审计视角下国有企业物资采购管理问题及对策.pdf

国有企业生产经营中不可缺少的重要环节就是物资采购，在这一环节中，对物资采购的成本进行有效管理控制是重中之重。随着国有企业产权制度改革和国有资本运营制度创新深入推进，新时代深化国有企业审计监督具有重大意义，内部审计作为国有企业管理中的一项重要监督体系，聚焦重点领域和重点环节的审计。因此国有企业采购管理函待创新，只有对其管理模式进行创新，才能够为国有企业采购带来新的路径，帮助优化国有企业内部管理结构，为企业未来发展打下牢固基础。关键词：国有企业；采购管理；审计；预算管理中图分类号：F239.45；F2 7 6.1 文献标识码：ADOl:10.13939/ki.zgsc.2024.02.0451引言近年来，我国社会经济高速发展，国有企业规模不断扩大，对国有企业的管理工作提出了更高的要求。国有企业对国民经济发展发挥着至关重要的作用，是国民经济发展建设的重要支柱。在关于深化国有企业和国有资本审计监督的若干意见中指出，对国有企业每5 年至少审计1 次。要完善国有企业和国有资本审计监督体制机制，做到国有企业、国有资本走到哪里，审计就跟进到哪里，不留死角。需加大对国有资金、国有资产和国有资源管理、重大项目建设等重点领域和关键环节的审计力度，结合时代发展要求，全面优化物资采购成本管理策略，完善物资采购成本管理机制，使成本管理水平能够得到显著提升，这对提高国有企业的经营效益、促进国有企业的健康及可持续发展，具有非常重要的现实意义。2采采购内部审计的内容2.1审查计划与预算管理采购审计是指审计部门依据相关法律、法规、政策及有关标准，通过实施适当的、必要的审计程序，对企业在采购过程中的内部控制和采购各环节实施的真实性、合法性、合规性以及效益性所独立开展的监督与评价活动。第一，预算的编制。关注预算编制的完整性和准确性，关注无预算或超预算采购，实际采购范围和金额超出预算编报的范围和金额。对于超预算和预算外采购项目，是否履行了预算调整程序，审批手续是否完善。第二，审查采购计划实施。关注采购计划实施情文章编号：1 0 0 5-6 4 3 2（2 0 2 4）0 2-0 1 7 9-0 4况，重点关注计划外、紧急采购项目，计划实施进度，年底未执行年度计划项目。计划外采购流程是否合乎规范，是否履行了相应的紧急报批手续，了解导致采购进度滞后的原因。第三，审查采购计划编制。关注采购计划编制的合理性、科学性和充分性，是否对采购计划进行了充分论证、科学预测和可行性分析，了解采购范围、规模、品种、金额是否合理，定价是否通过充分、合理的论证，根据库存盘点与损耗分析计划编制与需求是否相匹配，有无盲目采购、重复采购的情况而影响企业的预期效益，甚至库存积压造成资源浪费，造成浪费的原因是否为了个人不当得利。关注采购程序不符合相关规范，未履行必要的审批程序或者是否存在一人审批授权不符合内部控制规范的情况。关注计划采用的采购方式的恰当性，有无应当公开招标而选取其他方式的情况，重点关注单一来源采购是否符合要求。2.2供应商管理首先，供应商的选择。关注供应商资质审核在实施采购中是否得到有效落实，供应商提供的资质是否满足招标要求，关注供应商提供的投标材料是否存在弄虚作假，供应商有无违背招投标法与采购部门或是聘用的第三方招标代理机构串标围标，在采购过程中通过向采购单位、第三方招标代理机构等行贿或提供其他不正当利益以获得项目，是否通过不正当的竞争手段排挤其他潜在供应商。其次，供应商管理与评价。关注供应商监督评价体系的建立完善，对供应商提供物资或者劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资质信用、经营状况、财务状况等建立动态管理和综合评价机制，根据评价结果对供应商进行合CM1792024.1物流与供应链理选择和调整。关注对供应商的竞争能力和履约情况的考核评价。是否建立供应商退出机制，检查供应商退出的管理情况。调查了解采购项目投诉情况，被投诉原因及处理结果。违规供应商是否按照规定纳人“黑名单”或进行一定期限的投标限制。2.3合同管理情况关注合同的签订、审核是否规范。合同是否与招投标文件保持一致。合同条款较招投标文件是否发生实质性变更（金额、付款进度、质量要求、验收标准、到货地点等），发生变更是否履行相应授权审批程序。关注合同内容是否合法，合同条款是否完善，合同约定的付款条件、付款方式是否符合财务管理要求。关注合同的执行，审核未严格履行合同导致的违约情况，了解违约原因及违约后的处理结果。2.4资金管理情况关注款项支付依据是否真实、完整、合法、合规，附件是否与申报经济事项相关。资金支付金额、收款单位是否正确、支付方式是否合规、支付单位是否正确，是否严格按照合同约定支付，有无未按照合同条款支付款项的情况。2.5验收管理情况关注验收程序的合规性，检查验收资料，查看验收手续是否完整。是否未开展验收工作或者未严格按照制度规定程序组织验收，参与验收人员是否符合内部控制的要求遵守不相容岗位相分离原则，查看签订的采购合同，是否按照合同条款约定的供货数量、地点送达物资，重量、尺寸、规格、型号保持一致。付款单与申请单、采购合同及开具的发票是否一致。质量是否达到合同约定标准，有无出厂检验合格证，质量检测报告指标是否完整。3当前国有企业招标采购管理现状分析近几年，政府部门及社会都要求国有企业的招标采购行为规范化，尽可能避免暗箱操作，通过科学的监督手段来遏制招标采购环节的漏洞、腐败等，同时也进一步加强国有企业招标采购管理，建立采购项目档案资料工作机制，维护国有企业采购的准确、完整，实现采购资料“全程监督、永久保存”，充分发挥采购档案在生产、经营等活动中的作用。目前，国有企业在大环境下监管日趋严格，公众和媒体对国有企业也是倍加关注，国有企业正处在重要的管理转型期、战略机遇期和改革稳定期，依法依规是国有企业确保各项工作有序进行的有利保证。在招标采购项目上，有部分国有企业落实招投标制度不严谨，耗时长、支持弱、风险大和执行难是国有企业CM 1802024.1中国市场2 0 2 4 年第2 期（总第1 1 7 3 期）采购普遍面临的问题，采购处于计划申报、招标文件编写、开标评审、签订合同、验收入库及财务付款问题和各环节时间节点，常常受制于各种综合因素的影响，因此要清楚认识到新形势下国有企业依法依规的紧迫性和重要性，制定相关制度措施，提高国有企业招标采购工作效率，推进采购项目执行，保障国有资产保值增值。招标采购工作逐渐覆盖所有国有企业，并初步构建市场招标体系，透明化程度不断深化，招标采购质量逐渐提升，现国有企业的招标采购工作在所有的腐败案件中高发、易发以及多发的重点领域，因为它的特殊性以及关键节点，成为不法分子作为谋取利益的源头，因此，国有企业的招投标工作，是一项严肃的经济行为。对招投标的管理，是一项规范性和技术性很强的工作，更是一项富有挑战性和严谨性的工作，如何标准化规范管理，从本质上是要实现整个招标投标过程的规范化，而提高效率是使企业充满生机与活力的必要条件，推动国有企业的高质量发展，也能够减少资金的占用和浪费，从而实现企业效益的全面攀升。4国有企业采购管理的主要影响因素国有企业要想获得良好的发展，不断提高企业利润，最为关键的一点是必须做好成本管理工作。众所周知，国有企业的利润就是扣除成本之后所获得的收入。在收人不变的情况下，成本越少，国有企业的利润就越高。因此，国有企业必须高度重视物资采购成本管理建设，结合市场经济环境及发展要求，不断优化物资采购成本管理策略，有效提高物资采购成本管理水平，从而使国有企业的经济效益不断提高。在国有企业进行物资采购的过程中，影响其成本管理的主要因素有以下七个方面：其一，物资采购价值是影响成本的关键因素，也是国有企业成本支出中最主要的部分之一。物资采购价值的高低，对其总成本起到了决定性作用。其二，物资采购数量，也是影响物资采购成本的重要因素之一 2 。采购数量是由物品核算定额、储备定额以及实际生产情况等因素决定的，需要以此为基础，科学合理的确定物资采购数量，只有这样，才能有效控制物资采购成本，对提高物资采购成本管理水平具有极为重要的意义。其三，物流信息对物资采购成本具有非常重要的影响。因此，要做好物资采购成本管理，必须充分了解和掌握物流信息。其四，不同的运输方式，成本也各不相同，在物资采购成本管理工作中，必须结合实际情况，科学合理地选择运输方式，如以最短里程和时潘晨曦：审计视角下国有企业物资采购管理问题及对策间、最低费用为依据进行物资运输，从而有效降低运输费用及物资采购成本。其五，物资的储备方式，对物资采购成本具有至关重要的影响。国有企业采购好物资并运送回来后，需要对物资进行科学合理的存储。在存储过程中，涉及人工成本和运费等费用，这项支出是不容忽视的，在物资采购成本总额中占据较大的比重。其六，采购策略是否科学合理，对最终的物资采购成本具有重要影响。针对不同的需求，需要根据实际情况制定不同的采购策略，只有这样，才能有效将成本费用降至最低，这也是提高国有企业物资采购成本管理质量和管理水平的关键所在。其七，国有企业工作人员的素质水平，对其物资采购成本具有重要影响。因此，要做好物资采购成本管理工作，在保证物资质量的前提下尽可能地降低成本，就必须提高相关工作人员专业素质水平。5国国有企业采购管理面临的问题5.1内部审计针对采购使用的方法较为单一，审计内容缺乏全面性目前多数采购内部审计还停留在翻阅采购资料与财务凭证的层面，较少对历史采购成本、采购的数据进行分析。受审计时间成本、人力成本的限制，抽取审计样本数量有限，且采用随机抽样的方式选取样本，科学性和针对性不强。在招投标环节采购人员利用职务之便泄露招标信息，为潜在供应商提供便利，或是招标代理机构及供应商之间可能存在串标围标的情况，受限于审计手段单一、审计线索有限等因素，对于采购中存在隐蔽的舞弊方式，审计查找线索以及发现问题的能力还不足。对于招标过程中，供应商提供的资质审核资料，由于审查不力或是审计人员对资料真实性判断能力不足，无法辨别供应商提供的资料的真实性，从而无法判断供应商是否符合投标资质。忽视采购全生命周期性，没有将全生命周期纳人企业成本管理的思考，仅限于当前采购成本的比较，没有把后期耗用所需要花费的成本结合在一起比较，出现单次采购成本较低，但从全生命周期来看采购成本偏高的情况，对企业长远发展增加了运营成本。5.2缺乏过程监督审核标准与采购监督操作规范企业采购审计工作的开展主要根据企业采购管理等办法，办法对物资采购实施的程序性等方面通过制度的方式进行了规定。但日常监督工作主要是招投标文件的审核、合同审核，对于招投标文件与合同的审核没有具体的操作规范，审核的内容没有成文的具体标准“)。以招投标文件编制、合同审核为例，没有明确、细化常规资格条件是否符合规定；有无对特定行物流与供应链政区域或者特定行业项目业绩进行限制，排斥潜在投标人的情况；投标保证金金额及缴纳方式是否合规等需要关注的事项形成完整的评审标准。也没有对合同需要注意的合同方名称与营业执照、招标供应商名称是否一致，购进的结算价款、验收、付款方式等内容是否与招标结果保持一致等涉及合同审核的内容以成文形式进行规范。无论是招标文件审核还是合同审查仅凭借监督人员个人主观判断，其个人专业程度及个人工作经验会直接决定审核质量的高低好坏。5.3内部采购权力集中在当下的国有企业采购管理之中，采购权力通常都是交由采购部门来进行，也就是说，整个国有企业所有部门的采购工作都由采购部门来决定，所有的采购权力都在采购部门之中，这就容易导致采购部门的采购人员借用采购权力来为其个人谋求利益，会直接影响国有企业物资采购的质量以及成本，甚至会破坏国有企业在人民群众之间的公信力，影响国有企业后续在行业内的招标合作。6审计视角下国有企业采购管理对策6.1建立标准化的供应商管理体系依照招投标法，对供应商实行集中管理，严格执行供应商准入，定期对供应商队伍履约情况进行评价，加强落实“黑名单”制度，通过实施供应商评价管理，防病治病于未发、始发之时，在库存高企、效率低下、顾客流失、浪费严重、成本攀升的苗头刚刚萌芽或斩露之时，便毫不留情地斩草除根，此时效果最佳，实现良好的外部采购控制，供需双方必须建立一种长期良好的战略合作伙伴关系。因此，国有企业应该对供应商采取一种双赢原则，使供需双方本着一种“共存共荣，互惠互利，共同发展，精诚合作”的精神，共同承担着相应的责任和义务。一方面对供应商的选择实行严格的审核制度，另一方面对供应商给予相应的扶持，支持供应商紧随自身的发展步伐不断壮大，使供应商真正能与企业自身发展壮大，一起同呼吸、共命运，共同向前发展。按照“控制总量、提高质量、合理配置、优胜劣汰”的指导原则，建立标准化的供应商评价体系，全面实施长期战略联盟架构，优化市场资源配置，实现采供双赢，推进采购市场有序发展。积极落实供应商准入制度，加大审查供应商资质力度，优化供应商服务结构，下大力气培育良好供应商。6.2提升审计监督水平一是加强队伍建设。针对审计队伍缺乏在采购业务、采购定价、法律风险方面的知识与能力，通过抽CM1812024.1物流与供应链调其他部门的业务骨干、聘请专业的技术顾问，在开展审计项目中获取专业的意见与指导。审计人员要保持严谨的工作作风，在开展采购审计的过程中不要流于形式，要充分利用掌握的审计信息、审计证据，对已有资料要去伪存真，善于分析问题和发现问题 分析问题时要有严谨的工作思路，从非正常现象中发现蛛丝马迹，进而抽丝剥茧，降低误判风险。审计人员不仅要在实践工作中提升自我能力，更善于反思工作中存在的不足，要对审计工作进行不断地总结，总结成功经验形成经典案例，用于更好地指导审计工作的开展。对现有人员开展采购及采购审计方面专业知识的培训，加强审计人员对采购业务的认知以及审计关键环节的把控，提升其发现采购问题的能力。二是加强联合监督，形成协同监督合力。利用现有的监督体系，充分调动内控、法务、财务部门的力量，组建采购规范管理、法律风险、货币资金支付等方面更为全面、综合的监督小组，强化联合监督的全过程监督作用，从采购计划开始介人，对采购过程实施监督检查，在合同签订、验收与支付环节开展过程跟踪审计。6.3制订科学合理的采购预算和计划物资采购预算和计划对国有企业的物资采购工作能够起到非常重要的指导作用，同时也是有效控制物资采购成本的重要措施。因此，国有企业要加强对物资采购成本的管理，增强成本管理效力，在开展物资采购工作时，必须结合实际情况，做好物资采购预算和计划，确保物资采购预算与计划的科学性和合理性。这既能为物资采购及其成本管理工作提供依据，又能为加强成本控制起到重要的参考作用。在制订物资采购预算与计划时，应对国有企业的实际需求进行全面了解，充分掌握国有企业的实际需求，从而对物资采购工作进行理性规划，对采购成本也能够进行有效的限制，避免资金浪费现象的发生 5 。物资采购预算是物资采购计划的重要组成部分，也是实施物资采购成本管理工作的重要参考依据。科学合理的物资采购预算，能够为采购资金配置与使用提供科学合理的依据。除此之外，国有企业还能够根据预算情况建立“资金账本”，将物资采购过程中实际的资金支出与预算进行对比分析，从而更好地检测及控制资金使用情况，有效避免无意义的过度支出，有效约束资金消耗，使国有企业的物资采购成本管理效果得到显著提升。6.4推动集中采购国有企业要尽量地在采购中使用集中采购的方法。对国有企业总部以及分部的采购需求进行调查，交由总部进行统一预算，再集中进行采购，将不同部CM 18222024.1中国市场2 0 2 4 年第2 期（总第1 1 7 3 期）门所需采购的同类型产品进行集中采购，能够达到降低该物品采购成本的目的。在集中采购应用过程中，要根据国有企业的实际运营情况来逐步推动集中采购的应用，先将国有企业中采购数量较多的同类型物品进行集中采购，再逐步对一些需求量较少、种类较为繁杂的物品进行统一采购。6.5采购信息化与资料库建设线上线下相结合的采购模式已在实践中不断趋于成熟，而审计还停留在较为传统的阶段，没有能够对采购历史数据进行挖掘、收集、分析，导致对价格合理性丧失科学判断的能力 6 。应注重数据的价值，从审计在线系统入手，对接采购系统，获取采购基础数据，方便审计人员检索和分析数据。采购实践中往往因为采购定价程序不合规、定价标准不科学以及人为干预定价等原因导致购进的产品价高质低，而审计人员获取市场价格来源单一，主要通过采购部门提供的询价资料等信息判断定价的合规性，难以通过审计对采购效益进行合理评价。因此，审计部门要注重对采购价格获取渠道的收集，通过整理历史数据与多渠道了解采购市场价格，更好地发挥审计在效益性审计方面的作用。7结语综上所述，审计视角下国有企业必须重视采购管理工作，结合当前社会经济的发展趋势和市场需求的变化，对国有企业物资采购成本管理策略进行有效改进和创新，优化成本管理模式，构建完善的物资采购成本管理机制，使国有企业的物资采购成本管理质量得到显著提升，进而为国有企业的高质量发展建设提供重要的支持。参考文献：1】张萍国企采购管理模式的发展阶段与创新路径【J.中国民商，2 0 2 0（1 2）：1 0 2.2尚洁，探索国企采购管理模式的创新路径J财经界，2021(23):5254.3 王玉珍论国企采购管理实践及优化路径J中国招标，2 0 2 1 (1 0)：1 1 0-1 1 1.【4 方华，浅析大中型国企采购内控管理存在的问题及对策J：中国商论，2 0 1 9（2）：1 4 3-1 4 4.5贾翠梅：加强物资采购管理工作提高国企的经济效益J现代经济信息，2 0 2 1（1 9)：5 8-5 9.6郦岚：精细化管理在国企物资集中采购的应用研究【J.财讯，2 0 2 1(1 3)：1 2.【作者简介】潘晨曦（1 9 8 6 一），吉林松原人，本科学历，中级工程师，研究方向：专项审计。