ERP系统在企业运营管理中的优化研究.pdf

财务与会计中国市场2 0 2 4 年第7 期（总第1 1 7 8 期）ERP系统在企业运营管理中的优化研究郭欣（晋中学院经济管理系，山西晋中0 3 0 6 1 9)摘要：随着全球经济一体化的发展以及信息技术的快速进步，企业管理逐步向信息化发展。信息化运营管理也是企业在运营管理中一种新的发展趋势。作为企业运营管理的主要信息化手段，ERP系统的建设和使用能够进一步加强企业信息处理速度和能力，帮助企业降低管理成本，提高运营管理效率。但在实际操作中，由于ERP系统在企业当中没有进行广泛的推广，同时建设周期长、项目难度大、成本高等特点也影响了企业ERP系统的建设。文章通过梳理ERP系统在企业运营管理当中的运用，发现目前ERP系统建设的诸多问题，并针对这些问题进行分析、提出对策，旨在帮助企业更好地提高ERP系统的使用效率，发挥其作用，提高运营管理效率。关键词：ERP系统；运营管理；企业管理中图分类号：F275DOl:10.13939/ki.zgsc.2024.07.0331引言当前经济社会由于受到信息化发展的影响，使得企业在发展中各管理职能都面临信息化的冲击和影响，企业不得不向信息化转型。由于信息化技术的使用能够加快企业数据分析和处理的速度，实现企业内部各职能之间的数据共享以及企业外部的数据共享，因此信息化技术的使用能够很大程度帮助企业提高管理的效率。运营管理作为企业管理的三大核心职能之一，在企业管理当中承担着重要角色。如何在企业运营管理中提高运营管理的效率，降低运营管理的成本，实现企业资源的价值增值是信息技术的使用需要解决的主要问题之一。因此，部分企业开始引入ERP系统，旨在加强企业资源整合效率，加快整条供应链资源建设，这将有助于企业运营管理能力的提升。2ERP系统在企业运营管理中的运用2.1运营管理理论运营管理是指对企业的运营过程进行计划、组织和控制的活动。随着社会环境的变化，运营管理的范围已经延伸到了企业运营战略、营销、产品设计、研发、生产等多个环节。运营管理是将组织当中各种资源进行整合，输入到运营活动及过程中，以期达到最大输出的一种模式。从运营管理实质来看，运营管理希望通过有效的管理活动实现企业资源价值增值，最终实现顾客对产品和服务的满意。20世纪7 0 年代初，运营战略的概念被提出，运CM13022024.3文献标识码：A文章编号：1 0 0 5-6 4 3 2（2 0 2 4）0 7-0 1 3 0-0 4营管理开始从低成本、高质量、准时交货三个方面提高企业的核心竞争力，最终帮助企业实现组织战略。近些年随着企业内外环境的变化，运营战略越来越受到管理层的重视，对企业而言，一个组织需要多种职能配合实现组织目标，而运营管理是实现组织资源增值的过程，这也决定了运营管理在组织当中的核心地位。运营管理理论的发展主要经历了三个阶段。第一阶段，运营管理关注成本问题，旨在解决如何通过对企业运营过程的管理来降低企业成本；第二阶段，运营管理关注企业生产质量问题，旨在从根本上提高企业产品质量，而后延伸到企业全面质量；第三阶段，关注顾客的定制化需求，以期最大限度地满足顾客要求，最终实现企业价值增值。2.2企业ERP系统ERP（e n t e r p r i s e r e s o u r c e p l a n n i n g）被称为企业资源计划，主要强调通过信息技术的手段，对企业当中的信息流、物流、人流、资金流等实现系统化的管理，从而实现企业资源的合理利用，促进企业经济效益最大化。ERP系统是企业在进行运营管理升级改造时必须使用的信息化手段。首先，从系统功能来看，ERP系统把企业内部各项管理职能集于一体，这其中就包括人力资源管理、财务管理、营销管理、库存管理、采购管理、产品研发、生产计划等多项职能。其次，ERP系统以市场为中心，利用信息技术的快速运算特点，能够对市场的变化做出快速响应。再次，ERP系统不仅关注于企业内部资源的合理利用，而且进一步延伸到供应链上的供应商、制造商、郭欣：ERP系统在企业运营管理中的优化研究经销商、客户等全供应链上资源有效利用。最后，ERP系统的广泛应用不仅适用于小批量生产模型，对于大批量流水生产同样适用。企业ERP系统的发展是基于库存管理模型要点管理模式的衍生。在资源的有效利用上，企业最开始关注的重点在于何时订货以及订货数量的问题。之后，企业考虑到各种资源的相关需求，根据主生产计划、物料清单、库存信息等情况进行计算，并生成物相关需求物料需求计划开环MRPROP20世纪2 0 年代3ERP系统在企业运营管理运用中存在的问题3.1管理层理念陈旧，缺乏支持ERP系统的建设涉及企业内外部多种资源以及职能，因此，对企业而言ERP系统的建设是一项完整的项目。企业在进行项目建设时，从项目的设计一直到项目后期实施以及维护过程需要建立一套完整的体系。对企业而言，ERP系统的建设涉及企业多部门、多职能的沟通和交流，因此在企业建设ERP系统时，应当从企业的高层管理者出发，鼓励和支持企业ERP系统建设。但在企业实际运营过程中，由于ERP的建设涉及范围广、成本高、时间跨度长，同时ERP系统建设的优势难以在短期实现，因此，企业高层管理者对ERP系统建设缺乏支持。由于企业高层管理者对信息化技术缺乏认识，往往认为ERP系统只适用于数据的运算和处理，对整个ERP在企业管理当中的作用认识不准确，从而使得企业ERP项目建设缺乏支持。ERP系统的发展经历了一系列的过程，企业的高层管理者更多地停留在闭环MRP时代或者开环MRP时代，不能够很好地从整条供应链的资源集成上认识ERP对企业管理的作用，进而低估了ERP系统在运营管理当中的使用。3.2ERP系统建设流程不完善企业在进行ERP系统建设和升级改造时，首先，需要对企业现有业务流程进行梳理，了解企业内部管理的重点及管理流程，同时明确项目预算。其次，企业要进行ERP系统选型。在系统选型时可以购买成熟软件，也可以自主开发或二次开发，选择时企业应当考虑与管理实际相匹配的软件系统。财务与会计料需求计划（MRP），也叫作开环MRP。随后，企业考虑到生产过程中对人力、设备等能力的需求，将企业当中的物料需求计划进一步演变成闭环的MRP系统。进一步发展，企业开始考虑整个制造过程中资源的集成有效利用，聚焦企业内部资源整合，形成了MRPI系统，由企业内部资源发展成企业内外部资源的集成，最终实现企业ERP系统的建立。整个企业制造环节ERP系统的发展如图1 所示。能力需求内部职能闭环MRPMRPII20世纪4 0 年代20世纪7 0 年代图1 ERP系统发展过程再次，企业要进行系统开发和系统运行，对企业目前已有的数据进行核对、测试系统运行性能、审核系统运行与企业实际需要是否匹配。最后，系统的运行不是ERP系统建设的终点，整个系统后期的维护、升级，对系统应用的扩展才是企业完善和提升系统的总体目标。由此可见，ERP系统的建设是一套完整的流程，企业如何根据自身管理实践选择匹配的ERP系统是项目建设的重要因素。每个供应商、每一套系统在使用上都存在差异，同时企业的内外环境也不尽相同，很多企业在选择ERP系统前不能够很好地对企业所处环境及自身情况进行合理分析，从而使得企业ERP建设不能满足实际应用需求。同时系统后期的维护和完善也是ERP建设流程中容易忽视的步骤，部分企业系统维护分工不明确、运维人员设置不合理，甚至没有建立有效的ERP系统维护流程。3.3ERP系统使用不规范企业引人ERP系统是希望利用信息化的手段对企业当中的资源以及外部供应链当中涉及的资源进行有效利用，从而达到运营管理降低成本、提高效率的目的。在企业ERP系统使用过程中，部分员工对系统的使用不熟练，使用频次不高，仅熟悉与自已工作内容有关的一部分功能，不能够很好地使用整个系统，从而在使用效果上降低了ERP系统的优势。例如，企业生产计划职能相关人员对于ERP系统中财务报账过程使用方法不明确，进而使得整个生产计划的预算不能及时录人系统，难以发挥系统数据共享的优势。同时，有些企业在ERP系统上线后没有对相关员工进行系统操作培训，ERP系统操作指导手册的CM131供应链资源集成ERP20世纪8 0 年代20世纪9 0 年代2024.3财务与会计缺乏也是造成系统使用不规范的原因之一。不同的ERP系统虽然操作方式不同，但都能够帮助企业进行数据管理。一旦员工无法正确使用ERP系统，将会使企业在采购管理、财务管理、生产管理等方面无法实现精细化数据管理，这也会影响企业运营成本控制，降低ERP系统所带来的作用。3.4业务审批流程不合理企业ERP系统的建设是对整体资源的有效利用，项目建设规模大、成本高、周期长，部分企业在开始实施ERP系统前可能存在其他信息系统。而在实施ERP系统之后，企业各系统之间不能够互联互通，尤其是在ERP系统上线测试阶段，企业的运营管理工作审批流程较为混乱，通常会出现审批流程重复情况。在实际操作中，员工在办理同一业务时需要重复审批，使得员工对ERP系统审批速度产生怀疑，进而抗拒ERP系统建设。除了企业流程存在问题之外，ERP系统本身流程的设计也可能存在问题。整个ERP系统的审批流程环环相扣，系统的算法和运行模式会在很大程度上影响审批流程的速度。企业在进行系统选型时，如果不能够结合企业线下运营管理流程设计合理的线上审批流程，将会使得企业运营管理单据在系统中不停地流转，增加出错的概率、加大员工工作量、降低ERP系统的运行效率。3.5ERP系统相关岗位工作分析不完善企业ERP系统上线后，公司的信息化建设有了进一步的完善，一些线下的流程也开始向线上转移，各部门之间需要进一步加强沟通和交流。ERP系统上线后，企业需要有部分员工来进行日常的系统运营维护，这对于企业相关技术人员提出了更高要求。同时，每一位员工都是系统的使用者，这也使得企业原有的工作内容需要随着信息化系统的建设而发生变化。企业在进行ERP系统数据更新时，如果企业的岗位职责和工作内容没有对这一部分工作进行重新的定义和划分，会使得企业基层员工在工作中出现相互推。由于企业相关岗位工作分析不完善，从而使得员工不能积极主动地对ERP系统相关数据进行更新，进而导致ERP系统无法处理有关业务，降低系统使用效率。当员工不能以积极、主动、正确的态度使用ERP系统各模块功能，不能够正确、及时地填写有关数据时，会降低企业其他职能相关人员的管理效率，进而对整个ERP系统使用效果产生副作用。CM1322024.3中国市场2 0 2 4 年第7 期（总第1 1 7 8 期）4EERP系统在企业运营管理运用中优化措施4.1加强管理层对ERP系统建设观念转变一是企业在进行ERP系统建设时，高层管理者需要认识到ERP系统建设是一项长期的系统工程。企业在ERP系统建设时由于其自身功能的强大，能够对企业当中的各种资源进行合理的优化配置，因此，高层管理者应当充分认识ERP系统的内涵，不能够仅仅追求短期利益，更应当考虑ERP系统为企业运营管理所带来的长期作用。从运营管理的根本目标来看，运营管理主要为了实现企业当中输入的价值增值，而ERP系统的使用虽然在建设过程中消耗了大量的人力、物力、财力成本，但是企业信息化手段的使用能够加速企业信息处理速度，提高企业管理效率，总体来讲能够帮助企业实现价值增值。二是企业高层管理者需要正确认识ERP系统的内涵。ERP系统不仅仅是对企业当中的数据进行简单的计算和处理，更是对企业当中各职能之间的数据进行共享和综合统计分析，能够帮助企业优化资源配置。ERP系统在使用过程中不仅仅面向企业内部资源，而是能够对整条产业链当中有关资源进行整合。因此对企业而言，不仅仅是做一些数据的记录和整理，而是能够进一步加快资源使用和处置效率，最终提高企业的反应速度，增强在市场竞争当中的竞争力。4.2完善ERP系统建设流程在ERP系统建设时，企业更多关注的是ERP系统的选型以及实施过程，对于前期的现状评估以及后续的维护运营不够重视。从企业前期的评估情况来看，ERP系统的建设需要适应企业线下运营管理流程，能够和企业现状相匹配。因此在ERP系统建设时，企业应当对自身情况进行详细的评估，合理地设置ERP系统建设的目标，充分考虑企业内外部影响因素，为管理者在ERP选型和建设时做出决策提供依据。除此之外，ERP系统上线后的运营和维护也是企业运营管理的重点。ERP系统的建设终点不是在系统上线，而是在系统持续运营过程当中需要进行相应的维护、升级和完善。企业在系统后期运营和维护过程中，首先需要对ERP系统运维工作设立专职人员。ERP系统上线后短期内会出现较多的使用问题，设置专门的岗位能够更好地帮助企业解决ERP系统的使用。同时在确定专职运维人员之后，企业还需要设置ERP系统运维问题处理流程，将可能出现的问题和已经出现的问题，特别是不同员工在使用ERP郭欣：ERP系统在企业运营管理中的优化研究系统时突出存在的共性问题进行处理流程的设置，这将有助于ERP系统的使用效果，最大限度发挥ERP系统作用。4.3加强 ERP系统操作培训ERP系统作为企业运营管理的重要手段之一，在开展运营管理优化时，为了切实发挥好ERP系统的作用，企业需要对ERP系统的使用操作进行相关技能培训，减少员工对于ERP系统的抵触心理，同时提高ERP系统的使用能力。企业ERP系统操作培训机制的建立应当符合培训有关流程。首先，企业需要在前期进行调研，提出培训需求，使企业ERP系统操作培训的目标更加明确、更具有针对性，减少培训过程中的资源浪费，使培训效果更符合企业预期目标。其次，在企业进行ERP系统操作培训实施过程中，需要成立专门的培训实施小组，对培训场地、培训时间、培训讲师以及其他培训资源的设置进行综合管理，对整个培训过程进行有效控制。最后，在培训后期需要进行培训效果的评估以及培训成果的转化，对员工ERP系统操作及使用能力进行有效的评估与考核，保障培训效果具体转化为ERP系统实际操作技能的提升。通过ERP系统操作培训，使员工进一步了解ERP系统内涵，加强在运营管理过程中各环节ERP系统的使用，进一步提高企业运营管理效率。4.4优化业务审批流程ERP系统和企业已有线下流程及其他已有信息系统处理流程存在多余、重复的环节，这也使得企业审批流程速度过慢，消耗更多的资源，降低企业管理效率。因此企业需要进一步优化ERP系统审批流程，和企业已有审批流程相匹配。由于企业当中各类业务审批环节不同，而每个环节又需要相应的人员进行单独的操作，这也使得企业当中审批流程较为复杂，ERP系统本身的设计如果能将相应流程进行合并，就能够减少审批流程中间环节，达到优化的目的。在企业运营管理过程中，由于涉及了人力资源管理、财务管理、营销管理、库存管理、采购管理、产品研发、生产计划等多项职能，因此企业当中同一笔业务可能需要拆分为不同的主体进行审批，这也使得企业审批流程不够优化。因此，在系统本身设计时应财务与会计当增加批量审批功能，对同一笔业务或者相似业务能够进行批量审批，加快业务审批速度，提高决策层工作效率。4.5完善相关岗位职责，配备专门人才企业ERP系统项目建设过程中，需要配备专门人才。专业技术人员不仅能够对信息系统及相关知识有一定程度了解，同时能够对企业当中的资源计划、运营管理等内容有所熟悉。因此在ERP系统建设时，企业需要考虑复合型人才的引人和培养，在与ERP系统供应商、企业高层管理者、各职能部门经理以及员工的沟通过程中，专门人才的使用能够大大提升ERP系统建设的成功率。同时，为了健全企业当中运营管理有关制度，提高ERP系统的使用以及整体运营管理水平，企业需要严格规章制度。在ERP系统上线之后，员工的工作内容以及工作流程发生了相应的改变，出现了员工工作职责划分不清的情况，因此企业需要梳理相关人员岗位职责，减少在ERP系统使用时推扯皮、责任不清的情况。依据企业运营管理及ERP系统类的业务对企业当中的管理者及基层员工都要进行相应工作的梳理，明确各岗位在ERP系统使用时负责的部分以及承担的主要职责，将ERP系统各环节、各模块工作明确到各岗位，确保企业当中运营管理所有生产和管理环节都有人负责。在梳理完各岗位相关职责及工作内容后，企业需要将各项内容制度化，通过组织设计与工作分析方法，明确各岗位操作手册，将ERP系统涉及的各业务明确到各岗位，从而为企业员工更好地适应ERP系统模型奠定基础。参考文献：1严伟，中小民营企业应用ERP系统存在的问题及对策研究 J质量与市场，2 0 2 3（6)：5 8-6 0.2 邓超基于ERP的企业管理与应用分析J现代营销(下旬刊)，2 0 2 3（2)：1 0 0-1 0 2.3刁望英.ERP系统在企业管理中的应用J合作经济与科技，2 0 2 3（5)：1 3 1-1 3 3.4 郑玮，马良，企业信息化建设与ERP的实施J信息记录材料，2 0 2 3，2 4（2）：6 4-6 6.人【作者简介郭欣（1 9 9 4 一），女，山西太原人，硕士研究生，讲师，现就职于晋中学院经济管理系，研究方向：人力资源管理、运营管理。2024.3CM133