目标和价值观。趣、目标和价值观。l因为一致的感觉有时比文件的内容更能说服对方。因为一致的感觉有时比文件的内容更能说服对方。l具体在沟通相互之间一致点时，建议具体在沟通相互之间一致点时，建议:*采用生动、短篇、有趣的故事谈论你们的共同之处；采用生动、短篇、有趣的故事谈论你们的共同之处；*写作风格应尽量友善、非正式写作风格应尽量友善、非正式;*文章结束语和敬称等要让读者感觉到在群体中的归属感。文章结束语和敬称等要让读者感觉到在群体中的归属感。194447.2 7.2 7.2 文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能u2.其次，注意文章的语言、结构和格式其次，注意文章的语言、结构和格式在信息的编辑时，要注意受众对于文章的语言、结构和格式的偏好。在信息的编辑时，要注意受众对于文章的语言、结构和格式的偏好。具体在做法上，考虑以下五个方面的问题具体在做法上，考虑以下五个方面的问题:l受众喜欢何种写作风格。根据对受众的了解，选择不近不远、友善受众喜欢何种写作风格。根据对受众的了解，选择不近不远、友善的风格的风格;l避免使用激进或禁忌的词汇令受众产生反感避免使用激进或禁忌的词汇令受众产生反感;l了解受众所需信息的具体程度了解受众所需信息的具体程度;l根据受众个性和文化背景的不同选择直接的或间接的信息结构根据受众个性和文化背景的不同选择直接的或间接的信息结构;l根据受众对于表达方式（包括长度、版式、脚注等）的偏好编辑文根据受众对于表达方式（包括长度、版式、脚注等）的偏好编辑文字。字。204447.2 7.2 7.2 文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能qq二二二二.书面沟通的文字组织技能书面沟通的文字组织技能书面沟通的文字组织技能书面沟通的文字组织技能n n（一）书面沟通的语言逻辑性，表现在三个层次上（一）书面沟通的语言逻辑性，表现在三个层次上（一）书面沟通的语言逻辑性，表现在三个层次上（一）书面沟通的语言逻辑性，表现在三个层次上:u1.最高层次最高层次整个文章或报告的前后逻辑性要强，要融为一体，一气呵成。整个文章或报告的前后逻辑性要强，要融为一体，一气呵成。首先要确定文章所要达到的目标。为此，要充分地收集各方面具有说首先要确定文章所要达到的目标。为此，要充分地收集各方面具有说服力、与主题紧密相关的材料来佐证或论证你的观点。服力、与主题紧密相关的材料来佐证或论证你的观点。而且在论据的组织上，要具有说服力：通过提出问题、分析解决、解而且在论据的组织上，要具有说服力：通过提出问题、分析解决、解决问题的逻辑思路，统筹把握整个文章的结构。决问题的逻辑思路，统筹把握整个文章的结构。u2.中间层次中间层次在整个论证展开过程中，要遵循其系统逻辑结构。每当提出一个论点，在整个论证展开过程中，要遵循其系统逻辑结构。每当提出一个论点，就必须要对这个论点按照就必须要对这个论点按照“论点论点论据论据论证论证”的结构组织信息。的结构组织信息。u3.基础层次基础层次每个完整的句子，都要有逻辑性。当一个句子没有表达完整之前，不每个完整的句子，都要有逻辑性。当一个句子没有表达完整之前，不要轻易断开；一个段落内部不要前一句和后一句出现完全不同、或不相要轻易断开；一个段落内部不要前一句和后一句出现完全不同、或不相关的表述。关的表述。214447.2 7.2 7.2 文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能n n（二）如何增强文章的说服力（二）如何增强文章的说服力（二）如何增强文章的说服力（二）如何增强文章的说服力u1.通过运用演绎、归纳等推理方式增强文章的说服力通过运用演绎、归纳等推理方式增强文章的说服力一篇文章的思维模式，直观地反映出了沟通者的思维方式和技巧。一篇文章的思维模式，直观地反映出了沟通者的思维方式和技巧。这里简要地以例子进一步探讨如何通过论证、论据和结构的有机结合，这里简要地以例子进一步探讨如何通过论证、论据和结构的有机结合，组织信息的内容。组织信息的内容。u2.一个例证：一个例证：现现A商场通过市场调查发现，最近的市场份额正在向商场通过市场调查发现，最近的市场份额正在向B商场转移。商场转移。A商场分析后认为，原因在于：商场分析后认为，原因在于：lB商场运用彩色的广告方式；商场运用彩色的广告方式；lB商场重新布置商场以吸引新的顾客；商场重新布置商场以吸引新的顾客；lB商场的媒体暴光度提高了商场的媒体暴光度提高了20%；lA商场在库存、采购和促销方面能力较差；商场在库存、采购和促销方面能力较差；lA商场降低了广告预算；商场降低了广告预算；lA商场在维持商场整洁和有序方面有不良记录。商场在维持商场整洁和有序方面有不良记录。224447.2 7.2 7.2 文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能u3.显然，上述这些观点可以为你的论证提供依据显然，上述这些观点可以为你的论证提供依据通过列举上述关键的依据，可以使论证有一定说服力。还要在识别出通过列举上述关键的依据，可以使论证有一定说服力。还要在识别出上述各种依据后，组织一个清晰的结构框架上述各种依据后，组织一个清晰的结构框架:l主题和目的：如果我们不改变现实，主题和目的：如果我们不改变现实，B商场将继续侵蚀我们的市场商场将继续侵蚀我们的市场份额。（引入）份额。（引入）l假设（大前提）：假设（大前提）：B商场正在侵蚀商场正在侵蚀A的市场份额的原因在于：的市场份额的原因在于：A商场的内部问题。在采购、库存、促销、整洁和组织方面的缺乏商场的内部问题。在采购、库存、促销、整洁和组织方面的缺乏控制，顾容在逐渐疏远，他们不能识别他们想要的东西。（主体）控制，顾容在逐渐疏远，他们不能识别他们想要的东西。（主体）B商场先进的市场营销策略。当我们在减少广告预算的同时，商场先进的市场营销策略。当我们在减少广告预算的同时，B商场商场加大了在媒体上的投入，通过设计更好的广告、重新布置商场以吸加大了在媒体上的投入，通过设计更好的广告、重新布置商场以吸引新的顾客。（主体）引新的顾客。（主体）l因为（小前提）：尽管提高因为（小前提）：尽管提高A商场的内在能力一开始会提高成本，商场的内在能力一开始会提高成本，但从长期看，这些成本能从长期收益中得到补偿。（主体）但从长期看，这些成本能从长期收益中得到补偿。（主体）l因此（结论）：我们应该采取以下一些措施。因此（结论）：我们应该采取以下一些措施。234447.3 7.3 7.3 书面沟通的写作过程书面沟通的写作过程书面沟通的写作过程书面沟通的写作过程书面沟通的写作过程书面沟通的写作过程qq一一一一.写作过程的五个阶段写作过程的五个阶段写作过程的五个阶段写作过程的五个阶段1.收集材料收集材料文献材料文献材料第一手第一手 调查材料调查材料2.组织观点组织观点观点分组观点分组选择观点和素材选择观点和素材归纳标题归纳标题论据和结论编排论据和结论编排3.提炼材料提炼材料概括主要观点概括主要观点选择论据材料选择论据材料快速说服对方快速说服对方惜字如金惜字如金4.起草文稿起草文稿电脑写作电脑写作一气呵成一气呵成避免边改边写避免边改边写不拘泥写作顺序不拘泥写作顺序5.修改成文修改成文注意时间间隔注意时间间隔层次性修改层次性修改准备阶段准备阶段成稿阶段成稿阶段修改阶段修改阶段244447.3 7.3 7.3 书面沟通的写作过程书面沟通的写作过程书面沟通的写作过程书面沟通的写作过程书面沟通的写作过程书面沟通的写作过程n n（一）阶段一：资料收集（一）阶段一：资料收集（一）阶段一：资料收集（一）阶段一：资料收集u1.资料来源主要有两大类：资料来源主要有两大类：一类是文献资料：一类是文献资料：l文献资料如以前的信件、文章、数据、财务报告、网络上下载的资文献资料如以前的信件、文章、数据、财务报告、网络上下载的资料、各种磁性介质上存储的电子文档等。料、各种磁性介质上存储的电子文档等。另一类是调查材料。另一类是调查材料。l调查材料包括与各类人员面谈、电话访谈、个人的笔记、采用头脑调查材料包括与各类人员面谈、电话访谈、个人的笔记、采用头脑风暴法得到的信息等。风暴法得到的信息等。u2.在信息收集时，要训练两个基本功：在信息收集时，要训练两个基本功：一是勤作笔记的基本功，尤其是当有新的想法和灵感出来时，要尽快一是勤作笔记的基本功，尤其是当有新的想法和灵感出来时，要尽快记录下来；记录下来；另一基本功是以带问题的方式与人沟通的基本功。另一基本功是以带问题的方式与人沟通的基本功。u3.注意：注意：收集资料前必须明了写作的意图，与读者的关系，文稿的性质，有针收集资料前必须明了写作的意图，与读者的关系，文稿的性质，有针对性地收集资料。对性地收集资料。254447.3 7.3 7.3 书面沟通的写作过程书面沟通的写作过程书面沟通的写作过程书面沟通的写作过程书面沟通的写作过程书面沟通的写作过程n n（二）阶段二：组织观点（二）阶段二：组织观点（二）阶段二：组织观点（二）阶段二：组织观点u1.分组分组以问题和原因，时间和步骤，主要观点和次要观点的思路将相似的观以问题和原因，时间和步骤，主要观点和次要观点的思路将相似的观点和事实组合成一体；点和事实组合成一体；u2.选择观点和素材选择观点和素材根据分组的结果，提出初步的结论和建议；根据分组的结果，提出初步的结论和建议；u3.归纳标题归纳标题将结论归纳成一个简短明了的标题。将结论归纳成一个简短明了的标题。若想介绍某个信息，标题就是你的结论，如以若想介绍某个信息，标题就是你的结论，如以“过低的广告投人过低的广告投人”作作为标题表明问题的关键。为标题表明问题的关键。u4.论据和结论的合理编排论据和结论的合理编排根据不同的沟通对象，策划相应的编排次序。根据不同的沟通对象，策划相应的编排次序。l如公司的高层领导，你就应该先把结论提出来，放在开头；如公司的高层领导，你就应该先把结论提出来，放在开头；l如果是公司内部具体操作人员在阅读你的报告，可能更关心的是理如果是公司内部具体操作人员在阅读你的报告，可能更关心的是理由、操作方式，因此，要把依据放在前面。由、操作方式，因此，要把依据放在前面。264447.3 7.3 7.3 书面沟通的写作过程书面沟通的写作过程书面沟通的写作过程书面沟通的写作过程书面沟通的写作过程书面沟通的写作过程n n（三）阶段三：提炼材料（三）阶段三：提炼材料（三）阶段三：提炼材料（三）阶段三：提炼材料u1.在材料提炼上，做到以下几点：在材料提炼上，做到以下几点：首先要概括文章的主要观点，要善于用一两句话来概括整篇文章的主首先要概括文章的主要观点，要善于用一两句话来概括整篇文章的主要观点，同时分清主要和次要观点；要观点，同时分清主要和次要观点；其次要根据不同的对象选择论证材料，有的喜欢理论性的材料，有的其次要根据不同的对象选择论证材料，有的喜欢理论性的材料，有的喜欢实证性的材料，要根据对象的特点组织提炼材料以提高说服力；喜欢实证性的材料，要根据对象的特点组织提炼材料以提高说服力；再次，要以尽可能快的速度来表达观点说服对方；再次，要以尽可能快的速度来表达观点说服对方；其四，用最精练的词句说明观点，做到惜字如金。其四，用最精练的词句说明观点，做到惜字如金。274447.3 7.3 7.3 书面沟通的写作过程书面沟通的写作过程书面沟通的写作过程书面沟通的写作过程书面沟通的写作过程书面沟通的写作过程n n（四）阶段四：起草文稿（四）阶段四：起草文稿（四）阶段四：起草文稿（四）阶段四：起草文稿u建议运用以下四个方面的技巧：建议运用以下四个方面的技巧：一是养成用电脑写作的习惯一是养成用电脑写作的习惯l可以大大提高写作效率，其中最大的好处在于修改的方便。可以大大提高写作效率，其中最大的好处在于修改的方便。二是不要一边写一边改二是不要一边写一边改l文章的写作过程是一个创造的过程，这时连续的思路比语句的润色文章的写作过程是一个创造的过程，这时连续的思路比语句的润色更为关键，如果写的过程当中去改，就会局限在细节性的问题上，更为关键，如果写的过程当中去改，就会局限在细节性的问题上，中断连续的思路。中断连续的思路。三是不要拘泥于写作顺序三是不要拘泥于写作顺序l可以从结尾开始写，也可以从中间开始写，总体来说，应该从自己可以从结尾开始写，也可以从中间开始写，总体来说，应该从自己最有把握的地方开始写。最有把握的地方开始写。四是不要断断续续地写，最好能够一气呵成四是不要断断续续地写，最好能够一气呵成l“打补丁式打补丁式”的写作风格，会使思路经常中断，逻辑性下降，效率的写作风格，会使思路经常中断，逻辑性下降，效率也降低。也降低。284447.3 7.3 7.3 书面沟通的写作过程书面沟通的写作过程书面沟通的写作过程书面沟通的写作过程书面沟通的写作过程书面沟通的写作过程n n（五）阶段五：修改成文（五）阶段五：修改成文（五）阶段五：修改成文（五）阶段五：修改成文u文稿的修改，要注意时间间隔：文稿的修改，要注意时间间隔：当文章写完后，最好放一两天，使得作者有时间思考新的观点，或更当文章写完后，最好放一两天，使得作者有时间思考新的观点，或更好地理清自己的观点。好地理清自己的观点。u另外，注意修改的层次性：另外，注意修改的层次性：先从整体上修改文章的观点、逻辑性先从整体上修改文章的观点、逻辑性;再修改文章中的词句，要避免冗长的、啰嗦的语句，要注意文体。再修改文章中的词句，要避免冗长的、啰嗦的语句，要注意文体。最后修改文章的具体措辞、语法和标点符号。最后修改文章的具体措辞、语法和标点符号。在措辞的使用上，要尽量避免在措辞的使用上，要尽量避免“我认为我认为”、“笔者提出笔者提出”这样的语气，这样的语气，而尽可能用中性的表达方式。而尽可能用中性的表达方式。294447.3 7.3 7.3 书面沟通的写作过程书面沟通的写作过程书面沟通的写作过程书面沟通的写作过程书面沟通的写作过程书面沟通的写作过程qq二二二二.书面沟通的写作规范书面沟通的写作规范书面沟通的写作规范书面沟通的写作规范n n（一）文稿类型（一）文稿类型（一）文稿类型（一）文稿类型u1.通用公文通用公文是指党政机关、群众团体、企事业单位处理公务的有专定规范的应用是指党政机关、群众团体、企事业单位处理公务的有专定规范的应用文书，它从属并服务于一定的社会集团。文书，它从属并服务于一定的社会集团。一般具有政治性、权威性、实用性、规范性、特定性等特点。一般具有政治性、权威性、实用性、规范性、特定性等特点。包括决定、指示、通知、通报、报告、请示、批复、函件、会议纪要、包括决定、指示、通知、通报、报告、请示、批复、函件、会议纪要、决议、意见、公报、条例、规定等。决议、意见、公报、条例、规定等。商务文稿也可套用通用公文格式，尤其是通知、报告、公函、会议纪商务文稿也可套用通用公文格式，尤其是通知、报告、公函、会议纪要等。要等。u2事务文书事务文书包括计划、总结、调查报告、工作研究、讲话稿、汇报提纲、会议纪包括计划、总结、调查报告、工作研究、讲话稿、汇报提纲、会议纪录、提案、简报等等。录、提案、简报等等。这类应用文往往是写作中的一个重点，在后面还有讲述。这类应用文往往是写作中的一个重点，在后面还有讲述。304447.3 7.3 7.3 书面沟通的写作过程书面沟通的写作过程书面沟通的写作过程书面沟通的写作过程书面沟通的写作过程书面沟通的写作过程u3.专用文书专用文书包括财经