综合办公室管理办法.doc

综合办公室管理办法
一、公文管理办法
⒈办公室是行政公文处理的管理部门，主管本单位公文处理工作。
⒉办公室应明确专兼职人员负责公文处理工作。包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办、立卷、归档、销毁等程序,办公室主任应及时提出拟办意见送分管领导批示或交有关部门办理。需要传阅的公文，不得在部门、个人之间横传.专兼职人员负责传递、催办，不得丢失，拖延。传阅完成后及时归卷，并且在卷内目录中填写编号、文件名称清单。
⒊借阅文件应及时,当天文件不能超过次日中午时间，防止重要信息传达不及时，导致后患，同时各未班子成员及各部门负责人必须认真阅办每一份传阅文件，认真填写公文阅办笺。
⒋立卷分类可设立上级带文号文件，上级不带文号资料，自发带文号文件，自发不带文号资料，甲方带文号文件，甲方不带文号资料，监理带文号文件，监理不带文号资料等文件盒,便于查找和管理。
⒌各部门发文应由办公室统一编号,发文底稿应存放办公室。
二、受控文件管理办法
⒈办公室是“文件和资料控制程序”的主控部门,负责质量、环境、职业健康安全管理体系相关文件的综合管理。
⒉管理体系文件.包括管理手册、程序文件；管理体系辅助性文件：包括施工组织、项目质量计划、作业指导书;技术性文件：包括国家和行业标准、规范、规则,外来标准图纸图样等；涉及质量、环境、职业健康安全管理的其他管理性文件、部门颁发的有关质量、环境、职业健康安全管理专用文件;国家公布的涉及质量管理内容方面的法律、法规.
⒊办公室有专兼职人员管理，相关部门也应有专兼职人员管理受控文件,建立受控文件台帐，分门别类标识清楚的建立受控文件档案盒，盒内有文件清单，发往其他部门应有发文清单.
⒋相关部门应将质量、环境、职业健康安全体系辅助性文件，技术性文件，涉及质量、环境、职业健康安全管理的其他管理性文件名称列出清单，交办公室留存一份。
⒌项目解体时，受控文件,资料应按目录清单上缴主管部门，办理交接手续。
三、公章、介绍信的管理办法
1．印章必须由专人负责，建立“公章使用登记表”，日常业务用印由办公室主任审批,对外生产经营须经项目经理签字方可用印。个人因工作,生活需要盖印，必须填写“私人用印审批表”，经项目经理签批后用印。印章保管人一律不准私自用印。
2。以单位名义开具的对外联系工作介绍信，需经项目经理签认才能开具，需公司开具的介绍信,需持本单位介绍信到公司办公室换领。
3.项目因机构变动或解体时，应将停用的印章密封好，派专人交回制发单位封存或销毁。
四、办公及生活用品管理办法
1．对于办公及生活用品的购置，首先要按月列出计划，由办公室汇总报项目经理审批后,由办公室负责采购、点收、建卡,做到帐物相符。单件在2000元以上的固资采购，首先要向公司对口部门报告购置计划，经公司领导同意后，由责任成本中心下购置计划、固资购进后,要填写新建（购置)固定资产验收交接记录,一式三份及固定资产卡片一式二份,由使用部门和使用人签收后连记录表一并交财务部门，组固入帐，财务部凭固资卡片登记建帐。
2．对于2000元以内的生活、办公设备，其全部费用进单位成本，单位解体时，由本单位（一般由经理、书记、办公室人员、财务主管)自行研究处理。2000元以上的物品，由本单位向公司对口部门提交报告，写明名称、购置时间、数量、单价、已提折旧、设备状况，单位及财务盖章后，由公司对口部门组织相关人员进行评估，提交正式评估报告一式四份（原单位一份，新单位一份,对口部门一份）,由有关部门(单位）进行帐务处理。
3．办公及生活用品的领用，由办公室指定人员负责登记，根据实际情况，本着合理、节约的原则发放领用.超标以及存在浪费现象的一律不予领取。
五、考勤、请销假管理办法
1。项目部实行早点名制度。点名未到者罚款50元,由办公室下单张贴公告栏并上交财务部从工资里扣除。
2.职工需要请假者，应先到办公室核定假期、领取并填写职工请假单,先由分管部门或领导签字后再报经理、书记批准后把请假单留存办公室备案.请假到期后，应及时向办公室销假，超过请假时间不销假的视为旷工。因故需要延长假期的应该提前打电话向办公室说明情况续假，回来后再补办续假手续。
3．职工所享受年休假、探亲假、婚假、产假、丧假的假期规定，依据劳动法和国家相关规定执行。
4．工作时间因私事需脱离工作岗位的，应按规定申请事假，填写事假书面申请,经批准后方可离岗。特殊情况不能事前书面申请的,经批准后，事后上班第一天及时补办手续.
5．请病假者需持公费医疗机构指定医院(急诊除外)开具的病假证明，经批准后方可。请事假时间累积达到应享受年休假时间的，取消本年度年休假.
6．请假人员需在假条上留下家庭电话号码，以备特殊情况下沟通联系。请假期间手机不能出现长时间（1—2天）关停现象.
六、后勤、卫生管理办法
1。办公室负责对项目部职工生活、环境卫生、办公及生活用品、小型机具进行管理.
2.项目部成立伙委会，每月至少召开一次伙委会会议。开展“星级生活管理，健康文体活动”竞赛，为保证施工生产及各项工作创造一个良好环境.
3.食堂服务人员要树立为职工满腔服务的热情，增加主副食花色品种，提高饭菜质量，尽量满足职工的要求.
4。要搞好伙食成本的核算，坚持二人以上采购，坚持过磅验收，坚持日清月结，按月公布伙食成本盈亏情况,盈亏情况控制在实际收入5%范围之内。
5。食堂卫生必须执行食品卫生“五•四”制度，严禁采购和出售腐烂变质食品，食堂和炊管人员个人必须常年保持整洁卫生，防止病从口入、杜绝食物中毒事件发生。
6．项目部实行环境卫生包干制,各部门办公室门前室内由各部门负责人指定人员排班负责每日清扫.各宿舍门前室内由各宿舍人员推选出责任人，由责任人指定人员排班负责每日清扫，保持办公和居住环境干净卫生。
7．办公室协同工会，每月一次对职工宿舍、办公场所环境卫生进行检查，对卫生工作，防火、防盗工作达不到要求的要提出批评，并且监督、检查进行整改，直至达到要求。
七、通讯费管理办法
⒈手机费的管理由办公室负责,项目部班子成员手机话费使用标准按中铁四七办(2011）8号文件规定执行。正科级每月话费600元,总工、总经、安全总监及副经理每月话费400元,搅拌站负责人每月话费260元，各部门负责人每月话费200元,技术主管每月话费150元，技术员每月话费100元，司机每月话费100元 (注：食堂、保洁等非直接参与生产人员不按照此规定执行）.
2．传真放在办公室，但必须保证有专人负责管理，所有传真件须经各部门分管领导审批同意后，方可进行传真。
八、信息调研管理办法
⒈根据公司信息评比办法，工程造价在一亿元以上的项目经理部每月应上报5条，一亿元以下的项目经理部每月应上报3条，办公室应完成或超额完成规定的信息上报数量。
2.急、重大信息在两个小时内必须上报公司办公室。
3。完成公司办公室下达的调研计划。
九、生产指挥车辆管理办法
⒈项目部的小车是为项目指挥生产、为有关部门服务现场和解决急、难、险等情况服务的，由办公室统一管理使用，各部门用车必须通过办公室,严禁司机本人和他人私自出车。专职司机必须每天填写车辆运转记录，记录每天谁用车、去哪里、行驶里程、维修、加油时间及加油量等情况.缺少车辆运转记录的，当月工资一律不予发放。
2。车辆管理实行定车定人制,非专职司机一律不准开车，同时严禁项目领导班子成员私自驾车,如有违反，发现后对专职司机罚款一千元。
3.由办公室办理一车一卡制，加油时由专车司机到办公室领去卡加完油及时上交油卡和加油打印小票，并在小票上写上该车辆行车公里数，办公室统一登记，而且必须按月按里程核算单车油耗情况,实行节奖超罚，对过路过桥费，小型维修费等费用,办公室主任必须把好第一道审核关口，尽量做到降低项目部管理费用，同时每月在公示栏张贴。
4.加强对司机安全行车的教育，违章处罚由司机个人自理，项目部概负责,同时严禁酒后开车，严格遵守交通规则,杜绝发生重大行车事故。发现酒后开车的一律开除或退回公司，由此所造成的后果自行负责。
5．为了节约成本，能乘公共汽车的、有火车及其它交通工具的一般不派专车，能够同一方向共用一辆车的尽量合并用车。
6．认真填写《机动车辆登记表》，掌握车辆养路费、运管费、货物附加费、车辆使用税、车辆保险费和车辆、司机年检等工作，及时将有关手续交到公司安质部办理,督促有关费用的交纳。过期未办给单位带来损失的要追究办公室主任的经济责任。
十、业务招待费管理办法
业务招待费是企业对外经营活动的需要。为有效地使用业务招待费用，使其更好地发挥应有的作用，特作如下规定。
（一)业务招待费使用原则、范围
⒈业务招待费使用应本着“内外有别、解决问题"和总额控制的原则.
⒉使用范围是指在本项目部从事对外业务往来的人员，招待范围为与项目部有业务往来的单位或个人。
3．业务招待视情况能在本项目部食堂解决的要尽可能在食堂解决。
(二）业务招待费使用程序
⒈凡使用业务招待费的人员必须事先向领导请示并规定限额，待得到同意后方能进行。业务招待费一次使用在200元以下的，由分管领导同意后办理；超过200元的，须经经理或书记同意后,方可办理。
2。业务招待费的报销实行经理“一支笔"审批，党政会签。
3.业务招待费发生后三日内必须办理报批手续，做到一事一报、谁事谁报。即先填写“业务招待费清单”，经项目部经理审批、书记会签后,办公室办理登记,方能报销.
4.严格日常对外联系工作临时用品（烟、酒、矿泉水、饮料等）的控制,对外招待需填写“招待烟、酒、矿泉水、饮料申请单”并注明所办事宜，经项目部经理批示后，办公室才能发放。
5.凡能在内部食堂就餐的，一律在内部食堂办理，由经办人员填写“外来人员就餐批准单",报分管领导批准后，交办公室安排工作餐，办公室每月汇总送项目部经理审批,到财务报销，进入食堂成本，并有炊事员和经办人员签字.工作餐的标准原则上公司领导每人每餐100元，科级干部每人每餐50元，一般工作人员每人每餐20元。
（三）业务招待费使用中注意事项：
1。严格禁止长期积压或多次招待一次报批现象。
2。禁止不打招呼，先斩后奏或超标准招待。严格控制陪餐人员的数量，做到谁事谁办。
3。格控制招待费标准和非生产性、经营性支出.
4。禁止招待人员进舞厅、桑拿等高级娱乐场所进行消费。
5。禁止内部招待，杜绝招待过程中的浪费现象。
十一、附则
1.本办法自即日起生效。
2.本办法由项目部办公室负责解释。
附表1
收 文 登 记 簿
日期
编 号
来文编号
标 题
份数
备注

7

附表2
发 文 编 号 登 记 簿
发 文
标 题
主 题 词
签 发
日 期
编 号

9

附表3
受 控 文 件 一 览 表
序号
主管部门
受控文件编号
受控文件
分发号
受 控 文 件 标 题
受控文
件份数
受控文件
签 发 人
备 注

附表4
文 件 发 放 范 围 清 单
序
号
名 称
份
数
分发号
签 收
序
号
名 称
份
数
分发号
签 收

发文部门： 收发室接收人：
37

附表5
请 示 报 告 登 记 簿
日 期
编 号
来 文 编 号
标 题
处 理 结 果

附表6
电 传 通 知 登 记 簿
日期
编 号
来 文 编 号
内 容 搞 要
处 理 结 果

附表7
业 务 招 待 费 登 记 表
时 间

事 由

报销金额

经办部门

报销人

领导审批

附表8
公 章 使 用 登 记 表
日 期
使用人
经办人
用 途
批准人
备 注

附表9
介 绍 信 使 用 登 记 表
日 期
单 位
经办人
内 容 摘 要
批准人
备 注

附表10
手 机 话 费 登 记 本
序号
姓 名
月标准
（元)
实际发生额
（元）
超标额
（元）
月 份
报销时间

附表11
工 作 情 况 简 报 登 记 本
编 号
标 题
份数
上报部门
备 注

附表12
上 报 信 息 登 记 本
编 号
摘 要
份数
上报部门
备 注

附表13
文 件 审 批 表
受控状态（ ） 缓急（ ）
签发：
主管部门核稿:

主管部门：
拟稿人：
电话：
会签：
标题：
主题词:
附件( 份）
主送：
抄报：
抄送：

共印: 份 存档： 份
打字： 校对：
发文编号： [ ］ 号 年 月 日封发
附表14
员 工 因 公 出 差 审 批 表
部 门

申请人姓名

前往单位

预计时间（天）

要解决的具体
问 题

审 批 人

解决问题的落实
情 况
（不够填写
可附页）

实际工作
时 间

…………………………………………………………………………………………………………………
(以下在出差、住勤费报销单背后粘贴）
领导审批意见
出差人姓名

天 数

领导签名

落款日期

附表15
驾 驶 员 登 记 表
序号
姓名
性别
年龄
驾证号
身 份 证 号
初次领证日期
准驾车型
户 籍
单 位
备注

附表16
公 司 机 动 车 辆 登 记 表
单位：
序号
牌照号
管理号
车型
厂牌
发动机号
车架号
颜色
吨/座
户籍
养路费
车船税
保险
运管费
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

附表17
已 婚 育 龄 职 工 花 名 册
序号
姓 名
出
生
年
月
家 庭 住 址
婚姻状况
现有子女
采取何种节育措施
配 偶
备
注
男
女
是否领证
姓 名
单位
住址

附表18
未 婚 青 年 登 记 表
序号
姓名
性别
出生年月
户口所在地
备注

附表19
计 划 生 育 宣 传 情 况 记 录

开展宣传月时间：

宣传月题目：

学习情况
学习内容

学习次数：

参加人数：

领导参加数：

备注：

活动
横幅
标语
答卷
播放录像
展版
橱窗
板报
播放碟片
座谈会
情况
（幅）
（条）
（人次）
（场次）
（块）
（期）
（期）
（次)
（次）

塡表单位：

制表人：

填表时间： 年 月 日
附表20
领 发 计 划 生 育 光 荣 证 登 记 表
编号
领证夫妇
姓 名
性别
年龄
工 作 单 位
儿 童
姓 名
性
别
出 生
年月日
保 健 费
发放时间
光 荣 证
发放时间
光 荣
证 号
奖 励
金 额
备 注

附表21
年避孕药具发放、随访花名册
附件（一）
填表单位：
发 放 情 况
随 访 情 况
姓名
药具品种
规格
数量
日期
领药人
签 名
随 访
日 期
有何副作用
失败原因
发药人
签 名
备 注
漏服
破损
其它

附表22
独生子女保健费发放登记表
单位：
姓 名
性 别
年 龄
奖 励 项 目
奖励标准
金 额
签 章

附表23
随 队 家 属 登 记 表
序号
姓名
出
生
年
月
结
婚
年
月
原户
口所
在地
现住址
现在子女数
采取
何种
节育
措施
来队时间
怀孕、生育
男 方
备
注
怀孕年月
胎
次
生
育
年
月
姓 名
单
位

附表24
生 活 办 公 固 资 登 记 台 帐
序号
品 名
规 格 型 号
购置日期
单位
数量
设备原值
备 注

附表25
低值易耗品登记台帐
序 号
品名
单位
数量
单价
金额
备 注

固 定 资 产 卡 片

固 定 资 产 类 别：

卡 片 号：

( 财 固 1 ）
资 产 名 称

型 号、规 格 及 技 术 特 征

管 理 编 号

计 量 单 位

数量

建 造 年 月

建 造 单 位

技 术 证 书

出 厂 编 号

动 态 记 录
原 价 或

使 用 日 期

日 期
保 管 使 用 单 位
已提折旧
评 估 价 值

折 旧 年 限

调入
调出

含 安 装 费

年 折 旧 率

内含附属设备及建筑
残 值 率

名称、规格、数量
原 价
清 理 费 用

实 际 使 用 年 限

投 资 款 源

填 制 单 位：中铁四局集团
填 制 人：

年 月 日

新建(购置）固定资产验收交接记录
中 铁 四 局 集 团

（ 财 固 7 ）
固定资产名称

计 量

数 量

管理编号
单 位
规格型号

或结构
建造单位

建造年月
年 月

出厂编号

登记对象原价

内含设备费

内含安装费

构筑地点或

折 旧 年 限

保管使用单位
残 值 率

本 固 定 资 产 由 下 列 单 项 资 产 组 成
资 产 名 称
规格型号
建 造 单 位 及 年 月
计 量
数 量
单 价
金 额
单 位

验收意见及验收人员签字:
附属技术资料：
投资款源：

接收单位: （公章)

移交单位：（公章）

单位主管

单位主管

使用部门

经办部门

财务部门

财务部门

经办人

年 月 日
经办人

年 月 日
固 定 资 产 盘 盈 、盘 亏 报 告 表
中 铁 四 局 集 团

年 月 日
（ 财 固 12 ）
卡片号
管理编号
固定资产
计
量
盘 盈
盘 亏
理由书
证明材料
名称
单
位
数 量
评估价值
估计折旧
数量
原价
已提折旧
已提减值
编 号
编 号