文秘人员的文件处理工作.pptx

文秘人员的文件处理工作文秘人员的文件处理工作主 讲：寇克英2013年5月28日一、公文的功能一、公文的功能n（1）法律规范的重要表现形式（法律法规及其他规范均需成文）；（2）传达领导机关意图和指导工作的主要工具之一；（3）下情上达的基本手段；（4）横向联系的纽带（公务机关之间协商联络的中介和桥梁）；（5）教育激励的有效材料（权威性与真理性相结合，使有关信息的教育激励作用倍增）；（6）印证事实和便于查考的真凭实据。二、公文文体的认识二、公文文体的认识n公文的表达：直接性直接性；现实针对性现实针对性；全面真实性全面真实性；事与理有机结合事与理有机结合；符号系统通用符号系统通用 n公文属于一种以白话文为原则公文属于一种以白话文为原则的、叙述、说明、议论三种表达方式兼用的特殊应用文体。n首先，公文具有应用文的基本属性，是一种应用文体：直接应用性、全首先，公文具有应用文的基本属性，是一种应用文体：直接应用性、全面真实性和结构格式的规范性。面真实性和结构格式的规范性。n其次，公文又是一种具有一定特色的特殊应用文。采用白话文形式；兼其次，公文又是一种具有一定特色的特殊应用文。采用白话文形式；兼用议论、说明、叙述三种表达方式。用议论、说明、叙述三种表达方式。n在主要需要以事实说服人而产生效用的文件中，如通报、报告、请示等，在主要需要以事实说服人而产生效用的文件中，如通报、报告、请示等，就以叙述为主要表达方式；而主要为表达作者意志愿望的命令、决定、就以叙述为主要表达方式；而主要为表达作者意志愿望的命令、决定、条例、规定、办法等文件中，就以说明为主要表达万式；在更多地需要条例、规定、办法等文件中，就以说明为主要表达万式；在更多地需要靠道理启发、说服对方的指示、通知等文件中，议论的使用带有普遍性，靠道理启发、说服对方的指示、通知等文件中，议论的使用带有普遍性，有时还成为主要表达方式。有时还成为主要表达方式。三、文件的撰写三、文件的撰写n文件撰写的特点与要求文件撰写的特点与要求：第一，内容的准确性和实用性。第二，格式要求的规范性。第三，语体风格的独特性。第四，写作过程的集体性。第五，写作任务的时效性。n文件撰写的步骤与方法：文件撰写的步骤与方法：第一，领会制文意图，明确发文目的。第二，加强调查研究，收集有关材料。第三，拟订提纲，安排结构。第四，认真起草，拟写正文。第五，反复检查，认真修改 n认真审核，把好文件质量关认真审核，把好文件质量关第一，把好“发文关”；第二，把好“政策关”第三，把好“形式关”第四，把好文字关。四、文件的处理四、文件的处理n收文办理程序收文办理程序 n第一阶段：公文的收受与分流。具体包括：签收、启封、登记。这一阶段工作的主要任务是正确收受来自各有关方面的公文。n第二阶段：办理收文，具体包括：拟办、请办、批办、分发、承办。这一阶段工作的主要任务是通过对收文的阅读、分析研究，从中获取信息，了解或解决其所针对的事务或问题。n第三阶段：组织传阅与催办。n第四阶段：处置办毕公文，包括：清退、销毁、暂存、立卷、归档等。n发文办理程序发文办理程序 n第一阶段：文稿的形成，具体包括：拟稿、会商、审核、签发。这一阶段是发文办理活动的中心内容。n第二阶段：公文的制作，具体包括：核发、登记、缮印、用印或签署。n第三阶段：公文的对外传递，包括分装、发出等环节。这一阶段工作的主要任务是为使公文能为受文者有效接收创造条件。n第四阶段：处置办毕公文，包括暂存、销毁、立卷、归档等。几项具体工作技巧几项具体工作技巧n1、怎样做好批办工作：第一，不得越权批办公文。、怎样做好批办工作：第一，不得越权批办公文。第二，严格控制批办范围。第三，批办意见必须明确。第四，采取有效措施监督批办意见的执行结果，及时发现问题，纠正偏向。第五，批办过程中，如发现公文所涉及的问题是自己无权或确实无法处置的，可将批办改为拟办，实事求是地提出建设性意见，提供上级领导定夺。第六，批办意见应工整、清晰地写在收件处理单或文件传阅单的有关栏目内，并务必签注批办人姓名、年月日。n2、怎样做好拟办工作：、怎样做好拟办工作：第一，认真研读公文内容，真正弄清对方的意图。第二，查找档案资料，对照先例比较。第三。把握政策和法律规定取会上级意图。第四，尊重部门意见，周密协调，充分协商，加强沟通。第五，建议完整准确，复文简明得体。n3、怎样做好审核工作：、怎样做好审核工作：1、把好报批关；2把好发文关；3把好内容关；4把好协调关；5把好文字关；6把好格式关；7把好文种关。五、文件处理工作的改进五、文件处理工作的改进n1、明确分工；n2、合理简化文件处理环节n3、合理安排文件处理时间n4、提高文件运转质量思考题：n公文是怎样一种文体？n文件撰写有哪些特点？n收文处理有哪几个阶段？